I.3. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất, chức năng, nhiệm vụ và nội dung của quá trình kiểm soát hệ thống
I.3.3. Nhiệm vụ và nội dung của kiểm soát hệ thống sản xuất
I.3.3.1. Nhiệm vụ và nội dung của thống kê tác nghiệp sản xuất
Nhiệm vụ quan trọng của thống kê là phản ánh khách quan và kịp thời các hoạt động sản xuất, thu đ−ợc các thông tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực hiện các kế hoạch sản xuất của các bộ phận sản xuất, tình hình đảm bảo tất cả các nguồn lực để kiểm soát kịp thời và điều chỉnh tiến trình sản xuất đang diễn ra, nâng cao chất l−ợng quản trị sản xuất nói chung.
Thống kê tác nghiệp sản xuất cần phải bao quát đ−ợc tất cả các đối t−ợng quản lý: từ khâu chuẩn bị sản xuất, đến các khân sản xuất chính, phụ và phụ trợ, tất cả các nguồn lực sản xuất ( máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhân lực... ), tiêu thụ sản phẩm hoàn chỉnh... và điều đó có nghĩa là cần thiết thống kê tác nghiệp sản xuất phải phản ánh đầy đủ và kịp thời các phương diện hoạt động của doanh nghiệp.
Ví dụ nh−: thông tin dành cho nhà quản trị tác nghiệp về chuẩn bị sản xuất cần phải có về tình hình thực hiện kế hoạch chuẩn bị sản xuất trên toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận sản xuất , từng ng−ời thực hiện, các thống kê về sự t−ơng thích với các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí nhân công, thời gian thực chạy của các máy móc thiết bị sản xuất, thống kê về tình hình thực hiện các biện pháp nhằm ứng dụng kỹ thuật mới, tình hình chuẩn bị sản xuất các sản phẩm mới, tăng chất l−ợng các sản phẩm đang sản xuất. Trong lĩnh vực đảm bảo vật t− và kỹ thuật cho sản xuất cần thiết có thông tin về thực hiện các kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, bán thành phẩm mua ngoài, thông tin về sự vận động của dòng vật chất trong các xưởng và sử dụng chúng trong sản xuất, ...
Thống kê tác nghiệp sản xuất bao gồm tính toán theo các nguyên công của quy trình công nghệ tại các xưởng: vận động của đối tượng lao động trong các kho của các x−ởng, trong kho trung tâm, tính toán về sự chuyển giao giữa các kho, thông tin về phế phẩm sản xuất sản xuất, thời gian ngừng lãng phí của máy móc thiết bị, công nhân, thông tin về số l−ợng sản phẩm sản xuất ra, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất tại các phân x−ởng, thông tin về số l−ợng bán thành phẩm trong sản xuất. Trong quá trình lập các kế hoạch điều độ sản xuất (tác nghiệp) cần phải có thông tin về tiến trình thực của sản xuất..
Thông tin về tiến trình sản xuất không chỉ phục vụ cho lập kế hoạch sản xuất mà còn đ−ợc sử dụng để kiểm soát và điều chỉnh quá trình sản xuất. Nói chung ngay cả những hệ thống sản xuất rất ổn định thì vẫn có trường hợp xảy ra các thay
đổi, phát sinh trục trặc và cần thiết phải điều chỉnh lại các kế hoạch sản xuất đã lập ra.
Ví dụ nh−: cung cấp thiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất cho các kho, xuất hiện các sai hỏng hàng loạt chất l−ợng sản phẩm, thiếu vắng công nhân, vi phạm thời hạn sửa chữa các máy móc, thiết bị công nghệ...
Để quản lý hiệu quả sản xuất cần có các dữ liệu về hoạt động của các phân x−ởng, bộ phận sản xuất phụ, sản xuất các công cụ, dụng cụ sản xuất, tiến hành các hoạt động vận tải, sửa chữa... các thông số của thống kê tác nghiệp không chỉ cần phản ánh quá trình sản xuất đang diễn ra mà còn cần ghi lại tất cả các thay đổi, sai lệch với các kế hoạch, các định mức, có nghĩa là phản ánh về tình hình của quá trình sản xuất, cụ thể nh−:
- Sản lượng đạt được trong thực tế của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất trong
đơn vị theo hiện vật và giá trị.
