Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 3.2: Quy trình luân chuyển chứng từ doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ
- Doanh thu của công ty được chia thành:
Doanh thu bán hàng hóa cho các doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân mua hàng (5111) và doanh thu do hỗ trợ phí vận chuyển cho bên cung cấp hàng hóa cho công ty (5118).
- Hằng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán nhập vào phần mềm bán hàng, dữ liệu: số hiệu hóa đơn, ngày xuất hóa đơn, ngày
Doanh thu hàng bán = Số lượng * Đơn giá
Hóa đơn GTGT bán hàng Sổ chi tiết TK 5111, 5118 Sổ cái TK 511 Phần mềm kế toán Sổ chứng từ ghi sổ
+ Việc hạch toán doanh thu bán hàng hóa như sau: nếu khách hàng chưa thanh toán ghi Nợ 131, nếu đã thanh toán ghi Nợ 111 hoặc Nợ 112 và Có 5111, Có 3331. Phần mềm kế toán sẽ tự động đưa dữ liệu chạy vào CTGS và các sổ cái, sổ chi tiết tương ứng.
+ Việc hạch toán doanh thu khác như sau: ghi Nợ 131 (cấn trừ công nợ với người bán) và Có 5118, Có 3331. Phần mềm kế toán sẽ tự động đưa dữ liệu chạy vào CTGS và các sổ cái, sổ chi tiết tương ứng.
+ Từ sổ chi tiết tài khoản 5111, 5118 và CTGS, theo quy trình phần mềm kế toán sẽ lập bảng tổng hợp tài khoản 511.
Quy trình bán hàng
- Công ty nhận được đơn đặt hàng, hoặc điện thoại đặt hàng, trước tiên kế toán công nợ kiểm tra công nợ khách hàng có vượt quá quy định không, nếu đủ điều kiện mua hàng sẽ xem xét số lượng hàng tồn trong kho và giá bán trong đơn đặt hàng, nếu công nợ vượt quá sẽ đề nghị bên mua thanh toán nợ cũ mới được mua hàng tiếp. Phòng kinh doanh tiến hành lập bảng báo giá và gửi cho khách hàng - Nếu khách hàng chấp nhận mức giá do công ty đưa ra thì họ sẽ gửi xác nhận đặt hàng đến công ty. Nếu giá trị mua hàng lớn thì 2 bên ký kết hợp đồng kinh tế, còn giá trị mua hàng nhỏ thì tiến hành bán hàng trực tiếp cho khách hàng, hoặc cũng làm hợp đồng nếu khách hàng yêu cầu.
- Nhận được giấy xác nhận đặt hàng, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển qua trưởng phòng kinh doanh duyệt, sau đó trình lên Giám đốc ký. Giám đốc sẽ là người quyết định có nên bán hay không.
- Sau đó chuyển đơn đặt hàng cho phòng kế toán và thông báo cho các bộ phận có liên quan: bộ phận kho, bộ phận đóng gói, bộ phận giao hàng để thực hiện việc xuất kho, và giao hàng hóa cho khách hàng.
- Đến thời gian giao hàng, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho 2 liên: liên 1 lưu tại kho, liên 2 gửi cho phòng kế toán. Sau đó kế toán lập phiếu giao hàng 2 bản, 1 bản giao cho khách hàng, 1 bản lưu tại công ty. Khi đã có đầy đủ các chứng từ, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 gửi cho khách hàng, liên 3 dùng cho cơ quan thuế.
- Nếu việc bán hàng thu được ngay bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu 2 liên ký tên và trình giám đốc ký. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ và người nộp tiền sẽ cùng ký tên vào phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất.
3.2.4 Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT - Phiếu thu, giấy báo có
- Bảng kê hàng bán trong tháng - Đơn đặt hàng
- Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng
3.2.5 Tài khoản sử dụng
- Công ty sử dụng TK 511: để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Công ty mở 2 TK cấp 2 của TK 511 là:
5111: Doanh thu bán hàng hóa 5118: Doanh thu khác
- Các TK có liên quan: 1111 “Tiền mặt”, 1121 “Tiền gửi ngân hàng”, 1311 “ Phải thu khách hàng”, 3331 “Thuế GTGT phải nộp”.
