Chương 3 BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DẠY HỌC Ở TRƯỜNG
3.2. Các nhóm biện pháp quản lý chất lƣợng dạy học THPT theo tiếp cận TQM
3.2.3. Nhóm biện pháp 3: Hình thành môi trường văn hóa chất lượng và các công cụ thực thi TQM
* Ý nghĩa của nhóm biện pháp
Nhóm biện pháp này giúp cho nhà trường THPT hình thành được môi trường văn hóa chất lượng, tổ chức hợp tác làm việc theo nhóm/đội, xây dựng hệ thống thông tin quản lý dạy học thông suốt, thiết lập được công cụ kiểm soát chất lượng
132
bằng thống kê là những nội dung để tạo dựng một nền tảng tốt hỗ trợ cho thực thi TQM, góp phần quan trọng thực hiện hệ thống QLCL dạy học thành công.
* Nội dung và cách thực hiện
3.2.3.1. Hình thành môi trường văn hóa chất lượng trong nhà trường THPT a. Thực thi TQM và yêu cầu văn hóa chất lượng
TQM luôn gắn liền với phát triển văn hóa của tổ chức. TQM đòi hỏi sự thay đổi văn hóa của tổ chức phải coi trọng chất lượng và tạo động lực làm việc vì chất lượng. Nếu TQM không phù hợp với văn hóa của tổ chức, nó không thể được hình thành; văn hóa của tổ chức cần thiết để thúc đẩy TQM về tổ chức làm việc nhóm, cải tiến chất lượng, tạo giá trị cho khách hàng.
Triết lí của TQM là "liên tục cải tiến", điều này đòi hỏi mọi thành viên phải cam kết tự mình là người quản lý chất lượng công việc được giao, luôn cải tiến để nâng cao chất lượng, làm hài lòng khách hàng của mình và đó là văn hóa chất lượng trong tổ chức.
Như vậy, một tổ chức muốn có TQM thành công tổ chức đó phải xây dựng được một nền văn hóa chất lượng và văn hóa chất lượng được hình dung như là việc tạo dựng môi trường bền vững cho việc thực hiện những mục tiêu chất lượng của tổ chức.
b. Định hình hệ thống các giá trị cốt lõi và xây dựng văn hóa chất lượng Qua quá trình xây dựng và phát triển nhà trường đã tạo ra những giá trị văn hoá nào đó. Cần có những khảo sát đánh giá các chuẩn mực, các giá trị văn hoá đang tồn tại trong nhà trường; thu thập ý kiến của mọi người để định rõ những chuẩn mực, giá trị văn hóa đích thực, cốt lõi có tính đặc trưng của nhà trường cần phải tập trung chăm lo phát triển.
Trên cơ cở định hình hệ thống các giá trị văn hóa cốt lõi của nhà trường, Hiệu trưởng định hướng những vấn đề liên quan đến quản lý chất lượng và cùng giáo viên hiện thực hóa các chuẩn mực, các giá trị này trong các giao tiếp ứng xử hàng ngày, trong thực hiện quy trình dạy học của giáo viên, trong quá trình thực hiện kế hoạch năm học và kế hoạch chiến lược phát triển của trường.
Để xây dựng được môi trường văn hóa chất lượng, nhà trường cần phải tổ chức thực hiện:
- Nâng cao nhận thức cho mọi thành viên trong nhà trường về quản lý chất lượng, hiểu biết cụ thể về TQM, nhấn mạnh đến quan điểm của TQM là tất cả mọi người bất kỳ ở cương vị nào, vào bất kỳ thời điểm nào cũng đều là người quản lý chất lượng của phần việc mình được giao và hoàn thành nó một cách tốt nhất, với
133
mục đích tối cao là thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
- Tuyên bố sứ mạng, tầm nhìn thể hiện được những giá trị nhà trường đang cam kết theo đuổi; nhà trường phải luôn đổi mới và sáng tạo trong mọi hoạt động, đề ra những chuẩn mực để luôn luôn cải tiến, vươn tới.
- Xây dựng bầu không khí dân chủ, cởi mở, hợp tác, cùng chia sẻ hỗ trợ lẫn nhau; mọi người đều được tôn trọng và có cơ hội thể hiện, phát triển các khả năng của mình. Trong TQM, người quản lý phải nhận thức được rằng đội ngũ dưới quyền là những người tạo ra chất lượng; chức vụ chỉ là thứ yếu so với sự đóng góp hay sự hoàn thành công việc và lãnh đạo chỉ là chức năng hành động chứ không phải của cương vị.