- Chuyển động của các đối t−ợng lao động trong quá trình sản xuất, tình trạng bán thành phẩm.
- L−ợng phế phẩm trong sản xuất, các tổn thất phát sinh do ngừng máy móc, thiết bị và công nhân.
- Số l−ợng tại các kho và sự vận động của dòng vật chất qua các kho...
Nền tảng thông tin kiểm soát và phân tích là các số liệu thực về tiến trình sản xuất , các thông tin về kế hoạch và các thông tin định mức tra cứu. Các định mức
có thể liệt kê nh−: mức thời gian sản phẩm, định mức phục vụ máy móc, thiết bị công nghệ, định mức sử dụng công suất máy (phụ tải máy), định mức tiêu hao nguyên vật liệu, năng l−ợng điện... Từ đó có thể thấy, thống kê tác nghiệp cũng đồng nghĩa với thu thập thông tin về kết quả làm việc của các phân x−ởng, bộ phận sản xuất, trong một khoảng thời gian nhất định để kiểm tra và điều chỉnh quá trình sản xuất ở bước tiếp theo. Những thông tin này còn đ−ợc tổng hợp lại và dùng với mục đích hoạch
định sản xuất trong các giai đoạn dài hơn: cho các tháng, các quý...
Nh− vậy trong hệ thống quản lý Doanh nghiệp thống kê tác nghiệp đóng vai trò:
- Là nguồn thu nhận liên tục các thông tin về kết quả làm việc của nhà máy nói chung và từng các thành phần nói riêng, về tình hình đảm bảo vật t− và các nguồn lực khác cho quá trình sản xuất.
- Là ph−ơng tiện kiểm soát hàng ngày và mang tính hệ thống tiến trình thực hiện các ch−ơng trình sản xuất (kế hoạch) và thực hiện kịp thời các điều chỉnh cần thiÕt.
- Là nguồn dữ liệu để phân tích kinh tế và phát hiện các tiềm năng để nâng cao hiệu quả sản xuất và dự báo về phát triển sản xuất.
Tất cả những điều trên đ−ợc đảm bảo chỉ khi tổ chức hợp lý hệ thống thống kê tác nghiệp trên toàn bộ quy mô của Doanh nghiệp. Các ph−ơng tiện có thể dùng cho thống kê tác nghiệp là các thiết bị đo l−ờng- kiểm tra đ−ợc kết nối với máy tính cá
nhân và hệ thống mạng máy tính để cung cấp cho các nhà quản trị thông tin đầy đủ, cập nhật và chính xác. Các đặc điểm tổ chức sản xuất sẽ ảnh hưởng quan trọng đến các nguyên tắc xây dựng hệ thống thống kê tác nghiệp sản xuất cũng nh− trình độ phát triển trong sử dụng công nghệ thông tin.
Hệ thống thống kê tác nghiệp cần phải trả lời các yêu cầu sau:
+ Có khả năng tác nghiệp cao trong thu thập và sử dụng thông tin. Về thực tế cần thiết đảm bảo có thông tin trong thời gian thực (có thông tin trực tiếp ngay sau khi kết thúc đăng ký và ghi lại)
+ Loại bỏ sự trùng lặp trong công việc ở mỗi mắt xích của hệ thống + Loại bỏ các thông tin thừa cho ng−ời sử dụng
+ Tối thiểu các số liệu l−u dữ
+ Đảm bảo khả năng tổng hợp thông tin theo mức độ cần thiết của những ng−ời quản lý.
+ Tối thiểu các lao động thủ công trong thực hiện các tài liệu thống kê sơ cấp + Nâng cao trách nhiệm của những ng−ời vào dữ liệu thống kê.
