CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI : CÔNG TY CỔ PHẦN XUÂN TRƯỜNG 12
2.1. Tổng quan về Công ty Xuân Trường 12
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty Xuân Trường 12 tổ chức quản lý theo mô hình hai cấp (công ty đội - thi công). Với kiểu tổ chức theomô hình này, các đội chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Công ty. Cụ thể, cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của Công ty Xuân Trường 12 bao gồm (Hình2.1):
- Đại hội đồng cổ đông
- Hội đồng quản trị công ty: Bao gồm chủ tịch Hội đồng quản trị và 2 thành viên. Hội đồng quản trị hoạt động theo nguyên tắc Bảng quyết theo đa sốphiếu.
- Ban giám đốc: Bao gồm 1 giám đốc điều hành, 1 phó giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công, 1 phó giám đốc phụ trách kinh doanh; Ban giám đốc hoạt động theo nguyên tắc thủ trưởng, thảo luận dân chủ và quyết định cuối cùng là quyết định của giámđốc.
- Ban kiểm soát: Gồm 3 thành viên trong đó có một trưởngban.
- Các phòng ban: Bao gồm phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch kỹ thuật và phòng kế toán tàivụ.
- Các đơn thi công: Các đội, công trường sản xuất trực tiếp. Công ty gồm 5 vị đội thi công (đội 1, đội 3, đội đội đội 9) 5, 7, và độixe.
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Xuân Trường 12 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty
*Đại hội đồng cổ đông:
Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền Bảng quyết là cơ quan quyết định cao nhất của công ty bao gồm có:
- Đại hội đồng cổ đông thường niên: Là đại hội do hội đồng quản trị triệu tập
ít nhất mỗi năm họp một lần theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty quy định, sau khi báo cáo tài chính đã được ban kiểm soát và cơ quan có thẩm quyền điều tra. Đại hội tiến hành hợp lệ khi có số cổ đông tham dự đại diện cho ít nhất 65% tổng số vốn cổ phần có quyền Bảng quyết.
Quyền hạn nhiệm vụ của đại hội cổ đông thường niên:
Quyết định phương hướng, nhiệm vụ phát triển công ty và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm.
Thông qua phương án sử dụng tài sản của công ty, phương án đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh và hoàn thiện công nghệ.
Thông qua các báo cáo của hội đồng quản trị và ban kiểm soát về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh năm trước của công ty.
Bầu, bãi miễn thành viên hội đồng quản trị, các kiểm soát viên khi có yêu cầu của hội đồng quản trị,ban kiểm soát, nhóm cổ đông theo quy định của điều lệ.
Thông qua số lợi nhuận, trích lập các quỹ, chia lợi nhuận cho các cổ đông.Xác định và quy trách nhiệm về các thiệt hại xẩy ra trong sản xuất kinh doanh.
Bảng quyết chấp nhận tăng hoặc giảm vốn điều lệ, đối tượng mua cổ phiếu, số lượng cơ cấu cổ phiếu của mỗi đợt phát hành.
Quyết định chế độ thù lao cho các thành viên hội đồng quản trị, ban kiểm soát xem xét xử lý sai phạm của hội đồng quản trị và ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty.
Thành lập hoặc giải thể văn phòng đại diện công ty. Gia hạn hoạt động hoặc giải thể công ty và các vấn đề khác theo quy định của luật doanh nghiệp.
- Đại hội đồng cổ đông bất thường: Triệu tập do theo đề nghị của hội đồng quản trị, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng, đề nghị của ban kiểm soát.
Đại hội đồng cổ đông bất thường được triệu tập xem xét các bất thường của công ty: Sửa đổi bổ sung điều lệ của công ty; Thành lập, giải thể chi nhánh hoặc văn phòng đại diện; Xem xét sử dụng các vấn đề tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanhbất thường trong công ty hoặc các vấn đề tranh chấp, tố tụng nghiêm trọng;
Bãi miễn, bổ sung thành viên hội đồng quản trị, kiểm soát viên; Xử lý các vấn đề khẩn cấp khác.
* Hội đồng quản trị: Là cơ quan quyết định kế hoạch sản xuất kinh doanh, ban hành các quy chế nội bộ, sắp xếp tổ chức bộ máy sản xuất và kiểm tra việc thực hiện sản xuất kinh doanh. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước cổ đông và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
* Ban giám đốc: có chức năng năng nhiệm vụ như sau:
- Chỉ đạo khai thác, tìm việc làm để đảm bảo có đủ việc làm cho các đơn vị trong công ty, khai thác sử dụng nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đủ vốn sản xuất.
