CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC
CHƯƠNG 4 BÌNH LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN KHỐI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO HÀNG TIÊT KIỆM
4.1 Thực trạng ĐLLV của NV khối văn phòng tại CTCP Giao Hàng Tiết Kiệm
4.1.2 Bản chất công việc có tác động tích cực ĐLLV của NV khối văn phòng tại công ty
Ưu điểm:
- Với văn hóa của công ty, luôn coi trọng đoàn kết và sự thân thiện gần gũi trong môi trường làm việc, công ty Cổ phần GHTK luôn nỗ lực xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, bình đẳng giữa mọi người, gần gũi, tạo nên bầu không khí để NLĐ thoải mái làm việc tốt nhất.
- Quan hệ giữa các phòng ban rất quan trọng và đang phát triển khá tốt, chính vì vậy có sự gắn kết và đoàn kết trong công ty. Công ty luôn chú trọng phát triển mối quan hệ này để thực sự có sự thấu hiểu và xậy dựng nên một tập thể vững mạnh và đoàn kết.
Nhược điểm: Với đặc trưng công việc cần có sự giao lưu và kết nối cùng nhau và liên quan giữa các phòng ban với nhau. Đôi khi có sự không rõ ràng trong phân chia công việc, gây nên sự chồng chéo, chưa minh bạch trong phân chia công việc, từ đó gây nên mâu thuẫn giữa các phòng ban.
4.1.2 Bản chất công việc có tác động tích cực ĐLLV của NV khối văn phòng tại công ty.
“Bản chất công việc” có ảnh hưởng thuận chiều đến động lực của NV khối văn phòng tại công ty Giao Hàng Tiết Kiệm. Dựa trên kết quả nghiên cứu, với sig <
0.05, β = 0.212 là yếu tố có tác động thuận chiều và lớn thứ hai lên ĐLLV của NV khối văn phòng tại công ty. Điều này có nghĩa là biến BC – ‘bản chất công việc’ tăng 1 đơn vị thì biến DL - ‘động lực’ tăng 0.212 đơn vị. Kết quả khảo sát cũng cho thấy điểm trung bình đánh giá của NV văn phòng với yếu tố này là 3.7614 cao hơn mức
73
trung bình điều này chứng tỏ NV đang cảm thấy khá hài lòng với nó.
Các biến con trong bảng hỏi tác động đến nhận thức về Bản chất công việc bao gồm: BC5- “được chịu trách nhiệm khi thực hiện công việc’ với hệ số đáng giá trung bình là 4.02, ở mức đồng ý, điều này chứng tỏ sự đồng tình của NV công ty với yếu tố này khá cao. BC 7- ‘NV được nhận phản hồi từ nhận viên vận hành” – 3.83.
Tại công ty, NV được tự chịu trách nhiệm với công việc mình thực hiện, đó chính là NV được khuyến khích tự do sáng tao và thể hiện bản thân, qua đó cho phép bản thân NV được chịu trách nhiệm và quyết định trong phạm vị công việc của người đó thực hiện. Đây chính là cơ hội để NV được sáng tạo và tìm hiểu về công việc, qua đó hiểu rõ hơn về bản chất của công việc mà họ đang thực hiện cũng chính là sự công nhận cho NV đó. Biến BC1- “công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng” với hệ số đánh giá trung bình là 3.73. Biến BC2 – “công viêc đóng vai trò quan trọng nhất định trong công ty”
và BC3- “công việc xác đinh” – 3.51.
Có thể thấy sự rõ ràng trong bản mô tả công việc ở một số vị trí của từng công việc khác nhau tại công ty. Từ đó giúp người lao động hiểu rõ và nắm bắt kỹ hơn công việc của bản thân cần thực hiện, làm sao để đáp ứng hiệu quả nhất. Dưới đây là bản mô tả công việc của vị trí nhân viên tuyển dụng – đào tạo tại công ty. NLĐ sẽ được đọc để nắm rõ công việc của mình.
