Tạo đồ thị, biểu đồ trong bảng tính
6.2.1.1.1 Toán tử số:
Toán tử Ý nghĩa
^ Lũy thừa
Toán tử Ý nghĩa
+ Cộng
- Trừ
% Phần trăm
Bảng 6.5 Các toán tử sử dụng trong bảng tính điện tử
Thứ tự ưu tiên của phép toán như sau: Lũy thừa trước rồi đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) được thực hiện từ trái sang phải.
Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên ta dùng các cặp ngoặc đơn, toán tử trong cặp dẫu ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện trước.
Ví dụ: Các ô A1, B1, C1 chứa các số 2,3,4
Nếu trong ô D1 gõ =A1+B1*C1 sẽ được kết quả là 14 Nếu trong ô D1 gõ = (A1+B1)*C1 sẽ được kết quả là 20
Toán tử nối chuỗi &:
Ví dụ: Ta có
- Chuỗi s1 = “Tin” - Chuỗi s2 = “học”
- Chuỗi s3 = s1& s2 cho kết quả s3 = ”Tin học” Toán tử so sánh:
Các toán tử so sánh cho kết quả là True (đúng) hoặc False (sai)
Ví dụ: Trong ô A1 đang có giá trị 26, ô B1 có giá trị số là -125. Nếu tại C1 gõ vào công thức
- = A1>B1 kết quả là TRUE - =A1<= B1 kết quả là FALSE
Ký hiệu Ý nghĩa > Lớn hơn < Nhỏ hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <= Nhỏ hơn hoặc bằng <> Khác
Bảng 6.6 Các toán tử so sánh trong bảng tính điện tử
Cách nhập dữ liệu bất kỳ
- Đưa con trỏ về ô cần nhập.
- Nhập dữ liệu theo loại dạng dữ liệu (số, chuỗi,…)
- Kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong những cách sau Nhấn phím Enter
Nhấn phím Tab
Nhấn phím mũi tên để đưa con trỏ ô sang ô cần thiết (tùy theo phím mũi tên sang pahi , mũi tên sang trái ).
Chọn nút () trên thanh công thức Click trái chuột vào ô cần tới.
Cách nhập dữ liệu trong các ô có giá trị giống nhau
Đánh dấu khối miền nhập dữ liệu (Ví dụ: A1: C5) Nhập dữ liệu (Ví dụ: Xin chào)
Kết thúc nhập: nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter
Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật
Nhập dãy số với bước nhảy là 1 (Quy tắc điền tự động 1)
Ví dụ: để đánh số thứ tự cho một dãy số: 5,6,7,8,9 Nhập số 5 vào ô cần nhập
Di chuyển chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất hiện dấu + màu đen
Giữ phím Ctrl và di chuyển chuột theo cột dọc hoặc ngang tùy theo yêu cầu nhập dữ liệu. Kết quả ta được dãy số 5,6,7,8,9…
Nhập dãy số với bước nhảy bất kỳ (Quy tắc điền tự động 2)
Ví dụ: Để có chuỗi số 0,5,10,15,20… Gõ số 0 vào ô cần nhập
Nhấn Enter để xuống ô dưới (hoặc phím Tab để sang ô bên phải), gõ vào số tiếp theo, ví dụ:5 Đánh dấu 2 ô này
Di chuyển chuột vào góc phải bên dưới của khối để xuất hiện dấu + màu đen, di chuyển chuột tới ô điền dãy số.
Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng tăng dần
Nhập ngày, tháng, năm bắt đầu tại ô cần nhập
Di chuột chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất hiện dấu +, bấm giữ chuột phải, kéo thả tại ô cuối của miền nhập.
Nhập công thức
Công thức phải bắt đầu bởi dấu =
Cách tham chiếu để lấy dữ liệu từ ô khác: - Cách 1: Nhấn chuột vào ô cần lấy dữ liệu
- Cách 2: Nhập địa chỉ ô cần lấy dữ liệu. Sao chép công thức
Di chuyển chuột vào góc phải bên dưới của khối để xuất hiện dấu + màu đen, di chuyển chuột tới ô cần sao chép công thức.