- Quan hệ với các chủ đầu tư, các đối tác trong giao dịch ký kết hợp đồng, thanh toán hợp đồng, liên danh, liên doanh, lien kết.
- Chấp hành đúng các nội quy trong quy chế sản xuất kinh doanh, điều hành sản xuất kinh doanh theo điều lệ và quy chế.
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh dài và ngắn hạn trình hội đồng quản trị công ty phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trước hội đồng quản trị.
* Ban kiểm soát: Do đại hội đồng cổ đông bầu ra và bãi miễn theo đa số phiếu Bảng quyết bằng thể thức trực tiếp hoặc bỏ phiếu kín. Ban kiểm soát thay mặt các cổ đông kiểm soát hoạt động của công ty chủ yếu là vấn đề tài chính, cụ thể:
- Kiểm tra tính hợp pháp hợp lý trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, trong ghi chép sổ sách và báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và điều lệ.
- Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội cổ đông, theo yêu cầu của cổđông.
- Thường xuyên thông báo với hội đồng quản trị về kết quả thực hiện điều lệ, tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận, kiến nghị lên đại hội cổ đông.
- Báo cáo trước đại hội đồng cổ đông về thực hiện điều lệ, công tác tài chính bất thường xẩy ra trong công ty, các khuyết điểm trong quản lý tài chính của hội đồng quản trị, ban giám đốc.
- Giám sát đối với các hành vi vi phạm pháp luật hoặc điều lệ của công ty.
- Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Các nhiệm vụ khác theo quy định của luật doanh nghiệp và điều lệ côngty.
Phòng tổ chức hành chính:
- Soạn thảo các văn bản, quyết định, quy định trong phạm được giao. Tổ vi chức in ấn tài liệu, tiếp nhận, phân phối kịp thời các văn bản, báo chí, quản lý con dấu, bản thảo, giữ bí mật thông tin trong công tác tổ chức và sản xuất kinh doanh của công ty.
- Nghiên cứu, xây dựng phương án tổ chức, tiền lương, tiền thưởng, các chế độ chính sách đối với người lao động, công tác an toàn lao động, công tác vệ sinh y tế, khám chữa bệnh, sức khoẻ định kỳ, công tác an ninh trật tự, công tác dân quân, tự vệ, bảo hộ lao động.
- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng lao động trong toàn công ty.
- Quản lý, kiểm tra tài sản văn phòng, tài sản quản lý của các đơn vị, chủ động trong công tác khánh tiết, hội nghị, quản lý điện, nước, đất, nhà ở của công ty.
- Có trách nhiệm lưu giữ các hồ sơ, tài liệu và các văn bản của công ty.
- Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về công tác tổ chức nhân sự và tính chính xác trong quá trình thực hiện.
- Chịu trách nhiệm trước nhà nước, cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc công ty về các công việc thực hiện và được giao theo các quy định hiện hành.
Phòng kế hoạch kỹ thuật:
- Chủ động trong triển khaitìm kiếm, khai thác việc làm.
- Tổng hợp, kiểm tra giá trị sản lượng thực hiện hàng tháng của các đơn vị và trong toàn công ty báo cáo ban giám đốc, hội đồng quản trị và các cơ quan liên quan.
- Tiếp nhận hồ sơ thiết kế kỹ thuật dự toán từ chủ đầu tư, lập hợp đồng kinh - tế nội bộ với các đơn vị. Thanh toán, quyết toán nội bộ với các đơn vị khi kết thúc năm tài chính, khi kết thúc công trình hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, hội đồng quản trị.
- Chủ trì trong quản lý chất lượng công trình, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong công tác quản lý chất lượng, khối lượng, trình tự thực hiện các bước trong
XDCB, lập các biện pháp thi công, biện pháp an toàn và tổ chức thi công chi tiết.
- Chủ trì và hướng dẫn các đơn vị thủ tục thanh toán, quyết toán, thẩm định quyết toán công trình, lập hồ sơ hoàn công.
- Thường xuyên kiểm tra, giám sát thi công các công trình để đảm bảo tiến độ, chất lượng và an toàn laođộng.
- Chủ động phối hợp với các phòng chức năng tổ chức tập huấn đào tạo tay nghề cho đội ngũ lao động, chủ động tổ chức học tập, ra đề thi, coi thi, chấm thi nâng bậc lương cho công nhân.
- Tham gia xây dựng các định mức quy chế khoán.
