Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH
1.1. TỔNG QUAN VỀ QTTC TRONG DN
1.1.2. Nội dung quản trị TCDN
1.1.2.3. Sử dụng có hiệu quả số vốn hiện có
Sau khi hình thành tài sản sau đầu tư, nhà QTTC tiếp tục thực hiện quản lý số vốn này sao cho hiệu quả nhất.
Mục tiêu của quản trị sử dụng số vốn hiện có là phải tìm mọi biện pháp huy động tối đa số vốn hiện có của DN vào hoạt động SXKD; giải phóng nhanh số vốn tồn đọng; theo dõi sát và thực hiện tốt việc thanh toán và thu hồi công nợ; đồng thời quản lý chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động; thiết lập sự cân bằng giữa thu – chi vốn bằng tiền, luôn đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn cho DN.
a. Quản trị Vốn cố định (VCĐ)
Mục tiêu của quản trị VCĐ là nâng cao hiệu suất, hiệu quả sử dụng TSCĐ và đầu tư dài hạn nhằm đáp ứng yêu cầu SXKD, bảo toàn và phát triển VCĐ. Nội dung quản trị VCĐ bao gồm:
Thứ nhất, quản lý chặt chẽ và huy động tối đa TSCĐ hiện có vào hoạt động kinh doanh. Các TSCĐ hiện có cần được huy động tối đa phục vụ cho yêu cầu SXKD trên cơ sở kiểm kê, theo dõi đến từng tài sản trên hệ thống sổ kế toán chi tiết. Mỗi TSCĐ sẽ được gắn mã định danh, theo dõi về tình trạng sử dụng, nguyên giá, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại. Định kỳ hằng năm tiến hành kiểm kê để kịp thời phát hiện trường hợp thừa, thiếu hoặc đánh giá lại giá trị TSCĐ khi có nhu cầu.
Thứ hai, tiến hành khấu hao hợp lý TSCĐ nhằm thu hồi đầy đủ số VCĐ đầu tư ban đầu để tái sản xuất giản đơn hoặc tái sản xuất mở rộng TSCĐ.
Mỗi phương pháp khấu hao TSCĐ đều có ưu, nhược điểm riêng, không có phương pháp khấu hao hoàn hảo. Tuỳ theo quy định của mỗi quốc gia và điều kiện cụ thể của DN, các DN phải đưa ra quyết định lựa chọn áp dụng phương pháp khấu hao phù hợp với từng loại TSCĐ trên cơ sở tính đến đặc điểm sử dụng của tài sản, mức độ tiến bộ khoa học - kỹ thuật và tình hình kinh doanh của DN trong từng giai đoạn.
Thứ ba, thực hiện thanh lý, nhượng bán kịp thời các TSCĐ hư hỏng, đảm bảo thu hồi vốn để đầu tư vào các TSCĐ cần thiết cho quá trình kinh doanh. Với các TSCĐ đã khấu hao hết, bị hư hỏng không thể sử dụng, hoặc TSCĐ không cần dùng, nhà QTTC cần nhanh chóng thực hiện thanh lý, nhượng bán để thu hồi vốn đầu tư, tránh tình trạng vốn đầu tư bị tồn đọng, kịp thời đầu tư bổ sung các TSCĐ cần thiết cho hoạt động SXKD.
b. Quản trị vốn lưu động (VLĐ)
VLĐ luôn thay đổi hình thái biểu hiện trong quá trình SXKD: từ vốn bằng tiền ban đầu trở thành vốn vật tư, hàng hóa dự trữ sản xuất, tiếp đến là vốn sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm và cuối cùng lại trở về hình thái vốn bằng tiền. Do đó, quản trị VLĐ trong DN được chia nhỏ thành các nội dung quản trị tương ứng với từng hình thái của VLĐ.
(1) Quản trị vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền gồm: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao và quyết định khả năng thanh toán nhanh của DN. Bản thân vốn bằng tiền không tự sinh lời, nó chỉ có khả năng đó khi được đầu tư sử dụng vào một mục đích nhất định; đồng thời, đây là loại tài sản có khả năng bị thất thoát, gian lận và lợi dụng cao.
