Chương 3 BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DẠY HỌC Ở TRƯỜNG
3.2. Các nhóm biện pháp quản lý chất lƣợng dạy học THPT theo tiếp cận TQM
3.2.4. Nhóm biện pháp 4: Tổ chức thực hiện hệ thống QLCL dạy học
* Ý nghĩa của nhóm biện pháp
Giúp cho nhà trường thành lập lực lượng triển khai, xây dựng được hệ thống tài liệu quản lý chất lượng của hệ thống QLCL dạy học và triển khai áp dụng trong thực tiễn, kiểm tra đánh giá và có biện pháp điều chỉnh hệ thống QLCL kịp thời.
* Nội dung và cách thực hiện
Sau khi đã xây dựng các biện pháp của hệ thống QLCL dạy học và các công cụ thực thi TQM, nhà trường THPT phải tổ chức triển khai áp dụng hệ thống QLCL này một cách chặt chẽ với sự quyết tâm của BGH và tập thể giáo viên trong nhà trường, cần thực hiện theo trình tự sau:
3.2.4.1. Tổ chức triển khai hệ thống quản lý chất lượng dạy học a. Thành lập lực lượng triển khai
Trách nhiệm của lực lượng này không chỉ dừng lại ở việc triển khai áp dụng hệ thống QLCL mà còn bao gồm cả việc duy trì và cải tiến hệ thống QLCL về lâu dài. Lực lượng này thường bao gồm:
- Đại diện Ban Giám hiệu (tốt nhất là hiệu trưởng): Có trách nhiệm chỉ đạo việc triển khai áp dụng; tổ chức các hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ; xác định, thu thập và phân phối các nguồn lực cần thiết hỗ trợ hoạt động chất lượng như cung cấp tài liệu, phương tiện triển khai; liên hệ với các cơ quan có liên quan đến vấn đề chất lượng ở bên ngoài (như cơ quan tư vấn, cơ quan đánh giá ).
- Bộ phận QLCL: đây là lực lượng quan trọng nhất trong lực lượng triển khai.
Vì vậy, cần đặc biệt quan tâm bố trí đúng người và đủ số lượng. Bộ phận này có các nhiệm vụ đóng vai trò chính trong việc điều hành quản lý chất lượng; phân tích các khác biệt, điều chỉnh hoặc khắc phục các nội dung và hoạt động còn thiếu sót bên trong hệ thống chất lượng (so với các yêu cầu của tiêu chuẩn chất lượng); biên soạn sổ tay chất lượng; thúc đẩy và hỗ trợ các cá nhân hoặc bộ phận trong việc biên soạn các thủ tục quá trình, các hướng dẫn công việc và các biểu mẫu.
- Tổ đánh giá chất lượng nội bộ: thường bao gồm các thành viên từ những bộ phận khác nhau trong nhà trường. Họ được đào tạo các kỹ năng để có thể đánh giá chất lượng nội bộ theo đúng yêu cầu về đánh giá chất lượng.
b. Xây dựng hệ thống tài liệu quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System) gồm cơ cấu, trách nhiệm, thủ tục, quy trình và nguồn lực cần thiết để thực hiện quản lý chất lượng. Hệ
140
thống QLCL dưới dạng văn bản hóa của một tổ chức bao gồm:
Chính sách chất lượng (Quality Policy): là ý đồ và định hướng về quản lý chất lượng của tổ chức, do lãnh đạo cao nhất chính thức đề ra.
Sổ tay chất lượng (Quality Manual): là tài liệu công bố chính sách chất lượng và mô tả hệ thống chất lượng của một tổ chức.
Các thủ tục - quy trình (Procedures): là tài liệu chỉ ra cách thức tiến hành công việc hay một chuỗi công việc trong một quá trình.
Các mô tả và hướng dẫn công việc (Work Instructions): là tài liệu chỉ ra cách thức thực hiện một công việc đối với một cá nhân hay cách thức thao tác một thiết bị cụ thể.
