CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
3.1. GIỚI THIỆU VỀ SIÊU THỊ QUẢNG NGÃI
3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong siêu thị
Đứng đầu là giám đốc do Tổng giám đốc doanh nghiệp bổ nhiệm, là người có quyền quyết định cao nhất trong siêu thị, hai phó giám đốc và các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc để giải quyết các công việc.
Các phòng ban chức năng hỗ trợ lẫn nhau trong các công việc có liên quan. Tuy nhiên, nhân viên của bộ phận chức năng này thường không am hiểu bộ phận chức năng khác. Do vậy phải có sự chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị cấp trên.
b. hiệm vụ ủ từng bộ phận trong siêu thị
Ban giám đốc: trực tiếp điều hành mọi hoạt động của siêu thị, chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của siêu thị trước các cơ quan. Ban giám
đốc gồm một giám đốc và hai phó giám đốc.
Giám đốc: là người đứng đầu siêu thị Quảng Ngãi, chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động mua bán tại siêu thị, đời sống nhân viên trước nhà nước và công nhân viên.
Phó giám đốc nhân sự: Đƣợc ủy quyền của giám đốc thực hiện các chức năng quản lý trong lĩnh vực nhân sự nhƣ: tuyển dụng, chấm công, giám sát hành chính.
Phó giám đốc kinh doanh: Đƣợc ủy quyền của giám đốc thực hiện các chức năng quản lý trong lĩnh vực kinh doanh.
Nhiệm vụ của các phòng ban
Phòng nhân sự: Có nhiệm vụ hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng và đào tạo đáp ứng yêu cầu về nhân sự ở mọi thời điểm. Xây dựng và tham mưu các chế độ chính sách khen thưởng, kỷ luật liên quan người lao động nhằm tạo động lực và tinh thần làm việc.
Lập kế hoạch lao động tiền lương và thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ nhân viên, theo dõi kiểm tra về định mức lao động, tiền lương thưởng, tiền làm thêm giờ... để có những biện pháp cải thiện tốt hơn, làm những thủ tục nghỉ phép cho cán bộ nhân viên, lập biểu đồ nghỉ phép và kiểm tra việc thực hiện. Giải quyết các chế độ chính sách liên quan người lao động.
Xử lý kỷ luật các trường hợp vi phạm nội quy quy chế.
Phòng kinh doanh: Nghiên cứu thị trường, nằm bắt được nhu cầu thị hiếu của khách hàng, trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp, các cơ sở sản xuất trong nước để mua hàng hóa đúng với đơn vị đặt hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa từ đó có cách giải quyết kịp thời.
Tƣ vấn Ban giám đốc xây dựng và thực hiện chiến lƣợc kinh doanh của toàn đơn vị bảo đảm tối ƣu hoá nguồn lực. Tăng vị thế cạnh tranh, chịu trách nhiệm về công tác mua, bán hàng, quản lý kho tàng ...
Đảm nhận công tác trƣng bày và bán sản phẩm… hoạt động phối hợp với các phòng ban, bộ phận khác nhau nhằm đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu cũng như kế hoạch mà công ty đưa ra. Tổ chức các chương trình marketing cho siêu thị.
Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ quan sát hoạt động kinh doanh của siêu thị, hướng dẫn việc ghi chép lập chứng từ báo cáo hoạt động kinh doanh theo đúng chế độ quy định xây dựng chế độ kế toán theo quý, năm; hướng dẫn các đơn vị trực thuộc báo cáo sổ sách đầy đủ, kịp thời. Đề xuất biện pháp giải quyết nhằm khắc phục tình trạng hàng hóa kém phẩm chất, hƣ hỏng để giảm bớt tổn thất, hƣ hao. Thực hiện việc thanh toán, quyết toán kết hợp chặt chẽ với cách tổ chức kế hoạch, lập các chứng từ và báo cáo về số tồn kho cuối kỳ của hàng hóa trong siêu thị.
Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với tình hình thực tế siêu thị. Tổ chức ghi chép, cập nhập tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản, vật tƣ, hàng hoá và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh, quản lý toàn bộ nguồn thu và chi của siêu thị .
Tính toán, cân đối và nộp đầy đủ, chính xác, kịp thời các loại thuế trong doanh nghiệp, các quỹ để lại chi nhánh, thanh toán thu hồi đúng hạn các khoản vay, công nợ khác;
Tham gia cùng phòng nhân sự và đào tạo giải quyết tốt các chế độ chính sách cho cán bộ, nhân viên; quản lý toàn bộ tài sản, vật tƣ, hàng hoá, tình hình tài chính siêu thị.
Thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo thống kê, quyết toán đúng kỳ hạn hàng tháng, quý, sáu tháng, cuối năm. Tổ chức hướng dẫn, phổ biến, kiểm tra, quản lý việc thi hành các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán của nhà nước và các quy định về thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận, cá nhân có liên quan.
Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật,
giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán theo quy định của công ty, nhà nước.
Phòng kho: Gồm 3 kế toán kho, 2 thủ kho và bộ phận dán mã, kiểm kê hàng hóa nhập kho, xuất kho hàng ngày. Theo dõi việc nhập hàng từ các nhà cung cấp xem họ giao đủ hàng chƣa, chất lƣợng hàng nhƣ thế nào. Cuối tháng lập báo cáo về số tồn kho cuối kỳ của hàng hóa trong siêu thị.
Các thủ kho ghi phiếu nhập kho, ghi thẻ kho hàng ngày để theo dõi các mặt hàng cụ thể nhƣ: thực phẩm, hàng mỹ phẩm, gia dụng, sách... để đối chiếu với kế toán kho. Thủ kho và kế toán phải thống nhất với nhau từng mặt hàng và mã hàng để làm việc một cách dễ dàng.
Bộ phận bán hàng: phụ trách việc bán hàng, giúp đỡ khách hàng trong quá trình mua ngay cả khi khách hàng không yêu cầu. Thực hiện và hoàn thành các chỉ tiêu về doanh số bán hàng mà ban lãnh đạo siêu thị đƣa ra, kiểm tra và chịu trách nhiệm hàng hoá trong siêu thị về mặt đảm bảo chất lƣợng và số lƣợng hàng hoá.
Bộ phận chăm sóc khách hàng: Giải đáp những thắc mắc của khách hàng khi mua sắm tại siêu thị; giải quyết các khiếu nại của khách hàng; hỗ trợ tổ thu ngân trong việc kêu gọi các nhân viên thuộc các ngành hàng khi có nhu cầu; Giải thích cho khách hàng khi mua sắm tại siêu thị hiểu rõ hơn nữa về các chương trình khuyến mãi tại siêu thị; chịu trách nhiệm quản lý khách hàng cá nhân và khách hàng tổ chức, quản lý hệ thống khách hàng và đảm bảo quyền lợi của khách hàng.
Bộ phận thu ngân: Thực hiện nhiệm vụ thanh toán tiền cho khách hàng tại siêu thị; cuối mỗi ngày thực hiện việc thanh toán với kế toán siêu thị.