3.2.6Phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu tại công ty trong năm 2012
Nợ 1311: 361.997.942
Có 5111: 329.089.038
Có 3331: 32.908.904
(2) Ngày 06/01/2012, xuất bán cho công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Bảo Anh theo hóa đơn số 0007625. Tổng trị giá lô hàng 16.567.000 đ, thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Chi tiết: (đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT)
1. Bastos xanh: 200 gói * 5.680 đ/gói = 1.136.000 đ 2. Bastos đỏ: 200 gói * 7.950 đ/gói = 1.590.000 đ 3. Trị An giấy: 200 gói * 3.600 đ/gói = 720.000 đ 4. Everest: 300 gói * 11.400 đ/gói = 3.420.000 đ 5. White horse: 200 gói *15.080 đ = 3.016.000 đ
6. Vinataba sài Gòn: 100 gói * 12.950 đ/gói = 1.295.000 đ 7. Cotab: 100 gói * 7.800 đ = 780.000 đ
8. Melia hộp: 500 gói * 4.850 đ/gói = 2.425.000 đ 9. Thuốc Yett: 200 gói * 6.250 = 1.250.000 đ
10.Thuốc lá bao Amore: 100 bao * 9.350 đ/bao = 935.000đ Kế toán ghi:
Nợ 1111: 18.223.700 Có 5111: 16.567.000 Có 3331: 1.656.700
(3) Ngày 01/02/2012, xuất bán cho cửa hàng Minh Châu theo hóa đơn số 0007668. Tổng trị giá lô hàng 71.636.368 đ, thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng TGNH, kế toán ghi:
Nợ 1121: 78.800.005 Có 5111: 71.636.368 Có 3331: 7.163.637
(4) Ngày 08/02/2012, xuất bán cho công ty TNHH Lê Nhật theo hóa đơn số 0007685. Tổng trị giá lô hàng 172.520.000 đ, thuế GTGT 10%, chưa thu tiền khách hàng, kế toán ghi:
Nợ 1311: 189.772.000 Có 5111: 172.520.000 Có 3331: 17.252.000
(5) Ngày 13/03/2012, xuất bán cho đơn vị Anh Việt theo hóa đơn số 0007730. Tổng trị giá lô hàng 33.553.000 đ, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán, kế toán ghi:
Nợ 1311: 144.362.900 Có 5111: 131.239.000 Có 3331: 13.123.900
(6) Ngày 08/04/2012, xuất bán 200 thùng nước suối Laive 500ml và 250 hộp bánh Custas cho Tập đoàn viễn thông quân đội-khách sạn Viettel xanh theo hóa đơn số 0007773. Tổng trị giá lô hàng 38.181.800 đ, thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ 1111: 41.999.980
Có 5111: 38.181.800 Có 3331: 3.818.180
(7) Ngày 01/06/2012, xuất bán cho cty CP Cam Ly KDL Hồ Tràm OSAKA theo hóa đơn số 0007846. Tổng trị giá lô hàng 97.500.000 đ, thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng TGNH, kế toán ghi:
Nợ 1121: 107.250.000 Có 5111: 97.500.000 Có 3331: 9.750.000
(8) Ngày 09/07/2012, xuất bán cho Cty TNHH MTV DL và TT GTVT Việt Nam - Vietravel -Cn theo hóa đơn số 0007906. Tổng trị giá lô hàng 78.353.000 đ, thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng TGNH, kế toán ghi:
Nợ 1121: 86.188.300 Có 5111: 78.353.000 Có 3331: 7.835.300
(9) Ngày 09/08/2012, xuất bán cho ngân hàng TMCP đầu tư & phát triển Việt Nam - CN BRVT theo hóa đơn số 0007950. Tổng trị giá lô hàng 17.430.000 đ, thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ 1111: 19.173.000 Có 5111: 17.430.000 Có 3331: 1.743.000
