Tạo đồ thị, biểu đồ trong bảng tính
6.1 Giới thiệu một số phần mềm bảng tính
Bảng tính điện tử là gì?
Tại sao phải sử dụng bảng tính điện tử?
Đặc điểm chung của các phần mềm bảng tính?
Một số phần mềm bảng tính thông dụng?
Các thành phần chính của một bảng tính điện tử?
Các chương trình bảng tính điện tử chuyên dùng trong công tác kế toán – văn phòng trên máy tính, bao gồm các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu như sau:
- Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như: bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán…
- Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
- Khi có sự thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động cập nhật lại theo các số liệu mới.
- Tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa. Hiện nay có khá nhiều chương trình bảng tính điện tử được sử dụng, tuy nhiên, trong giới hạn chương trình, chúng ta sẽ được làm quen với 3 phần mềm bảng tính điện tử thông dụng hiện nay:
- Microsoft Office Excel 2003: là một phần mềm thương mại điện tử thuộc hệ xử lý bảng
tính điện tử chạy trên môi trường hệ điều hành Windows.
- OpenOffice.org Calc: là phần mềm bảng tính thuộc bộ phần mềm OpenOffice.org được
phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng mã nguồn mở. OffenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành và hỗ trợ đa ngôn ngữ, trong đó có cả phiên bản tiếng Việt. Chương trình này có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Excel. Phần mềm OpenOffice.org Calc được giới thiệu trong tài liệu này là phiên bản 3.0.
- Google SpreadSheet: là một web application, với đặc điểm là đơn giản và dễ sử dụng,
chương trình có thể tính toán các hóa đơn nhanh chóng. Đối với chương trình này, việc tạo bảng tính khá đơn giản và dễ dàng.
Ngoài ra, còn có rất nhiều phần mềm bảng tính điện tử khác: Ability Office, Celframe Office, Kingsoft Office, Koffice, iWork, ShareOffice, …
Trong giáo trình này, chúng ta sẽ được làm quen với các thao tác cụ thể của phần mềm Microsoft Office Excel 2003. Phần mềm Developer Lastest Stable version Operating System License
Microsoft Office Excel Microsoft
2010 (Windows) 2011 (Macintosh) Windows & Macintosh Độc quyền
Google Spreadsheet
IBM Lotus Symphony IBM 3
Windows, Linux, Mac OS X
Bản quyền
OpenOffice.org OpenOffice.org 3.3 Cross- flatform GPL Bảng 6.1Bảng so sánh một số phần mềm bảng tính thông dụng (nguồn: http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_office_suites#Comparison_of_general_and_technic al_information )
Các thành phần chính của một bảng tính điện tử (worksheet)
Cột (column): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc được đánh thứ tự bằng chữ cái
(từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, …, AA, AB đến IV). Có tổng số là 256 cột. Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ bảng tính.
Dòng (row): Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang được đánh thứ tự bằng số từ 1
đến 65536.
Ô (Cell): Là giao của một dòng và một cột. Mỗi ô được xác định bởi một địa chỉ (Ví dụ: ô B4
– là giao của dòng 4 và cột B). Ô có đường viền quanh là ô hiện hành.
Bảng (Sheet): Mỗi bảng bao gồm 256 cột và 65536 dòng. Tên bảng mặc định là Sheet#. Mặc
định trong một bảng tính có sẵn 3 Sheet
Các khái niệm và định nghĩa thường dùng trong bảng tính
Di chuyển:
- Cách 4: Sử dụng ô Name Box
Vùng cơ sở dữ liệu:
- Là một khối hình chữ nhật bao gồm các ô liên tục
- Để xác định một vùng: ta kết hợp địa chỉ ô trên cùng bên trái và ô dưới cùng bên phải
Toán tử:
- Toán tử số học: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), % (phần trăm)
- Toán tử logic: < (nhỏ hơn), > (lớn hơn), <= (nhỏ hơn hoặc bằng), >= (lớn hơn hoặc bằng), <> (khác)
Công thức:
Hàm: là những công thức đã được định nghĩa sẵn trong chương trình bảng tính nhằm thực
hiện tính toán dựa trên các số liệu đầu vào, gọi là tham số, theo một trình tự đã được lập trình sẵn nhằm thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối
- Địa chỉ tương đối: Các địa chỉ cột và hàng sẽ được thay đổi khi ô chứa công thức được sao chép đến vị trí khác.
