CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THUẾ GTGT ĐỐI VỚI
2.3 Th ực trạng công tác kiểm soát thuế GTGT đối với DN NQD tại Chi cục Thuế TX Hương Thủy
2.3.1 H ệ thống KSNB tại Chi cục Thuế TX Hương Thủy
2.3.1.2 Ho ạt động kiểm soát
a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
- Như đã trình bày ở trên bộ máy quản lý tại Chi cục được xây dựng theo mô hình chức năng. Mỗi bộ phận đảm nhiệm một khâu trong một số quy trình về thuế nên bản chất nó là một sự phân chia trách nhiệm.
Ví dụ: Đối với thủ tục kiểm soát tờ khai
Hình 2.1 Trình tự soát xét tờ khai thuế GTGT
Một cửa
• Tiếp nhận hồ sơ kê khai
• Kiểm tra biểu mẫu, quét mã vạch
KK- KTT&TH
• Kiểm tra nội dung tờ khai, phát hiện sai sót.
• Kiểm tra lỗi số học, đối chiếu số HS thực tế và trên dữ liệu máy tính
Kiểm tra
• Kiểm tra tính trung thực, hợp lý của tờ khai
• Phát hiện gian lận, sai sót.
SVTH: Nguyễn Thị Hải Lý - Lớp K44B KTKT
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Sự phân chia trách nhiệm này còn được thể hiện trong từng đội. Ví dụ: đội KK- KTT&TH là đội thực hiện chính trong việc xử lý HSKT. Trong đội có 4 nhân viên, mỗi người đảm nhận một nhiệm vụ và phân chia theo từng sắc thuế. Trong đó, với kiểm soát tờ khai thuế GTGT do 2 nhân viên đảm nhận: một nhân viên sẽ lập bộ thuế GTGT hàng tháng, kiểm tra đối chiếu giữa số lượng tờ khai do bộ phận một cửa gửi lên và với bộ thuế đã lập; nhân viên còn lại đóng vai trò tiếp nhận chứng từ nộp thuế bằng điện tử do kho bạc gửi về và thực hiện ghi nhận và thiết lập báo cáo. Thực chất công tác này đều được thực hiện trên ứng dụng VATWIN nên một nhân viên kế toán thuế vừa thực hiện ghi nhận nghiệp vụ vừa thực hiện báo cáo thu. Đây là ưu điểm nhưng đồng thời cũng là nhược điểm của việc kiểm soát bằng môi trường máy tính.
Song sự phân chia trách nhiệm này chưa thực sự hoàn hảo vì hiện nay Chi cục sử dụng khá nhiều phần mềm trong quản lý, việc sử dụng phần mềm khiến nhiều nghiệp vụ được thực hiện đồng thời.
Mặt khác tại Chi cục, công tác QLN hay kiểm tra đều được phân chia trách nhiệm cho từng nhân viên. Một nhân viên sẽ chịu trách nhiệm các khâu theo dõi tình hình nợ, đốc thúc thu hồi nợ, đòi nợ… nên nó chưa có sự tách biệt.
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ - Kiểm soát thông tin NNT, chứng từ nộp thuế, HS thuế:
Quá trình xử lý nghiệp vụ tại Chi cục Thuế phần lớn đều xử lý trên máy tính.
Mỗi sắc thuế có ứng dụng quản lý riêng. Trong đó, thuế GTGT được quản lý trên ứng dung VATWIN. Thông tin về NNT, tình trạng nộp thuế được thể hiện đầy đủ và được cập nhật liên tục bởi bộ phận KK-KTT&TH. Có chính sách bảo mật chặt chẽ. Các bộ phận khác như đội kiểm tra, đội quản lý và cưỡng chế nợ có thể truy cập để xem và lấy thông tin để thực hiện công tác quản lý của mình. Tuy nhiên chỉ có đội KK-KTT&TH được phép sửa chữa và cập nhật thông tin.
Chứng từ nộp thuế được lưu trữ dưới dạng điện tử và chỉ có do một cá nhân thực hiện công tác kế toán thuế tại đội KK-KTT&TH quản lý. HS khai thuế cũng như HS kiểm tra được đội kiểm tra và đội KK-KTT&TH mỗi đội giữ một bản và được đóng thành bộ chắc chắn và lưu trữ tại đội.
SVTH: Nguyễn Thị Hải Lý - Lớp K44B KTKT
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Các báo cáo luôn được lưu dưới hai dạng đó là file tin học và bản giấy để phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra như: hỏa hoạn, thất lạc…
- Thủ tục phê chuẩn
Thủ tục phê chuẩn được đúng đắn cho từng nghiệp vụ được thực hiện nghiêm túc tại Chi cục. Tất cả các báo cáo tại đơn vị, những Quyết định liên quan đến xử phạt NNT, Quyết định kiểm tra… đều được Chi cục trưởng Chi cụcThuế phê duyệt trước khi gửi đến Cục thuế Tỉnh, NNT.
