5. Những đóng góp khoa học của đề tài
2.2.1.3 Tổ chức sổ kế toán tại công ty
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ các phòng ban, đơn vị xây lắp nội bộ đã đƣợc kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in ra báo cáo tài chính theo quy định.
Chứng từ kế toán MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN EAS PLUS 3.0 SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp Sổ Nhật ký chung Sổ cái - Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo KQHĐ SXKD - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ - Bảng thuyết minh BCTC
(3) Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Chương trình kế toán máy EAS Plus 3.0 bao gồm:
- Hệ thống bao gồm: Về kế toán; Quản lý mạng; Công cụ và kết thúc.
- Số liệu bao gồm: Chứng từ kế toán; Vật tƣ – Tài sản cố định; Mở sổ kế toán; Từ điển danh mục.
- Tổng hợp bao gồm: Nhật ký chung; Chi tiết tài khoản; Tổng hợp chứng từ; Sổ cái; Chi tiết khoản mục; Tổng hợp khoản mục; Chi tiết hợp đồng; Bút toán; Sổ quỹ; Cân đối tài khoản.
- Báo cáo bao gồm: Cân đối kế toán; Thuế GTGT; Yếu tố chi phí sản xuất; Kết quả kinh doanh; Vốn chủ sở hữu; Gía thành khoản mục; Lƣu chuyển tiền tệ; Liên doanh; Đầu tƣ xây dựng cơ bản; Thuyết minh báo cáo; Quan hệ ngân sách; Đầu tƣ ngắn hạn – Dài hạn.
- Vật tƣ – Tài sản bao gồm: Xem từng ngoại tệ; Báo cáo Nhập – Xuất; Số dƣ – Khấu hao tài sản; Tổng hợp ngoại tệ; In thẻ kho; Phân bổ khấu hao; Tăng giảm tài sản cố định; Cân đối ngoại tệ; Tổng hợp nhập xuất; In sổ tài sản cố định.
- Loại khác bao gồm: Hóa đơn Sita; Chuyển số liệu kế toán; SRR Invoice; Thuê, bảo dƣỡng thiết bị; Mở sổ, lập chỉ mục; Hóa đơn Abacus; Lập tham số; Thanh toán, phạt.
Ưu điểm của việc ứng dụng kế toán máy:
- Giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chất lƣợng làm việc cao; đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của các đối tƣợng sử dụng thông tin.
- Giúp cho công tác lƣu trữ, bảo quản các tài liệu, các số liệu, các thông tin kinh tế, tài chính của công ty đƣợc thuận lợi và an toàn.
- Tiết kiệm chi phí hạch toán, đảm bảo nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác kế toán.
- Tạo điều kiện để tổ chức tốt công tác phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh và hoàn thành tốt chức trách, nhiệm vụ khác của mỗi nhân viên kế toán đặc biệt là kế toán trƣởng.
Nhược điểm:
- Quy trình kế toán sẽ không linh hoạt cho việc sử dụng kế toán máy khi có sự thay đổi chuẩn mực kế toán, buộc ngƣời sử dụng phải lập trình lại chƣơng trình để cho phù hợp với chuẩn mực mới. Nhƣ vậy sẽ tốn kém thời gian và tiền bạc.
- Kế toán sử dụng kế toán máy nên việc ghi chép, vào sổ đã đƣợc lập trình sẵn trong máy nên đôi khi sẽ quên dần các bƣớc ghi chép, vào sổ.
- Mọi thông tin, dữ liệu đã đƣợc cất dữ trong chƣơng trình của máy, do đó khi máy bị viruts thì sẽ mất hết toàn bộ dữ liệu trong máy, đồng thời hệ thống máy tính trong công ty nối mạng cục bộ dẫn đến tình trạng viruts xâm nhập toàn bộ hệ thống mạng, làm mất hết tất cả các dữ liệu, gây tê liệt thông tin.