Mục tiêu quản trị vốn bằng tiền là đảm bảo sự an toàn của vốn bằng tiền, đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán của DN nhưng vẫn đảm bảo khả năng sinh lời của vốn bằng tiền.
Nội dung quản trị vốn bằng tiền của DN:
Thứ nhất, xác định mức dự trữ tiền mặt hợp lý. Để vừa đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán bằng tiền, vừa đảm bảo khả năng sinh lời của vốn thì nhà QTTC phải xác định mức tồn quỹ tiền mặt tối ưu. Có nhiều phương pháp xác định mức dự trữ tiền mặt hợp lý, nhưng cách đơn giản nhất là dựa vào nhu cầu sử dụng tiền mặt bình quân một ngày nhân với số ngày dự trữ tiền mặt hợp lý theo thống kê kinh nghiệm. Bên cạnh đó, có thể vận dụng mô hình tổng chi phí tối thiểu (mô hình Baumol) trong quản trị vốn tồn kho dự trữ.
Thứ hai, quản lý chặt chẽ các khoản thu chi tiền mặt trong DN. Mọi khoản thu chi tiền mặt trong DN đều phải thực hiện thông qua quỹ, các khoản thanh toán giá trị lớn phải thực hiện qua tài khoản DN mở tại ngân hàng. Việc thu chi vốn bằng tiền phải thực hiện trên cơ sở chứng từ hợp pháp và đúng quy định. Phân định rõ và tách bạch trong trách nhiệm quản lý vốn bằng tiền giữa kế toán và thủ quỹ; định kỳ và đột xuất
cần tiến hành kiểm kê, đối chiếu số liệu để kịp thời phát hiện và xử lý các trường hợp sử dụng vốn bằng tiền sai mục đích, hoặc chiếm dụng vốn bằng tiền vào các mục đích cá nhân.
Thứ ba, chủ động lập và tổ chức thực hiện kế hoạch lưu chuyển tiền tệ hàng năm, có biện pháp phù hợp đảm cân đối thu chi tiền mặt và sử dụng có hiệu quả vốn bằng tiền tạm thời nhàn rỗi. Thực hiện dự báo và quản lý có hiệu quả các dòng tiền nhập xuất để chủ động đáp ứng yêu cầu thanh toán các khoản nợ đáo hạn của DN.
(2) Quản trị vốn tồn kho dự trữ
Quản trị vốn tồn kho dự trữ sẽ giúp DN tránh được tình trạng vốn vật tư - hàng hoá ứ đọng, chậm luân chuyển, tạo điều kiện cho quá trình SXKD của DN tiến hành thường xuyên, liên tục và ổn định, góp phần tăng tốc độ luân chuyển VLĐ nói riêng và vốn kinh doanh nói chung.
Mục tiêu của quản trị vốn tồn kho là cân bằng giữa lợi ích và chi phí, duy trì tồn kho sao cho tiết kiệm chi phí dự trữ tồn kho và nâng cao hiệu quả của vốn tồn kho dự trữ
Nội dung của quản trị vốn tồn kho bao gồm:
Thứ nhất, dự báo đúng đắn nhu cầu vốn về tồn kho dự trữ của DN trong kỳ.
Căn cứ vào kế hoạch cung cấp vật tư, kế hoạch sản xuất và hợp đồng tiêu thụ sản phẩm trong kỳ, nhà QTTC dự báo nhu cầu dự trữ thường xuyên về vốn tồn kho (gồm vật tư dự trữ sản xuất, sản phẩm dở dang và hàng hoá, thành phẩm chờ tiêu thụ) trong kỳ.
Thứ hai, xác định lượng đặt hàng tối ưu mỗi lần. Sau khi xác định nhu cầu về dự trữ nguyên vật liệu trong kỳ, nhà QTTC sẽ tính toán lượng đặt hàng tối ưu mỗi lần nhằm tối thiểu hoá chi phí dự trữ tồn kho. Trên cơ sở lượng đặt hàng tối ưu mỗi lần sẽ tính ra số lần tái đặt hàng và chu kỳ cung cấp vật tư hợp lý nhất.
