CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH
3.2. Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành
- Thứ nhất: Hoàn thiện bộ máy kế toán của công ty
Công ty nên tuyển thêm các kế toán viên có trình độ chuyên môn, có các kỹ năng cần thiết để bộ máy kế toán của công ty được đầy đủ hơn. Đồng thời phân chia công việc cho các kế toán viên làm các phần hành khác nhau để giảm bớt áp lực công việc cho kế toán trưởng. Đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần có các kế toán viên đảm nhiệm kế toán bán hàng, kế toán thanh toán, kế toán hàng tồn kho, kế toán công nợ. Việc phân chia rõ ràng các phần hành sẽ giảm thiểu được những sai sót trong việc hạch toán.
Bên cạnh đó, công ty cần tạo điều kiện cho các kế toán viên tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ, các kỹ năng về tin học và ngoại ngữ.
- Thứ hai: Về việc phân bổ chi phí mua hàng
Công ty vẫn chưa xây dựng cách thức phân bổ chi phí mua hàng hợp lý.
Để đảm bảo việc phân bổ chi phí mua hàng một cách hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực của công ty, tránh việc lãng phí thời gian và nhân lực thì doanh nghiệp nên nên có cách phân bổ chi phí mua hàng hợp lý và khoa học
hơn. Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hóa, liên quan đến khối lượng hàng hóa mua trong kỳ và hàng hóa đầu kỳ nên cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ theo tiêu thức phù hợp như theo doanh thu, trị giá mua, số lượng, trọng lượng,…
- Thứ ba: Hoàn thiện quy trình luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán Các chứng từ gốc khi được chuyển về văn phòng cần phải được phân loại, sắp xếp riêng theo từng nội dung để thuận tiện cho công tác theo dõi, đối chiếu số liệu để vào các hồ sơ, thẻ, bảng liên quan. Chẳng hạn có thể sắp xếp theo cách sau: các hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi…mỗi loại được lưu vào một tập khác nhau. Trong mỗi tập đó lại chia ra làm các tập nhỏ được phân loại theo từng tháng. Như vậy khi cần số liệu ở ngày tháng nào, kế toán có thể dễ dàng có số liệu mình cần.
Kế toán viên nên thường xuyên kẹp ghim các Phiếu chi, Giấy báo nợ với Hóa đơn GTGT đầu vào và sắp xếp theo thứ tự kê khai thuế GTGT trên Tờ khai thuế GTGT. Như vậy kế toán viên sẽ cân bằng được thời gian làm việc, tránh được những áp lực công việc mỗi khi đến kỳ thanh tra thuế.
- Thứ tư, về công tác tiêu thụ hàng hóa:
Thị trường sản phẩm mà công ty cung cấp luôn có sự biến động và ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh vì thế công ty cần có biện pháp thích ứng tốt hơn nữa để khai thác thêm thị trường mới giúp từ đó có thể duy trì và phát triển.
Hiện nay việc sử dụng các sản phẩm có chất lượng cao đang có nhu cầu cao nên việc tiêu thụ cũng cần phải có chiến lược đáp ứng nhu cầu đó tuy nhiên cần phải có mối quan hệ và tìm được các khách hàng lớn có thể hợp tác lâu dài để có thể tận dụng hết nguồn nhân lực,… để tăng hiệu suất xử lí công việc và tạo ra lợi nhuận cao hơn
- Thứ năm, về chính sách chiết khấu bán hàng:
• Chiết khấu thanh toán
Công ty nên đưa ra chính sách chiết khấu thanh toán hợp lí, hấp dẫn cho khách hàng khi khách hàng thanh toán sớm tiền hàng. Để từ đó khuyến khích khách hàng nhanh chóng thanh toán nợ, rút ngắn thời gian luân chuyển vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của công ty.
Công ty có thể áp dụng một trong các hình thức chiết khấu thanh toán, lựa chọn sao cho phù hợp với điệu kiện kinh doanh tại đơn vị: Chiết khấu với tỷ lệ % nhất định trên tổng giá trị người mua phải thanh toán hoặc chiết khấu một số tiền nhất định cho tất cả đơn hàng.
Ví dụ:
Công ty có thế xem xét áp dụng thời hạn nợ đối với khách hàng là 30 ngày, nhưng nếu khách hàng thanh toán sớm từ 5 10 ngày thì công ty sẽ cho khách - hàng hưởng chiết khấu thanh toán 0. % trên tổng số tiền thanh toán, thanh toán 2 sớm từ 11-30 ngày thì khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán 0.5% trên tổng số tiền thanh toán.