Biểu mẫu chất lượng (Quality Form): là các văn bản được thiết kế sẵn để ghi các dữ liệu thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện, sau khi được điền đầy đủ các yêu cầu trong biểu mẫu, nó trở thành hồ sơ chất lượng.
Xây dựng hệ thống tài liệu quản lý chất lượng dạy học của trường THPT được cụ thể hóa với các nội dung như sau:
b.1- Sổ tay chất lượng : mô tả tổng quát về hệ thống chất lượng. Đây là một cẩm nang thường xuyên để triển khai, duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng. Nội dung bao gồm: chính sách và mục tiêu chất lượng; cơ cấu tổ chức của nhà trường;
cam kết của Ban Giám hiệu; danh mục các thủ tục quá trình chính thực hiện các yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng.
b.2- Thủ tục quá trình : là thành phần chính của hệ thống tài liệu chất lượng, mô tả qui trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của nhà trường dựa trên yêu cầu của bộ tiêu chuẩn chất lượng. Nó cho người thừa hành (giáo viên, nhân viên) biết phải thực hiện các công việc của mình trong thời gian nào và các bước thực hiện ra sao. Để xây dựng thủ tục quá trình cần phải nắm một cách đầy đủ toàn bộ quá trình, kế tiếp chia cả quá trình lớn thành nhiều quá trình (công đoạn) nhỏ hơn. Sắp xếp những công đoạn này theo trình tự nối tiếp nhau. Chẳng hạn phân tích quá trình dạy học của một GV đối với một lớp có thể chia nhỏ và sắp xếp theo trình tự như sau:
- Thủ tục lập kế hoạch dạy học của giáo viên: thủ tục này cho biết việc lập kế hoạch dạy học của giáo viên được thực hiện trong khoảng thời gian nào; Phải thông qua cho những ai duyệt.
- Thủ tục lập kế hoạch bài dạy (thiết kế giáo án): cần xác định cho biết giáo viên phải soạn bài trước khi lên lớp trong khoảng thời gian nào để có thể liên hệ
141
đăng ký mượn đồ dùng dạy học hay sử dụng phòng học bộ môn, hoặc dặn dò học sinh chuẩn bị bài trước ở nhà ...
- Thủ tục mượn trang thiết bị, đồ dùng dạy học: cho biết phải thực hiện những yêu cầu và trong thời gian nào.
- Thủ tục thực hiện giờ dạy trên lớp: xác định thời gian thực hiện và các yêu cầu phải thực hiện.
- Thủ tục kiểm tra, đánh giá học sinh: xác định các yêu cầu phải thực hiện và khoảng thời gian thực hiện.
- Thủ tục vào điểm trong sổ ghi điểm và học bạ: cho biết khoảng thời gian nào thực hiện các công việc vào điểm, sơ kết, tổng kết điểm và vào sổ học bạ.
b.3- Bản hướng dẫn công việc : mô tả chi tiết các động tác thực hiện một công việc của một nhiệm vụ hoặc một chức năng cụ thể. Chẳng hạn hướng dẫn công việc của giáo viên dạy học một lớp bao gồm:
- Hoạt động lập kế hoạch dạy học: mô tả chi tiết giáo viên phải thực hiện các công việc gì để xây dựng kế hoạch. Chẳng hạn phải đánh giá thực trạng nguồn lực, xác định mục tiêu, xây dựng các biện pháp, kiểm tra đánh giá. Sản phẩm của hoạt động này là một bản kế hoạch dạy học môn học của lớp.
- Hoạt động lập kế hoạch bài dạy (thiết kế giáo án): mô tả chi tiết các công việc phải thực hiện. Chẳng hạn xác định mục tiêu bài giảng, xác định nội dung dạy học, xác định phương pháp dạy (cách tổ chức giờ dạy), xác định các phương tiện cần sử dụng. Sản phẩm của hoạt động này là một giáo án (với cấu trúc thống nhất) và các phiếu học tập kèm theo.
