6. Kết cấu của khóa luận
1.2 Lý thuy ết về công tác kiểm soát
- Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá, tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả.
- Quản lý là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt được mục tiêu chung cả tổ chức.
- Kiểm soát quản lý là quá trình trong đó chủ thể kiểm soát tác động lên các thành viên trong đơn vị hay tổ chức để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu của tổ chức đó hay nói một cách khác kiểm soát quản lý quan tâm đến sự phối hợp, phân bổ nguồn lực và đánh giá hoạt động của đơn vị hay tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
SVTH: Nguyễn Thị Hải Lý - Lớp K44B KTKT
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
1.2.2 Phân loại kiểm soát
Với những tiêu thức khác nhau, hoạt động kiểm soát có thể phân loại thành kiểm soát theo mức độ ảnh hưởng, kiểm soát theo nội dung, kiểm soát theo thời điểm hoạt động, kiểm soát theo đối tượng.
a. Theo mức độ ảnh hưởng:
- Kiểm soát trực tiếp: được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố cấu thành nên hệ thống quản lý. Bao gồm kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ. Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do nhân viên độc lập với người thực hiện tiến hành. Hoạt động này giúp ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các sai phạm. Kiểm soát xử lý là nắm bắt quá trình giải quyết các giao dịch và nhờ đó giao dịch được được chấp nhận, phân loại, ghi chép, tổng hợp, báo cáo. Kiểm soát bảo vệ là các biện pháp quy chế kiểm soát giúp bảo vệ thông tin cũng như tài sản trong đơn vị.
- Kiểm soát tổng quát: sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau trong đơn vị, tổ chức.
b. Theo nội dung:
- Kiểm soát tổ chức: được thiết lập nhằm đảm bảo hoạt động của đơn vị, tổ chức được thực hiện theo đúng chính sách, kế hoạch, quy định của pháp luật hiện hành; đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng mục tiêu quản lý; nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả.
- Kiểm soát kế toán: kiểm tra thông tin cung cấp cho việc ra Quyết định của nhà quản lý, đảm bảo độ tin cậy, chính xác, toàn vẹn từ thông tin tài chính đến thông tin nghiệp vụ đồng thời cũng là biện pháp bảo vệ tài sản của đơn vị.
c. Theo thời điểm hoạt động:
- Kiếm soát trước: được thực hiện trước khi đối tượng kiểm soát thực hiện hoạt động nhằm phát hiện, ngăn chặn các sai phạm.
- Kiểm soát trong: được thực hiện ngay lúc hoạt động diễn ra nhằm thu thập thông tin phản hổi để có cách thức xử lý thích hợp.
- Kiếm soát sau: thực hiện khi hoạt động đã kết thúc chủ yếu để tổng kết và rút kinh nghiệm.
SVTH: Nguyễn Thị Hải Lý - Lớp K44B KTKT
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
d. Theo đối tượng:
- Kiểm soát đầu ra: nhà quản lý đặt ra những tiêu chí về đầu ra và sử dụng nó để đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị mình, có ba cách thức để nhà quản lý sử dụng đánh giá hoạt động đầu ra: các thước đo tài chính, mục tiêu của tổ chức, dự toán hoạt động. Kiểm soát đầu ra được áp dụng hầu hết tại các đơn vị vì nó phản ánh tốt nhất hiệu quả, chất lượng hoạt động tại đơn vị. Tuy nhiên kiểm soát đầu ra phải cẩn trọng trong việc đưa ra các tiêu chí đánh giá. Nó nên mang tính khích lệ quản lý các cấp thực hiện hơn là việc đạt áp lực thực hiện.
- Kiểm soát hành vi: là hoạt động kiểm soát được nhà quản lý thiết lập nhằm khích lệ các nhân viên hoạt động. Có ba cơ chế thuộc kiểm soát hành vi giúp nhà quản lý nắm bắt hành vi của nhân viên đảm bảo họ hành động đúng hướng: giám sát trực tiếp, quản lý theo mục tiêu, kiểm soát hành chính. Mỗi cơ chế đều có ưu nhược điểm riêng, nhà quản lý cần linh hoạt trong việc lựa chọn một cơ chế thích hợp phù hợp từng hoàn cảnh.
1.2.3 Vai trò của kiếm soát
Hoạt động kiểm soát đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thiết lập một tổ chức hoạt động hiệu quả, lành mạnh:
- Kiểm soát giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu đề ra.
- Hỗ trợ nhà quản lý trong việc đưa ra các Quyết định mang tính chiến lược của tổ chức.
- Đảm bảo sự tuân thủ các chính sách, quy định của pháp luật hiện hành và điều lệ của đơn vị.
- Đảm bảo cung cấp thông tin chất lượng và đáng tin cậy.
- Xây dựng môi trường làm việc thân thiện giữa nhà quản lý và nhân viên các cấp trong toàn đơn vị.
1.2.4 Các hoạt động trong kiểm soát
- Xây dựng mục tiêu bao gồm ngắn hạn và dài hạn.
SVTH: Nguyễn Thị Hải Lý - Lớp K44B KTKT
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Lập kế hoạch hoạt động dựa theo những mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó thiết lập hệ thống các tiêu chuẩn để đánh giá hoạt động thực tế và dự kiến những sự kiện tương lai xảy ra để có những cách ứng xử kịp thời, không bị động.
- Hành động từ các bộ phận trong đơn vị. Để hoạt động được diễn ra một cách hiệu quả và theo đúng tiêu chí, kế hoạch mà đơn vị đã đề ra, các bộ phận cần phối hợp chặt chẽ. Nhà quản lý cần có cách thức kiểm soát thích hợp để đảm bảo các bộ phận hành động đúng hướng.
- Thực hiện đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm; đưa ra nguyên nhân và cách khắc phục đồng thời khen thưởng, đãi ngộ đối với cá nhân bộ phận xuất sắc.
- Tiếp tục theo dõi và đánh giá lại.