- Thủ tục kiểm tra độc lập
Trong Chi cục Thuế thủ tục kiểm tra độc lập được thực hiện theo những cách thức khác nhau. Thông thường, nhân viên trong đội thực hiện và đội trưởng kiểm tra lại.
Ví dụ: Trong từng đội như đội kiểm tra, công việc kiểm tra soát xét tờ khai phân bổ về cho từng nhân viên, mỗi nhân viên quản lý một số lượng tờ khai của một số DN nhất định, sau khi các nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình, đội trưởng là người xem xét lại các phiếu nhận xét tờ khai của nhân viên trong đội nhằm đánh giá và kiểm tra lại nhằm phát hiện những sai sót kịp thời và ký duyệt.
Một số đội chức năng có những vài trò liên quan trong một thủ tục như kê khai được diễn tả trong hình 2.1 về trình tự thực hiện soát xét tờ khai có thể thấy tờ khai thuế có thể được soát xét nhiều bộ phận, và khả năng phát hiện sai sót sẽ lớn hơn.
Như vậy có thể công tác kiểm soát trong từng nghiệp vụ được thực hiện khá chặt chẽ. Có sự kiểm tra độc lập giữa cá nhân khác với người thực hiện nên hạn chế rủi ro và đảm bảo tin cậy cho các báo cáo. Tuy nhiên, vì là mô hình chức năng nên sự mội đội một chức năng và tự chịu trách nhiệm với phần nhiệm vụ của mình do đó sự kiểm soát độc lập giữa các bộ phận chức năng chưa thật sự phát huy được hiệu quả cao nhất.
- Kiểm soát vật chất
Tại Chi cục Thuế TX Hương Thủy, khối lượng HS thuế rất lớn. HS thuế được lữu trữ tại kho lưu trữ và tại các bộ phận liên quan và trách nhiệm quản lý được giao cho từng nhân viên trong đội theo phân công nhiệm vụ.
SVTH: Nguyễn Thị Hải Lý - Lớp K44B KTKT
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Ví dụ: HS kiểm tra nội bộ được lưu giữ bởi một nhân viên trong đội kiểm tra và thường là trưởng đoàn trong các đợt kiểm tra nội bộ…
Bên cạnh đó, việc kiểm soát HS thuế đặc biệt được chú trọng, cán bộ từng đội phải lập danh mục HS và kiểm soát theo danh mục này. Việc lưu trữ HS phải đảm bảo dễ tìm, dễ lấy và được sắp xếp khoa học. Chi cục đã xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng đối với hoạt động kiểm soát HS ban hành ngày 02/01/2013, cam kết thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Kiểm soát thông tin
Hệ thống thông tin trong Chi cục Thuế được đội KK-KTT&TH đảm nhiệm, máy chủ được đặt tại phòng được bảo vệ bằng tủ có khóa và chỉ có đội phó (cũng là đội trưởng) nắm giữ, đây là cũng là nhân viên kế toán thuế, và quản trị các ứng dụng, mạng nội bộ trong đơn vị. Các ứng dụng đều sử dụng chính sách bảo mật. Mỗi người dùng đều được cấp một tài khoản và được quản lý bởi bộ phận nhân sự. Việc thay đổi tài khoản phải được đăng ký tại đội. Mạng nội bộ không cho phép người ngoài truy cập. Công tác ra soát nhật ký vận hành thường ít được thực hiện vì thực tế từ khi thiết lập đến nay chưa có trường hợp truy cập trái phép nào xảy ra. Mặt khác, Chi cục Thuế cũng chỉ đóng vai trò vận hành còn công tác thiết lập dữ liệu, kiểm soát dữ liệu do Tổng cục Thuế thực hiện, viết chương trình và ban hành các hướng dẫn vận hành cho Cục và Chi cục. [Phụ lục 10]- Bảng hỏi về KSNB trong môi trường máy tính
- Phân tích soát xét lại việc thực hiện
Như đã nói ở trên, lãnh đạo Chi cục đánh giá rất cao vấn đề thực hiện kế hoạch nên thủ tục soát xét lại được sử dụng hàng quý. Trong từng đội, hàng quý, thường tổ chức họp đội do đội trưởng làm chủ tọa. Trong cuộc họp này sẽ đánh giá kết quả hoàn thành kế hoạch của từng nhân viên trong đội, thảo luận những đề còn vướng mắc, đưa ra những sai sót và đề ra những biện pháp khắc phục, thực hiện đánh giá cá nhân về việc chấp hành quy định và tuân thủ pháp luật trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến thuế.. Sau đó, các đội trưởng (đội phó) của từng đội cùng với ban lãnh đạo sẽ họp đánh giá tiến độ hoàn thành kế hoạch, giải đáp thắc mắc của nhân
SVTH: Nguyễn Thị Hải Lý - Lớp K44B KTKT
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
viên, thảo luận về nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Cuối năm, thực hiện họp đánh giá và bình chọn cá nhân xuất sắc để khen thưởng.