D........................................................................................................................................ Ý KIẾN CỦA KHÁCH HÀNG (nếu có)
2.2.2. Quy trình kiểm soát tín dụng đối với KHCN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Tiến
trình Quy trình Diễn giải
Kiểm soát tính đầy đủ, hợp lệ của các hồ sơ do khách hàng cung cấp kèm theo đềnghị cấp tín dụng
Kiểm soát thông tin, lý do từchối trên TCBS
Kiểm soát hồ sơ KH, hồ sơ soạn thảo hợp đồng, chứng từ, văn bản cam kết theo phê duyệt
Kiểm soát việc thực thi các nội dung theo phê duyệt
Kiểm soát điều kiện tạo mã tài sản, thông tin tài sản tạo trên TCBS, hồ sơ tài sản lưu kho...
Kiểm soát điều kiện cấp tín dụng, Khế ước nhận nợ, Hợp động tín dụng, Thư bảo lãnh...
Báo cáo Khối vận hành khoản cấp tín dụng không phù hợp phê duyệt.
Không phù hợp
Lưu hồ sơ
Nhận hồ sơ tín dụng
Cấp tín dụng
Soạn thảo theo phê duyệt
Kiểm soát Tạo TK
từchối Từchối
Phù hợp Thực hiện các nội dung phê duyệt cấp tín dụng
Tạo mã tài sản
Kiểm soát
Phù hợp
Soạn và trình ký KS
Không phù hợp
Kiểm soát Không phù hợp
Khối Vận hành
Phù hợp Không
phù hợp Báo cáo
Trướckhi cấp tín dụngTrong khi cấp tín dụng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Kiểm soát việc cập nhật thông tin khoản cấp tín dụng trên TCBS
Kiểm soát việc theo dõi, thực hiện các điều kiện khi cấp tín dụng, thu nợ
Kiểm soát việc cập nhật, điều chỉnh thông tin TK trên TCBS sau khi cấp tín dụng
Kiểm soát việc chuyển nợ quá hạn, chuyển hồ sơ xử lý nợ đúng quy định
Sơ đồ3: Sơ đồquy trình kiểm soát tín dụng tại ACB - CN Huế Trong khi cấp tín dụng Tạo tài khoản
Kiểm soát
Không phù hợp
Cấp tín dụng Phù hợp
Theo dõi, quản lý khoản cấp tín dụng
Sau khi cấp tín dụng
Điều chỉnh, thay đổi, thu nợ…
Tạm xuất, thay đổi TSBĐ
Thanh lý, giải chấp, lưu trữhồsơ Theo dõi, quản lý khoản
cấp tín dụng
Kiểm soát Chuyển hồ sơ
xửlý nợ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
2.2.2.2. Nội dung thực hiện cụ thể trong công tác kiểm soát
Kiểm soát trước khi cấp tín dụng:
Các công việc kiểm soát bao gồm:
-Đối với Hồ sơ pháp lý: Kiểm soát tính hợp lệ và đầy đủthông tin trên hồ sơ pháp lý mà khách hàng cung cấp (Đối chiếu giữa bản chính và bản sao hoặc giấy tờ đãđược chứng thực của cơ quan Nhà nước để đảm bảo Giấy tờ có thật, không giả mạo, cung cấp đúngtên khách hàng, còn hiệu lực hoặc còn được phép sửdụng theo quy định của pháp luật hay của ACB)
- Đối với Hồ sơ tài chính, sản xuất kinh doanh: Kiểm soát sự hiện diện của hồ sơ, tính hợp lệ của giấy tờ do khách hàng cung cấp thể hiện thu nhập/tài chính của đúng bên đềnghịcấp tín dụng/bên bảo lãnh.
Nhận xét: Tại ACB, nhân viên CSR có nhiệm vụ kiểm tra loại hồ sơ này, tuy nhiên trên thực tế, CSR ít chú trọng vềtính có thực của các giấy tờ mà chỉ xem xét về mặt số lượng (đảm bảo đầy đủ các giấy tờ, hóa đơn mua bán, hợp đồng kinh doanh, giấy phép kinh doanh…) vì vậy dẫn đến sai sót là các giấy tờ được làm giả, không có thật, không đúng với tình hình thực tếcủa khách hàng.
