THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH HỒNG THANH.
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Hồng Thanh và tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh đã trình bày ở chương 1 và chương 3, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty, với mục đích:
- Thực hiện tốt hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh nói riêng.
- Theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của hàng hóa về số lượng, giá trị và lượng hàng tồn kho, theo dõi giá vốn doanh thu của từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.
- Nhằm gia tăng lợi nhuận cho công ty.
- Việc hoàn thiện dựa trên quy định tài chính, chế độ kế toán của pháp luật và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty sao cho phải bảo đảm đáp ứng được tính chính xác, kịp thời và phù hợp với yêu cầu của quản lý, của Nhà nước.
Giải pháp 1: Tin học hóa, công tác kế toán, công tác quản lý
Cơ sở đưa ra giải pháp: Chương 1 đã trình bày công ty đã ứng dụng phần mềm
kế toán Việt Nam trong nhiều năm gần đây, tuy nhiên phần mềm đang ở phiên bản cũ vì vậy công ty nên nâng cấp hoặc thiết kế một chương trình phần mềm kế toán mới
Thực hiện giải pháp:
- Việc thiết kế hoặc nâng cấp phải được thực hiện chi tiết, cấu hình nội dung phần mềm đáp ứng được mục tiêu kinh doanh, trong trường hợp có thay đổi lớn dẫn đến hệ thống thay đổi đáng kể, phải có quá trình khôi phục hoặc ứng dụng tương tự phải được sử dụng, đảm bảo chất lượng phần mềm ứng dụng, đáp ứng được yêu cầu quản lý và công ty có kế hoạch sử dụng phần mềm lâu dài.
- Thiết kế phần mềm kế toán mới cần có chương trình kiểm tra quá trình nhập liệu nhằm đảm bảo cho quá trình nhập liệu chính xác, đầy đủ. Các tính năng kiểm soát nhập liệu có trên một phần mềm bao gồm:
Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu: dữ liệu phải được nhập theo một thứ tự nhất định và nếu người dùng nhập không đúng theo thứ tự đã định sẵn, hệ thống sẽ sẽ báo lỗi hay có thông báo nhắc nhở. Ví dụ: khi nhập liệu nghiệp vụ bán hàng, phần mềm sẽ kiểm tra, nếu chưa nhập Mã khách hàng sẽ không cho nhập các dữ liệu khác.
Kiểm tra tính hợp lý:khi nhập các nghiệp vụ, số của chứng từ, mã số quản lý của các đối tượng hay ngày nhập liệu,… phải được kiểm tra tính hợp lý. Ví dụ: số hóa đơn bán hàng không được trùng lắp đối với các nghiệp vụ bán hàng khác nhau, ngày bán hàng phải trước hay bằng ngày nhập liệu.
Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ: tính có thực của nghiệp vụ được kiểm tra thông qua việc xác nhận các đối tượng tham gia vào nghiệp vụ có thực, nhằm phát hiện các dữ liệu sai nhập vào hệ thống và ngăn chặn hệ thống chuyển thông tin không có thực vào tập tin chính. Nó cũng cung cấp khả năng sửa sai và nhập lại dữ liệu. Ví dụ: kiểm tra tính có thực của mã số nhà cung cấp hay khách hàng có trong danh mục, tính có thực của một mặt hàng tồn kho,…
Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhập liệu, hệ thống phải kiểm tra giới hạn của dữ liệu nhập. Ví dụ: số giờ công lao động trong tuần không thể lớn hơn 60 giờ, ngày làm việc trong tháng không thể vượt quá 30/31 ngày hay không quá 29 ngày nếu là tháng 2.
Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: để nhập liệu nhanh chóng và chính xác, các dữ liệu trùng lắp không cần nhập vào hệ thống. Ví dụ: khi nhập nghiệp vụ bán hàng, chỉ cần nhập mã khách hàng, còn tên, địa chỉ, giới hạn tín dụng của khách hàng đó không cần nhập mà hệ thống sẽ truy xuất từ danh mục .
Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi: một phần mềm được thiết kế kiểm soát hữu hiệu khi nó cung cấp đầy đủ các thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi. Hệ thống phải dự kiến những lỗi mà người dùng hay gặp phải và hướng dẫn đầy đủ cách sửa lỗi. Các thông báo phải rõ ràng, chính xác và các hướng dẫn sửa lỗi phải rõ ràng, dễ thực hiện.
- Bên cạnh đó doanh nghiệp cần ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp, tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng nội bộ. Phần mềm kế toán có thể khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và cung cấp thông tin cho hệ thống này. Với mô hình mạng nội bộ, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, là dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể là do chứng từ điện tử. Phần lớn quá trình xử lý dữ liệu nằm trong quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban nên nếu xảy ra sai sót hay sự cố gì về phần mềm thì quá trình làm việc của nhân viên sẽ bị gián đoạn và đặc biệt hơn có thể làm mất mát dữ liệu, rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài. Trong môi trường máy tính, rủi ro này cao hơn trong môi trường thủ công rất nhiều do đặc điểm ghi nhận và chuyển giao của dữ liệu điện tử. Vì thế dưới góc độ người quản lý, cần có những quan tâm đúng đắn khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp và lựa chọn nâng cấp thiết kế phần mềm sao cho phù hợp. Dưới góc độ người kiểm tra, một trong những cách kiểm tra hiệu quả và an toàn là căn cứ vào chứng từ, sổ sách và báo cáo được in ra. Người kiểm tra cần hiểu biết rõ về ảnh hưởng của môi trường máy tính đến việc kiểm tra.
Dự kiến kết quả đạt được:
Việc nâng cấp hoặc thiết kế một chương trình phần mềm kế toán mới nhằm phục vụ cho nhu cầu nhân viên một cách chính xác, hiệu quả hơn, cập nhật được những Thông tư, Nghị định của chính phủ, cập nhật các chế độ kế toán tài chính mới nhất.
Giải pháp 2: Tăng cƣờng hệ thống quản lý và kiểm soát hàng tồn kho:
Cơ sở đưa ra giải pháp: Qua tìm hiểu thực trạng tại công ty và đã trình bày ở
chương 3, mặt hàng chủ yếu công ty kinh doanh là mặt hàng tiêu dùng, những mặt hàng này thời gian sử dụng có hạn nên công ty cần theo dõi thường xuyên những mặt hàng này để đảm bảo chất lượng hàng hóa tồn kho trong suốt quá trình dự trữ nhằm cung cấp và đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường.
Thực hiện giải pháp: Mua hàng
- Khi lượng hàng tồn kho giảm xuống đến mức dự trữ tối thiểu, thủ kho phải tự động lập phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu này có thể được lập bằng tay hoặc bằng máy, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung chính như: ngày đề nghị, số hiệu chứng từ, số lượng, quy cách mua hàng, người đề nghị mua hàng và người xét duyệt,...Phiếu này phải được phê duyệt thích hợp.
- Đơn đặt hàng là chứng từ thứ hai trong chu trình nghiệp vụ mua hàng và khi kết hợp với các chứng từ khác có thể cung cấp bằng chứng về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng tồn kho. Ngoài ra, sự đánh số thứ tự liên tục của đơn đặt hàng và đối chiếu các đơn đặt hàng đã nhận được hàng với sổ sách ghi nhận nghiệp vụ mua hàng có thể cung cấp bằng chứng về sự đầy đủ của nghiệp vụ mua hàng hay hàng tồn kho.
- Trong quá trình mua hàng, bộ phận mua hàng phải thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để bảo vệ quyền lợi của đơn vị nếu có phát sinh tranh chấp sau này.
- Khi nhận hàng phải tiến hành kiểm tra các nội dung ghi trên hóa đơn như: tên đơn vị mua hàng, mã số thuế, số lượng, đơn giá và giá trị hàng ghi trên hóa đơn phải khớp với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa.
