Để đưa ra những biện pháp đúng đắn trong quản lý chi phí sản xuất kinh doanh, nhà quản lý phải thấy được các nhân tố tác động đến sự phát sinh chi phí. Có nhiều nhân tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến sự tăng giảm chi phí song có thể quay lại một số nhân tố chủ yếu sau:
1.4.1. Nhân tố bên ngoài.
Là loại nhân tố thường phát sinh và tác động không phụ thuộc vào chủ thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể chịu các nhân tố khách quan như: sự phát triển của lực lượng sản xuất xã hội, luật pháp, chế độ chính sách kinh tế của nhà nước, môi trường kinh tế xã hội, tiến bộ khoa học kỹ thuật ứng dụng. Các nhân tố này làm cho giá cả hàng hoá, chi phí, giá cả dịch vụ, thuế suất, tiền lương thay đổi.
Tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải thiết lập mối quan hệ kinh tế với bạn hàng, phải thực hiện các quy định của hệ thống pháp luật, phải giải quyết các vấn đề liên quan của xã hội. Do đó chi phí của doanh nghiệp bị ảnh hưởng lớn từ các nhân tố từ bên ngoài. Đó là tổng hợp các nhân tố khách quan tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh như: chính trị, xã hội, luật pháp, môi trường sinh thái, kinh tế, cạnh tranh, tài nguyên...
- Môi trường chính trị: ổn định thể chế chính trị, tương quan giữa các giai cấp và tầng lớp xã hội... cũng có tác động đến chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường chính trị ổn định luôn luôn là tiền đề cho sự phát triển các hoạt động đầu tư, phát triển các hoạt động kinh tế.
- Môi trường pháp lý: bao gồm luật, các văn bản dưới luật, quy trình, quy phạm kỹ thuật sản xuất... Với tư cách một doanh nghiệp hoạt động sản
xuất kinh doanh, doanh nghiệp có nghĩa vụ chấp hành quy định của pháp luật đã ban hành. Tất cả các quy định pháp luật về sản xuất kinh doanh đều tác động đến chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một môi trường pháp lý lành mạnh vừa tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tiến hành thuận lợi các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình lại vừa điều chỉnh các hoạt động kinh tế vi mô theo hướng không phải chỉ chú ý đến kết quả và hiệu quả riêng của mình, mà còn phải chú ý đảm bảo lợi ích kinh tế của mọi thành viên trong xã hội.
- Môi trường văn hoá - xã hội: Tình trạng việc làm, điều kiện xã hội, trình độ giáo dục, phong cách lối sống, những đặc điểm truyền thống, tâm lý xã hội,... Mọi nhân tố văn hoá xã hội đều tác động đến chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo hai hướng là tích cực và tiêu cực. Trình độ văn hoá sẽ tạo thuận lợi rất lớn cho các doanh nghiệp đào tạo đội ngũ có chuyên môn cao và có khả năng tiếp thu nhanh các kiến thức cần thiết nên có tác động tích cực đến chi phí của doanh nghiệp và ngược lại. Phong cách sống công nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện kỷ luật lao động, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và ngược lại...
- Môi trường sinh thái: tình trạng môi trường, xử lý phế thải, ô nhiễm các ràng buộc xã hội về môi trường... đều tác động trong một chừng mực nhất định đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một môi trường trong sạch, thoáng mát sẽ trực tiếp làm giảm chi phí cải thiện môi trường bên trong doanh nghiệp.
- Môi trường quốc tế: Các xu hướng chính trị trên thế giới, các chính sách bảo hộ và mở cửa thế giới, chiến tranh,... ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động mở rộng thị trường của doanh nghiệp. Môi trường khu vực ổn định như hiệp hội ASEAN là cơ sở để các doanh nghiệp trong các doanh nghiệp
trong khu vực (trong đó có các doanh nghiệp nước ta) tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh và phát triển kinh doanh trong khu vực.
- Môi trường công nghệ: Tình hình nghiên cứu và phát triển khoa học kỹ thuật mới, mức đầu tư cho khoa học công nghệ,... đều có ảnh hưởng trực tiếp đến phát triển công nghệ của mỗi doanh nghiệp do đó ảnh hưởng đến chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Môi trường kinh tế: tăng trưởng kinh tế quốc dân, các chính sách kinh tế của chính phủ, lạm pháp, biến động tiền tệ, hoạt động của các đối thủ cạnh tranh,... luôn luôn ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp. Tốc độ tăng trưởng kinh tế, tốc độ tăng thu nhập quốc dân, biến động của tiền tệ, các chính sách kinh tế, hoạt động của các đối thủ cạnh tranh,... luôn là các nhân tố tác động trực tiếp đến các quyết định cung cầu của doanh nghiệp.
Nhìn chung, các nhân tố bên ngoài tạo ra cả cơ hội lẫn nguy cơ đối với mỗi doanh nghiệp, nó gắn chặt với môi trường nội bộ tạo nên môi trường kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp.
1.4.2. Nhân tố bên trong.
Là nhân tố tác động tuỳ thuộc vào tác động chủ thể tiến hành sản xuất kinh doanh. Những nhân tố như: trình độ sử dụng lao động, vật tư, tiền, vốn, trình độ khai thác các nhân tố khách quan của doanh nghiệp làm ảnh hưởng đến giá thành, mức chi phí, thời gian lao động, lượng hàng hoá,...