Ngày 01/12/2022, Hợp tác xã Hợp Thành mua hàng của Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành với tổng giá trị thanh toán là 80.600.000 VNĐ.
Hạn thanh toán là 31/12/2022. Nhưng đến 24/12/2022 Hợp tác xã Hợp Thành đã chuyển khoản thanh toán toàn bộ tiền hàng. Như vậy, Hợp tác xã đã thanh toán sớm trước hạn 7 ngày.
Chiết khấu thanh toán mà Hợp tác xã Hợp Thành được hưởng là:
0.2% x 80.600.000 = 161.200 (VNĐ)
Số tiền Hợp tác xã Hợp Thành còn phải thanh toán:
80.600.000 161.200 = 80.438.800 – (VNĐ) Kế toán định khoản chiết khấu thanh toán như sau:
Nợ TK 112: 80.438.800 Nợ TK 635: 161.200
Có Tk 131: 80.600.000
• Chiết khấu thương mại
Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thương mại sẽ giúp kích thích được việc khách hàng mua với số lượng lớn làm tăng khả năng tiêu thụ hàng.
Chính sách chiết khấu thương mại tại công ty có thể thực hiện theo cách sau:
+ Công ty có thể tham khảo chính sách chiết khấu thương mại của doanh nghiệp cùng ngành.
+ Chính sách chiết khấu thương mại được xây dựng dựa theo chiến lược kinh doanh từng thời kỳ của doanh nghiệp.
Quy định khi hạch toán chiết khấu thương mại
+ Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ vào giá bán trên Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng lần cuối. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại.
+ Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng hoặc khi số chiết khấu thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng ghi trên hóa đơn lần cuối cùng thì phải chi chiết khấu thương mại cho người mua chiết khấu thương mại ghi ngoài hóa đơn.
- Thứ sáu, hạch toán đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Theo ví dụ ở phần thực trạng các khoản giảm trừ doanh thu thì: khoản chiết khấu cho hội nông dân do mua hàng với số lượng lớn, hiện nay công ty đang hạch toán là một khoản giảm giá hàng bán nhưng bản chất đây là khoản chiết khấu thương mại. Vì vậy em kiến nghị kế toán nên hạch toán vào TK 5211 thay vì TK 5212.
- Thứ bảy: Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
• Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Để tránh các rủ ro xảy ra doanh ngiệp nên thực hiện trích lập dự phòng.
Các khoản nợ phải thu khó đòi cần phải được quản lý bằng cách lưu trữ cẩn thận những chứng từ chứng minh có tính pháp lý. Công ty cần tính trước trường hợp có thể không đòi được nợ, từ đó tiến hành lập dự phòng và tính trước những tổn thất có thể xảy ra, nhằm đưa ra những quyết định cần hiết để giảm thiểu tối đa mức tổn thất mà công ty phải chịu. Cụ thể được trình bày dưới đây:
Thứ nhất, đối với khoản nợ phải thu khó đòi do quá hạn thanh toán, trích lập dự phòng như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Thứ hai, đối với khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán, tuy nhiên bên nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết ... công ty cần nhanh chóng đưa ra dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, công ty tiến hành tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán sử dụng TK 229(3) “Dự phòng phải thu khó đòi”. Cuối kỳ kế toán năm, kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập.
Ví dụ: Tại thời điểm ngày 31/12/2022, công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành có một khoản phải thu của chị Nguyễn Thanh Hà là 250.000.000 đồng từ tháng năm 2021, tuy nhiên chị Nguyễn Thị Hà vẫn chưa thanh toán, 6
Công ty cần gửi thông báo nhắc nhở chị Nguyễn Thị Hà, đồng thời nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Khoản nợ này được phân loại vào nhóm nợ thứ I , tức nợ từ 1 năm đến dưới năm, mức trích lập dự phòng là I 2 50%.
Khoản cần trích lập dự phòng: 250.000.000 × 50% = 125.000.000 đồng.
Kế toán định khoản nghiệp vụ trên vào Sổ Nhật ký chung:
Nợ TK 642: 125.000.000 Có TK 2293: 125.000.000
Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hạch toán vào chi phí, kế toán ghi:
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp - Có TK 229(3) - Dự phòng phải thu khó đòi
Và nếu ngược lại số dự phòng cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số đã trích lập ở kỳ kế toán trước thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí.