BẢNG 4.1 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG – ĐÀO TẠO
I. Thông tin chung
Tên vị trí: Nhân viên Tuyển dụng – Đào tạo Cấp bậc: Nhân viên
Phòng/Đơn vị: Phòng Hành chính Nhân sự Quản lý trực tiếp: Trưởng nhóm tuyển dụng, đào tạo
Thời gian làm việc: Hành chính
Giới tính: Nam/Nữ
Số nhân sự đảm nhận vị trí: 01 Người thay thế khi vắng mặt: Người được ủy quyền
II. Nhiệm vụ: Tiêu chuẩn đánh giá:
A. Tuyển dụng
1. Chịu trách nhiệm hiệu quả tuyển dụng của
cá nhân - Theo đánh giá KPIs của mình
74 2. Tổng hợp, trình duyệt kế hoạch tuyển
dụng nhân sự cho các phòng/ ban tháng, năm.
- Năm: chậm nhất vào ngày 10/3 - Tháng: chậm nhất vào ngày 02 của
tháng kế tiếp
3. Tổng hợp bản MTCV, tiêu chuẩn công việc cho tất cả các vị trí trong Công ty, xây dựng chức năng, nhiệm vụ, sơ đồ tổ chức của các Phòng ban; và đưa lên hệ thống
- Đảm bảo MTCV, tiêu chiểu công việc có cho tất cả các vị trí
- Nếu vị trí nào mới chưa có, thì phải đảm bảo có trước khi nhân sự đó đi làm
- Có chức năng, nhiệm vụ, sơ đồ tổ chức của tất cả các phòng/ban/bộ phận trong Công ty. Nếu
phòng/ban/BP nào mới thành lập, thì phải đảm bảo có trước khi quyết định thành lập được ban hành 4. Trực tiếp xây dựng hoặc kết hợp với các
Phòng ban chuyên môn xây dựng bài thi kiểm tra máy tính, chuyên môn cho ứng viên
Theo danh mục các vị trí cần test khi tuyển dụng
5. Đăng tuyển, tạo nguồn và tìm hồ sơ ứng viên.
Đăng tuyển hoặc làm việc với các đơn vị cung cấp nguồn nhân lực chậm nhất 01 ngày kể từ ngày nhận được đề xuất tuyển dụng được ký duyệt
6. Sàng lọc hồ sơ, trực tiếp tổ chức phỏng vấn
- Tổ chức PV chậm nhất sau 03 ngày kể từ ngày đăng tuyển hoặc làm việc với các đơn vị cung cấp nhân lực - Đảm bảo hồ sơ chất lượng, đúng tiêu
chí đưa ra 7. Trực tiếp phỏng vấn ứng viên cùng các
Trưởng, phòng ban, bộ phận khi được ủy quyền
8. Tổ chức thi tuyển - Chuẩn bị máy tính (nếu cần), giấy,
75
bút, phòng thi cho các ứng viên - Có đề thi phát cho mỗi ứng viên 9. Tiếp nhận nhân sự mới và hoàn thành các
thủ tục tiếp nhận Ngay ngày đầu tiên nhân sự đi làm
10. Tổng hợp đánh giá thử việc
- Chậm nhất vào ngày cuối cùng kết thúc thử việc
- Thực hiện theo đúng quy trình tuyển dụng
11. Tổng hợp, báo cáo công tác tuyển dụng định kỳ tháng, năm, phân tích đánh giá chất lượng, tình hình công tác tuyển dụng trên toàn hệ thống, đề xuất giải pháp cải tiến.
- Báo cáo tháng: chậm nhất vào ngày 05 của tháng kế tiếp
- Báo cáo năm: chậm nhất vào ngày 05 của tháng 3 hàng năm
- Thực hiện theo đúng mẫu biểu đã được ký duyệt
12. Xây dựng quy trình, quy định, mẫu biểu tuyển dụng.
13. Tổng hợp, báo cáo công tác đào tạo định kỳ tháng, năm, phân tích đánh giá chất lượng, tình hình Tuyển dụng cho các Phòng ban /Tập đoàn, đề xuất giải pháp cải tiến.