- Đổi mới về phong cách, phương pháp làm việc của hiệu trưởng, giáo viên, nhân viên, học sinh và cách quản lý của họ. Mọi người đều biết rõ công việc mình phải làm và làm đúng ngay từ đầu, đúng ở mọi thời điểm, tự quản lý công việc và thường xuyên cải tiến chất lượng công việc của mình. Mỗi thành viên trong trường đều có bản mô tả công việc, hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn; luôn có ý thức chia sẻ trách nhiệm, tích cực tham gia đóng góp ý kiến trong mọi hoạt động hướng đến chất lượng, vì chất lượng của nhà trường.
- Nhà trường cần xây dựng môi trường, cơ chế và điều kiện làm việc phù hợp cho mọi thành viên; người quản lý với vai trò là người trợ giúp và tạo các điều kiện cho giáo viên trong giảng dạy để họ tự quản lý chất lượng thay vì kiểm soát họ trong quá trình dạy và học. Hạn chế đến mức tối thiểu vai trò kiểm tra của người quản lý và tối đa hoá quyền hạn của những giáo viên trong nhà trường.
- Hiệu trưởng chia sẻ vai trò lãnh đạo, quản lý (chia sẻ quyền lực, trao quyền) cho giáo viên, khuyến khích tính tự chịu trách nhiệm của giáo viên; đề cao vai trò lãnh đạo, quản lý hoạt động dạy và học của giáo viên.
- Thúc đẩy, cổ vũ tinh thần hợp tác, phát triển kỹ năng làm việc nhóm (GV- GV, HS-HS, GV-HS); khuyến khích giáo viên tích cực học hỏi, thường xuyên dự giờ, trao đổi chia sẻ kinh nghiệm chuyên môn, cải tiến phương pháp nâng cao chất lượng dạy và học.
- Xây dựng cơ chế đánh giá, khen thưởng hợp lý thúc đẩy mọi người nỗ lực làm việc; Mọi sáng kiến đều được đánh giá cao, biểu dương những thành tích dù là nhỏ: công nhận công khai những thành tích của giáo viên, học sinh và nhân viên trong trường.
134 3.2.3.2. Tổ chức hợp tác làm việc theo nhóm/đội
Đối với TQM, cần có sự tham gia quản lý của các thành viên và xây dựng nhóm làm việc. Các nhóm có thể là kết quả hữu ích nhất của quản lý theo quá trình, là phương tiện cho quản lý có sự tham gia của các thành viên.
Trong nhà trường THPT, để QLCL dạy học có thể hình thành các nhóm cùng nhau nỗ lực làm việc để giải quyết một vấn đề nào đó đặt ra trong quá trình dạy học.
Tùy theo mục đích hoạt động của nhóm, nhóm có thể tập hợp các thành viên trong một tổ chuyên môn, một bộ phận; hoặc có thể tập hợp các thành viên từ các tổ chuyên môn khác nhau, các bộ phận hỗ trợ dạy học (hành chính, thiết bị, thư viện...) để thực hiện một dự án dạy học theo yêu cầu QLCL của nhà trường.
Để nhóm phát huy được vai trò của mình, nhà trường cần tạo các điều kiện:
- Sự cam kết ủng hộ làm việc theo nhóm từ BGH nhà trường; Có đầu tư và phát triển giúp các nhóm có kĩ năng làm việc hiệu quả; Nhóm được giao những uỷ thác đặc biệt, thời hạn và các nguồn lực để thực hiện công việc một cách có trách nhiệm và hiệu quả nhất.
- Nhóm phải là một tập thể biết học tập, đó là điều cần thiết để xây dựng làm việc theo nhóm. Khi nhóm như một tổ chức học tập nó sẽ giải quyết được những thách thức đặt ra, giải quyết các vấn đề chưa biết đến hoặc giải quyết các vấn đề đã biết đến thông qua các phương pháp mới. Do đó, nó cung cấp một khuôn khổ cho việc học tập, sáng tạo của mỗi thành viên trong nhóm.
- Nhóm phải được tự quản lý và tự trị, họ tìm hiểu để đặt ra những mục tiêu riêng của họ, phương pháp làm việc và có nghĩa là để đánh giá thành công hay thất bại.
Như quyền tự chủ và tự quản lý là hạt giống của quá trình cải tiến chất lượng liên tục và tự đổi mới. Khi các nhóm phát triển kỹ năng tự tái sinh, nhà trương trở thành một tổ chức tự đổi mới. Cuộc hành trình chất lượng được đảm bảo trong các tổ chức như vậy.
Xin lấy một số ví dụ về hình thành nhóm trong dạy học ở nhà trường THPT.