- Chịu trách nhiệm trước nhà nước, cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc công ty về các công việc thực hiện và được giao theo các quy định hiện hành.
Phòng kế toán tài vụ:
- Tham mưu cho Ban giám đốc công ty quản lý toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty. Tổ chức và chịu trách nhiệm hạch toán kế toán, phân tích hoạt động kinh tế trong công ty. Lập kế hoạch tài chính phục vụ sản xuất kinh doanh, vay và trả nợ đọng.
Chủ động trong công tác đối chiếu, thu hồi công nợ, các biện pháp thu hồi nợ - Quản lý và kiểm tra các chi phí phân cấp cho đơn vị; Xây dựng các định mức chi phí quản lý, giao dịch, công tác....
Thực hiện việc duyệt lương, thanh quyết toán chế độ BHXH, BHYT, BHTN với người lao động; kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ theo luật kế toán, xây dựng và kiến nghị cách trả lương, thưởng, cổ tức.
- Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán thống kê cho các đơn vị và cán bộ kế toán trong toàn công ty, định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra tài chính các đơn vị; Đối chiếu thanh toán, quyết toán với các đơn theo định kỳ hoặc vị theo yêu cầu quản lý.
- Lập báo cáo tài chính theo quy định hiện hành, lưu trữ chứng từ.
- Chịu trách nhiệm trước nhà nước, cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc công ty về các công việc thực hiện và được giao theo các quy định hiện hành.
* Các đơn vị thi công (đội sản xuất):
Là bộ phận điều hành trực tiếp quản lý sản xuất. Chịu trách nhiệm về chất
lượng sản phẩm, về tính hợp pháp của giá thành sản phẩm theo đúng định mức nhà nước và các quy chế nội bộ. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Cụ thể:
- Đội sản xuất là đơn vị trực thuộc công ty, chịu sự điều hành của giám đốc công ty về mọi mặt hoạt động trong việc sản xuất kinh doanh. Đứng đầu các đơn vị là đội trưởng, người được giám đốc bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước pháp luật, cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc công ty về các quyết định của mình trong việc điều hành sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Đội sản xuất phải có đủ khả năng tổ chức sản xuất, chủ động phối hợp với các phòng ban từ khâu giao dịch ban đầu, ký kết hợp đồng, giao nhận hiện trường, kiểm tra hồ sơ kỹ thuật dự toán. Đơn sản xuất tổ chức thi công đúng hồ sơ thiết - vị kế, đúng định mức kinh tế kỹ thuật, đúng tiến độ, an toàn hiệuquả.
- Đội sản xuất hoạt động trên cơ sơ ký hợp đồng giao khoán nội bộ bình đẳng với công ty và các đơn vị lấy hiệu quả kinh tế là mục tiêu chính; hoạt động theo đúng nội quy và quy chế nội bộ. Tích cực chủ động tìm kiếm việc làm, liên doanh liên kết với đơn vị khác để đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Đội sản xuất là cấp quản lý trực tiếp các chi phí trực tiếp của công trình do vậy sản xuất phải đảm bảo thu nhập và quyền lợi của người lao động, chấp hành đúng chế độ hạch toán kinh tế nội bộ và pháp luật. Quản lý tốt, an toàn thiết bị, lực lượng lao động, giữ gìn trật tự an ninh xã hội.
- Chịu trách nhiệm hoàn trả các nguồn vốn được cấp, được vay và mua nợkhách hàng để sản xuất kinh doanh, sử dụng các nguồn vốn đúng mục đích và có hiệu quả.
- Chịu trách nhiệm về chất lượng công trình, bảo hành công trình theo quy định. Chịu trách về tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thiết lập trong sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Chấp hành các báo cáo về sản lượng, lao động, tài chính và các báo cáo khác theo quy định của công ty.
Công ty Xuân Trường 12 tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực: Xây dựng cơ bản, hoạt động xe máy và hoạt động kinh doanh khác.
Đối với hoạt động xây dựng cơbản:
Công ty tổ chức sản xuất kinh doanh theo các hình thức:
- Các tổ chức, đơn vị khác ngoài công ty thi công các công trình của công ty (thi công trọn gói)
- Các đơn vị thi công trong nội bộ công ty tự tìm việc và ký hợp đồng giao khoán với công ty
- Các công trình công ty giao khoán cho các đội - Các công trình công ty trực tiếp thi công.