-Đối với Hồ sơ tài sản bảo đảm:
+ Hồ sơ tài sản: Kiểm soát tính hiện diện, hợp lệ và đầy đủ(Tờtrình thẩm định tài sản phải có chữký của nhân viên thẩm định tài sản và phê duyệt của cấp có thẩm quyền; nội dung thẩm định được thểhiện đầy đủ…)
+ Hồ sơ soạn thảo: Phải đúng mẫu biểu do ACB ban hành, thông tin soạn thảo phải chính xác và đầy đủ (tiến hành đối chiếu hồ sơ soạn thảo với nội dung phê duyệt, hồ sơ pháp lý và hồ sơ tài sản khách hàng)
Nhận xét: Việc kiểm tra loại hồ sơ này theo quy định do nhân viên Quản lý Tài sản (CC) thực hiện, nhưng hiện Chi nhánh đang thiếu vị trí này nên công việc được chuyển cho nhân viên pháp lý chứng từ (LDO). Điều này dẫn đến việc kiểm tra không hiệu quả, có thểthiếu sót do LDO phải làm một lúc hai công việc.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Đối với Hồ sơ cấp tín dụng: Kiểm soát sựphù hợp, tính chính xác của hồ sơ + Hồ sơ đề nghị cấp tín dụng: Kiểm soát nhằm đảm bảo Giấy đề nghị vay vốn/cấp hạn mức; phương án vay vốn/sửdụng vốn/hạn mức phải do chính khách hàng viết, nêu rõ nhu cầu và mục đích vay vốn (phù hợp với quy định của ACB), thời hạn, sốtiền đềnghị cấp tín dụng và có đầy đủchữký của khách hàng.
Nhận xét: Theo quan sát thực tế, Giấy đề nghị vay vốn và phương án sử dụng vốn không do khách hàng trình bày mà thường là khách hàng ký tên trước, sau đó NVTD sẽtự điền thông tin. CSR thường không chú ý đến vấn đềnày hoặc đôi lúc phát hiện nhưng thường chấp nhận và bỏ qua. Điều này có thể dẫn đến việc cấp tín dụng không đúng theo nhu cầu và ACB không kiểm soát được mục đích vay vốn, việc sử dụng vốn của khách hàng.
+ Hồ sơ phê duyệt cấp tín dụng và trảlời cấp tín dụng: Kiểm soát viên tín dụng (LS) tiến hành kiểm tra các nội dung:
Tên cá nhân do CIC cung cấp đúng với hồ sơ pháp lý
Tờtrình thẩm định tín dụng KHCN phải có đầy đủchữký của nhân viên phân tích tín dụng, chữký nháy của trưởng Bộphận tín dụng KHCN, chữký xét duyệt của cấp có thẩm quyền và mục đích cấp tín dụng trên tờ trình phải phù hợp với mục đích đề nghị của khách hàng, quy định và quy chế cho vay của NHNN nói chung và ACB nói riêng.
Phê duyệt cấp tín dụng/ biên bản họp phải có đầy đủ chữký và số lượng thành viên phê duyệt, thẩm quyền phê duyệt hạn mức đúng quy định, nội dung phê duyệt rõ ràng (hạn mức, lãi suất, phí, thời hạn cấp, TSĐB, điều kiện sửdụng mức cấp tín dụng…).
Phúc đáp cấp tín dụng phải đúng tên khách hàng, đúng với nội dung phê duyệt của Ban tín dụng
+ Soạn thảo các HĐTD: kiểm tra đảm bảo đúng mẫu biểu ACB ban hành, thông tin soạn thảo đúng và đầy đủ. Kiểm soát viên tín dụng (LS):
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Kiểm soát việc ký kết các HĐTD, HĐBĐ, kết quảthực hiện các phê duyệt về TSBĐ: đủ chữký của các bên tham gia và đóng dấu giáp lai của ACB.