Một nhóm ba giáo viên dạy môn Sử của lớp 10 hợp tác để thiết kế một phần giáo trình theo hình thức tổ chức dạy học thông qua các cuộc hội thảo của các nhóm học sinh. Họ cùng nhau xác định các chủ đề và sự chuẩn bị của học sinh, người chủ trì các cuộc hội thảo. Đây là một nhóm phụ thuộc vào cam kết của họ trong thời gian biểu, theo dõi quan sát mỗi hội thảo và sẵn sàng hỗ trợ nhau để tổ chức hội thảo
135
trong mỗi lớp. Cuối cùng, họ lãnh đạo việc thực hiện các chủ đề đã thiết kế trước.
Họ cũng xem xét những kinh nghiệm của các học sinh và kinh nghiệm của họ với nhau. Họ có thể tìm thấy các học sinh học tốt hơn, tương tác nhiều hơn với nhau ở cùng lứa tuổi và như vậy được thúc đẩy để chuẩn bị tốt hơn cho buổi hội thảo sau.
Giáo viên có thể tìm thấy rằng việc chuẩn bị cho học sinh một cái gì đó khác hơn so với quản lý lớp học bình thường, đây là một phương pháp mới và thú vị. Dự án có thể được gia hạn, sửa đổi, và phổ biến cho các giáo viên khác.
Một ví dụ khác, để phục vụ việc ôn tập cho học sinh trong kỳ thi tốt nghiệp THPT, một số giáo viên lớp 12 từ các bộ môn của các môn thi tốt nghiệp được nhà trường tổ chức thành một nhóm hợp tác lại với nhau, cùng nhau xác định rõ thực trạng về khả năng, trình độ của HS trường mình; xây dựng bộ tài liệu và thống nhất phương pháp ôn tập cho có hiệu quả. Đó là sự hợp tác nhóm trong việc phát huy những khả năng mà các giáo viên ở những bộ môn khác nhau cùng đến với nhau để cùng giải quyết một vấn đề.
Nhà trường THPT với các hoạt động đa dạng. Mặc dù, nhóm tập trung chủ yếu vào một lĩnh vực, họ cũng bị ảnh hưởng bởi các hoạt động khác trong nhà trường. Ví dụ, một nhóm giáo viên thực hiện về đổi mới phương pháp dạy học sẽ bị ảnh hưởng và bị tác động bởi nhóm làm việc về thống kê, ước lượng và đánh giá học sinh. Các nhóm có lợi thế kiểm tra các vấn đề qua các chức năng khác nhau, đối với họ không chỉ quan hệ với nhau mà còn phụ thuộc lẫn nhau.
3.2.3.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý dạy học trường THPT
Nội dung xây dựng hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm: xác định mục tiêu và các thành phần cơ bản của HTTT; tin học hóa HTTT quản lý trong nhà trường.
a. Mục tiêu và các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin
Mục tiêu của hệ thống thông tin là cung cấp những thông tin cần thiết đáng tin cậy và kịp thời để thực hiện quản lý (chức năng phục vụ); Thiết lập ngân hàng dữ liệu để cung cấp cho những người có nhu cầu về thông tin (chức năng dịch vụ);
Thống nhất về nội dung thu thập, thống kê, xử lý, kiểm soát các luồng thông tin và báo cáo thông tin của toàn hệ thống nhà trường (chức năng quản lý) .
Một hệ thống thông tin thường có các thành phần cơ bản sau:
- Nguồn thông tin : là nơi phát sinh ra thông tin. Trong một hệ thống tồn tại hai nguồn thông tin: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin nội bộ (đây là
136 nguồn thông tin thường xuyên, quan trọng nhất).
- Dòng thông tin : là một sự phân loại tương đối các thông tin đã thu nhập được. Trong một hệ thống, thông tin có thể được chia thành ba dòng: dòng thông tin vào, dòng thông tin ra và dòng thông tin nội bộ. Trong nhà trường THPT thì dòng thông tin nội bộ mà trước hết là các thông tin ngược (thông tin thực hiện của giáo viên, học sinh) là dòng thông tin quan trọng nhất của quá trình quản lý.
- Kênh truyền thông tin: là môi trường vật chất nhờ đó thông tin được vận động từ nguồn tin đến bộ phận thu nhận. Ta có thể sử dụng song song các kênh truyền thông tin để truyền đi những thông tin trong hệ thống.
- Nút thông tin: là các cá nhân và tổ chức của hệ thống. Việc xác định các nút thông tin trong quá trình thông tin sẽ đảm bảo cho thông tin không bị trùng lặp cũng như không bị bỏ sót. Trong trường THPT, nút thông tin có hai loại :
+ Các nút quản lý trực tiếp hoạt động chuyên môn: Hiệu trưởng – các Phó hiệu trưởng – Tổ trưởng chuyên môn – Giáo viên chủ nhiệm lớp- Giáo viên.
