CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành chủ yếu buôn bán các vật tư nông nghiệp và một số mặt hàng khác. Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng của công ty là giá bán không bao gồm thuế GTGT.
❖ Chứng từ kế toán sử dụng và sổ sách kế toán:
Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kết toán do Bộ tài chính ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BT, gồm các chứng từ sau Hóa đơn GTGT, Hợp : đồng kinh tế, Đơn đặt hàng, Bảng kê bán hàng, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có của ngân hàng.
Sổ kế toán sử dụng Tại nghiệp vụ bán hàng, thông tin kế toán sẽ đi vào : các sổ kế toán như: sổ Nhật lý chung, sổ cái TK 511, sổ cái các TK liên quan như: TK 111, TK 112, TK 131,…
❖ Tài khoản sử dụng:
Kế toán doanh thu ở Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
+ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ dùng để phản ánh , doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán; mở chi tiết TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa chung cho tất cả các mặt hàng.
+ Các tài khoản liên quan: TK 131: Phải thu khách hàng TK 3331: Thuế , GTGT phải nộp TK 1111: Tiền mặt TK 1121: Tiền gửi ngân hàng, ,
❖ Trình tự lập và luân chuyển chứng từ trong công ty
Bước 1: Phòng kinh doanh làm việc với khách hàng về giá và số lượng hàng mua, các thủ tục liên quan. Sau đó bộ chứng từ được chuyển cho kế toán bán hàng bao gồm: Đơn đặt hàng Hợp đồng.,
Bước 2: Kế toán bán hàng đối chiếu với số lượng hàng có trong kho để tiến hành giao hàng theo yêu cầu của khách hàng. Kế toán bán hàng lập phiếu đề nghị xuất kho.
Bước 3: Kế toán lập phiếu xuất kho gồm 2 liên, liên 1 giữ ở kho để đối chiếu, liên 2 chuyển cho nhân viên giao hàng cùng hàng hóa để chuyển cho khách hàng.
Bước 4: Khi giao hàng, nhân viên giao hàng lập biên bản bàn giao vật tư có 2 liên, khách hàng và nhân viên giao hàng ký nhận vào 2 liên và mỗi bên giữ 1 liên.
Bước 5: Phiếu xuất kho và biên bản giao nhận được chuyển về cho kế toán làm căn cứ để viết hóa đơn và ghi nhận doanh thu.
Bước 6: Kế toán tổng hợp trực tiếp lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử của công ty (Phần mềm Meinvoice) Vào mục óa đơn, chọn loại : h hóa đơn muốn lập hấn hêm mới sau đó khai báo thông tin người mua, chọn , n t hình thức thanh toán, tiếp theo khai báo thông tin hàng hóa, dịch vụ bán ra rồi nhấn lưu. Sau khi ký hóa đơn điện tử bằng chữ ký số thì phát hành hóa đơn đó rồi gửi mail cho khách hàng. Đồng thời, kế toán tổng hợp căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng để hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm Misa.
❖ Ví dụ minh họa quy trình hạch toán, ghi nhận doanh thu bán hàng Ngày 27/12/2022, công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành xuất bán một lô hàng hóa (gồm NPK 16-16-8 và NPK 15-5-20) cho Lê Văn Dũng thuộc đơn vị Trung tâm dịch vụ nông nghiệp huyện Yên Thành với giá chưa thuế là 417.536.000 VNĐ không chịu thuế GTGT, tổng giá thanh toán: , 417.536.000 theo hóa đơn số 79. Khách hàng đã nhận được hàng hóa và chấp nhận thanh toán.