(10) Ngày 04/10/2012, xuất bán cho tạp hóa Thành Lập theo hóa đơn số 0008030. Tổng trị giá lô hàng 67.090.000 đ, thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng TGNH, kế toán ghi:
Nợ 1121: 73.799.000 Có 5111: 67.090.000 Có 3331: 6.709.000
(11) Ngày 18/10/2012, xuất bán cho đơn vị của bà Nguyễn Thị Bạch Tuyết một lô hàng theo hóa đơn số 0008047. Tổng trị giá lô hàng 17.074.200 đ, đã bao gồm thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
Chi tiết: (đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT)
1. Bastos xanh: 200 gói * 5.680 đ/gói = 1.136.000 đ 2. Bastos đỏ: 200 gói * 7.950 đ/gói = 1.590.000 đ 3. Everest: 300 gói * 11.400 đ/gói = 3.420.000 đ 4. White horse: 200 gói *15.080 đ = 3.016.000 đ 5. War horse: 200 gói *4.850 đ = 970.000 đ 6. Cotab: 100 gói * 7.800 đ = 780.000 đ
7. Melia hộp: 500 gói * 4.850 đ/gói = 2.425.000 đ 8. Thuốc Yett: 200 gói * 6.250 = 1.250.000 đ
9. Thuốc lá bao Amore: 100 bao * 9.350 đ/bao = 935.000đ Kế toán ghi:
Nợ 1111: 17.074.200 Có 5111: 15.522.000 Có 3331: 1.552.200
(12) Ngày 05/11/2012, xuất bán cho công ty Cổ phần du lịch tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu khách sạn Vũng Tàu Sammy một lô hàng theo hóa đơn số 0008078. Tổng trị giá lô hàng 157.600.000 đ, thuế GTGT 10%, chưa thu tiền khách hàng, kế toán ghi:
Nợ 1311: 173.360.000
Có 5111: 157.600.000 Có 3331: 15.760.000
(13) Ngày 26/11/2012, xuất bán cho doanh nghiệp tư nhân ăn uống Phước Nguyên theo hóa đơn số 0008103. Tổng trị giá lô hàng 42.214.000 đ, thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng TGNH, kế toán ghi:
Nợ 1121: 46.435.400 Có 5111: 42.214.000 Có 3331: 4.221.400
(14) Ngày 01/12/2012, xuất bán cho công ty TNHH Kiến trúc và dịch vụ xây dựng An Việt 100 phần quà tết theo hóa đơn số 0008117. Tổng trị giá lô hàng 15.454.545 đ, thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Chi tiết: (đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT)
1. Nước yến Sanest hộp 6 lon: 100 hộp* 42.000 đ/hộp = 4.200.000 đ 2. Bánh Chocopie 12P: 100 hộp* 32.000 đ/hộp = 3.200.000 đ
3. Kẹo Lotte: 100 hộp* 22 545.45 đ/hộp = 2.254.545 đ 4. Sôcôla Twix 55g: 100 hộp* 17.000 đ/hộp = 1.700.000 đ 5. Nước ép Tipco 1lit: 100 hộp* 31.000 đ/hộp = 3.100.000 đ
6. Kẹo cà phê Kopiko 150gr: 100 hộp* 10.000 đ/hộp = 1.000.000 đ Kế toán ghi:
Nợ 1111: 17.000.000 Có 5111: 15.454.545 Có 3331: 1.545.455
(15) Ngày 19/12/2012, xuất bán cho liên doanh Việt Nga Vietsopetro - xí nghiệp theo hóa đơn số 0008139. Tổng trị giá lô hàng 118.070.000 đ, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán, kế toán ghi:
Nợ 1311: 129.877.000 Có 5111: 118.070.000 Có 3331: 11.807.000
(16) Ngày 27/12/2012, xuất bán cho công ty Cổ phần du lịch tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu khách sạn Vũng Tàu Sammy một lô hàng theo hóa đơn số 0008149. Tổng trị giá lô hàng 109.164.000 đ, thuế GTGT 10%, chưa thu tiền khách hàng, kế toán ghi:
Nợ 1311: 120.080.400
Có 5111: 109.164.000 Có 3331: 10.916.400