Khi công trình công ty trực tiếp thi công thì giao cho phòng kế hoạch kỹ thuật chủ trì trong việc triển khai thi công, các phòng ban và đơn vị xe máy có trách nhiệm thực hiện các công việc theo đúng chức năng như cung cấp vật tư, thiết bị máy móc... Phòng kế hoạch kỹ thuật lập dự toán thi công, phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm cập nhật, kiểm tra các khoản chi phí theo đúng như dư toán được duyệt.
Đối với hoạt động xe máy:
Hoạt động sản xuất kinh doanh thiết bị xe máy được thực hiện theo 2 hình thức sau:
Công ty điều hành trực tiếp thông qua đơn vị quản lý: Các đơn vị thi công ký hợp đồng thuê thiết bị xe máy với công ty thông qua đơn vị quản lý theo Bảng giá ca xe máy hiện hành hoặc theo sự thoả thuận hợp đồng giữa 2 bên. Trường hợp cần thiết công ty quyết định điều động và đơn giá ca máy theo yêu cầu sảnxuất.
- Khoán thu cho đơn vị quản lý sử dụng theo nguyên tắc: Các khoản chi phí liên quan đến hoạt động xe máy như: Chi phí trực tiếp, quản lý công ty, khấu hao thiết bị, lực lượng bảo vệ, lãi vay... được hạch toán cho đơn vị quản lý nhận khoán. Công ty giao khoán trên cơ sở thu tỷ lệ % trên giá trị đánh giá lại theo giá thị trường của thiết bị xe máy giao khoán. Tỷ lệ giao khoán tối thiểu bằng lãi suất tiền vay ngân hàng. Khi giao khoán đơn vị quản lý chủ động trong việc điều hành và kinh doanh thiết bị xe máy.
* Đối với hoạt động kinh doanh khác: Gồm nhiều hình thức như mua bán vật tư thiết bị ngành giao thông, tư vấn khảo sát thiết các công trình giao thông...
Như vậy, với mô hình tổ chức quản lý Công ty Đội thi công thì mối quan hệ - giữa các đơn là quan hệ bình đẳng thông qua hợp đồng kinh tế thoả thuận vị và theo yêu cầu chỉ đạo của Công ty. Trong công ty cổ phần Xuân Trường 12 chủ yếu dựa
vào phương thức giao khoán gọn để xác định trách nhiệm quản lý và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh xây lắp.
Bên giao khoán là công ty có trách nhiệm:
+ Phải quản lý toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh, căn cứ vào chứng từ, kế toán hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, tính giá thành sản phẩm công trình cho bên nhậnkhoán.
+ Hạch toán tình hình bàn giao và thanh toán với bên chủ đầu tư hay đơn vị giao khoán.
+ Hạch toán các khoản thuế phải nộp ngân sách thuộc công trình bàn giao + Hạch toán các khoản thu và thanh toán với bên nhận khoán.
+ Tổ chức hạch toán toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh xây lắp phát sinh, tính giá thành thực tế công trình. Xác định kết quả kinh doanh và tổng hợp lập báo cáo toàn công ty.
Bên nhận khoán là các đội xây lắp không tổ chức kế toán riêng có trách nhiệm tập hợp đầy đủ các chứng từ hợp lệ, hợp pháp về chi phí, định kỳ nộp cho bên giao khoán để hạch toán. Đảm bảo thực hiện hoạt động khoán theo đúng tiến độ và chất lượng công trình và chịu sự kiểm tra, giám sát về kỹ thuật của bên giao khoán.
Về cấp ứng vốn thi công giữa công ty và các đội thi công như sau:
- Đối với các công trình các đội tự khai thác, tìm kiếm:
+ Công ty cấp vốn thi công cho đơn vị căn cứ vào khả năng thành toán vốn của công trình. Khi công trình chưa thanh toán được tiền chỉ cấp ứng vốn tối đa là 30% trên giá trị sản lượng thực hiện.
+ Khi giá trị sản lượng thực hiện quá 500 triệu đồng mà chưa thanh toán được tiền thì công ty ngừng cấp vốn thi công cho đơn vị.
+ Công ty cam kết thanh toán cho đội thi công tương ứng với số tiền công trình được thanh toán về tài khoản của công ty.
- Đối với công trình công ty giao cho đội thicông:
+ Các đơn vị thực hiện tiến độ thi công theo yêu cầu chỉ đạo của công ty. Tuỳ theo nguồn vốn của công trình công ty sẽ chỉ đạo tiến độ cho phù hợp thông qua kế hoạch hàng tháng.
+ Công ty cấp vốn thi công cho đơn vị bằng 60% - 90% giá trị sản lượng thực hiện