Biên nhận hồ sơ TSĐB đãđược đại diện ACB ký vàđóng dấu đầy đủ
Kết quả chứng nhận HĐBĐ công chứng, giao dịch bảo đảm (ngày hiệu lực, họtên chữký của công chứng viên, đại diện cơ quan đăng ký vàđóng dấu của cơ quan công chứng)
Phong tỏa TSĐB: đúng loại, giá trị và thời hạn. Nội dung xác nhận trên giấy phong tỏa theo quy định của ACB, có chữký xác nhận của người có thẩm quyền và mộc dấu của tổchức phát hành
- Kiểm soát việc cập nhật thông tin TSĐB trên TCBS: TSĐB đủ điều kiện đểcấp mã tài sản; đối chiếu thông tin TSĐB được tạo trên TCBS với HĐBĐ đã ký.
Kiểm soát trong khi cấp tín dụng:
Kiểm soát viên tín dụng kiểm soát các nội dung sau:
- Kiểm soát việc tuân thủ các điều kiện phê duyệt cấp tín dụng (sử dụng mẫu
“Phiếu theo dõi tuân thủphê duyệt cấp tín dụng”)
+ Ghi nhận, cập nhật các điều kiện phê duyệt cấp tín dụng của cấp thẩm quyền vào phiếu theo dõiđểkiểm soát việc tuân thủphê duyệt
+ Kiểm soát việc ghi nhận, cập nhật thông tin khoản cấp tín dụng trên TCBS Sau đó, Nhân viên quản lý tín dụng (LA) sẽ ký vào mẫu phiếu này. Tiếp theo đó, Trưởng bộphận Hỗ trợ nghiệp vụ tín dụng kiểm soát lại một lần nữa và ký kiểm soát trên mẫu phiếu này.
- Kiểm soát điều kiện giải ngân, hồ sơ soạn thảo cấp tín dụng: đối chiếu hồ sơkiểm soát với phê duyệt, tờtrình thẩm định khách hàng
+ Kiểm soát đảm bảo khoản cấp tín dụng được phê duyệt đúng thẩm quyền + Kiểm soát việc tuân thủ đúng trình tự pháp lý về TSĐB: công chứng - đăng ký - phong tỏa (nếu có) - niêm phong tài sản - gởi kho
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
+ Có đầy đủ chữ ký của các bên tham gia, đóng dấu giáp lai của ACB trên HĐTD/KƯNN và các văn bản cam kết khác…
+ Kiểm soát việc thực hiện các quy định của ACB liên quan đến khoản cấp tín dụng (thu phí, thanh lý/tất toán, ký quỹ, bổ sung chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn trước khi cấp tín dụng (nếu có): chứng từphải hợp lệ, đúng với phê duyệt và quy định của ACB)…
Nhận xét: Việc kiểm soát trong khi cấp tín dụng được thực hiện khá tốt tại ACB, kiểm soát viên tín dụng (LS) tiến hành kiểm tra tổng thể một lần nữa toàn bộ giấy tờ, chứng từcủa Hồ sơ tín dụng trước khi cho KH giải ngân. Nếu không đủ giấy tờ, LS yêu cầu CA hoặc khách hàng bổ sung đến khi đầy đủ mới quyết định cho giải ngân. Điều này giúp cho ACB hạn chếphần nào rủi ro trong hoạt động tín dụng
Kiểm soát sau khi cấp tín dụng:
Sau giải ngân, công việc kiểm soát bao gồm:
- Kiểm soát trên hồ sơ
+ Nhân viên phân tích tín dụng (CA) tiến hành kiểm soát việc thực hiện cam kết của KH với ACB sau khi được cấp tín dụng.
+ Kiểm soát việc theo dõi, quản lý khoản cấp tín dụng: Định kỳ, theo quy định cụ thể của ACB, ít nhất 2 lần một năm, CA trực tiếp đến gặp khách hàng, cơ sở kinh doanh đểtiến hành kiểm tra, tái thẩm định. Sau đó, điền vào “Phiếu kiểm tra, giám sát quá trình sửdụng vốn vay” có đầy đủ chữký của khách hàng, CA và được Trưởng Bộ phận tín dụng KHCN (CBL) ký duyệt.
+ Nhân viên pháp lý chứng từ(LDO) kiểm soát việc niêm phong và lưu kho bổ sung kết quả đăng ký giao dịch bảo đảm…
+ Thực hiện quản lý việc tạm xuất và hoàn trảhồ sơ TSĐB theo quy định ACB - Kiểm soát trên hệthống TCBS
+ Nhân viên CSR thay đổi và cập nhật lãi suất đúng và kịp thời đối với các khoản cấp tín dụng lãi suất thảnổi hay theo chỉ đạo của cấp thẩm quyền.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
+ Điều chỉnh theo phê duyệt.