Ƣu điểm:
- Không cần nhập lại công thức
- Sử dụng công thức cho nhiều phép tính giống nhau.
Các thao tác với khối
Trước khi thực hiện các thao tác, phải chọn khối cần thiết
Đánh dấu (chọn) khối
- Cách 1: Giữ, di chuyển chuột.
- Cách 2: Giữ phím Shift và các phím mũi tên.
Chú ý: Ngoại trừ ô ở góc xuất phát, toàn bộ khối được chọn sẽ được đổi màu.
Copy, cắt, dán khối dùng vùng nhớ đệm
- Copy: Chọn biểu tượng copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C hoặc trên menu Edit chọn
Copy.
- Xóa: Chọn biểu tượng cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X, hoặc trên menu Edit chọn Cut.
Lấy khối từ bộ nhớ đệm ra dán vào màn hình.
- Đưa con trỏ ô tới góc trái trên của miền đích.
- Chọn biểu tượng Paste hoặc nhấn tố hợp phím Ctrl+V hoặc trên menu Edit chọn Paste Đưa con trỏ ô tới góc trái trên của miền đích.
Chọn biểu tượng Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V hoặc trên menu Edit chọn Paste.
Một số cách chọn khối đặc biệt
Chọn một cột
- Cách 1: Click chuột tại tên cột đó.
- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Space tại vị trí của cột đó. Chọn một hàng
- Cách 1: Click chuột tại số thứ tự hàng đó
- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Shift + Space của dòng đó.
Chọn các ô rời rạc: Đưa con trỏ tới ô đầu cần chọn, giữ Ctrl và click chuột tại các ô cần chọn
tiếp theo.
Khối là các miền rời rạc: Chọn vùng đầu, giữ phím Ctrl, giữ chuột trái và rê chuột tại các
miền khác.
Thay đổi kích thước cột, hàng
Một cột/ một hàng
- Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải của cột sao cho xuất hiện dẫu mũi tên hai chiều, kéo
và thả vạch đó tại vị trí mới. Nếu muốn độ rộng của côt chứa đủ dữ liệu có trong ô bất kỳ thuộc cột đó thì nhấn kép chuột vào mũi tên hai chiều.
- Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang duới số thứ tự hàng sao cho xuất hiện dấu mũi tên hai chiều
thẳng đứng, kéo và thả vạch đó tại vị trí mới. Nếu muốn chiều cao của hàng chứa đủ dữ liệu có trong ô bất kỳ thuộc hàng đó thì nhấn kép chuột vào mũi tên hai chiều thẳng đứng ở trên.
Nhiều cột/ nhiều hàng
Nhiều cột
- Chọn một số ô của các cột.
- Vào menu Format chọn ColumnWidth - Gõ vào độ rộng mới cho các cột
- Nhấn OK hoặc Enter.
Nhiều hàng
- Chọn một số ô của các hàng
- Vào menu Format chọn Row Height - Gõ vào chiều cao mới cho các hàng - Nhấn OK hoặc Enter.
Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính
Chèn thêm cột, hàng, ô
Cột
- Chọn khối là tên các cột (A, B,…) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu.
- Chọn Menu Insert/Columns hoặc nhấn chuột phải và chọn Insert, mặc định chương trình sẽ chèn thêm các cột trống và đẩy các cột được chọn sang phải.
Hàng
- Chọn khối là số thứ tự của các hàng (1, 2, …) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu.
- Chọn Menu Insert/Rows hoặc nhấn chuột phải và chọn Insert, mặc định chương trình sẽ
chèn thêm các hàng trống và đẩy các hàng được chọn xuống dưới.
Ô
- Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu ô ta chọn bấy nhiêu.
