KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG

3.7.1 Nội dung

- Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: chi phí lương nhân viên, phụ cấp và các khoản trích theo lương, chi phí vật liệu liệu bao bì, chi phí hoạt động khuyến mãi, chi phí phục vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động bán hàng và các chi phí liên quan khác, …

3.7.2 Trình tự luân chuyển chứng từ

- Hằng ngày, khi phát sinh chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ khác nhập vào phần mềm những thông tin cần thiết và ghi Nợ 641, Nợ 133 (nếu có), Có 111, 112, 331, phần mềm kế toán sẽ tự động đưa dữ liệu chạy vào và các sổ cái, sổ chi tiết tương ứng.

- Dựa vào bảng chấm công, kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên bán hàng và trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN trên quỹ lương và nhập vào phần mềm kế toán, ghi Nợ 641, Có 334, Có 338.

- Cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp các chi phí phát sinh trong kỳ vào sổ tổng hợp TK 641

Sơ đồ 3.14: Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí bán hàng

Hóa đơn GTGT, bảng lương, bảng trích KH,… Sổ chi tiết TK 641 (6411, 6412, 6417,…) Sổ cái TK 641 Phần mềm kế toán Sổ chứng từ ghi sổ

3.7.3 Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu chi, ủy nhiệm chi - Bảng chấm công

- Bảng thanh toán tiền lương - Phiếu chi, GBN ngân hàng

- Sổ cái TK 641, sổ chi tiết TK 641

3.7.4 Tài khoản sử dụng

- TK 641: Chi phí bán hàng

- Công ty mở 7 TK cấp 2 của TK 641:

 TK 6411: Chi phí nhân viên

Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,. . . bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.

Công ty thực hiện trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi phí và trừ vào lương người lao động theo tỉ lệ quy định của Luật Lao Động hiện hành. Cụ thể:

 BHXH: 24% (trong đó: doanh nghiệp đóng 17%, người lao động đóng 7%)

 BHYT: 4,5% (trong đó: doanh nghiệp đóng 3%, người lao động đóng 1,5%)

 BHTN: 2% (trong đó: doanh nghiệp đóng 1%, người lao động đóng 1%)

 KPCĐ: 2% (trong đó: doanh nghiệp đóng 2%)

Đối tượng đóng BHTN theo luật BHXH là người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng.

 TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì

Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,. . . dùng cho bộ phận bán hàng.

Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,. .

 TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ

Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,. . .

 TK 6415: Chi phí bảo hành

Phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá.

 TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài

Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như: tiền xăng, dầu, phí đường bộ hàng tháng, phí dịch vụ quản lý tài khoản, phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm,…

 TK 6418: Chi phí khác

Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng,. . .

3.7.5 Phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu tại công ty trong năm 2012

* Chi phí nhân viên bán hàng (TK 6411)

(1) Căn cứ vào Bảng lương tháng 01/2012 tổng tiền lương phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng là 85.909.000 đ, trích các khoản phải trả theo lương theo quy định, kế toán ghi:

Tiền lương phải trả:

Nợ 6411: 85.909.000

Có 3341: 85.909.000 Các khoản trích theo lương

Nợ 6411: 19.759.070

Có 3382: 1.718.180 Có 3383: 14.604.530 Có 3384: 2.577.270

* Chi phí vật liệu bao bì (TK 6412)

(1) Ngày 07/01/2012, chi phí vật liệu bao bì đóng gói chưa thanh toán theo hóa đơn GTGT số 041730. Tổng số tiền là 8.486.686 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6412: 682.678

Nợ 1331: 68.268

Có 3311: 750.946

(2) Ngày 15/02/2012 thanh toán chi phí vật liệu bao bì công ty TNHH Hoa Sen bằng tiền mặt theo hóa đơn GTGT số 028732. Tổng số tiền là 2.198.900 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6412: 2.198.900 Nợ 1331: 219.890

Có 1111: 2.418.790

(3) Ngày 01/04/2012 thanh toán chi phí vật liệu bao bì cho công ty TNHH Hoa Sen bằng tiền mặt theo hóa đơn GTGT số 038103. Tổng số tiền là 4.090.789 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6412: 4.090.789 Nợ 1331: 409.079

Có 1111: 4.499.868

(4) Ngày 06/06/2012 thanh toán chi phí vật liệu bao bì cho công ty TNHH Hoa Sen bằng tiền mặt theo hóa đơn GTGT số 013011. Tổng số tiền là 2.579.000 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6412: 2.579.000 Nợ 1331: 257.900

Có 1111: 2.836.900

(5) Ngày 03/07/2012 thanh toán chi phí vật liệu bao bì cho công ty TNHH Hoa Sen bằng tiền mặt theo hóa đơn GTGT số 028732. Tổng số tiền là 1.192.020 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6412: 1.192.020 Nợ 1331: 119.202