Nợ TK 229(3) Dự phòng phải thu khó đòi -
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi:
Nợ TK 111,112,331,334...( Phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 229(3) Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng) - Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng)- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 138 – Phải thu khác
Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi:
Nợ TK 111, 112, …
Có TK 711 – Thu nhập khác
• Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: là dự phòng khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá trị ghi sổ của hàng tồn kho.
Đối tượng trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ, hàng hóa, thành phẩm,…mà giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được
Mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính theo công thức sau:
Mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
= Lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm lập BCTC năm
x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán
- Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Trong đó: giá gốc hàng tồn kho được xác định theo quy định tại chuẩn + mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho
+ giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho do doanh nghiệp tự xác định là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ kinh doanh tại thời điểm lập BCTC trừ đi chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ.
Kế toán sử dụng TK 229(4) “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán -
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2294).
Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 Dự phòng tổn thất tài sản (2294) - Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.
Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:
Nợ TK 229 Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)- Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự - phòng)
Có các TK 152, 153, 155, 156.
- Thứ tám, kế toán nên lập các dự toán cần thiết và tăng cường các báo cáo quản trị để phục vụ cho giám đốc đưa ra các quyết định
*Khái niệm dự toán: dự toán là những kế hoạch hành động trong tương lai có thể được định lượng, phục vụ nhà quản trị thực hiện chức năng hoạch định và chức năng kiểm soát nhằm đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra.
*Ý nghĩa dự toán sản xuất kinh doanh: dự toán là một nội dung cơ bản và quan trọng của KTQT, là công cụ hỗ trợ nhà quản trị thực hiện các chức năng căn bản nhất của mình: chức năng hoạch định và chức năng kiểm soát.
* Một số dự toán:
+Dự toán tiêu thụ: dự toán này cần thiết phải thể hiện được những nội dung cơ bản như: sản lượng tiêu thụ kế hoạch, giá bán dự kiến và doanh thu dự kiến. Trong đó:
Sản lượng tiêu thụ kế hoạch là căn cứ để xác định doanh thu, doanh thu dự kiến = Sản lượng dự kiến x giá bán dự kiến. Lịch thu tiền dự kiến được lập căn cứ vào doanh thu từng kỳ và chính sách bán hàng trả chậm của công ty.
Mẫu dự toán tiêu thụ như sau:
Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành Dự toán tiêu thụ năm N
Chỉ tiêu Qúy Că năm
I II III IV
Sản lượng tiêu thụ kế hoạch
Giá bán dự kiến Doanh thu
Lịch thu tiền dự kiến Quý IV/N-1 Qúy I Qúy II Qúy III Qúy IV
Cộng
+Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp bao gồm những khoản chi phí được ước tính sẽ phát sinh trong kỳ dự toán ở khâu bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Dự toán này là một trong những căn cứ để lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Một số lưu ý khi lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Tách chi phí thành biến phí và định phí; với DN lớn, nên tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp; định mức biến phí đơn vị nên được phân bổ theo số lượng sản phẩm tiêu thụ hoặc quy mô bán hàng, không nên phân bổ theo giờ công lao động.
Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Yên Thành Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp năm N
Chỉ tiêu Qúy Cả
năm
I II III IV
Sản lượng tiêu thụ kế hoạch Biến phí bán hàng và QLDN phân bổ
Tổng biến phí BH và QLDN Định phí BH và QLDN, trong đó
- Quảng cáo - Lương quản lý - Bảo hiểm - Khấu hao TSCD Tổng CP BH và QLDN
Bên cạnh đó còn các dự toán khác như: dự toán hàng tồn kho, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh…
- Thứ chín, công ty nên lập báo cáo kết quả kinh doanh dạng lãi trên biến phí Công ty nên lập báo cáo kết quả kinh doanh theo dạng lãi trên biến phí để xác định và phân tích được điểm hòa vốn giúp những nhà quản trị doanh nghiệp xác định được mức sản xuất và tiêu thụ là bao nhiêu thì hòa vốn? Và doanh nghiệp phải hoạt động ở mức độ nào của công suất thì đạt điểm hòa vốn? Hoặc giá cả tiêu thụ có thể đạt ở mức tối thiểu bao nhiêu để không bị lỗ? Mức an toàn hiện tại của doanh nghiệp trê thị trường cạnh tranh như thế nào… Từ đó giúp những nhà quản lý có các chính sách và biện pháp tích cực chỉ đạo hoạt động về sản xuất và kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Mẫu Báo cáo kết quả kinh doanh dạng lãi trên biến phí:
Chỉ tiêu Tổng số Đơn vị
Tổng doanh thu Biến phí Lãi trên biến phí Định phí
Lợi nhuận trước thuế