Để hỗ trợ cho việc ra quyết định về lượng đặt hàng tối ưu, số lần đặt hàng, khoảng cách giữa 2 lần đặt hàng, các nhà khoa học đã đề xuất một số mô hình như:
xác định mức đặt hàng kinh tế (EOQ - Economic Order Quantity); POQ đặt hàng theo EOQ, nhưng nhận từ từ; tồn kho đúng lúc (JIT – Just In Time).
Thứ ba, theo dõi và kiểm soát tình hình thực hiện dự trữ tồn kho. Để theo dõi sự biến động của HTK, nhà QTTC sẽ thiết lập quy trình nhập xuất, hệ thống biểu mẫu và sổ kế toán theo dõi phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn chi tiết đến từng nguyên phụ liệu, từng kho. Trên cơ sở thông tin về kế hoạch SXKD, lượng tồn kho thực tế,
nhà QTTC sẽ tiến hành đặt hàng, đặt hàng lại với chi phí thấp nhất, đáp ứng kịp thời nhu cầu của hoạt động SXKD.
(3) Quản trị khoản phải thu
Tiến hành kinh doanh trong cơ chế thị trường, do yêu cầu của phương thức thanh toán không dùng tiền mặt và một số lý do chủ quan khác, việc phát sinh các khoản nợ phải thu cũng như các khoản nợ phải trả trong quan hệ thanh toán giữa DN với các chủ thể kinh tế khác là tất yếu khách quan. Tuy nhiên, nếu các khoản phải thu phát sinh lớn điều đó đồng nghĩa với việc DN bị chiếm dụng nhiều vốn, nếu không kiểm soát được sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động SXKD và tình hình tài chính của DN. Chính vì vậy, quản trị các khoản phải thu là một nội dung quan trọng trong QTTC của DN.
Quản trị khoản phải thu liên quan đến sự đánh đổi giữa LN và rủi ro trong bán chịu hàng hóa, dịch vụ. Nếu khả năng sinh lời lớn hơn rủi ro có thể gặp phải thì DN có thể mở rộng hoặc nới rộng chính sách bán chịu (cấp tín dụng cho khách hàng), còn ngược lại thì nên thắt chặt chính sách bán chịu hàng hóa, dịch vụ của mình.
Mục tiêu của quản trị khoản phải thu là phải cân đối giữa LN và rủi ro trong việc bán chịu hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
Nội dung của quản trị các khoản phải thu bao gồm:
Thứ nhất, xác định chính sách bán chịu hợp lý đối với từng khách hàng. Trước hết, nhà QTTC phải xác định các tiêu chuẩn hay giới hạn tối thiểu về mặt uy tín của khách hàng. Tùy theo mức độ đáp ứng các tiêu chuẩn này mà DN áp dụng chính sách bán chịu nới lỏng hay thắt chặt. Ngoài ra, nhà QTTC cần xác định các điều khoản bán chịu như: thời hạn, tỷ lệ chiết khấu thanh toán khi khách hàng thanh toán sớm hơn thời hạn bán chịu theo hợp đồng.
Thứ hai, phân tích uy tín tài chính của khách hàng mua chịu. Để tránh các tổn thất do các khoản nợ không có khả năng thu hồi, nhà QTTC cần phân tích uy tín tài chính của khách hàng mua chịu. Nội dung chủ yếu là đánh giá khả năng tài chính và mức độ đáp ứng yêu cầu thanh toán của khách hàng khi khoản nợ đáo hạn.
Thứ ba, áp dụng các biện pháp quản lý và nâng cao hiệu quả thu hồi nợ. Việc bán chịu sẽ góp phần gia tăng doanh thu nhưng đồng thời cũng làm gia tăng nợ, đặc biệt tổn thất nếu là nợ khó đòi. Vì thế, nhà QTTC cần phải nâng cao hiệu quả thu hồi nợ và kiểm soát được tỷ lệ nợ xấu trong giới hạn cho phép. Biện pháp thường được sử dụng gồm: sử dụng kế toán thu hồi nợ chuyên nghiệp, trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng, gia hạn nợ, bán nợ hoặc yêu
cầu sự can thiệp của Tòa án kinh tế tuỳ theo tình trạng tài chính của khách hàng mắc nợ đối với DN.