Trong toàn Doanh nghiệp và trong từng phân x−ởng cần giải quyết nhiệm vụ tính toán các chỉ tiêu sau: thực hiện các ch−ơng trình sản xuất tại các bộ phận theo từng tháng, quý, năm, theo hai đơn vị: hiện vật và giá trị, phân chia quỹ l−ơng cho các phân x−ởng, các bộ phận sản xuất, sự nhịp nhàng của tiến trình sản xuất, mức độ bán thành phẩm, thời gian còn lại để thực hiện các đơn đặt hàng, phế phẩm theo số l−ợng và giá trị, năng suất và tiền l−ơng cho từng nhóm lao động, giá thành sản phẩm, thời gian thực tế bỏ ra, thực hiện ch−ơng trình sản xuất và các kế hoạch tác nghiệp tại các phân x−ởng, bộ phận sản xuất theo các ca, ngày, tuần, tình hình thực hiện các đơn hàng xuất khẩu, thực hiện các kế hoạch dự trữ, tình hình chuyển giao các chi tiết sản phẩm giữa các kho, số l−ợng tồn kho thực tế, số l−ợng thõa, thiÕu chi tiÕt...
• Thứ tự đăng ký và chế biến các thông tin:
+ Đăng ký các thông tin sơ cấp về tình trạng sản xuất tại hệ thống máy tính của phân x−ởng.
+ Tổng hợp thông tin ở các phân x−ởng và chuyển cho quản đốc phân x−ởng, bộ phận điều độ sản xuất và đ−a về trung tâm máy tính chung của Doanh nghiệp.
Để tổ chức hiệu quả hệ thống thống kê tác nghiệp cần thiết phải giải quyết bài toán hệ thống m∙ hoá và m∙ hoá thông tin (m∙ hoá các sản phẩm, chi tiết cấu thành, các nguyên công công nghệ, các vật t−, nguyên vật liệu sản xuất, các bán thành phẩm, phân x−ởng, bộ phận sản xuất, máy móc thiết bị công nghệ, các nhóm lao động theo các nghề khác nhau,...)
• Lựa chọn các chỉ tiêu phản ánh quá trình sản xuất :
Trong quá trình đánh giá cần thiết phải đánh giá đầy đủ quá trình sản xuất.
Những đặc điểm khách quan về dòng chảy của quá trình sản xuất, đó là các chỉ tiêu kinh tế. Các chỉ tiêu đó có thể thuộc vào các loại định tính và định l−ợng.
Một số ví dụ về các chỉ tiêu tổng hợp đ−ợc sử dụng để kiểm soát quá trình sản xuÊt:
+ ở cấp Doanh nghiệp: sản l−ợng sản xuất tính theo đơn vị hiện vật và theo giá
trị, sản l−ợng sản xuất theo từng chủng loại sản phẩm trong danh mục sản xuất tính theo đơn vị hiện vật và theo giá trị, số lượng người lao động, quỹ lương, giá thành sản phÈm.
+ ở cấp phân x−ởng: sản l−ợng sản xuất tính theo đơn vị hiện vật và theo giá trị.
Sản l−ợng sản xuất theo từng chủng loại sản phẩm trong danh mục sản xuất tính theo
đơn vị hiện vật và theo giá trị. Số lượng người lao động, quỹ lương, giá thành sản phẩm, chi phí sản xuất.
+ ở cấp tổ đội sản xuất: số l−ợng công nhân, sản l−ợng sản phẩm sản xuất, năng suất lao động từng công nhân trong một ca, một ngày, chi phí sản xuất.
Việc lựa chọn tập hợp các chỉ tiêu này cũng là một nhiệm vụ phức tạp bởi phải thoả mãn yêu cầu phản ánh đầy đủ quá trình sản xuất nh−ng đồng thời phải tối thiểu hoá, dễ thống kê, tính toán và có khả năng tổng hợp theo mỗi cấp quản lý, không đ−ợc trùng lặp nhau. Quy mô kiểm soát cũng cần t−ơng ứng với các nhu cầu của hệ thống quản lý và phân tích thông tin.[1, 5- 10]