- Chọn Menu Insert/Cells hoặc nhấn chuột phải, chọn Insert, xuất hiện hộp thoại Insert như
sau:
Chọn Tác dụng
Shift cells right Đẩy các ô được chọn sang phải
Shift cells down Đẩy các ô được chọn xuống dưới
Entire row Đẩy toàn bộ các hàng chứa vùng này xuống dưới.
Entire column Đẩy toàn bộ các cột chứa vùng này sang phải.
OK hoặc Enter Thực hiện lệnh vừa chọn.
Bảng 6.7 Các kiểu insert trong bảng tính điện tử
Xóa cột, hàng, ô Cột
- Chọn khối là tên các cột (A, B, …) tại vị trí cần xóa.
- Trên menu Edit chọn Delete hoặc nhấn chuột phải và chọn Delete
Hàng
- Chọn khối là số thứ tự các hàng (1, 2, 3…) tại vị trí cần xóa. - Trên menu Edit chọn Delete hoặc nhấn chuột phải và chọn Delete
Ô
- Chọn khối là các ô cần xóa.
Chọn Tác dụng
Shift cells left Đẩy các ô bên phải của vùng bị xóa vào thế chỗ
Shift cells up Đẩy các ô bên dưới của vùng bị xóa lên thế chỗ
Entire row Xóa toàn bộ các hàng chứa vùng được chọn
Entire column Xóa toàn bộ các cột chứa vùng được chọn
OK hoặc Enter Thực hiện lệnh vừa chọn.
Bảng 6.8 Các kiểu xóa trong trong bảng tính điện tử
Định dạng dữ liệu – Định dạng số - Sử dụng hộp định dạng
Trong hộp Category có các tùy chọn cho định dạng số. Trong hộp Sample bên cạnh hiển thị định dạng đã chọn tương ứng với từng mục trong Category. Mục Custom cho phép tạo ra các định dạng theo yêu cầu riêng.
Để hiển thị hộp định dạng dữ liệu, nhấn chuột phải vào ô/ vùng chọn cần định dạng, chọn
Format Cells… hộp thoại định dạng sẽ xuất hiện như sau:
Trong đó
Category Định dạng
General Hiển thị dữ liệu như những gì nhập vào
Number Hiển thị số mặc định với hai chữ số thập phân
Currency Hiển thị tiền tệ và các ký hiệu khác thích hợp với các khu vực khác nhau trên thế giới.
Accounting Hiển thị ký hiệu tiền tệ và căn dấu phẩy thập phân của các mục trong một cột.
Date Hiển thị ngày, tháng và năm theo nhiều loại định dạng
Time Hiển thị giờ, phút và giây theo nhiều định dạng
Percentage Nhân giá trị trong ô với 100 và hiển thị kết quả với dấu phần trăm (%)
Fraction Hiển thị các giá trị đưa vào thành phần số với nhiều loại đơn vị và với mức độ chính xác khác nhau.
Scientific Hiển thị các giá trị đưa vào theo ký pháp khoa học hay lũy thừa.
Text Hiển thị các giá trị nhập vào đúng như chúng được nhập vào, cho dù đó là con số
Special Hiển thị và định dạng danh sách và các giá trị cơ sở dữ liệu: mã Zip, số điện thoại và số an sinh xã hội Mỹ.
Custom Cho phép tạo ra các định dạng không có sẵn theo bất kỳ loại nào.
Bảng 6.9 Các kiểu định dạng dữ liệu trong bảng tính điện tử
Ghi chú thích cho ô:
Cách 2: Nhấn chuột phải và chọn Insert Comment.
- Một Textbox xuất hiện bên cạnh ô cùng với nút màu đỏ ở phía trên bên phải của ô (gọi là Indicator: dấu chỉ thị).
- Gõ lời ghi chú vào ô Comment đó.
Sửa/ Xóa các chú thích:
Để sửa hay xóa một chú thích:
Chuyển con trỏ về ô chú thích
Bấm chuột phải vào ô có chú thích, chọn Edit Comment để sửa hoặc Delete Comment để xóa chú thích.