Bộ máy tổ chức quản lý hoạt động của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hoàng Hà được trình bầy khái quát qua sơ đồ 2.1
Đại hội đồng Cổ đông
Hội đồng Quản trị
Ban Kiểm soát
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hoàng Hà
(Nguồn:Phòng tổ chức hành chính của công ty)
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận chức năng
Đại Hội đồng Cổ đông: Đại Hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, có quyền quyết định những vẫn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định.
Ban kiểm soát: Ban kiểm soát là cơ quan kiểm tra, giám sát toàn diện mọi hoạt động của Công ty. Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông lớn Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Phòng tổ
chức hành chính
Phòng kinh doanh
Phòng kế toán TC
Phòng Kỹ Thuật
Phòng Marketinh Phó Tổng giám đốc
(kinh doanh)
Tổng giám đốc
Phó Tổng giám đốc (Marketing)
cổ đông. Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty. Hội đồng quản trị của Công ty dự kiến gồm 05 người do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
Tổng giám đốc: Chỉ đạo mọi hoạt động của toàn công ty, Chịu trách nhiệm chính trong việc duyệt kế hoạch kinh doanh, chương trình và các nội dung tham dự hội thảo, hội chợ, trực tiếp cùng phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh tham gia các buổi dự đấu thầu, quan hệ khách hàng.
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh
- Chỉ đạo mọi hoạt động thuộc phạm vi, nhiệm vụ của Phòng kinh doanh và phòng kế toán TC
- Nghiên cứu và đề xuất với Hội đồng quản trị định hướng trong kinh doanh.
- Chịu trách nhiệm trong công tác phát triển thị trường.
Phó giám đốc phụ trách Marketing
- Chỉ đạo các hoạt động thuộc phạm vi, nhiệm vụ của các phòng Marketing và kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm báo cáo Hội đồng quản trị tình hình chăm sóc khách hàng của từng khu vực.
- Chịu trách nhiệm trong công tác nhập hàng hoá, thiết bị.
Phòng Tổ chức hành chính.
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị sắp xếp nhân sự trong hệ thống toàn công ty.
- Chịu trách nhiệm trong công tác quản lý nhân sự, đánh giá thành tích trong lao động trong toàn công ty.
- Quản lý các con dấu của công ty.
- Tiếp nhận và phân loại xử lý các văn bản đến.
- Xây dựng kế hoạch mua sắm, thanh lý các thiết bị văn phòng trình Chủ tịch Hội đồng phê duyệt, đồng thời lập sổ theo dõi và quản lý các thiết bị này.
- Thực hiện các chính sách theo quy định của Nhà nước và công ty về tiền
lương, tiền thưởng, công tác chăm sóc người lao động.
- Tham mưu và tổ chức tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên.
Phòng kinh doanh
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm cho toàn công ty.
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị để đàm phán và ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Hàng tháng có báo cáo các kết quả thực hiện hợp đồng của các dự án . - Tham mưu và xây dựng kế hoạch nhập hàng cho toàn công ty.
Phòng Kế toán tài chính
- Tham mưu cho hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính, ban hành các quy chế về tài chính phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của Cơng ty và từng đơn vị trực thuộc.
- Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, định mức chi phí, xác định giá thành các sản phẩm đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
- Thực hiện công tác hạch toán kế toán theo đúng quy định.
- Định kỳ lập báo cáo tài chính theo quy định, phản ánh kịp thời và có những đề xuất giải quyết những phát sịnh về mặt tài chính của Công ty.
- Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty để xây dựng kế hoạch tài chính và quyết định niên độ kế toán hàng năm.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thu chi, thanh toán các khoản nợ, lương thưởng kịp thời theo sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị.
Phòng Marketing:
- Làm công tác Marketting và chăm sóc khách hàng.
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị trong lĩnh vực tham gia các hội chợ triển lãm và Hội thảo về ngành hàng kinh doanh của Công ty.
- Phối hợp với phòng kỹ thuật thực hiện các dịch vụ sau bán hàng.
- Phối hợp với phòng tổ chức hành chính tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ kinh doanh.
Phòng Kỹ Thuật:
- Phối hợp với phòng kinh doanh để cung cấp các thiết bị đến từng dự án theo hợp đồng đã ký kết.
- Chịu trách nhiệm trong lĩnh vực kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm nhập khẩu.
- Hướng dẫn các khách hàng sử dụng, lắp ráp các thiết bị theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
- Báo cáo hàng tháng về chất lượng công trình mà Công ty cung cấp các thiết bị và phản ánh của khách hàng có liên quan đến những sản phẩm của công ty.
Các văn phòng đại diện:
- Thay mặt công ty để giao dịch đàm phán với khách hàng.
- Phối hợp với các phòng ban của công ty để có kế hoạch mở rộng thị trường.
- Thay mặt công ty tham gia các hội chợ triển lãm tại các địa phương.
Nhận xét chung: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty theo mô hình trực tuyến – chức năng phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Do đó, tính chuyên môn hóa trong công việc là rất cao.
Tính chuyên môn hóa này giúp cho giám đốc có thể duy trì sự kiểm soát chặt chẽ cần thiết cho các hoạt động của công ty. Sự phân chia chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong công ty là khá rõ ràng, tạo điều kiện cho việc phân công công việc cho các phòng ban đầy đủ và cụ thể. Điều này bước đầu cũng có tác dụng đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, cải tiến lề lối làm việc, xây dựng phong cách làm việc kế hoạch, văn minh và hiệu quả. Các phòng ban hoạt động rất hiệu quả và đúng chức năng của mình, do đó đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra một cách thuận lợi.