- Lực lượng lao động:
Khoa học kỹ thuật công nghệ ngày nay đã trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp, áp dụng kỹ thuật tiến bộ mới là điều kiện tiên quyết để giảm chi phí nhân công. Nhưng chỉ trang bị máy móc thiết bị kỹ thuật tiên tiến cho sản xuất chưa đủ, một vấn đề không kém phần quan trọng là vai trò của người lao động. Máy móc dù tối tân đến đâu cũng đều do con người chế tạo ra. Nếu không có lao động sáng tạo của con người sẽ không có những máy móc thiết
bị đó. Máy móc thiết bị dù hiện đại đến đâu cũng phải phù hợp với trình độ tổ chức, trình độ kỹ thuật, trình độ sử dụng của người công nhân thì mới phát huy được tác dụng tránh lãng phí, thậm chí hỏng hóc.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp, lực lượng lao động của doanh nghiệp tác động trực tiếp đến chi phí của doanh nghiệp: bằng lao động sáng tạo của mình tạo ra công nghệ mới, thiết bị máy móc mới, nguyên vật liệu mới,... có hiệu quả hơn trước hoặc cải tiến kỹ thuật nâng cao năng suất, hiệu quả hơn trước, người lao động còn trực tiếp điều khiển máy móc thiết bị tạo ra kết quả của doanh nghiệp, lao động có kỷ luật, chấp hành đúng quy định về thời gian, quy trình kỹ thuật sản xuất sản phẩm, quy trình bảo dưỡng máy móc thiết bị sẽ làm tăng độ bền, giảm chi phí sửa chữa,... Ngoài ra chất lượng sản xuất còn phụ thuộc rất lớn vào ý thức trách nhiệm, tinh thần hiệp tác phối hợp, khả năng thích ứng với những thay đổi, nắm bắt mọi thông tin của mọi thành viên trong doanh nghiệp.
Chăm lo đến việc đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ lao động được coi là nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp hiện nay và thực tế cho thấy những doanh nghiệp có đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, có tác phong làm việc khoa học và kỷ luật nghiêm minh.
- Trình độ phát triển cơ sở vật chất và ứng dụng kỹ thuật tiến bộ vào sản xuất. Quá trình phát triển sản xuất luôn gắn liền với sự phát triển của tư liệu lao động. Sự phát triển của tư liệu lao động gắn bó chặt chẽ với quá trình tăng năng suất lao động. Sự phát triển của tư liệu lao động gắn bó chặt chẽ với quá trình tăng năng suất lao động, tăng sản lượng, chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm.
- Vật tư, nguyên vật liệu và hệ thống tổ chức đảm bảo vật tư, nguyên liệu của doanh nghiệp.
Để tiến hành bất kỳ hoạt động sản xuất vật chất nào đều phải có đủ 3 yếu tố: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong đó vật tư, nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu được trong sản xuất kinh doanh. Do vậy số lượng, chủng loại, cơ cấu, tính đồng bộ của việc cung ứng vật liệu, chất lượng nguyên liệu có ảnh hưởng lớn đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiều loại vật liệu mới ra đời với tính năng tác dụng lớn hơn, giá rẻ hơn cũng làm cho chi phí nguyên vật liệu làm giảm đáng kể.
- Nhân tố tổ chức sản xuất và lao động.
Tổ chức sản xuất là khâu đầu tiên cần giải quyết khi doanh nghiệp đi vào hoạt động. Doanh nghiệp phải trả lời được ba câu hỏi Sản xuất cái gì?;
Sản xuất cho ai?; và sản xuất như thế nào?. Việc bố trí khâu sản xuất hợp lý, dây truyền sản xuất khoa học sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sự lãng phí nguyên vật liệu động lực, giảm thấp tỷ lệ phế phẩm và chi phí ngừng sản xuất.
Mặt khác, tổ chức lao động khoa học sẽ tạo ra sự kết hợp các yếu tố sản xuất hợp lý, loại trừ được tình trạng lãng phí lao động, lãng phí giờ máy thúc đẩy nâng cao năng suất lao động dẫn đến giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Đặc biệt bộ máy quản lý phải là những người có trình độ chuyên môn, có năng lực quản lý, năng động sáng tạo để giúp cho doanh nghiệp xác định đưa phương án sản xuất tối ưu. Bố trí lao động đúng ngành, đúng năng lực sẽ làm tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế, góp phần tích cực vào việc hạ giá thành sản phẩm.
- Nhân tố tổ chức quản lý tài chính doanh nghiệp.
Để tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có một lượng vốn tiền tệ nhất định. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vốn là một trong những hoạt động tài chính chủ yếu của doanh nghiệp. Tổ chức sử dụng vốn hợp lý, đáp ứng kịp thời nhu cầu về vật tư tránh được các chi phí về gián đoạn sản xuất do thiếu vật tư hoặc vật tư không đúng
chủng loại quy cách. Nếu phát huy tốt chức năng giám đốc tài chính, doanh nghiệp có thể thúc đẩy quá trình luân chuyển vốn, giảm bớt chi phí tiền vay, do đó hạ thấp giá thành sản phẩm.
Trên đây là nhóm nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí và giá thành sản phẩm. Nhà quản lý cần xem xét, nghiên cứu từng nhân tố và căn cứ và điều kiện tình hình của doanh nghiệp mình để đưa ra các phương hướng, các biện pháp quản lý phù hợp.