I.3. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất, chức năng, nhiệm vụ và nội dung của quá trình kiểm soát hệ thống
I.3.3. Nhiệm vụ và nội dung của kiểm soát hệ thống sản xuất
I.3.3.3 Nhiệm vụ và nội dung của giai đoạn điều chỉnh quá trình sản xuất
- Chuẩn bị thông tin để ra quyết định - Ra quyết định và thông qua
- Thực hiện quyết định và kiểm soát thực hiện
+ Trong b−ớc chuẩn bị thông tin: cần chế biến thông tin (về những sai lệch trong sản xuất, những h−ớng −u tiên sản xuất, tình trạng các nguồn lực...) và trình bày theo hình thức văn bản giấy, hoặc video, ghi âm hoặc các tín hiệu khác cho phép.
+ Giai đoạn xây dựng các quyết định và thông qua quyết định: đ−a ra các phương án quyết định khác nhau và lựa chọn một trong số đó. Trong quyết định rất cần ghi đầy đủ các thông tin nh−: thời hạn quy định cần hoàn thành, lựa chọn những người tham gia, đưa thêm những thông tin bổ xung, thống nhất và ra quyết định, xác
định những nguồn lực cần thiết để thực hiện quyết định.
Những điều kiện cần để thực hiện quyết định điều chỉnh quá trình sản xuất là:
Đảm bảo về mặt tổ chức: có đủ các nguồn lực cần thiết trong tay những người chịu trách nhiệm thực hiện để thực hiện quyết định, đầy đủ các tài liệu hướng dẫn của tổ chức cần thiết để ứng xử trong từng tình huống phát sinh.
Đảm bảo về thông tin cần thiết để hài hoà hoạt động của những người thực hiện.
+ Trong giai đoạn thực hiện các quyết định: thì cần kiểm soát thực hiện của các thành viên nhóm thực hiện và trong đó có thể tiếp tục đ−a ra các điều chỉnh cần thiết cho những người thực hiện quyết định điều chỉnh sản xuất.
Việc điều chỉnh đ−a ra các yêu cầu sau đây:
• Lập kế hoạch sản xuất tác nghiệp rõ ràng
• Kiểm soát liên tục và theo dõi tiến trình thực hiện
• Thực hiện cần nhanh chóng và nghiêm ngặt theo các quy định của l∙nh
đạo.
• ý thức trách nhiệm của các nhà quản trị sản xuất tác nghiệp
Trong các quyết định điều chỉnh sản xuất có thể sử dụng các loại nguồn dự trữ:
thiết bị công nghệ, công cụ, dụng cụ sản xuất, nguyên vật liệu... Liên quan đến thời gian là có thể huy động làm ngoài giờ, bổ xung ca làm việc trong ngày. Liên quan đến tổ chức có thể là phân chia lại các nguồn lực giữa các phân x−ởng, các bộ phận sản xuất, ... Việc sử dụng các nguồn lực dự trữ này nh− thế nào là trách nhiệm của các bộ phận điều độ và các nhà quản trị.
- Bộ máy điều độ trong một nhà máy thông thường được tạo bởi từ ba cấp:
+ Cấp nhà máy: ở cấp nhà máy thì thường được gọi là phòng kế hoạch điều độ trung t©m.
+ Cấp phân xưởng: thường được gọi là kế hoạch điều độ của phân xưởng.
+ Cấp bộ phận sản xuất: ở cấp bộ sản xuất thì chỉ có một điều độ viên thực hiện nhiệm vụ điều độ.
Việc phân cấp điều độ này còn phụ thuộc vào: quy mô, đặc điểm của tổ chức sản xuất, kết cấu sản xuất. Tại những nhà máy lớn thì lãnh đạo Phòng kế hoạch -
điều độ trung tâm là điều độ viên trưởng với quyền hành điều phối công việc của các nhóm điều độ khác nhau để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng cho quá trình sản xuất.
(các nhóm đó liên quan đến tất cả các phân xưởng sản xuất khác nhau trong nhà máy, từ sản xuất chính đến phụ và phụ trợ).
- Các chức năng của điều độ viên trưởng sẽ bao gồm:
* Kiểm soát tiến trình thực hiện ch−ơng trình sản xuất theo các chủng loại sản xuất chính, ra những quyết định điều chỉnh để loại bỏ các chậm muộn phát sinh.
* Đ−a ra các cảnh báo cần thiết về những rối loạn sẽ xảy ra trong tiến trình sản xuất khi có những dấu hiệu không bình th−ờng trong hoạt động của hệ thống máy móc thiết bị công nghệ, chậm cung ứng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất, vi phạm các định mức tiêu hao vật t− trong các phân x−ởng.
* Thực hiện tính toán và phân tích l∙ng phí thời gian máy móc thiết bị trong các ca làm việc.
- Trách nhiệm của bộ phận điều độ cấp phân xưởng: ví dụ như với phân xưởng lắp ráp cơ khí thì chỉ là nhằm đảm bảo cung ứng đầy đủ cho các bộ phận sản xuất trong các phân x−ởng bán thành phẩm, chi tiết lắp ráp theo nhu cầu của sản xuất trong phân xưởng đã đề ra (đúng về chủng loại và kịp thời theo thời gian).
Bộ máy điều độ sản xuất của các phân xưởng sản xuất kiểm soát và điều chỉnh việc sản xuất sản phẩm theo từng chủng loại của từng phân xưởng đó và thực hiện các chức năng sau:
* Tập hợp các thông tin từ các bộ phận sản xuất theo tiến trình sản xuất
* Nhận các thông báo từ các bộ phận sản xuất trong phân x−ởng về những bất ổn phát sinh, những chậm muộn và những nhân tố làm ảnh h−ởng đến việc hoàn thành các kế hoạch theo thời gian đ∙ đề ra.
* L∙nh đạo phân x−ởng theo những nhiệm vụ sản xuất hàng ngày và lịch trình sản xuất tác nghiệp.
* Giao những h−ớng dẫn, các chỉ đạo cho các bộ phận của phân x−ởng để loại bỏ những phát sinh gây ra chậm muộn, kiểm soát việc thực hiện các chỉ đạo tác nghiệp đó.
* Kiểm soát công việc của các bộ phận chuẩn bị sản xuất cho phân x−ởng
* Thông tin cho l∙nh đạo phân x−ởng và l∙nh đạo bộ phận điều độ cấp phân x−ởng về những tr−ờng hợp không bình th−ờng đòi hỏi phải can thiệp. Tiến hành các cuộc họp điều độ theo các vấn đề cần thực hiện của các nhóm theo nhiệm vụ đ−ợc giao trong hiện tại
* Kiểm soát việc đ−a các thiết bị, máy móc vào ra theo lịch trình sửa chữa.
Hiệu quả hoạt động của bộ máy điều độ phụ thuộc rất nhiều vào tổ chức các mối quan hệ trong nhà máy (với bộ phận cung ứng vật t−, cơ điện, công nghệ – kỹ thuật) để tạo ra sự phối kết hợp nhịp nhàng trong thực hiện các quyết định
điều chỉnh sản xuất. Mối quan hệ giữa bộ máy điều độ với bộ máy quản trị sản xuất tác nghiệp chiếm vị trí đặc biệt quan trọng bởi cả hai đều nằm trong sự thống nhất cảu Phòng kế hoạch - điều độ trung tâm để đảm bảo sự phối hợp ra quyết định về điều chỉnh quá trình sản xuất.[1, 15-18]