CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP KIỂM SOÁT CHI PHÍ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM-CHI NHÁNH THÀNH PHỐ VĨNH YÊN VĨNH PHÚC
3.3. Giải pháp kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả tại Agribank
3.3.1 Hoàn thiện cơ chế kiểm soát chi phí
Cơ sở đề xuất giải pháp: Cơ chế kiểm soát trong ngân hàng thương mại chính là các thủ tục được xác lập nhằm ngăn chặn và phát hiện các rủi ro có thể xảy ra. Qua tìm hiểu thực tế tại chi nhánh cho thấy trong quá trình hoạt động các
cơ chế kiểm soát chi phí còn nhiều hạn chế nhất là chi phí hoạt động.
Kết quả mong đợi: xây dựng một cơ chế kiểm soát chi phí hoàn thiện, phù hợp với các điều kiện của đơn vị, làm tiền đề cho việc kiểm soát tốt chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Nội dung giải pháp:
Để công tác kiểm soát chi phí phát huy được hiệu quả cần hoàn thiện cơ chế kiểm soát chi phí thông qua các giải pháp sau:
- Áp dụng hình thức khoán chi phí tới từng bộ phận cá nhân. Đối với các khoản chi phí xăng dầu, giấy tờ in ấn văn phòng phẩm điện thoại có thể thực hiện cơ chế khoán chi phí tới từng bộ phận để đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
Việc khoán chi phí nhằm gắn trách nhiệm và quyền lợi của người lao động vào nhiệm vụ kiểm soát và tiết kiệm chi phí. Hơn nữa, thông qua khoán chi phí chi nhánh cũng chủ động hơn trong việc thực hiện các chỉ tiêu và định mức chi phí.
Để thực hiện cơ chế khoán chi phí chi nhánh cần thực hiện theo trình tự:
+ Bước 1: Giao chỉ tiêu khoán các loại chi phí
Định kỳ hàng năm vào đầu năm tài chính chi nhánh căn cứ vào kế hoạch chi phí đã được phê duyệt và nhu cầu thực tế tại từng đơn vị tiến hành giao khoán các khoản chi phí thông qua quyết định khoán. Quyết định giao khoán ban hành công khai cho toàn chi nhánh với mức khoán cụ thể từng loại chi phí và là căn cứ để từng bộ phận thực hiện.
Hiện nay, chi nhánh có thể áp dụng hình thức định mức khoán chi phí cho các khoản mục chi phí: chi phí sử dụng xăng xe chi phí văn phòng phẩm, chi phí điện thoại công tác phí chi phí nước uống, tiền điện, chi phí hội h p, chi phí tiếp khách….
+ Bước 2: Các đơn vị thực hiện các khoản chi phí được giao khoán
Căn cứ vào quyết định khoán quy định chi tiết cụ thể từng mức khoán
cho từng loại chi phí các đơn vị tiến hành thực hiện chi tiêu trong hạn mức khoán chi nhánh quy định. Quá trình chi tiêu này dựa trên cơ sở tiết kiệm, hiệu quả đúng quy định.
Để có nguồn tài chính chi cho các khoản chi phí đã được khoán các bộ phận ứng tiền tại phòng kế toán. Căn cứ vào thực tế phát sinh các khoản chi phí các bộ phận phải tập hợp chứng từ kế toán để hoàn ứng kịp thời.
+ Bước 3: Các đơn vị báo cáo kết quả khoán chi phí
Cuối năm tài chính căn cứ thực tế các khoản chi phí phát sinh các bộ phận lập báo cáo quyết toán các khoản chi phí. Nội dung báo cáo theo mẫu phụ lục số 01.
+ Bước 4: Đánh giá kết quả khoán chi phí
Căn cứ vào báo cáo kết quả khoán chi phí, phòng kế toán ngân quỹ chủ trì đánh giá kết quả khoán chi phí đề xuất cơ chế thưởng phạt căn cứ vào thực tế tình hình tiết kiệm hay lãng phí chi phí của từng bộ phận. Chi nhánh cần bổ sung trong chính sách khen thưởng trong việc thực hiện giao khoán cho từng phòng ban để tạo động lực thực hiện chính sách tiết kiệm.
- Kiểm soát chi phí nhân viên đảm bảo chặt chẽ, hiệu quả. Quy trình chấm công, thống kê lương đánh giá chất lượng công việc cần được chuẩn hóa thành quy định và tạo thành văn hóa trong doanh nghiệp.
Nguồn nhân lực chính là một trong những nguồn lực quan tr ng của tổ chức. Do vậy để kiểm soát tốt chi phí nhân viên đồng thời thúc đẩy tăng năng suất lao động, tạo động lực cho người lao động chi nhánh cần chú tr ng hơn nữa cơ chế kiểm soát chi phí nhân viên đảm bảo công bằng, hiệu quả. Chi nhánh cần nghiên cứu, ban hành quy chế trả lương và tạo thành văn hóa tại đơn vị trên tinh thần trả đúng trả đủ. Cơ chế trả lương cần phân rõ lương chức danh, lương theo hiệu quả lao động.