- Hoạt động dạy học trên lớp: mô tả chi tiết tiến trình thực hiện công việc ứng với từng loại bài dạy như: lý thuyết, bài tập, ôn tập,... Thông thường ở những giờ dạy bình thường tiến trình dạy lớp diễn ra theo trình tự: kiểm tra việc thực hiện các công việc được giao của học sinh, tổ chức dạy bài mới, củng cố kiến thức đã học và giao nhiệm vụ về nhà.
- Hoạt động chuẩn bị thí nghiệm, thực hành - Hoạt động tổ chức thí nghiệm, thực hành
- Hoạt động soạn đề kiểm tra kết quả học tập của học sinh
- Hoạt động tổ chức thực hiện đề kiểm tra kết quả học tập của học sinh
142
- Hoạt động chấm bài và sửa bài kiểm tra của học sinh - Hoạt động tính điểm trung bình học kỳ, cả năm học.
b.4- Các biểu mẫu chất lượng: là một loại tài liệu đã được các bộ phận trong nhà trường soạn thảo trước hoặc các biểu mẫu do Bộ GD&ĐT hoặc sở GD&ĐT thống nhất phát hành dưới dạng mẫu in sẵn. Khi sử dụng chỉ cần điền vào những khoảng trống. Chẳng hạn các biểu mẫu về hoạt động dạy học của giáo viên như: lập kế hoạch dạy học, lập kế hoạch bài dạy, lịch báo giảng, phiếu dự giờ, phiếu đăng ký sử dụng phòng học bộ môn, phiếu đăng ký mượn đồ dùng dạy học, ...
b.5- Hồ sơ chất lượng: là một loại văn bản mang tính chất như một loại chứng cứ, là tài liệu công bố kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện. Hồ sơ thường được dùng để giải trình và chứng minh các hoạt động.
Chẳng hạn như tập bài soạn (giáo án), các phiếu học tập, các đề và kết quả kiểm tra của học sinh, các biên bản dự giờ giáo viên, các biên bản kiểm tra hồ sơ chuyên môn, các phiếu đăng ký mượn đồ dùng dạy học hay đăng ký sử dụng phòng học bộ môn...
Qua đây có thể đánh giá được quá trình dạy học của GV và học tập của HS.
c. Đào tạo vận hành hệ thống chất lượng
Sau khi đã thành lập được lực lượng triển khai hệ thống chất lượng, bước tiếp theo là tiến hành công tác đào tạo. Chương trình đào tạo bao gồm:
Trang bị kiến thức về các tiêu chuẩn chất lượng;
Nâng cao hiểu biết về lợi ích mà học sinh, giáo viên và nhà trường nhận được khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng;
Cung cấp kiến thức và kỹ năng vận hành hệ thống QLCL;
Phổ biến vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhà trường khi triển khai hệ thống QLCL.
Các chương trình đào tạo không chỉ được thực hiện đối với lực lượng triển khai hệ thống chất lượng mà còn được tiến hành đối với tất cả mọi người trong nhà trường từ BGH đến giáo viên và nhân viên. Điều quan trọng cần lưu ý là phải lập kế hoạch và tiến hành các chương trình đào tạo cho hợp lý theo tiêu chí đúng người, đúng lúc và đúng yêu cầu.
d. Tổ chức vận hành hệ thống chất lượng
Căn cứ hệ thống tài liệu chất lượng đã được viết ra, các bộ phận tổ chức cho các thành viên của mình áp dụng vào hoạt động giảng dạy và hỗ trợ dạy học. Các
143
thành viên sẽ xác định rõ hơn trách nhiệm, quyền hạn, chức năng công việc của mình, nắm rõ những mối quan hệ công tác giữa các bộ phận đã được xác định trong các thủ tục quá trình và bản hướng dẫn công việc.