Bảo quản
- Sau khi nhập kho, hàng sẽ được bảo quản tại kho hàng cho đến khi được xuất kho. Vì thế công ty cần tổ chức hệ thống kho một cách khoa học, bảo đảm các yêu cầu về an toàn để chống cháy nổ, hạn chế tối đa sự tiếp xúc của những người không có phận sự để đề phòng sự mất mát. Bên cạnh đó, để bảo quản tốt hàng tồn kho, công ty phải quan tâm đến điều kiện của các kho hàng cho đúng theo những yêu cầu đặc thù đối với từng loại hàng tồn kho như không bị ướt, chống nóng, chống lạnh, theo dõi chặt chẽ hệ thống xử lý không khí, hệ thống theo dõi nhiệt độ, độ ẩm. Riêng đối với các loại hàng có tính chất độc hại, dễ cháy nổ hoặc ảnh hưởng tới môi trường cần có những thủ tục kiểm soát chặt chẽ phù hợp với quy định của luật pháp.
- Ghi nhận các thông tin mua hàng và xuất kho của hàng hóa thời gian cụ thể, chính xác, nếu thời gian sử dụng gần hết cần ghi chú cẩn thận và xem xét những mặt hàng này có thể bán nhanh được không và bán với giá ước tính bao nhiêu, đưa ra biện pháp nhằm luân chuyển nhanh lượng hàng này bằng cách giảm giá hàng bán, khuyến mãi,…
- Phải đảm bảo hàng tồn kho phải kịp thời phục vụ cho quá trình bán hàng và được trình bày các thông tin chính xác trên báo cáo tài chính. Cách quản lý hàng tồn kho này phát sinh các chi phí như chi phí kho bãi, chi phí hàng tồn kho bị hư hỏng, mất mát hay các khoản giảm trừ trong quá trình mua bán. Để giảm thiểu các chi phí liên quan đến hàng tồn kho, công ty nên áp dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho vừa kịp lúc là hệ thống hàng tồn kho theo đơn hàng. Điều này có nghĩa là nên nhập hàng hóa theo đơn đặt hàng hơn là nhập hàng hóa để tồn kho.
- Hằng năm công ty cần tiến hành kiểm kê vào cuối mỗi quý, các ngày 31/3, 30/6, 30/9, 31/12. Tất cả các hàng tồn kho tại các điểm để tính ra số tồn kho cuối kỳ và giá vốn của số hàng đã tiêu thụ trong kỳ. Thủ kho phải chịu trách nhiệm chỉ đạo việc sắp xếp kho hàng trật tự trước khi cuộc kiểm kê bắt đầu, những lô hàng đặc biệt như: đã bán nhưng chưa giao, đã vào kho nhưng chưa hoàn thành thủ tục nhập, hàng bị hư hỏng, kém phẩm chất không bán được,… phải được sắp xếp vào một khu vực riêng biệt.
Nhân sự tham gia cuộc kiểm kê bao gồm: kế toán trưởng – trưởng nhóm kiểm kê, kế toán hàng tồn kho, thủ kho, một đại diện của phòng kinh doanh và một số nhân viên khác.
Trước khi tiến hành kiểm kê, bộ phận kế toán có trách nhiệm in sẵn các mẫu Phiếu kiểm kê để sử dụng. Các phiếu này được thiết kế thành 2 phần, một phần để dán vào hàng sau khi đếm và một phần để lưu và tổng hợp lập Biên bản kiểm kê. Các phiếu kiểm kê phải được đánh số trước số thứ tự liên tục và được kế toán trưởng ký xác nhận và có trách nhiệm kiểm soát số lượng phiếu phát ra và thu lại từ các nhóm trực tiếp kiểm kê.
Khi đếm hàng, các nhóm kiểm kê phải tiến hành đếm theo trình tự từ trái sang phải, từ trong ra ngoài. Khi đếm xong một lô hàng. Một nhân viên của nhóm kiểm kê phải ghi ngay số lượng vào phiếu kiểm kê, sao đó xé phần dưới dán vào mặt trước của lô hàng đã đếm, sau đó đóng dấu “kiểm kê” giáp lai giữa phiếu kiểm kê và lô hàng. Nhân viên kế toán hàng tồn kho có nhiệm vụ kiểm soát việc ghi nhận số lượng thực tế đã đếm vào cả 2 phần của phiếu kiểm kê và dán phiếu vào hàng. Nếu lô hàng có dấu hiệu hư hỏng, nhóm kiểm kê phải ghi chú rõ vào phiếu kiểm kê.
Sau khi đã kiểm kê, tất cả các phiếu phát ra phải được thu lại đầy đủ và được tổng hợp số lượng theo từng mặt hàng để lập Biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Tất cả các nhân viên tham gia kiểm kê đều phải ký tên vào biên bản kiểm kê.
Dưới đây là mẫu Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số: 05 – VT. Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC).
Dự kiến kết quả đạt được:
- Nắm chắc được lực lượng hàng hóa tồn kho một cách cụ thể và chính xác để có kế hoạch dự trữ, điều hoà phân phối hàng hóa phục vụ kinh doanh, đáp ứng yêu cầu của sản xuất,nhu cầu đời sống nhân dân. Đồng thời cũng có những căn cứ để lập các kế hoạch kinh doanh chính xác hơn.
- Tăng cường công tác bảo quản kho tàng, bảo vệ hàng hoá, quản lý chặt chẽ vốn của Nhà nước ngăn ngừa tình trạng để tài sản bị hư hại, thất lạc, đánh cắp, hoặc bị tổn thất vì địch hoạ, thiên tai, tai nạn bất ngờ do thiếu trách nhiệm, tổ chức bảo quản không chu đáo; khắc phục hiện tượng ứ đọng hoặc thiếu vốn trong kinh doanh.
- Thúc đẩy việc tăng cường công tác hạch toán và thống kê về tình hình hàng hóa đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ báo cáo thống kê về tồn kho hàng hóa.
Giải pháp 3: Hoàn thiện sổ sách, chứng từ kế toán:
Cơ sở đưa ra giải pháp: Qua tìm hiểu về thực trạng của công ty và được trình
bày ở chương 3, công ty có rất nhiều mặt hàng, tuy nhiên doanh thu bán hàng chỉ hạch toán vào tài khoản 5111, điều đó chưa phản ánh được doanh thu của từng loại mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng.
Thực hiện giải pháp:
Về sổ sách kế toán:
Công ty nên mở thêm sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng hóa cho từng loại mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng. Dưới đây là mẫu sổ chi tiết bán hàng:
Đơn vị : ... Địa chỉ : ... Mẫu số S17-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trởng BTC) SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm (hàng hoá ,dịch vụ, bất động sản đầu tư):... Năm... Quyển số :... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác (521,531,532) A B C D E 1 2 3=1x2 4 5 Cộng số phát sinh - Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Lãi gộp
- Sổ này có ...trang, đánh từ trang 01 đến trang... - Ngày mở sổ: ... Ngày ...tháng ... năm... Ngƣời ghi sổ (Ký ,họ tên) Kế toán trƣởng (Ký ,họ tên)
Phương pháp ghi:
- Cột A: Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để ghi sổ. - Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 1,2,3: Ghi số lượng, đơn giá và số tiền của khối lượng hàng hóa đã bán hoặc đã - ung cấp.
- Cột 4: Ghi số thuế GTGT (Thuế TTĐB, Thuế xuất khẩu) phải nộp tính trên doanh số bán của số hàng hóa đã bán hoặc đã cung cấp.
- Cột 5: Ghi số phải giảm trừ vào doanh thu (nếu có) như: Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán,…
- Sau khi cộng “Số phát sinh”, tính chỉ tiêu “Doanh thu thuần” ghi vào cột 3. Cột