- Báo cáo tháng: chậm nhất vào ngày 05 của tháng kế tiếp
- Báo cáo năm: chậm nhất vào ngày 05 của tháng 3 hàng năm
- Thực hiện theo đúng mẫu biểu đã được ký duyệt
14. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu
của CBQL Khi có phát sinh
B. Đào tạo
1. Phân tích các nhu cầu đào tạo và thiết lập/
xây dựng các kế hoạch và chương trình đào tạo, ngân sách đào tạo.
- Năm: chậm nhất vào ngày 10/3 hàng năm
- Tháng: chậm nhất vào ngày 02 của tháng kế tiếp
2. Lập kế hoạch đào tạo đột xuất Chậm nhất 03 ngày kể từ ngày nhận
76 - Tìm hiểu nhu cầu, xác định mục đích đào
tạo
- Lập kế hoạch
được đề xuất đào tạo
3. Trực tiếp biên soạn, xây dựng, cập nhật các giáo trình đào tạo cơ bản, bài test mình đang trực tiếp phụ trách: Hội nhập, kỹ năng ...
4. Trực tiếp hoặc kết hợp với các Phòng/ban chuyên môn xây dựng giáo trình đào tạo, bài test, các bài khảo sát
- Đảm bảo ít nhất những lĩnh vực sau phải có giáo trình đào tạo: Kinh doanh, Marketing, Bảo hành & chăm sóc khách hàng, Nhân sự
- Tất cả các giáo trình phải được xây dựng bài test kèm theo
5. Nghiên cứu đề xuất các chương trình đào tạo khác để nâng cao chất lượng nhân sự 6. Hỗ trợ xây dựng, giám sát cải tiến quy
trình đào tạo, chịu trách nhiệm triển khai thực hiện kế hoạch
7. Nghiên cứu đề xuất các chương trình đào tạo khác để nâng cao chất lượng nhân sự 8. Đánh giá hiệu quả đồng thời đưa ra đề
xuất và cải tiến đối với các chương trình đào tạo.
- Đánh giá hiệu quả đồng thời đưa ra đề xuất và cải tiến đối với các chương trình đào tạo.
9. Tìm kiếm các đơn vị đào tạo bên ngoài
- Tìm kiếm những đơn vị đào tạo chuyên dụng, VD: chuyên đào tạo về kinh doanh, chuyên đào tạo về nhân sự, tài chính kế toán, marketing, sản xuất …
- Tìm kiếm những đơn vị có thể đào tạo inhouse hoăc/và public
77
10. Tổ chức đào tạo cho các Phòng ban; - Chậm nhất 07 ngày kể từ ngày kế hoạch đào tạo được phê duyệt 11. Trực tiếp đào tạo hội nhập hoặc đào tạo
kỹ năng… cho nhân viên; - 01 lần/tuần hoặc khi có phát sinh
12. Tổ chức kiểm tra, đánh giá định kỳ
- Nhân sự thử việc: chậm nhất vào ngày cuối cùng của thời gian thử việc
- Nhân sự chính thức: định kỳ 01 lần/năm
- Thực hiện theo đúng quy trình về đào tạo về đánh giá nhân sự 13. Tổng hợp và lưu trữ toàn bộ giáo trình đào
tạo chuyên môn, sản phẩm, kỹ năng… của các Phòng,ban,bộ phận
14. Thực hiện quy trình đào tạo trên hệ thống (tạo kỳ đào tạo, gán nhân sự, gán bài test)
15. Tổng hợp, báo cáo công tác đào tạo định kỳ tháng, năm, phân tích đánh giá chất lượng, tình hình đào tạo cho các Phòng ban /công ty, đề xuất giải pháp cải tiến.