Vấn đề chấm công cần thực hiện hàng ngày công khai. Định kỳ hàng
tháng các bộ phận tiến hành h p đánh giá chất lượng lao động và xếp lương theo mức độ hoàn thành công việc.
Bên cạnh kiểm soát tốt chi phí cần phải thực hiện giải pháp tăng năng suất lao động. Đây cũng là một tr ng những giải pháp hữu hiệu để kiểm soát tốt chi phí nhân viên. Để tăng năng suất lao động chi nhánh cần chú tr ng chính sách đào tạo, tuyên truyền ý thức người lao động trong việc thực hiện nôi quy lao động quy định, quy chế của Agribank, pháp luật của nhà nước.
Nhân viên là yếu tố thuộc về môi trường kiểm soát và cũng là người thực hiện kiểm soát chi phí. Các chính sách nhân sự được xây dựng trên cơ sở tuân thủ luật lao động các văn bản pháp lý liên quan đảm bảo công bằng, minh bạch sẽ là động lực quan tr ng thúc đẩy hiệu quả công việc tránh được sai sót và thu được kết quả tốt trong công tác kiểm soát chi phí.
Thực hiện định kỳ 1 năm luân chuyển các vị trí công tác sẽ đảm bảo khách quan ngăn ngừa tình trạng cán bộ làm lâu năm thông đồng, móc nối với các đối tượng xấu làm sai trái gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, hiệu quả công việc sụt giảm. Hơn nữa, thông qua quá trình luân chuyển công việc cũng tạo điều kiện cho các cán bộ nhân viên có điều kiện h c hỏi, trau dồi kinh nghiệm, thành thạo nghiệp vụ, tránh sai sót. Qua quá trình luân chuyển đánh giá được khả năng trình độ điểm mạnh điểm yếu của từng cá nhân, phát hiện nhân tố mới để bố trí công việc phù hơp với sở trường từng người.
Việc quản lý và sử dụng tài sản cố định chưa thực sự được chú tr ng tại chi nhánh. Để kiểm soát tốt chi phí tài sản, giảm tối đa chi phí sửa chữa thường xuyên cần phải quy định rõ trách nhiệm quản lý sử dụng từng loại tài sản, gắn trách nhiệm cho từng cá nhân. Đối với tài sản như xe máy tính máy đếm tiền…
cần phải có quyết định bàn giao tài sản cho từng cá nhân. Định kỳ theo tháng cần phải kiểm tra tình trạng máy móc thiết bị, bảo trì tài sản để đảm bảo hoạt động liên tục, tránh tình trạng tài sản hư hỏng mới báo, chi phí sửa chữa lớn. Để tránh tình trạng này xảy ra chi nhánh phải tiến hành lựa ch n đơn vị cung ứng dịch vụ uy tín, ký kết hợp đồng bảo trì tài sản theo định kỳ.
Để tăng cường giám sát sử dụng tài sản, tránh tình trạng mất mát hư hỏng cần tiến hành kiểm kê đánh giá thường xuyên hơn. Hiên nay chi nhánh chỉ làm công tác kiểm kê vào cuối năm tài chính.Việc kiểm kê giúp xác định tình trạng tài sản đánh giá tình hình tài sản và có biện pháp xử lý tài sản hư hỏng kịp thời.
- Xây dựng thói quen tiết kiệm chống lãng phí từ cán bộ đến nhân viên tạo thành văn hóa trong chi nhánh.
Nâng cao nhận thức về nội dung nhiệm vụ của công tác quản lý tài chính nói chung và kiểm soát chi phí nói riêng cho cán bộ công nhân viên trong chi nhánh. Chia sẻ gánh nặng quản lý tài chính trong nhiệm vụ chung phát triển chi nhánh không phải chỉ là nhiệm vụ của phòng kế toán mà là nhiệm vụ chung của chi nhánh, của từng cá nhân cán bộ và nhân viên tại chi nhánh. Vì vậy cần nâng cao nhận thức cho CBCNV và cán bộ quản lý trong Agribank chi nhánh thành phố Vĩnh Yên Vĩnh Phúc về các nội dung và nhiệm vụ của công tác quản lý tài chính, kiểm soát chi phí.
Để công tác quản lý tài chính, kiểm soát chi phí ngày một hiệu quả thì việc nâng cao nhận thức cho cán bộ công nhân viên và cán bộ quản lý trong chi nhánh những hiểu biết về quản lý tài chính là hết sức cần thiết. Thông qua việc tổ chức các lớp đào tạo hướng dẫn nhanh để từng thành viên trong chi nhánh nắm rõ quy chế chi tiêu nội bộ các quy định của pháp luật. Tổ chức các cuộc thăm dò ý kiến, trả lời thắc mắc để hiểu rõ hơn những vấn đề còn mơ hồ, hiểu chưa đúng chưa đủ của CBCNV và người quản lý để từ đó có những giải thích và thay đổi kịp thời.
Để tạo nên văn hóa của chi nhánh về ý thức tiết kiệm, chống lãng phí chi nhánh cần xây dựng chế độ thưởng phạt rõ ràng gắn với từng nội dung chi phí, từng cá nhân, bộ phận.
Các đơn vị thực hiện: Phòng kế toán – ngân quỹ, phòng kế hoạch kinh doanh.