Hình 2.02: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra số 79 ngày 27/12/2022
* Quy trình xử lý trên phần mềm Mô tả quy trình nhập liệu:
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 79 ngày 27/12/2022, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm:
Bước 1: Mở phần mềm Misa
Bước 2: Vào phân hệ “Bán hàng” / Chọn “Chứng từ bán hàng”
Bước 3: Điền dữ liệu vào chứng từ bán hàng kiêm phiếu xuất kho như sau:
+ Chọn nghiệp vụ “Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước”
+ Tích vào mục “Chưa thu tiền”
+ Khách hàng: Điền mã đối tượng “TT NONG NGHIEP YEN THANH”, máy tự động hiện thông tin liên quan đến khách hàng đã khai báo từ trước trong danh mục khách hàng.
+ Diễn giải: Bán hàng trung tâm dịch vụ nông nghiệp huyện Yên Thành theo hóa đơn số 79
+Ngày hạch toán: 27/12/2022, ngày chứng từ: 27/12/2022 +Mã hàng: NPK 16-16-8 , “ ” tên hàng tự hiện sau khi điền mã hàng +TK công nợ/chi phí chọn 131- xuan23, TK doanh thu chọn 5111 +Đơn vị tín tự hiện, Đơn giáh tự hiện, Điền số lượng từng mặt hàng (vd:
13.980)
+Thuế: hàng hóa không chịu thuế nên bỏ trống
- Chuyển sang trang Phiếu xuất: nhập các thông tin còn thiếu:
+ Số phiếu xuất: XK155/2022
+Lý do xuất: xuất kho bán hàng Trung tâm dịch vụ nông nghiệp huyện Yên Thành theo hóa đơn 79
- Chuyển sang trang Hóa đơn: nhập các thông tin còn thiếu:
+ Ký hiệu HĐ: 1C22TYT + Số HĐ: 79
+Ngày hóa đơn: 17/12/2022 Bước 4: ấn “Cất”
Màn hình minh họa nhập dữ liệu trên phần mềm Misa:
Hình 2.03: Giao diện hạch toán doanh thu bán hàng theo hóa đơn số 79
*Ngày 28/12/2022, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt cho công ty với số tiền 417.536.000 VNĐ .
Hình 2.04: Phiếu thu tiền bán hàng theo hóa đơn 79
Sau khi thu tiền, kế toán vào phân hệ Qũy để nhập liệu phiếu thu cho nghiệp vụ này.
Màn hình nhâp liệu phiếu thu trên phần mềm Misa:
Hình 2.05: Màn hình nhập liệu phiếu thu tiền bán hàng hóa đơn số 79 Sau khi nhập xong dữ liệu doanh thu bán hàng và thu tiền khách hàng vào máy tính, phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ liên quan.
❖ Trích sổ cái TK 511 năm 202 của công ty2
Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành Mẫu số S03b-DN Khối 3, thị trấn Yên Thành, huyện Yên Thành, tỉnh
Nghệ An (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm 2022
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: 511
Đơn vị tính: VNĐ Ngày,
tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền Số
hiệu Ngày tháng
Tra ng sổ
STT
dòng Nợ Có
A B C D E G H 1 2
- Số dư đầu kỳ
- Số phát sinh trong
kỳ
7/1/2022 BH002/
2022 7/1/2022
Bán hàng cho Trung tâm dịch vụ nông nghiệp huyện Yên Thành theo hóa đơn 0000018
131
625.950.000
10/1/2022 BH004/
2022 10/1/2022
Bán hàng cho UBND xã Công Thành theo
hóa đơn 0000020 131
624.000.000
… … … … … … … … …
17/2/2022 BH019/
2022 17/2/2022
Bán hàng cho Phan Thị Hà theo hóa đơn 0000035
131
130.909
… … … … … … … … …
27/12/2022 BH153/
2022 27/12/2022
Bán hàng cho Trung tâm dịch vụ nông nghiệp huyện Yên Thành theo hóa đơn 79
131 417.536.000
… … … … … … … … …
31/12/2022 BH158/
2022 31/12/2022
Bán hàng cho Trung tâm dịch vụ nông nghiệp huyện Yên Thành theo hóa đơn 85
131
49.086.000
31/12/2022 NV K051/
2022
31/12/2022 Kết chuyển lãi lỗ đến
ngày 31/12/2022 521
56.330.500
31/12/2022 NV K051/
2023
31/12/2022 Kết chuyển lãi lỗ đến
ngày 31/12/2022 911
2.015.262.116
- Cộng số phát sinh 43.995.601.007 43.995.601.007
- Số dư cuối kỳ
- Cộng lũy kế từ đầu
năm 43.995.601.007 43.995.601.007
Bảng 2.0 : Trích sổ cái TK 511 năm 20222
2.2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu của công ty bao gồm các khoản như: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
❖ Chứng từ kế toán sử dụng và sổ sách kế toán:
Công ty sử dụng chứng từ sau: Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại; Biên bản thỏa thuận giảm giá, Phiếu chi, giấy báo Nợ, Hóa đơn GTGT.