Tổng doanh thu bán hàng hóa (5111) trong năm 2012: 174.140.093.065 đ Trong đó:
- Thu bằng tiền mặt: 76.466.383.206 đ
- Thu bằng tiền gửi ngân hàng: 88.256.404.509 đ - Phải thu khách hàng: 9.417.305.350 đ
Ngày 31/12/2012 kết chuyển doanh thu bán hàng hóa 5111 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ 5111: 174.140.093.065 Có 911: 174.140.093.065 Sơ đồ hạch toán 5111 911 1111 174.140.093.065 76.466.383.206 1121 88.256.404.509 1311 9.417.305.350 Tổng PS Nợ: 174.140.093.065 đ Tổng PS Có: 174.140.093.065 đ
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ kế toán doanh thu bán hàng hóa năm 2012
Kế toán doanh thu khác (5118)
Doanh thu khác tại công ty phát sinh do hỗ trợ phí vận chuyển cho bên cung cấp hàng hóa cho công ty và tất cả các hóa đơn đều được cần trừ công nợ với bên cung cấp.
Việc hạch toán doanh thu khác như sau: ghi Nợ 131 (cấn trừ công nợ với người bán) và Có 5118, Có 3331. Phần mềm kế toán sẽ tự động đưa dữ liệu chạy vào CTGS và các sổ cái, sổ chi tiết tương ứng.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu tại công ty trong năm 2012
(1) Ngày 05/01/2012, xuất hóa đơn 0007621 để hỗ trợ phí vận chuyển cho chi nhánh công ty CP kỹ nghệ thực phẩm VN trị giá 39.384.900 đ, thuế GTGT 10%, kế toán ghi:
Nợ 1311: 43.323.390
Có 5118: 39.384.900 Có 3331: 3.938.490
(2) Ngày 30/01/2012, xuất hóa đơn 0007658 để hỗ trợ phí vận chuyển cho công ty cổ phần dầu thực vật Tường An trị giá 40.441.400 đ, thuế GTGT 10%, kế toán ghi:
Nợ 1311: 44.485.540
Có 5118: 40.441.400 Có 3331: 4.044.140
(3) Ngày 26/03/2012, xuất hóa đơn 0007747 để hỗ trợ phí vận chuyển cho công tyTNHH ong mật Phương Nam trị giá 45.454.545 đ, thuế GTGT 10%, kế toán ghi:
Nợ 1311: 50.000.000
Có 5118: 45.454.545 Có 3331: 4.545.455
(4) Ngày 20/04/2012, xuất hóa đơn 0007785 để hỗ trợ phí vận chuyển cho công tyTNHH ong mật Phương Nam trị giá 37.900.000 đ, thuế GTGT 10%, kế toán ghi:
Nợ 1311: 41.690.000
Có 5118: 37.900.000 Có 3331: 3.790.000
(5) Ngày 08/06/2012, xuất hóa đơn 0007826 để hỗ trợ phí vận chuyển cho CN công ty TNHH Vinataba - Philip Morris trị giá 83.990.000 đ, thuế GTGT 10%, kế toán ghi:
Nợ 1311: 92.389.000
Có 5118: 83.990.000 Có 3331: 8.399.000
(6) Ngày 09/08/2012, xuất hóa đơn 0007949 để hỗ trợ phí vận chuyển cho công TNHH Thai Corp International (Việt Nam) trị giá 55.909.560 đ, thuế GTGT 10%, kế toán ghi:
Nợ 1311: 61.500.516
Có 5118: 55.909.560 Có 3331: 5.590.956
Nợ 1311: 59.000.000
Có 5118: 53.636.364 Có 3331: 5.363.636
(8) Ngày 30/11/2012, xuất hóa đơn 0008112 để hỗ trợ phí vận chuyển cho công ty cổ phần dầu thực vật Tường An trị giá 71.000.000 đ, thuế GTGT 10%, kế toán ghi:
Nợ 1311: 78.100.000
Có 5118: 71.000.000 Có 3331: 7.100.000
(9) Ngày 24/12/2012, xuất hóa đơn 0008145 để hỗ trợ phí vận chuyển cho công ty TNHH phân phối Tiên Tiến trị giá 36.900.000 đ, thuế GTGT 10%, kế toán ghi:
Nợ 1311: 40.590.000
Có 5118: 36.900.000 Có 3331: 3.690.000
Tổng doanh thu khác (5118) trong năm 2012: 1.491.695.040 đ.
Ngày 31/12/2012, kết chuyển doanh thu khác 5118 sang TK 911 xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ 5118: 1.491.695.040 Có 911: 1.491.695.040 Sơ đồ hạch toán: 5118 911 131 1.491.695.040 1.491.695.040 Tổng PS Nợ: 1.491.695.040 đ Tổng PS Có: 1.491.695.040 đ
Sơ đồ hạch toán: 511 911 1111 76.466.383.206 175.631.788.105 1121 88.256.404.509 1311 10.909.000.390 Tổng PS Nợ: 175.631.788.105 đ Tổng PS Có: 175.631.788.105 đ
Sơ đồ 3.5: Sơ đồ kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2012
Nhận xét
Bảng 3.1: Bảng tổng hợp doanh thu năm 2012
Chỉ tiêu Số tiền (đ) Tỷ lệ (%)
Doanh thu bán hàng hóa 174 140 093 065 99,15
Doanh thu khác 1 491 695 040 0,85
Tổng cộng 175 631 788 105 100
Nguồn: [BP kế toán – HỒNG THANH]
Doanh thu của công ty chủ yếu là doanh thu bán hàng hóa (5111) và doanh thu khác chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong tổng doanh thu. Cụ thể là trong năm 2012, doanh thu
3.3 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU
- Nếu có chiết khấu hoặc giảm giá hàng bán sẽ được trừ trực tiếp trên hóa đơn và công ty không hạch toán vào TK 521, 532.
- Trong năm 2012 công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.
3.4 KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN 3.4.1 Nội dung 3.4.1 Nội dung
Giá vốn hàng hóa được xác định là giá thực tế xuất kho hàng hóa.
3.4.2 Phƣơng pháp tính giá xuất kho hàng hóa
Công ty tính giá xuất kho hàng hóa bán theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ theo công thức:
Cụ thể tính giá xuất kho hàng hóa tại công ty:
Tính đơn gía bình quân của thuốc White Horse (00100400):
Đầu kỳ: 2.900 gói * 15.030 đ/gói = 43.587.000đ
Tổng nhập trong kỳ: 10.000 gói * 15.030 đ/gói = 150.300.000đ
Tính đơn gía bình quân của thuốc Yett (00100400)trong tháng 12/2012:
Đầu kỳ: 3.050 gói * 6.182 đ/gói = 18.855.100 đ
Tổng nhập trong kỳ: 3.000gói * 6.182 đ/gói = 18.546.000 đ
Số tiền chiết khấu = Doanh thu bán hàng trong kỳ * Tỷ lệ chiết khấu
Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ Đơn giá xuất =
bình quân Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
43.587.000 + 150.300.000
Đơn giá xuất =
bình quân 2.900 + 10.000
3.4.3 Thời điểm ghi nhận giá vốn
- Khi xác định tiêu thụ hàng hóa, bên cạnh việc hạch toán doanh thu kế toán hạch toán gía vốn hàng bán.
3.4.4 Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 3.6: Quy trình luân chuyển chứng từ giá vốn hàng bán
- Căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán tiến hành xác định giá vốn hàng xuất bán theo công thức trên.
- Sau khi xác định được giá vốn kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và ghi nhận tăng giá vốn hàng bán, ghi giảm giá trị hàng trong kho, cụ thể hạch toán: Nợ 156, Có 632, phần mềm kế toán sẽ tự động đưa dữ liệu chạy vào CTGS và các sổ cái, sổ chi tiết tương ứng.
3.4.5 Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT