4.1.1 Ƣu điểm
Về công tác quản trị:
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng là phù hợp với đặc điểm và quy mô của công ty. Mọi công việc đều được thực hiện theo tuần tự và được giám sát chặt chẽ từ trên xuống dưới, ngược lại các thông tin báo cáo thực hiện cũng được phản hồi lại một cách nhanh chóng để Ban Giám đốc kiểm tra, điều chỉnh kịp thời giúp những người chịu trách nhiệm thực hiện hoàn thành tốt công việc và kế hoạch của công ty được triển khá tốt.
Với mô hình tổ chức này các phòng, các bộ phận được quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, ít xảy ra chồng chéo trong công việc, ít gây lãng phí và đạt hiệu quả cao trong công việc.
Công ty rất chú trọng đến công tác đoàn thể và các chế độ phúc lợi cho người lao động như: công đoàn, các tổ nhóm thanh niên, các chế độ về khen thưởng, … đã tạo động lực rất tốt cho người lao động.
Công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả và có khả năng phát triển tốt, đặc biệt là tạo niềm tin đối với đối tác nên thường xuyên ký kết được các hợp đồng mua bán lớn, tạo việc làm tương đối ổn định cho người lao động.
Việc trả lương của công ty ở các tháng khá đều đặn, đúng năng lực và cấp bậc của từng nhân viên trong công ty.
Về bộ máy kế toán:
Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán từ thu thập thông tin đến lập báo cáo đều do phòng kế toán thực hiện dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng.
Vì được tổ chức theo hình thức tập trung nên có sự quản lý và trao đổi trực tiếp giữa kế toán trưởng và các kế toán phần hành, thông tin được cung cấp và tổng hợp một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Về phân công lao động kế toán:
Việc phân công công việc trong công ty rất rõ ràng, mỗi nhân viên trong phòng
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH
Việc bố trí lượng kế toán như hiện nay tương ứng với các phần hành kế toán là tương đối hợp lý.
Đội ngũ kế toán đa phần là những người trẻ tuổi, có trình độ chuyên môn, nhiệt tình với công việc, luôn có ý thức giúp đỡ lẫn nhau tạo ra môi trường làm việc tốt giúp cho mọi công việc đều được hoàn thành đúng thời gian quy định.
Về phần mềm kế toán:
Phòng kế toán được trang bị một hệ thống máy tính tương đối đồng bộ với phần mềm kế toán Việt Nam được thiết kế riêng giúp việc xử lý thông tin một cách nhanh chóng, giảm nhẹ công việc ghi chép bằng tay, tiết kiệm thời gian công sức, tính toán cho các kế toán viên.
Về hệ thống tài khoản sử dụng:
Cơ bản dựa trên hệ thống tài khoản chung do Bộ tài chính ban hành theo quyết định, tuy nhiên để phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh của công ty, kế toán mở ra thêm các tài khoản cấp 2 khác.
Về chứng từ sử dụng:
Phần lớn các chứng từ, sổ sách của công ty có đầy đủ để phục vụ cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chúng được thiết kế sẵn trên máy và hằng ngày kế toán chỉ cập nhật số liệu vào máy, khi cần có thể in ra nhanh chóng, giúp công tác kế toán được nhanh gọn.
Các chứng từ luân chuyển của công ty có sự thống nhất giữa các bộ phận và cuối cùng được chuyển lên cho phòng kế toán lưu trữ để phục vụ công tác hạch toán, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết, chứng từ đảm bảo tương đối đầy đủ chữ ký của các cá nhân có liên quan.
Trình tự luân chuyển chứng từ tuân theo quy định của chế độ kế toán, từ khi tiếp nhận hoặc lập chứng từ, kiểm tra chứng từ đến sử dụng chứng từ, bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ.
Về hệ thống báo cáo:
Các báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của pháp luật và chuẩn mực kế toán.
Về kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh:
Về kế toán doanh thu tài chính và chi phí tài chính: doanh thu và chi phí hoạt động tài chính của công ty chỉ yếu là từ lãi tiền gửi ngân hàng và chi phí lãi vay, vì thế việc hạch toán hai khoản này rất đơn giản.
Về chi phí quản lý doanh nghiệp: là khoản chi phí mà bất kỳ doanh nghiệp, công ty nào tổ chức hoạt động kinh doanh đều không thể tránh khỏi như chi phí nhân viên, chi phí đồ dùng văn phòng, thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua
ngoài,...Vì tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty có nhiều khoản như vậy nên công ty đã mở 8 TK cấp 2 để tiện cho việc theo dõi và quản lý.
4.1.2 Nhƣợc điểm
Bên cạnh những ưu điểm trong công tác kế toán mà công ty đạt được vẫn tồn tại một số nhược điểm cần phải khắc phục và hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty:
Về trang web của công ty:
Như chương 1 đã trình bày công ty đã có website riêng tuy nhiên công ty chưa khai thác được lợi ích từ trang web để quảng bá, đưa hình ảnh sản phẩm của công ty, đưa bảng báo gía và các điều khoản bán hàng,....Các khách hàng muốn tìm hiểu thông tin về công ty, về sản phẩm, về giá cả cũng là một điều bất tiện. Khi trang web của công ty hoạt động liên tục, các khách hàng có thể trao đổi trực tuyến với nhân viên bán hàng của công ty và mua bán qua mạng Internet. Đây là yếu tố tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty, giúp công ty mở rộng hình thức bán hàng, có thêm nhiều khách hàng và tăng doanh số bán.
Về phần mềm kế toán:
Phần mềm kế toán công ty sử dụng là phần mềm kế toán Việt Nam nhưng chưa được nâng cấp và vẫn sử dụng phiên bản đã cũ.
Về hình thức ghi sổ:
Công ty áp dụng hình thức chừng từ ghi sổ cũng có những khuyết điểm như: việc ghi chép trùng lặp, tốn nhiều thời gian và phải sử dụng nhiều sổ sách. Không những thế, việc áp dụng hình thức này đòi hỏi các kế toán phải có trình độ để có thể xử lý số liệu một cách chính xác và cần phải chuyên môn hóa trong công tác kế toán.
Về hệ thống tài khoản sử dụng:
- Tất cả hàng hóa bán ra công ty hạch toán doanh thu chung vào TK 5111, việc hạch toán kết quả tiêu thụ chung cho nhiều loại sản phẩm như vậy sẽ không thấy rõ được hiệu quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.
- Một số tài khoản chưa mở tài khoản chi tiết cấp 2. Về hệ thống quản lý hàng tồn kho:
Mặt hàng chủ yếu công ty kinh doanh là mặt hàng tiêu dùng, những mặt hàng này thời gian sử dụng có hạn nhưng công ty vẫn chưa quản lý theo dõi chặt chẽ. Bên cạnh đó việc kiểm kê hàng tồn kho của công ty chưa được thường xuyên và
Về hệ thống báo cáo:
Mỗi tháng công ty có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vì vậy kế toán công ty xác định kết quả kinh doanh theo năm là không phù hợp. Bởi vì, tới cuối kỳ khi xác định kết quả kinh doanh công việc sẽ rất nhiều.
4.2 SO SÁNH GIỮA THỰC TẾ VÀ LÝ THUYẾT
Do đặc điểm kinh doanh của công ty nên công tác hạch toán kế toán cũng có nhiều điểm khác so với trên lý thuyết. Cụ thể sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế như sau:
- Chi phí mua hàng như chi phí vận chuyển kế toán không theo dõi trên TK 1562 mà công ty có phương tiện vận tải riêng và tự vận chuyển sau đó xuất hóa đơn cho nhà cung cấp, theo dõi trên TK 5118. Điều này có lợi cho công ty vì nếu để nhà cung cấp vận chuyển chi phí này sẽ tính vào giá mua, do đó sẽ làm tăng chi phí mua hàng.
- Giá vốn của của doanh thu khác (5118), kế toán không hạch toán vào tài khoản 632 mà hạch toán vào tài khoản chi phí: 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”.
- Nếu có chiết khấu hoặc giảm giá hàng bán, kế toán trừ trực tiếp trên hóa đơn và không hạch toán vào TK 521, 532 như trên lý thuyết.
4.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH HỒNG THANH.
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Hồng Thanh và tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh đã trình bày ở chương 1 và chương 3, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty, với mục đích:
- Thực hiện tốt hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh nói riêng.
- Theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của hàng hóa về số lượng, giá trị và lượng hàng tồn kho, theo dõi giá vốn doanh thu của từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.
- Nhằm gia tăng lợi nhuận cho công ty.
- Việc hoàn thiện dựa trên quy định tài chính, chế độ kế toán của pháp luật và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty sao cho phải bảo đảm đáp ứng được tính chính xác, kịp thời và phù hợp với yêu cầu của quản lý, của Nhà nước.
Giải pháp 1: Tin học hóa, công tác kế toán, công tác quản lý
Cơ sở đưa ra giải pháp: Chương 1 đã trình bày công ty đã ứng dụng phần mềm
kế toán Việt Nam trong nhiều năm gần đây, tuy nhiên phần mềm đang ở phiên bản cũ vì vậy công ty nên nâng cấp hoặc thiết kế một chương trình phần mềm kế toán mới
Thực hiện giải pháp:
- Việc thiết kế hoặc nâng cấp phải được thực hiện chi tiết, cấu hình nội dung phần mềm đáp ứng được mục tiêu kinh doanh, trong trường hợp có thay đổi lớn dẫn đến hệ thống thay đổi đáng kể, phải có quá trình khôi phục hoặc ứng dụng tương tự phải được sử dụng, đảm bảo chất lượng phần mềm ứng dụng, đáp ứng được yêu cầu quản lý và công ty có kế hoạch sử dụng phần mềm lâu dài.
- Thiết kế phần mềm kế toán mới cần có chương trình kiểm tra quá trình nhập liệu nhằm đảm bảo cho quá trình nhập liệu chính xác, đầy đủ. Các tính năng kiểm soát nhập liệu có trên một phần mềm bao gồm:
Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu: dữ liệu phải được nhập theo một thứ tự nhất định và nếu người dùng nhập không đúng theo thứ tự đã định sẵn, hệ thống sẽ sẽ báo lỗi hay có thông báo nhắc nhở. Ví dụ: khi nhập liệu nghiệp vụ bán hàng, phần mềm sẽ kiểm tra, nếu chưa nhập Mã khách hàng sẽ không cho nhập các dữ liệu khác.
Kiểm tra tính hợp lý:khi nhập các nghiệp vụ, số của chứng từ, mã số quản lý của các đối tượng hay ngày nhập liệu,… phải được kiểm tra tính hợp lý. Ví dụ: số hóa đơn bán hàng không được trùng lắp đối với các nghiệp vụ bán hàng khác nhau, ngày bán hàng phải trước hay bằng ngày nhập liệu.
Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ: tính có thực của nghiệp vụ được kiểm tra thông qua việc xác nhận các đối tượng tham gia vào nghiệp vụ có thực, nhằm phát hiện các dữ liệu sai nhập vào hệ thống và ngăn chặn hệ thống chuyển thông tin không có thực vào tập tin chính. Nó cũng cung cấp khả năng sửa sai và nhập lại dữ liệu. Ví dụ: kiểm tra tính có thực của mã số nhà cung cấp hay khách hàng có trong danh mục, tính có thực của một mặt hàng tồn kho,…
Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhập liệu, hệ thống phải kiểm tra giới hạn của dữ liệu nhập. Ví dụ: số giờ công lao động trong tuần không thể lớn hơn 60 giờ, ngày làm việc trong tháng không thể vượt quá 30/31 ngày hay không quá 29 ngày nếu là tháng 2.
Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: để nhập liệu nhanh chóng và chính xác, các dữ liệu trùng lắp không cần nhập vào hệ thống. Ví dụ: khi nhập nghiệp vụ bán hàng, chỉ cần nhập mã khách hàng, còn tên, địa chỉ, giới hạn tín dụng của khách hàng đó không cần nhập mà hệ thống sẽ truy xuất từ danh mục .
Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi: một phần mềm được thiết kế kiểm soát hữu hiệu khi nó cung cấp đầy đủ các thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi. Hệ thống phải dự kiến những lỗi mà người dùng hay gặp phải và hướng dẫn đầy đủ cách sửa lỗi. Các thông báo phải rõ ràng, chính xác và các hướng dẫn sửa lỗi phải rõ ràng, dễ thực hiện.
- Bên cạnh đó doanh nghiệp cần ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp, tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng nội bộ. Phần mềm kế toán có thể khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và cung cấp thông tin cho hệ thống này. Với mô hình mạng nội bộ, dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, là dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể là do chứng từ điện tử. Phần lớn quá trình xử lý dữ liệu nằm trong quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban nên nếu xảy ra sai sót hay sự cố gì về phần mềm thì quá trình làm việc của nhân viên sẽ bị gián đoạn và đặc biệt hơn có thể làm mất mát dữ liệu, rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài. Trong môi trường máy tính, rủi ro này cao hơn trong môi trường thủ công rất nhiều do đặc điểm ghi nhận và chuyển giao của dữ liệu điện tử. Vì thế dưới góc độ người quản lý, cần có những quan tâm đúng đắn khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp và lựa chọn nâng cấp thiết kế phần mềm sao cho phù hợp. Dưới góc độ người kiểm tra, một trong những cách kiểm tra hiệu quả và an toàn là căn cứ vào chứng từ, sổ sách và báo cáo được in ra. Người kiểm tra cần hiểu biết rõ về ảnh hưởng của môi trường máy tính đến việc kiểm tra.
Dự kiến kết quả đạt được:
Việc nâng cấp hoặc thiết kế một chương trình phần mềm kế toán mới nhằm phục vụ cho nhu cầu nhân viên một cách chính xác, hiệu quả hơn, cập nhật được những Thông tư, Nghị định của chính phủ, cập nhật các chế độ kế toán tài chính mới nhất.
Giải pháp 2: Tăng cƣờng hệ thống quản lý và kiểm soát hàng tồn kho:
Cơ sở đưa ra giải pháp: Qua tìm hiểu thực trạng tại công ty và đã trình bày ở
chương 3, mặt hàng chủ yếu công ty kinh doanh là mặt hàng tiêu dùng, những mặt hàng này thời gian sử dụng có hạn nên công ty cần theo dõi thường xuyên những mặt hàng này để đảm bảo chất lượng hàng hóa tồn kho trong suốt quá trình dự trữ nhằm cung cấp và đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường.
Thực hiện giải pháp: Mua hàng
- Khi lượng hàng tồn kho giảm xuống đến mức dự trữ tối thiểu, thủ kho phải tự động lập phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu này có thể được lập bằng tay hoặc