Ví dụ: = A1
- Địa chỉ tuyệt đối: Các địa chỉ cột và được cố định, không thay đổi. Ví dụ: =$A$1
- Địa chỉ cố định hàng: Chỉ có địa chỉ cột được thay đổi, địa chỉ cố định hàng cố định. Ví dụ: =A$1
- Địa chỉ cố định cột: Chỉ có địa chỉ hàng được thay đổi, địa chỉ cột cố định. Ví dụ: =$A1
Các thao tác thường dùng với bảng tính
Lưu tập tin bảng tính trên đĩa
Mở tập tin bảng tính đã có trên đĩa
Đóng tập tin bảng tính
Thêm một bảng tính
Xóa bảng tính
Đổi tên bảng tính
Sao chép/ Di chuyển/ Đổi tên bảng tính
- Cách 1: Giữ phím Ctrl trong khi kéo thả Sheet tại một Sheet khác. Nếu không giữ phím Ctrl
- Cách 2: Trên menu Edit/MoveorCopy Sheet… chọn Workbook cần di chuyển tới trong
khung Tobook. (Nếu di chuyển đến một Workbook mới chưa được chọn thì chọn mục New Book – một Workbook mới sẽ được tạo để chứa Sheet này). Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại trước bảng tính nào trong khung Before sheet. Nếu đánh dấu chọn vào Create a copy, Excel sẽ sao chép bảng tính chứ không di chuyển nó.
Lưu ý: Chỉ nên sử dụng cách 2 nếu bảng tính nguồn và đích cách xa nhau (không thể thấy sheet của chúng cùng một lúc được).
Tách bảng tính
- Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó tại vị trí cần tách.
- Cách 2: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, trên menu Window chọn mục Split. Để bỏ tách thì
trên menu Window chọn Remove Split.
- Cách 3: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, trên menu Window chọn mục Freeze Panes. Để bỏ
tách thì trên menu Window chọn Unfreeze Panes.
Ẩn và hiện lại một bảng tính
- Trên menu Format chọn Sheet/Hide để ẩn bảng tính.
- Để hiện lại bảng tính, trên menu Format chọn Sheet/Unhide… và chọn sheet cần hiển thị
trong hộp thoại Unhide, sau đó nhấn Enter.
Bảo vệ bảng tính Cách làm như sau:
- Trên menu Tools chọn Protection
- Chọn Protection Sheet… để bảo vệ bảng tính.
- Chọn Protection Workbook… để bảo vệ tập các bảng tính.
- Nếu cần thiết có thể gõ mật khẩu vào khung Password, hai lần gõ phải giống nhau và lưu ý rằng mật khẩu này phân biệt chữ hoa với chữ thường.
- Để bỏ tình trạng bảo vệ, trên menu Tools, chọn Protection/Unprotect Sheet… hay Unprotect Workbook… Nếu có mật khẩu, phải nhập và mật khẩu, nếu mật khẩu đã nhập đúng ta mới có thể cập nhật được bảng tính.
Chọn nhiều bảng tính
- Các bảng tính liền kề: Click chuột vào Sheet đầu, giữ phím Shift trong khi click chuột vào
thẻ cuối.
Đặt và thay đổi mật khẩu mở file
- Một file sau khi tạo ra có thể được bảo vệ bằng mật khẩu, chỉ có người biết được từ khóa mới làm việc được với file này. Sau khi tạo xong bảng tính, trên menu File chọn Save As…, click chuột vào nút Tools, một menu tắt hiện ra, click chuột vào mục General Options…
- Đánh mật khẩu vào mục Password to Open, việc đặt mật khẩu này đòi hỏi mỗi khi cần mở file cần phải nhập đúng mật khẩu đã đặt.
- Password to open: mật khẩu chống việc mở file.
- Passwork to modify: mật khẩu chống việc hiệu chỉnh file - Nhập mật khẩu hai lần, sau đó nhấn OK và Save.