(6) Ngày 06/10/2012 thanh toán chi phí vật liệu bao bì bằng tiền mặt theo hóa đơn GTGT số 041730. Tổng số tiền là 1.379.000 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6412: 1.379.000 Nợ 1331: 137.900

Có 1111: 1.516.900

(7) Ngày 29/12/2012 thanh toán chi phí vật liệu bao bì bằng tiền mặt theo hóa đơn GTGT số 041730. Tổng số tiền là 1.852.786 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6412: 1.852.786 Nợ 1331: 185.279

Có 1111: 2038.065

* Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK 6417)

(1) Ngày 15/01/2012, thanh toán tiền dầu DO 0.05S và xăng 92 cho Doanh nghiệp TM – DV Minh Phát theo hóa đơn GTGT số 0035657. Tổng số tiền 7.090.900 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6417: 7.090.900 Nợ 1331: 709.090

Có 1111: 7799990

(2) Ngày 27/01/2012, thanh toán phí đường bộ T01/2012 theo chứng từ số 1290, số tiền 1.210.000 đ, kế toán ghi:

Nợ 6417: 1.210.000

Có 1111: 1.210.000

(3) Ngày 10/04/2012, thanh toán tiền dầu DO 0.05S và xăng 92 cho Doanh nghiệp TM – DV Minh Phát theo hóa đơn GTGT số 0045878. Tổng số tiền 6.351.900 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6417: 6.351.900 Nợ 1331: 635.190

Có 1111: 6987090

(4) Ngày 15/06/2012, thanh toán tiền dầu DO 0.05S và xăng 92 cho Doanh nghiệp TM – DV Minh Phát theo hóa đơn GTGT số 0052082. Tổng số tiền 6.719.999 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6417: 6.719.999 Nợ 1331: 672.000

Có 1111: 7391.999

(5) Ngày 29/08/2012, thanh toán phí đường bộ T01/2012 theo chứng từ số 2768, số tiền 990.183 đ, kế toán ghi:

Nợ 6417: 990.183

Có 1111: 990.183

(6) Ngày 12/09/2012, thanh toán tiền dầu DO 0.05S và xăng 92 cho Doanh nghiệp TM – DV Minh Phát theo hóa đơn GTGT số 0070908. Tổng số tiền 7.170.972 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6417: 7.170.972 Nợ 1331: 717.097

Có 1111: 7888.069

(7) Ngày 29/10/2012, thanh toán phí đường bộ T10/2012 theo chứng từ số 3309, số tiền 991.500 đ, kế toán ghi:

Nợ 6417: 991.500

Có 1111: 991.500

(8) Ngày 09/11/2012, thanh toán tiền dầu DO 0.05S và xăng 92 cho Doanh nghiệp TM – DV Minh Phát theo hóa đơn GTGT số 0079046. Tổng số tiền 7.071.127 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6417: 7.071.127 Nợ 1331: 7707.112

Có 1111: 7.778.240

(9) Ngày 29/12/2012, công ty thanh toán phí dịch vụ quản lý tài khoản tại Ngân hàng Ngoại Thương năm 2012 bằng chuyển khoản theo chứng từ số 44002275, số tiền 120.000 đ, kế toán ghi:

Nợ 6417: 120.000

Có 1121B: 120.000

Tổng chi phí bán hàng năm 2012: 1.350.232.562

Ngày 31/12/2012, kết chuyển chi phí bán hàng 641 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi:

Sơ đồ hạch toán: 641 334 911 980.895.232 1.350.232.562 3382 19.617.905 3383 166.752.189 3384 29.426.857 3389 9.808.952 111 132.503.102 112 120.000 331 11.108.325 Tổng PS Nợ: 1.350.232.562 đ Tổng PS Có: 1.350.232.562 đ

 Nhận xét:

Bảng 3.2: Bảng tổng hợp chi phí bán hàng năm 2012

Chỉ tiêu Số tiền (đ) Tỷ lệ (%)

Chi phí nhân viên 1 206 501 135 89,36

Chi phí vật liệu bao bì 48 277 678 3,56

Chi phí dịch vụ mua ngoài 95 453 749 7,08

Tổng cộng 1 350 232 562 100

Biểu đồ 3.1: Biểu đồ thể hiện chi phí bán hàng năm 2012

 Chi phí bán hàng trong năm 2012 phát sinh chi phí nhân viên, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dịch vụ mua ngoài, trong đó chi phí nhân viên chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí bán hàng năm 2012. Cụ thể: chi phí nhân viên là 1.206.501.135 đ, tương ứng là 89,36% do cuối năm công ty đã tuyển thêm nhiều lao động để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, điều này cho thấy trong những năm cuối tháng công ty hoạt động có hiệu quả hơn nhiều so với những tháng đầu năm. Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài là: 95.453.749 đ, tương ứng 7,08%, và chi phí vật liệu bao bì là

Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu bao bì Chi phí dịch vụ mua ngoài

89,36% 7,08%

3.8 KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 3.8.1 Nội dung 3.8.1 Nội dung

Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của lao động vật chất hóa và lao động sống phục vụ cho quá trình quản lý doanh nghiệp, quản lý hành chính và chi phí chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp,…

3.8.2 Trình tự luân chuyển chứng từ

Sơ đồ 3.16: Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí quản lý doanh nghiệp

- Hằng ngày, khi phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ khác nhập vào phần mềm những thông tin cần thiết và ghi Nợ 642, Nợ 133 (nếu có), Có 111, 112, 331, phần mềm kế toán sẽ tự động đưa dữ liệu chạy vào các sổ cái, sổ chi tiết tương ứng.

- Dựa vào bảng khấu hao tài sản, phiếu chi, GBN ngân hàng kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết từng tài khoản.

3.8.3 Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ - Bảng khấu hao TSCĐ

- Bảng chấm công

- Bảng thanh toán tiền lương - Sổ cái 642, sổ chi tiết TK 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 642 Sổ cái TK 642 Phần mềm kế toán Sổ chứng từ ghi sổ

3.8.4 Tài khoản sử dụng

- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp - Công ty mở 8 TK cấp 2 của TK 642:

 TK 6421: Chi phí nhân viên

Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.

Công ty thực hiện trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi phí và trừ vào lương người lao động theo tỉ lệ quy định của Luật Lao Động hiện hành. Cụ thể:

 BHXH: 24% (trong đó: doanh nghiệp đóng 17%, người lao động đóng 7%)

 BHYT: 4,5% (trong đó: doanh nghiệp đóng 3%, người lao động đóng 1,5%)

 BHTN: 2% (trong đó: doanh nghiệp đóng 1%, người lao động đóng 1%)

 KPCĐ: 2% (trong đó: doanh nghiệp đóng 2%)

 TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý

Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm. . . vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,. . . (Giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).

 TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng

Phản ánh chi phí dựng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (Giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).

 TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ

Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,. . .

 TK 6425: Thuế, phí và lệ phí

Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,. . . và các khoản phí, lệ phí khác.

 TK 6426: Chi phí dự phòng

Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như tiền điện, tiền nước, tiền cáp, Internet, phí chuyển tiền, các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,…

 TK 6428: Chi phí bằng tiền khác

Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, ăn uống, công tác phí, tàu xe, quà tặng khách hàng,…

3.8.5 Phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu tại công ty trong năm 2012

* Chi phí nhân viên quản lý (TK 6421)

(1) Căn cứ vào Bảng lương tháng 12/2012 tổng tiền lương phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý là 107.789.309 đ, trích các khoản phải trả theo lương theo quy định, kế toán ghi:

Tiền lương phải trả:

Nợ 6421: 107.789.309

Có 3341: 107.789.309 Các khoản trích theo lương

Nợ 6421: 24.791.541 Có 3382: 2.155.786 Có 3383: 18.324.183 Có 3384: 3.233.679 Có 3389: 1.077.893 * Chi phí đồ dùng văn phòng (TK 6423)

(1) Ngày 08/01/2012, mua giấy in tại công ty TNHH Lan Phương theo hóa đơn GTGT số 0002909 đã thanh toán bằng tiền mặt. Tổng số tiền là 1.110.800 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6423: 1.110.800 Nợ 1331: 111.080

Có 1111: 1.221.880

(2) Ngày 19/01/2012, thay mainboard, ram máy vi tính tại công ty TNHH Lê Gia theo hóa đơn GTGT số 0003738. Tổng số tiền là 1.990.345 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6423: 908.945 Nợ 1331: 90.895

Có 1111: 999.845

(3) Ngày 15/05/2012, chi tiền mặt mua văn phòng phẩm tại công ty TNHH Lê Gia theo hóa đơn GTGT số 0004017. Tổng số tiền là 2.789.000 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6423: 2.789.000 Nợ 1331: 278.900

Có 1111: 3.067.900

(4) Ngày 23/07/2012, Nạp mực in HP12A, chuột vi tính (TT Thiết Bị DV Kỹ Thuật Văn Phòng Huy Phương) theo hóa đơn GTGT số 0008790. Tổng số tiền là 1.907.000 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6423: 1.907.000 Nợ 1331: 190.700

Có 1111: 2.097.700

(5) Ngày 19/09/2012, chi tiền mặt mua văn phòng phẩm tại công ty TNHH Lê Gia theo hóa đơn GTGT số 0005915. Tổng số tiền là 4.090.000 đ, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, kế toán ghi:

Nợ 6423: 4.090.000 Nợ 1331: 409.000

Có 1111: 4.499.000

(6) Ngày 28/12/2012, Nạp mực in HP12A, chuột vi tính (TT Thiết Bị DV Kỹ

KẾ TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP