PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC TẠI CÔNG TY
3.2. Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác lập kế hoạch kiểm toán trong kiểm toán BCTC tại công ty TNHH Kiểm toán & Kế toán AAC
3.2.2. Xây dựng nhóm làm việc khi thực hiện lập kế hoạch kiểm toán
Trong quá trình tìm hiểu về khách hàng công ty cũng có nhiều thuận lợi, hầu hết khách hàng của công ty là những khách hàng lâu năm, tức là AAC đã thực hiện nhiều cuộc kiểm toán trước đó. Việc lập kế hoạch được thực hiện bởi những KTV có kinh nghiệm cao, mặt kháccông ty có một quy trình tìm hiểu khách hàng tương đối hợp lý.
Bên cạnh đó do một số nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan làm cho công tác lập kế hoạch kiểm toán của công ty gặp hai điểm bất lợi chính:
Một là, do uy tín cũng như danh tiếng của mình nên số lượng khách hàng mới của AAC ngày càng tăng, làm cho khối lượng công việc trong công tác lập kế hoạch ngày càng nặng. Mà công việc này tại công ty chỉ giao cho số ít KTV thực hiện nên như đã nói ở trên điều này dễ dẫn đến việc KTV bị quá tải, ảnh hưởng dến chất lượng và thời gian hoàn thành kế hoạch kiểm toán.
Hai là, tại công ty có sự tách biệt giữa những người thực hiện cuộc kiểm toán với công tác tìm hiểu khách hàng làm cho những người thực hiện cuộc kiểm toán bị động trong việc đánh giá ban đầu về khách hàng.
Dựa vào tình hình thực tế và quy trình lập kế hoạch kiểm toán AAC, người viết xin đưa ra đề xuất về thiết kế nhóm làm việc khi thực hiện công tác tìm hiểu và đánh giá thông tin về khách hàng như sau:
- Đối với khách hàng cũ, có quy mô lớn, thông tin mới cần cập nhật và đánh giá nhiều: Những khách hàng này là đối tượng mà công ty AAC đã thực hiện những cuộc kiểm toán trước đó. Thông thường thì công ty ít thayđổi KTV và các trợ lý kiểm toán cho một khách hàng trong nhiều năm. Nên nhóm được thiết kế chủ yếu gồm các thành viên đã tham gia cuộc kiểm toán trước đó đối với khách hàng này. Nhóm trưởng là KTV trường đoàn phụ trách việc phân công nhiệm vụ, giám sát hoạt động của nhóm, cùng cả nhóm xây dựng kế hoạch kiểm toán.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Trà Ngân - Đối với khách hàng mới sau khi ban giám đốc của công ty trực tiếp khảo sát ban đầu và tiến đến ký kết hợp đồng thì nhóm được thành lập. Tùy vào tình hình nhân sự của công ty và đặc điểm, quy mô khách hàng mà lựa chọn thành viên nhóm tương ứng cho cuộc kiểm toán. Nhóm trưởng do một KTV có kinh nghiệm trực tiếp đảm nhiệm.
KTV này có thể cùng lúc phụ trách nhiều nhóm thực hiện tìm hiểu và đánh giá thông tin về khách hàng.
Quy trình hoạt động của nhóm:
Sau khi nhóm được thành lập thì nhóm trưởng tiến hành phổ biến công việc cần thực hiện, mục đích hoạt động của nhóm và những kết quả mà cần phải đạt được. Sau khi nhóm trưởng phổ biến thì cả nhóm tiến hành thảo luận để vạch ra cách thực hiện công việc và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên. Dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của nhóm trưởng, thành viên nhóm sẽ phụ trách các công việc sau đây:
- Tìm hiểu các thông tin chung - Các tài liệu pháp luật
- Các tài liệu về thuế - Các tài liệu về nhân sự - Các tài liệu về kế toán
- Các hợp đồng quan trọng và dài hạn - Các quy định về hệ thống KSNB
Sau khi thực hiện việc thu thập các thông tin trên về khách hàng, nhóm tiếp tục tiến hành trao đổi về đánh giá về tình hình khách hàng, xem xét tình trạng hoạt động và những vấn đề, nội dung chính mà khách hàng đang phải đối đầu. Qua việc trao đổi thảo luận nhóm tiến hành hoạch định cho những công việc tiếp theo dựa trên những ý tưởng của các thành viên và sự xét duyệt của nhóm trưởng. Các công việc tiếp theo mà các thành viên nhóm phải hoàn thành đólà:
- Thực hiện thủ tục phân tích, xác định những chu trình khoản mục dễ xảy ra sai phạm. Tiến hành đánh giá rủi ro tiềm tàng của khách hàng.
- Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giáRRKS
- Xác lập mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC và cho từng khoản mục.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Trà Ngân Sau khi thực hiện những bước trên. Nhóm thiết kế kế hoạch kiểm toán dựa trên những thông tin về khách hàng mìnhđã thu thập và đánh giá. Trước khi thực hiện cuộc kiểm toán, kế hoạch kiểm toán trên được trình lên ban giám đốc để xét duyệt và cho ý kiến.
Những lợi ích đạt được khi xây dựng nhóm làm việc trong công tác tìm hiểu và phân tích thông tin về khách hàng
Việc thành lập nhóm làm việc sẽ khắc phục được một số khó khăn khi thực hiện tìm hiểu và đánh giá thông tin về khách hàng như:
- Giải quyết vấn đề về nhân sự cho công việc lập kế hoạch, khi mà các KTV có kinh nghiệm thực hiện phân quyền chỉ đóng vai trò thực hiện những công việc quan trọng như: chỉ đạo nhóm làm việc, đánh giá kết quả của nhóm và đưa ra quyết định cuối cùng trên cơ sở thảo luận và thống nhất với nhóm. Mặt khác vì khối lượng công việc ít hơn nên KTV chỉ đạo có thể đảm đương nhiều nhóm làm việc cùng lúc giải quyết được vấn đề thiếu người lảnh đạo có kinh nghiệm khi công ty thực hiện nhiều cuộc kiểm toán cùng một thời điểm.
- Do được nhiều người thực hiện dưới sự chỉ đạo thống nhất nên công việc được tiến hành nhanh hơn so với chỉ thực hiện bởi một KTV. Các thành viên trong nhóm thực hiện việc tìm hiểu đánh giá khách hàng đồng thời thực hiện cuộc kiểm toán đó nên họ chủ động trong công việc, có những định hướng đúng đắn khi thực hiện các thủ tục kiểm toán tiếp theo khi mà chính họ đã tham gia những bước công việc trước đó, từ đó rủi ro cuộc kiểm toán được giảm thiểu, hiệu quả công việc sẽ tăng lên.
Ngoài việc khắc phục được các tồn tại nêu trên thì việc thành lập nhóm làm việc còn có nhiều lợi ích khác cho việc tìm hiểu và đánh giá thông tin khách hàng như:
- Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốcsức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng. Cụ thể khi trực tiếp tìm hiểu, đánh giá thông tin về khách hàng các thành viên trong nhóm tự ý thức được trách nhiệm của mình, được thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình kiểm toán BCTC từ đó họ sẽ cố gắng nổ lực hơn.
- Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác
Trường Đại học Kinh tế Huế
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Trà Ngân và cả người lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên.
- Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnhđạo.
- Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn. Khi nhiều người cùng thực hiện cácý tưởng sẽ được đưa ra nhiều hơn, với sự chỉ đạo của KTV có năng lực và kinh nghiệm thì bản kế hoạch đưa ra có tính thực tiễn cao hơn, thực sự phát huy hết vai trò và vị trí của nó trong quy trình kiểm toán BCTC.
Những điểm mà nhóm làm việc cần phải đạt được
- Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ của từng thành viên, đó là một sự đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất. Khi đặt một người vào đúng vị trí của họ, công việc đảm bảo sẽ được thực hiệnxuất sắc.
- Làm sao để nhóm cung cấp và được cung cấp những thông tin quan trọng về hoạt động chuyên môn đều đặn. Để họ hiểu được đầy đủ bối cảnh xung quanh và sự tồn tại của họ. Làm cho những thành viên của nhóm có sự liên lạc rõ ràng và trung thực với nhau. Tạo động lực cho những thành viên của nhóm mang đến những ý kiến khác nhau phục vụ cho công tác lập kế hoạch. Những sự đối lập nếu có được nâng lên và được cộng thêm vào. Từ các sự đối lập để các thành viên thảo luận đưa ra cách giải quyết hợp lý nhất.
- Để mỗi thành viên trong nhóm đảm nhận mỗi công việc riêng. Tự chịu trách nhiệm, sự sáng tạo, và thực hiện chiến lược để hoàn thành công việc của mỗi người.
Để họ được nắm bắt rõ và được truyền đạt bởi những mục tiêu, thấy trước được kết quả và sự đóng góp, đo lường được qui trình mà nhóm đã thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ. Lãnh đạo nhóm, phối hợp vàủng hộ những gì mà nhómđã sáng tạo trên cơ sở phù hợp với các chuẩn mực và quy định của công ty.