CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG (BALANCED SCORECARD)
1.6. Quy trình xây dựng thẻ điểm cân bằng
Để doanh nghiệp đạt đƣợc thành công thì việc hoạch định chiến lƣợc là điều kiện tiên quyết và vô cùng quan trọng. Đầu tiên phải phân tích môi trường kinh doanh, xu hướng phát triển và đối thủ cạnh tranh để phân tích tổng thể chiến lƣợc cho doanh nghiệp.
Chiến lƣợc của doanh nghiệp khi đã xây dựng xong cần phải truyền đạt cho tất cả cán bộ công nhân vi n đƣợc nắm rõ, để công nhân viên hiểu chiến lƣợc đó thực chất là gì, thực hiện bằng cách nào để đạt đƣợc mục tiêu. Việc truyền đạt chiến lược đến cán bộ công nhân viên có thể bằng nhiều phương tiện như: Bảng thông báo, bản tin trên loa phóng thanh của công ty, bản tin trên nội san công ty, trực tiếp truyền đạt cho cán bộ công nhân vi n đầu tuần... Từ chiến lƣợc chung toàn doanh nghiệp, các bộ phận triển khai các mục ti u, thước đo cho bộ phận, cho từng cán bộ công nhân vi n. Để cho toàn thể công nhân viên cố gắng thực hiện chiến lược thì n n khen thưởng xứng đáng. Lưu ý, phải tránh trường hợp chỉ cho công nhân viên biết chứ họ không hiểu rõ thì sẽ làm chệch hướng đi của chiến lƣợc.
1.6.2. Xác định các chỉ tiêu sử dụng đo lường
Key Performance Indicator (KPI), là công cụ đo lường hiệu suất làm việc, giúp doanh nghiệp tính toán trước kết quả và theo dõi quá trình tăng trưởng so với mục ti u đã đề ra.
Thẻ điểm cân bằng giúp nhà quản lý đƣa ra chiến lƣợc chi tiết và cụ thể tới từng nhân vi n. Sau đó phải xây dựng thước đo (Key Performance Indicators – KPIs) để đo lường hiệu quả công việc của từng người, từ đó nhà quản lý đánh giá năng lực và định hướng công việc cho nhân viên của mình dễ dàng hơn. Nếu nhà quản lý cho nhân viên hiểu chiến lƣợc và nhà quản lý hiểu nhân viên, sẽ làm cho các chiến lược được thực hiện theo đúng định hướng và mục ti u đã đề ra. Việc sử dụng thẻ điểm cân bằng kết hợp với thước đo KPI để đánh giá 1 cách toàn diện hiệu quả kinh doanh ở doanh nghiệp hiện vẫn chƣa sâu rộng và hoàn thiện.
Hầu nhƣ các doanh nghiệp chỉ quan tâm đến phần nhƣ tiếp thị, chăm sóc khách hàng và doanh thu.
Khi kết hợp thẻ điểm cân bằng sau đó sử đụng thước đo KPI gia tăng và thúc đẩy hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần gắn những nỗ lực cải thiện và gia tăng năng suất lao động của mỗi cá nhân với phần thưởng xứng đáng. Có như vậy thì doanh nghiệp sẽ có những bước tiến vượt trội trong khả năng phát triển chiến lƣợc của mình.
1.6.3. Gắn kết cấu trúc và chiến lƣợc của doanh nghiệp vào thẻ điểm cân bằng
Doanh nghiệp phải lên kế hoạch và đặt ra các mục ti u để đƣa chiến lƣợc thành hành động. Các thước đo đã được xác định kết hợp với các mục tiêu cụ thể, mục tiêu cần xác định rõ ràng thời gian và không gian. Các mục ti u đã đề ra cần phải có cách giải quyết, phương hướng đi. Lúc này, sẽ khảo sát sáng kiến và lựa chọn sáng kiến phù hợp nhất với chiến lƣợc.
Doanh nghiệp nên tránh tình trạng thử nhiều sáng kiến khi chƣa sàng lọc sẽ làm lãng phí nguồn lực. Doanh nghiệp cần sàng lọc, sau khi sàng lọc chọn đƣợc sáng kiến tốt sẽ tập trung vào nó để thực hiện. Cần phân bổ nguồn lực, chi phí phù hợp cho chiến lƣợc hoạt động để chiến lƣợc mang về kết quả cao nhất.
1.6.4. Phát triển các chương trình hành động
Khi đã gắn kết cấu trúc và chiến lƣợc vào thẻ điểm cân bằng thì doanh nghiệp tiến hành triển khai phát triển chương trình hành động. Doanh nghiệp căn cứ vào chiến lƣợc và các mục tiêu đã xây dựng, phân phối nguồn nhân lực và tài chính, thiết lập trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ để vận hành. Đối với mỗi nhân viên chịu trách nhiệm vận hành thực thi chiến lƣợc thì cần đƣợc kiểm soát tiến bộ thực hiện công việc. Cũng trong bước này, động cơ của nhân viên gắn liền với việc thực hiện các nhiệm vụ.
1.6.5. Đánh giá thành quả triển khai chiến lƣợc
Kết quả thực tế xảy ra nhƣ thế nào cần đƣợc đánh giá cụ thể so với kế hoạch đề ra. Xác định cụ thể hoàn thành đƣợc những gì, những gì chƣa đạt để khắc phục cho mục tiêu tiếp theo. Công việc không thể kết thúc bằng giai đoạn tích hợp, cần phải xem xét lại thường xuyên giới hạn của các giá trị, các thành phần định lƣợng và định tính, mối quan hệ giữa chúng với nhau.
Quá trình xây dựng thẻ điểm cân bằng là quá trình liên tục, thường xuyên và phát triển cùng với doanh nghiệp. Nên sau mỗi mục tiêu cần đánh giá lại để điều chỉnh cho phù hợp.
1.6.6. Bản đồ chiến lƣợc
Bản đồ chiến lƣợc mô tả chiến lƣợc của tổ chức theo trình tự toàn diện và logic. Bản đồ chiến lược mô tả phương thức tổ chức tạo ra giá trị và cung cấp mối liên hệ còn thiếu giữa việc hoạch định và triển khai chiến lƣợc. Bản đồ chiến lược còn là cẩm nang mô tả, kết nối và đo lường các tài sản vô hình để có được hiểu quả hoạt động vƣợt trội.
Bản đồ chiến lƣợc đƣợc xây dựng theo trình tự:
- Phương diện tài chính: Xác định mục tiêu tài chính.
- Phương diện khách hàng: Xác định, lựa chọn mục tiêu và tập hợp giá trị để mang đến cho khách hàng.
- Phương diện quy trình kinh doanh nội bộ: Xác định, lựa chọn mục tiêu để tạo ra và chuyển giao tập hợp giá trị cho khách hàng. Bên cạnh đó, cải tiến quy trình, nâng cao năng suất của thước đo tài chính.
- Phương diện học hỏi và phát triển: Xác định các thông tin cần thiết, kỹ năng của nhân vi n, môi trường làm việc để cải thiện quy trình nội bộ.
Bốn phương diện tài chính, khách hàng, quy trình kinh doanh nội bộ, học hỏi và phát triển liên quan chặt chẽ với nhau để tạo nên một “bản đồ chiến lƣợc”
dài hạn cho doanh nghiệp. Ở phương diện học hỏi và phát triển hình thành bởi vốn nhân lực, vốn thông tin và vốn tổ chức. Vốn nhân lực có đƣợc từ kiến thức, quá trình đào tạo và kỹ năng của công nhân viên. Vốn thông tin có đƣợc từ hệ thống, mạng, cơ sở dữ liệu. Còn vốn tổ chức thì có nhờ văn hóa doanh nghiệp, kết nối toàn doanh nghiệp... Sự kết nối thể hiện khi các vốn kết nối với nhau qua công việc, qua hệ thống công nghệ thông tin và kết nối trong chiến lƣợc làm thay đổi tổ chức. Dẫn đến quy trình làm việc vận hành trơn tru và linh hoạt hơn, từ đó làm ra dịch vụ, sản phẩm tốt hơn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khách hàng hài lòng sẽ cho kết quả về tài chính cao. Và sau đây là bản đồ chiến lƣợc đƣợc mô tả bằng sơ đồ 1.5:
(Nguồn: Kaplan & Norton (2013, tr.32)) Sơ đồ 1.5: Bản đồ chiến lƣợc