I.3. Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất, chức năng, nhiệm vụ và nội dung của quá trình kiểm soát hệ thống
I.3.3. Nhiệm vụ và nội dung của kiểm soát hệ thống sản xuất
I.3.3.2 Nhiệm vụ và nội dung của giai đoạn kiểm tra, phân tích
Trong quá trình kiểm tra có thể chia ra các giai đoạn:
+ So sánh giá trị thực của những chỉ tiêu kiểm soát với cac giá trị kế hoạch + Xác định ý nghĩa và mức độ sai lệch.
Trong giai đoạn đầu chúng ta cần so sánh các số liệu thực về quá trình sản xuất
đã thu được trong bước thống kê tác nghiệp với các số liệu về kế hoạch, xác định những sai lệch tuyệt đối, tương đối, truyền thông tin đến những nhà quản trị tương ứng.
Trong giai đoạn thứ hai cần xác định mức độ cho phép của các sai lệch mà không làm phá vỡ các chỉ tiêu kế hoạch. Khi xác định rằng các sai lệch là đủ lớn để tiến hành các can thiệp điều chỉnh thì trong từng tr−ờng hợp cụ thể các nhà quản lý th−ờng sử dụng những kinh nghiệm cá nhân và kinh nghiệm của các chuyên gia và có thể những cảm nhận của chính mình. Trong tr−ờng hợp phát sinh một loạt các sai lệch trên các chỉ tiêu khác nhau thì cần thiết phải đ−a ra các dự báo tác nghiệp về quá trình sản xuất và kết quả thực hiện các chương trình sản xuất, đánh giá phương án thực hiện kế hoạch sản xuất mà không có sự can thiệp vào quá trình sản xuất.
- Nhiệm vụ và nội dung của phân tích hoạt động sản xuất.
Nhiệm vụ phân tích hoạt động sản xuất có thể chia ra làm ba giai đoạn sau:
+ Giai đoạn một:
Xác định nguyên nhân và những đối t−ợng chịu lỗi gây ra những sai lệch giữa thực tế và kế hoạch, làm rõ các tiềm năng sản xuất:
Những nguyên nhân có thể chia ra thành hai nhóm: bên trong và bên ngoài. Bên ngoài không phụ thuộc vào hoạt động của các đối t−ợng quản lý, (ví dụ nh−: mất
điện, chậm cung ứng nguyên vật liệu,...), còn bên trong: dừng máy móc, thiết bị, thiếu công nhân, vi phạm mức tiêu hao các nguồn lực đã quy định... Trong mỗi trường hợp cụ thể cần tìm rõ nguyên nhân và đối tượng chịu lỗi, là người chịu trách nhiệm về những tổn thất cho quá trình sản xuất, ví dụ nh−: máy ngừng thì có thể là do thợ không cung ứng đủ nguyên vật liệu tại bộ phận sản xuất.
Trong quá trình phân tích các nguyên nhân có thể sử dụng mô hình mối quan hệ nhân - quả. Cùng với tiến trình phân tích hoạt động sản xuất thì rất cần thiết làm rõ các tiềm năng sản xuất để từ đó xây dựng giải pháp hợp lý hoá sử dụng các nguồn lực sản xuất và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
+ Giai đoạn hai:
Xây dựng các quan hệ nhân - quả phát sinh trong quá trình sản xuất, xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu hoạt động sản xuất và đo lường ảnh hưởng của chóng:
Để tìm nguyên nhân đã ảnh hưởng đến các chỉ tiêu của hoạt động sản xuất và làm rõ những nhân tố gây ảnh hưởng xấu đến việc đạt các mục tiêu kế hoạch của sản xuất thì rất cần thiết phải xây dựng mô hình mối quan hệ nhân - quả phát sinh giữa các tham số trong quá trình sản xuất. Mô hình này cần phải đ−a vào các chỉ tiêu chính mà đã sử dụng để đánh giá quá trình sản xuất. (Mô hình hay sơ đồ nhân quả
có thể xây dựng theo sơ đồ xương cá ISHIKAWA - công cụ của quản lý chất lượng
để truy tìm các lỗi và nguyên nhân của lỗi ).
Ví dụ cho phân mối quan hệ nhân quả tại phân x−ởng gia công cơ khí:
Sơ đồ 1-3. Mức độ hoàn thành chương trình sản xuất theo chủng loại sản phẩm tại PX gia công cơ khí [1 , 8 ]
Mức độ hoàn thành chương trình sản xuất theo chủng
loại sản phẩm
Sản xuất sản phÈm A
Sản xuất sản phÈm C
Máy bị dừng
Không đủ kế hoạch sảnxuất
Hỏng công cụ sản xuất
Tai nạn
Công nhân dừng (nhànrỗi)
ThiÕu công nhân
Sản xuất háng
Sửa chữa ngoài kế hoạch
ThiÕu dông cô sản xuất
Thiếu nguyên vật liệu
Thiếu điện
Chất l−ợng Nguyên vật liệu
thÊp
Tay nghề và ý thức công nhânkém
Hỏng công cụ , dụng cụ sản xuất
- Ta cũng có thể tìm nguyên nhân và kết quả của công việc theo sơ đồ xương cá
ISHIKAWA:
+ Giai đoạn ba:
Chuẩn bị các thông tin phân tích cần thiết để đ−a ra các quyết định điều chỉnh sản xuất.
Các nhà quản trị cần phải có đầy đủ các thông tin về đối t−ợng quản lý và các công cụ đánh giá hậu quả của những quyết định của mình lên các chỉ tiêu của hoạt
động sản xuất, hiệu quả sản xuất. Để đ−a ra các quyết định về điều chỉnh quá trình sản xuất thì các nhà quản trị cần sử dụng thông tin phân tích về nguyên nhân đã dẫn
đến các sai lệch, sự sẵn có các tiềm năng sản xuất để giảm rối loạn sản xuất. Quá
trình lựa chọn các quyết định điều chỉnh có thể thể hiện theo biểu đồ sau:[1, 14]
N¨ng xuất lò
nung clanke
Sự đôn đốc, kiểm tra của quản đốc, trưởng
Tình trạng máy móc ChÊt
l−ợng
ChËm cung cÊp NVL Chất l−ợng
phô gia Không có kế
hoạch làm việc
ý thức làm việc của công nhân Kỷ luật không
nghiêm của nhà máy
Mức trách nhiệm thÊp, thiÕu sù kiÓm
soát từ cấp trên
Sơ đồ 1 - 4. Sơ đồ kiểm soát năng xuất lò nung clanke trong nhà máy sản xuất xi măng [1, 9 ]
Cã
Điều chỉnh
So sánh các giá trị các chỉ tiêu thực tế và các giá trị kế hoạch
Có các thay
đổi?
Dự báo hậu quả của các sai lệch
Có đủ lớn không ?
Làm rõ các nguyên nhân sai lệch, những tiềm năng sản xuất
Xây dựng các phương án quyết định về điều chỉnh quá trình sản xuất
Dự báo về kết quả của từng phương án quyết định
Kết quả có tốt không?
Không Cã Không
Ph©n tÝch KiÓm tra
Sơ đồ 1-5: Nguyên tắc về quá trình ra các quyết
định và phân tích tiến trình sản xuất. [1,14]