+ Các nút quản lý hỗ trợ (gián tiếp): Giám thị – Tổ trưởng Văn phòng – Cán bộ phụ trách thiết bị, thư viện – Cán bộ phụ trách Đoàn – Cán sự lớp HS – Trực ban HS – Hội cha mẹ HS.
Trên cơ sở xác định các thành phần trên, có thể tiến hành thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý hệ thống thông tin quản lý trong nhà trường THPT.
b. Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý dạy học trường THPT
Hệ thống thông tin quản lý trường THPT sẽ hỗ trợ CBQL trong công việc quản lý hàng ngày, cung cấp thông tin và dữ liệu cần thiết trong việc ra các quyết định. Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý trường THPT chính là tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin và xây dựng hệ thống phần mềm cung cấp một cách đầy đủ các tính năng hỗ trợ quản lý. Đối với các nghiệp vụ quản lý dạy học trong nhà trường THPT được tổ chức theo các phân hệ quản lý như sau :
b.1- Phân hệ quản lý học sinh. Phân hệ này bao gồm các chức năng:
- Quản lý hồ sơ học sinh: Họ tên; Ngày tháng năm sinh; Nơi sinh; Quê quán;
Địa chỉ hiện nay; Cha, mẹ; Hoàn cảnh gia đình; Đặc điểm cá nhân.
- Quá trình học tập và rèn luyện của học sinh: Theo dõi học sinh bỏ học, nghỉ học; Theo dõi học sinh chuyển trường; Theo dõi đánh giá hạnh kiểm; Tính điểm, xếp loại học tập, xét danh hiệu thi đua…
137 b.2- Phân hệ quản lý cán bộ, giáo viên
Phân hệ quản lý thông tin hồ sơ của cán bộ, giáo viên trong trường. Phân hệ giúp cho hiệu trưởng có được các thông tin đầy đủ của tất cả nhân sự trong nhà trường, cụ thể về: Lịch sử bản thân; Quan hệ gia đình; Quá trình đào tạo; Quá trình công tác, khen thưởng, kỷ luật; Đánh giá công chức.
b.3- Phân hệ quản lý quá trình giảng dạy
Phân hệ này giúp cho hiệu trưởng theo dõi được quá trình giảng dạy của từng giáo viên và có các biện pháp kịp thời chỉ đạo điều chỉnh, cải tiến để thực hiện tốt chương trình dạy học của nhà trường. Các chức năng chính của phân hệ bao gồm:
- Phân công giảng dạy, kiêm nhiệm, công tác khác;
- Xem thời khoá biểu từng giáo viên; Xem thời khoá biểu từng lớp ;
- Ghi nhận kế hoạch thay đổi giảng dạy; Ghi nhận giáo viên vi phạm nề nếp;
- Ghi nhận quá trình thực hiện chất lượng giảng dạy;
- Cung cấp các biểu mẫu thống kê.
b.4- Phân hệ quản lý trang thiết bị, thư viện
Phân hệ này giúp cho nhà trường nắm được tình trạng hiện thời của cơ sở vật chất, thiết bị dạy học trong nhà trường, theo dõi việc sử dụng và hiệu quả sử dụng trang thiết bị dạy học của giáo viên, nhu cầu mua sắm trang bị thêm...
Quản lý thư viện nhà trường phục vụ có hiệu quả cho giáo viên và học sinh trong việc giảng dạy và học tập.
b.5- Phân hệ quản lý hành chính
Phân hệ quản lý hành chính hỗ trợ cho Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch hoạt động cho từng tháng, năm học và giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch đó.
Phân hệ này còn hỗ trợ Hiệu trưởng trong việc bố trí, sắp xếp hồ sơ công việc một sách quy củ và khoa học, giúp việc lưu trữ các công văn đi, công văn đến, các văn bản pháp quy một sách đầy đủ, phục vụ tốt trong công tác quản lý.
3.2.3.4. Thiết lập công cụ kiểm soát chất lượng bằng thống kê
Một vấn đề hết sức quan trọng trong nhà trường THPT đang vận hành TQM là việc lưu giữ có hệ thống những gì đang diễn ra trong dạy học để phục vụ cho QLCL. Ghi chép và quản lý những thay đổi trong quá trình dạy học, CBQL cần tập trung vào những vấn đề chính sau đây:
- Có hệ thống các chỉ số thực hiện được thoả thuận về các mục tiêu của nhà trường. Ví dụ: “Nhà trường đặt mục tiêu phấn đấu là không có học sinh nào vi