- Kiểm soát chuyển nợ quá hạn, chuyển hồ sơ xửlý nợ
Nhận xét: Tất cảcác công việc trên đều được kiểm soát viên tín dụng tiến hành kiểm tra, xem xét. Bên cạnh đó còn có sự theo dõi tổng quát, kiểm tra lại và ký xét duyệt của Trưởng bộphận Hỗtrợtín dụng của ACB.
2.2.2.3. Một số lỗi có thể xảy ra trong quá trình kiểm soát
Qua quy trình trên, ta có thểthấy rằng hệthống kiểm soát mà ACB xây dựng đối với hoạt động tín dụng là hết sức chặt chẽ, tất cả công đoạn phối hợp tác nghiệp đều được kiểm soát, cụ thể như sau: các hồ sơ trước khi cấp tín dụng phải được thông qua 2 khâu kiểm soát, trong khi cấp tín dụng cũng thông qua 2 khâu và sau giai đoạn giải ngân cũng được kiểm soát. Nhưng vấn đề cần đặt ra ở đây là Chi nhánh có tuân thủ tốt, tiến hành đúng theo quy định kiểm soát đãđược thiết kế như ban đầu hay không?
Một sốlỗi có thểxảy ra trong quá trình kiểm soát:
Kiểm soát viên không kiểm tra kỹtính xác thực của những thông tin thu thập được và các nội dung trình bày trong tờ trình thẩm định khách hàng cũng như thẩm định TSĐB.
Thực hiện kiểm soát còn lơ là, có thể phát hiện được sai sót nhưng lại bỏ qua, và việc kiểm soátkhông mang tính độc lập.
Không tổ chức giám sát việc giải quyết hồ sơ và công tác thu hồi nợ của nhân viên.
Phê duyệt không đúng với chính sách tín dụng ACB.
Không kiểm soát được quy trình làm việc của nhân viên chi nhánh có phù hợp với quy trình của ACB hay không, đặc biệt là quy trình làm việc với các khách hàng quen của nhân viên thẩm định tín dụng.
Quả thật, quy trình kiểm soát mà ACB ban hành cho cả hệ thống là một quy trình hết sức chặt chẽ, nếu tuân thủ theo đúng quy trình này ACB Huế có thểhạn chế được rất nhiều rủi ro trong quá trình cấp tín dụng cho khách hàng. Tuy nhiên trên thực
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
tế, cũng như hầu hết các ngân hàng, đã xảy ra hiện tượng vì chạy theo chỉ tiêu doanh số cho vay đã đăng ký mà trong nhiều trường hợp, nhân viên tín dụng và kiểm soát viên đã không tuân thủ quy trình kiểm soát nói trên. Những hành động đó có thể làm cho hoạt động cho vay của chi nhánh gặp nhiều rủi ro, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động. Nếu không phát hiện và có biện pháp khắc phục kịp thời thì nguy cơ gia tăng rủi ro, gia tăng nợ quá hạn hoàn toàn có thể xảy ra và điều này ảnh hưởng không tốt đến hiệu quảhoạt động tín dụng.
Tóm tắt chương 2
Chương 2 trình bày thực trạng của Ngân hàng TMCP Á Châu qua các nội dung cụthể như sau:
Thứ nhất: Giới thiệu khái quát vềquá trình hình thành, phát triển, chức năng nhiệm vụ cũng như tình hình chung về nguồn lực và hoạt động kinh doanh của Chi nhánh trong thời gian 2009–2011.
Thứhai: Qua tìm hiểu thực tế, trình bày những vấn đề cơ bản của quy trình cho vay khách hàng cá nhân tại Chi nhánh đồng thời nhận dạng các rủi ro phát sinh trong quá trình cho vay.
Thứba: Phản ánh công tác kiểm soát quy trình cho vay khách hàng cá nhân tại Chi nhánh, phân tích rõ những công việc cụ thể được tiến hành trong công tác kiểm soát. Từ đó, nhận diện một sốsai phạm có thểxảy ra dẫn đến rủi ro trong hoạt động tín dụng của Chi nhánh.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
CHƯƠNG 3