CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ SẢN XUẤT KINH
2.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần xăng dầu dầu khí PV OIL Hải Phòng
2.1.5. Cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý
*Phòng Hành chính – Tổng hợp.
− Chức năng:
Quản lý, tổ chức thực hiện và tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về các lĩnh vực như sau:
+ Công tác tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, đào tạo cán bộ, lao động tiền lương, thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
+ Công tác văn thư lưu trữ, bảo mật, hành chính quản trị, lễ tân, đối nội đối ngoại.
− Nhiệm vụ:
+ Chủ trì lập phương án về tổ chức bộ máy cán bộ Công ty phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và sự phát triển của Công ty.
+ Thiện thanh toán tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ chính sách do Nhà nước, Tổng công ty và Công ty ban hành.
+ Quản lý hồ sơ, lý lịch cán bộ, cập nhật kịp thời thông tin của người lao động trong Công ty.
+ Quản lý hợp đồng lao động, làm thủ tục ký kết hợp đồng theo quy định của Pháp luật lao động của Tổng công ty.
+ Là đầu mối phối hợp với Công đoàn Công ty chăm lo cho đời sống vật chất, tinh thần cán bộ công nhân viên. Tổ chức triển khai và thực hiện các điều khoản của Thỏa ước lao động tập thể, Nội quy lao động của Công ty.
+ Quản lý con dấu, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin theo các quy định của Nhà nước, Tổng công ty và Công ty.
+ Chủ trì tổ chức thực hiện công tác lễ tân, đối nội, đối ngoại các buổi hội họp, hội thảo của Công ty.
+ Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, phương tiện điều kiện đi lại để phục vụ hoạt động theo yêu cầu công việc của Công ty.
+ Quản lý cơ sở vật chất trụ sở, văn phòng làm việc và bất động sản của Công ty.
+ Thành lập và theo dõi thi đua khen thưởng, kỹ luật lao động; tiếp nhận các đơn thư khiếu nại trong phạm vi Công ty.
+ Chủ trì lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác đầu tư; thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực liên quan đến đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật của Công ty.
+ Chủ trì lập phương án, dự án đầu tư các công trình, kho, bồn bể, công nghệ máy móc thiết bị; xét trình duyệt thiết kế, trình duyệt dự toán theo đúng quy định.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Công ty phân công.
*Phòng Tài chính – Kế toán.
− Chức năng
Quản lý, tổ chức thực hiện và tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về lĩnh vực hoạt động Tài chính - Kế toán, hạch toán thống kê, tính toán hiệu quả kinh tế các phương án kinh doanh, bảo đảm và phát triển nguồn vốn của Công ty.
− Nhiệm vụ
+ Tổ chức thực hiện Quy chế tài chính của Công ty, các nghiệp vụ tài chính thông suốt, hiệu quả trong toàn Công ty theo đúng quy định của Nhà nước, Tổng công ty và Công ty.
+ Theo dõi, quản lý vốn, ngân quỹ, tài sản, bảo toàn và phát triển nguồn vốn của Công ty đáp ứng yêu cầu tài chính, nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Theo dõi thu, chi, công nợ tạm ứng và công nợ khách hàng, đốc thúc thu hồi công nợ khách hàng.
+ Quản lý và theo dõi việc sử dụng và phát hành hóa đơn GTGT.
+ Lập và kê khai theo dõi các loại thuế và các khoản thu nộp ngân sách Nhà nước khác kịp thời, chính xác theo đúng quy định.
+ Kiểm soát việc nhập, xuất, vật tư, hàng hóa kể cả hàng gửi.
+ Kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong lĩnh vực tài chính.
+ Quản lý két tiền mặt, tài khoản tiền gửi tại các Doanh nghiệp.
+ Chủ trì thực hiện công tác báo cáo Tài chính - Kế toán định kỳ theo tháng, quý, năm đúng kỳ hạn và đảm bảo tính trung thực, chính xác.
+ Lữu trữ quản lý hồ sơ tài liệu và bảo quản số liệu kế toán thống kê của Công ty theo đúng quy định của Nhà nước về quy chế bảo quản, lữu trữ tài liệu kế toán.
+ Hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ kế toán cho các phòng, bộ phận và cửa hàng xăng dầu của Công ty.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc phân công.
*Phòng Kinh doanh.
− Chức năng:
Quản lý, tổ chức thực hiện và tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về các lĩnh vực như sau:
+ Hoạch định chiến lược và phát triển thị trường kinh doanh xăng dầu tại khu vực thành phố Hải Phòng và các tỉnh lân cận.
+ Xây dựng hệ thống phân phối kinh doanh sản phẩm dầu, nhiên liệu sinh học, sản phẩm hóa dầu, phân đạm; bảo quản, vận chuyển phân phối và mạng lưới kinh doanh của Công ty.
+ Xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển thương hiệu.
− Nhiệm vụ:
+ Chủ động và nghiên cứu phát triển loại hình kinh doanh các mặt hàng xăng dầu, dầu mỡ nhờn.
+ Tìm kiếm và tổ chức các hoạt động đàm phán ký kết các hợp đồng là doanh nghiệp đầu mối của Tổng đại lý và đại lý trong và ngoài nước.
+ Xây dựng hệ thống thông tin thị trường phục vụ hoạt động kinh doanh xăng dầu và tổ chức thực hiện công tác tiếp thị mở rộng thị trường, phát triển hệ thống khách hàng theo hướng chọn lọc và đa dạng hóa đối tượng khách hàng và loại hình kinh doanh.
+ Chủ trì xây dựng phương án, kế hoạch kinh doanh, phát triển hệ thống bán buôn, bán lẻ tại thị trường Hải Phòng.
+ Quản lý hoạt động Tổ thị trường Hải Phòng và Hải Dương.
+ Phối hợp với phòng Tài chính - Kế toán lập sổ theo dõi và báo cáo xuất, nhập, tồn, thống kê hao hụt hàng hóa theo đúng các quy định của nhà nước, Tổng công ty và Công ty.
+ Phối hợp với phòng Tài chính - Kế toán theo dõi công nợ khách hàng và đốc thúc khách hàng thanh toán công nợ.
+ Phối hợp với các sở ban ngành địa phương tổ chức quản lý giám sát hệ thống kinh doanh xăng dầu của Công ty tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước về kinh doanh xăng dầu.
+ Xây dựng dữ liệu thông tin khách hàng và cập nhật các văn bản liên quan đến hoạt động kinh doanh xăng dầu.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc phân công + Quản lý hoạt động Tổ Quản lý - Kỹ thuật .
+ Thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa toàn bộ cơ sở vật chất của Công ty.
+ Chủ trì lập phương án, dự án đầu tư các công trình, kho, bồn bể, công nghệ máy móc thiết bị, xét trình duyệt thiết kế, trình duyệt dự toán theo đúng quy định.