- Báo cáo tháng: chậm nhất vào ngày 05 của tháng kế tiếp
- Báo cáo năm: chậm nhất vào ngày 05 của tháng 3 hàng năm
- Thực hiện theo đúng mẫu biểu đã được ký duyệt
16. Thực hiện các công việc khác theo sự
phân công của CBQL. Khi có phát sinh
III. Quyền hạn:
1. Quyền trong công việc:
- Có quyền đưa ra các ý kiến, tư vấn của cá nhân mình trong việc thực hiện công việc;
- Có quyền đề xuất về các điều kiện làm việc (trang thiết bị làm việc, công cụ dụng cụ …);
- Có quyền đề xuất về chế độ phúc lợi, cơ hội thăng tiến cho mình.
78
2. Quyền vào hệ thống (phần mềm + server):
3. Phần mềm: Phân quyền vào phần HR trên hệ thống, vào báo cáo web HCNS 4. Server: - Public chung; - Public – HCNS: Toàn quyền trừ mục lương, thưởng, bảo
hiểm
IV. Quan hệ trong công việc:
1. Tác nghiệp nội bộ: Tất cả các Phòng, ban trong Công ty (bao gồm cả các Chi nhánh, bưu cục, kho)
2. Quan hệ với bên ngoài:
- Các đơn vị cung cấp nguồn nhân lực, các trang tuyển dụng hoặc báo tuyển dụng.
Các trường Trung cấp, Cao đẳng, Đại học, các trung tâm dạy nghề - Các đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo
- Các ứng viên V. Điều kiện làm việc:
3. Làm việc tại: Văn phòng trụ sở công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm 4. Được cấp phát: Máy tính, điện thoại, VPP, các CCDC phục vụ công việc ….
VI. Yêu cầu cho công việc:
1. Trình độ học vấn: Cao đẳng trở lên
2. Chuyên môn: HCNS, Kế toán, QTKD hoặc chuyên ngành khác có liên quan.
3. Kinh nghiệm: có ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương;
4. Kiến thức:
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp thông thường, đọc hiểu được tài liệu - Nắm vững Luật lao động, Luật BHXH
- Có kiến thức về tuyển dụng vào đào tạo - Nắm vững phương pháp định biên nhân sự
- Có kiến thức cơ bản về tiền lương, chính sách lương thưởng chung ngoài thị trường
- Nắm vững MTCV của các vị trí mang tính chất chung đối với tất cả các Công ty (VD: NV kế toán, NV HCNS, NV Lễ tân, NV Hành chính, NV XNK …)
5. Kỹ năng/khả năng:
- Có mối quan hệ rộng với các đơn vị cung cấp nguồn nhân lực, các trường TC,
79
CĐ, ĐH và các trung tâm dạy nghề, các đơn vị đào tạo
- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Power point, Internet, Outlook, internet…)
- Soạn thảo văn bản, quy trình, quy định, mẫu biểu tốt - Kỹ năng biên soạn, xây dựng giáo trình đào tạo - Khả năng làm MC; - Khả năng đứng lớp
- Kỹ năng lắng nghe, biết nắm bắt tâm lý con người, khả năng giao tiếp, thuyết trình, thuyết phục tốt; Có kỹ năng tổ chức sự kiện
- Kỹ năng đào tạo, giao việc, khả năng quản lý nhóm, khả năng tư duy logic tốt; - Khả năng làm việc dưới áp lực cao.
6. Phẩm chất cá nhân:
- Nhanh nhẹn, linh hoạt, thẳng thắn, trung thực; - Chăm chỉ, chịu khó, nhẹ nhàng, kiên nhẫn; - Tự tin