Ban giám hiệu cần trao quyền cho người phụ trách chất lượng (có thể là đại diện BGH) giải quyết khó khăn và trở ngại trong quá trình áp dụng, giúp cho đội ngũ giáo viên trong nhà trường nhận thức đầy đủ và làm việc đúng theo quá trình, hướng dẫn công việc theo tài liệu đã viết và phải lưu trữ hồ sơ làm chứng cứ,...
Các trưởng bộ phận và tổ trưởng chuyên môn phải hướng dẫn, thúc đẩy và tạo động lực cho các thành viên trong bộ phận của mình thực hiện công việc của học theo những quy định trong hệ thống tài liệu QLCL.
Định kỳ tổ chức họp (có thể mỗi tuần một lần) để nắm bắt tình hình thực hiện áp dụng hệ thống QLCL và tháo gỡ hoặc kiến nghị lên cấp trên giải quyết những khó khăn nảy sinh trong quá trình thực hiện.
3.2.4.2. Kiểm tra và điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng a. Tổ chức kiểm tra, đánh giá sản phẩm
Đây là hai bước của hoạt động quản lý chất lượng nội bộ của nhà trường.
- Kiểm tra: Phải lập kế hoạch kiểm tra nhằm đánh giá chất lượng dạy học bộ môn trong từng giai đoạn cụ thể. Muốn hạn chế lỗi phải kiểm tra thường xuyên. Nội dung kiểm tra phải phản ánh được mục tiêu dạy học bộ môn. Phương thức và kỹ thuật kiểm tra phải đa dạng, phù hợp nội dung và yêu cầu kiểm tra.
- Đánh giá: Từ các thông tin của quá trình kiểm tra, đối chiếu với các yếu tố đầu vào như: chất lượng đầu vào HS, trình độ GV, trang thiết bị hỗ trợ dạy học và nguồn tài chính, quỹ thời gian học,...để có sự đánh giá một cách chính xác và biện chứng về chất lượng kết quả dạy học.
b. Xác định nguyên nhân
Nếu trong quá trình kiểm tra, đánh giá phát hiện lỗi (sự không phù hợp giữa mục tiêu và kết quả), dựa vào công cụ kiểm soát chất lượng bằng thống kê tiến hành các kỹ thuật phân tích xác định nguyên nhân gây lỗi. Để xác định lỗi phải đối chiếu các hồ sơ, tài liệu lưu trữ, phân tích xem lỗi xảy ra ở công đoạn nào của quá trình.
Từ đó chỉ ra các khiếm khuyết của công việc, con người cụ thể. Đây là hoạt động quan trọng nhất của QLCL cần được thực hiện cẩn trọng, vì nếu xác định không chính xác nguyên nhân gây lỗi sẽ không thể đề ra các biện pháp cải tiến chất lượng.
144 c. Đề ra biện pháp điều chỉnh
Trên cơ sở xác định được các khiếm khuyết của từng công việc, từng con người cụ thể gây ra lỗi, tổ đánh giá chất lượng nội bộ nghiên cứu đề xuất các biện pháp điều chỉnh. Các biện pháp điều chỉnh này bao gồm hai nội dung: điều chỉnh cho những sản phẩm đã bị lỗi và điều chỉnh quy trình công việc. Báo cáo cho đại diện lãnh đạo chất lượng nhà trường xem xét, quyết định việc điều chỉnh.
d. Tổ chức thực hiện biện pháp điều chỉnh
Đại diện lãnh đạo chất lượng tổ chức họp các thành phần có liên quan bao gồm: trưởng bộ phận QLCL, tổ trưởng chuyên môn và các bộ phận, các thành viên có liên quan. Nội dung họp bao gồm: công bố kết luận của tổ đánh giá chất lượng nội bộ và triển khai các biện pháp điều chỉnh.
Tổ trưởng và các thành viên của tổ/bộ phận có trách nhiệm tổ chức việc điều chỉnh trong công việc hoặc trong các tài liệu quản lý chất lượng và thông báo cập nhật cho các bộ phận có liên quan như quy định.