Sổ kế toán sử dụng: Tại nghiệp vụ bán hàng, thông tin kế toán sẽ đi vào các sổ kế toán như: sổ Nhật lý chung, sổ cái TK 5 1, sổ cái các TK liên quan 2 như: TK 111, TK 112, Sổ chi tiết tài khoản 5211, 5212, 5213.
❖ Tài khoản sử dụng:
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu ở Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành sử dụng các tài khoản: TK 521
❖ Ví dụ minh họa khoản giảm trừ doanh thu
Ngày 19/12/2022: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành chiết khấu bán hàng cho Hội nông dân huyện Yên Thành theo hóa đơn số 73 với , tổng số tiền là 53.330.500 vnđ
Hình 2.06: Hóa đơn GTGT số 73
Căn cứ vào hóa đơn số 73 và phiếu chi, kế toán nhập liệu vào phần mềm như sau:
Bước 1: Mở phần mềm Misa
Bước 2: Vào phân hệ “Bán hàng”/ Chọn “ iảm giá hàng bán”G Bước 3: Nhập dữ liệu như sau:
+Chọn “Bán hàng hóa, dịch vụ + Tích vào ô Trả lại tiền mặt
+ Khách hàng: Nhập mã “HND HUYEN”
+Lý do chi: Chi chiết khấu bán hàng HND Huyện +Ngày hạch toán: 19/12/2022, Ngày chứng từ: 19/12/2022 + Nhập mã hàng, TK giảm giá: 5212, TK tiền: 1111, thành tiền Bước 4: Ấn “Cất”
Hình 2.07: Màn hình nhập liệu chứng từ giảm giá hàng bán
❖ Trích sổ cái TK 521 năm 2022 của công ty
Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành Mẫu số S03b-DN Khối 3, thị trấn Yên Thành, huyện Yên Thành, tỉnh
Nghệ An (Ban hành theo Thông tư số
200/2014/TT-BTC
ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký
chung)
Năm 2022
Tên tài khoản: Các khoản giảm trừ doanh thu
Số hiệu: 521
Đơn vị tính: VNĐ
Ngày, tháng ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền Số hiệu Ngày
tháng
Trang
sổ STT
dòng Nợ Có
A B C D E G H 1 2
- Số dư đầu kỳ
- Số phát sinh trong kỳ
8/2/2022 PC026/
2022 8/2/2022 Chi chiết khấu bán
hàng HND Huyện 111
39.447.500 31/3/2022 NVK013/
2022 31/3/2022 Kết chuyển lãi lỗ đến
ngày 31/03/2022 511
39.447.500 19/12/2022 PC308/
2022 19/12/2022 Chi chiết khấu bán
hàng HND Huyện 111
56.330.500 31/12/2022 NVK051/
2022 31/12/2022 Kết chuyển lãi lỗ đến
ngày 31/12/2022 511
56.330.500
- Cộng số phát sinh
95.778.000 95.778.000
- Số dư cuối kỳ
- Cộng lũy kế từ đầu
năm
95.778.000 95.778.000