- Có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết với công việc
7. Yêu cầu khác: Sức khoẻ: Tốt Ngoại hình: ưa nhìn; Tuổi từ 26 đến 32.
Chị Đặng Thu Huyền – Leader tuyển dụng khu vực Hà Nội cho tại công ty cho biết: “Bản chất công việc có rất nhiều khía cạnh khác nhau đối với từng công việc: vị trí, tầm quan trọng của công việc, tính chất công việc, cơ hội thăng tiến và khả năng phát triển của nó. Mỗi công việc khác nhau sẽ có những đặc điểm riêng biệt, không giống nhau. Chính vì vậy làm sao để NV phải hiểu rõ và nắm chắc về bản chất công việc từ đó biết rõ kỹ năng cần phải có của công việc này là gì là việc vô cùng quan trọng. Tại công ty, đối với NV mới, ngay từ khi tuyển dụng đầu vào, NV sẽ được tìm hiểu quả trước về công việc ứng tuyển cần có những kỹ năng chuyên môn cần thiết gì để đáp ứng công việc, tại phần mô tả công việc. Sau khi làm việc họ luôn được tranning và đào tạo về công việc để có thể hiểu rõ hơn về công việc. Bên cạnh đó, NV của công ty sẽ được trau dồi thêm các kỹ năng thiếu sót từ đó mà thực hiện tốt hơn.”
Biến BC3 là thấp nhất trong các nhóm bản chất công việc- công việc được xác định (được làm từ đầu đến cuối một công việc), điều này vẫn chưa được chấp nhận cao, đang ở mức trung bình, thực tế tại công ty, đôi khi một NV cần làm thêm các
80
công việc khác vị trí mà mình đăng ký, hoặc thực hiện lẻ và thêm các công việc khác, chưa được làm toàn bộ một công việc như việc tuyển dụng vẫn cần hỗ trợ bên đào tạo về việc trao đổi đào tạo ứng viên. Từ những khía cạnh đó mà tác động đến thái độ, cái nhìn khác về nhận thức của NLĐ. NLĐ luôn muốn hiểu rõ công việc mình đang làm như thế nào để có thể làm việc hiệu quả nhất. Tùy từng vị trí làm việc mà công việc sẽ yêu cầu những kỹ năng cần thiết và khác biệt. Tại công ty, NV nhận được sự phản hồi về công việc từ cấp trên hay đồng nghiệp. Điều này thể hiện qua biến BC4- “thường xuyện được nhận phản hồi về công việc” với hệ số đánh giá trung bình là 3.83 ở mức bình thường. Như đã nói về sự giao lưu qua lại giữa các phòng ban, thì sự liên kết và phản hồi cần phải có ở trong công việc để hiểu rõ về công việc.
Tuy nhiên tại công ty sự phàn hồi luôn xảy ra, nhưng vẫn còn chậm và chưa nhanh.
Từ đó có sự học hỏi thêm kiến thức, mục tiêu, định hướng và làm việc hiệu quả nhất.
Trong làm việc tai GHTK, luôn có những áp lực từ cả phía khách hàng cũng như phía vận hành.
Ưu điểm: Tại công ty, khi NV bắt đầu công việc, tính chất công việc đã được trao đổi trực tiếp, được trao đổi chi tiết về những gì phải làm, nó được thể hiện trong bản phân tích mô tả công việc. Bao gồm những kỹ năng phải có, nhiệm vụ, vị trí công việc phải làm, đặc biệt là NV được cũng tham gia vào viêc đóng góp và xây dựng việc mô tả công việc thông qua các buổi họp thường niên, hay nói chuyện trực tiếp với người quản lý trực tiếp. Qua đó giúp NLĐ cảm thấy tự tin và hiểu rõ hơn về công việc mình phải làm
Nhược điểm:
- Những thay đổi về công việc và việc cung cấp thông tin về sự thay đổi nhiệm vụ công việc vẫn thực hiện còn chậm. Đôi khi làm cho họ bị bỡ ngỡ và khó thích nghi. Việc nhận được phản hồi và hỗ trợ của ban điều hành còn khá chậm.
- Chính sách tuyển dụng nhân sự đầu vào chưa hợp lý, quá trình thực hiện và triển khai đôi khi còn chậm làm ảnh hưởng đến việc bố trí công việc còn chưa linh hoạt.