1.3. Nội dung công tác đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp
1.3.1. Xác định nhu cầu và mục tiêu đào tạo
Đây là bước vô cùng quan trọng trong quá trình đào tạo, việc xác định đúng nhu cầu đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả các bước tiếp theo trong quá trình đào tạo. Đầu tƣ đào tạo không đúng nhu cầu và lãng phí tiền bạc mà không phân tích kỹ lƣỡng liệu có cần đào tạo hay không có thể khiến công ty bạn gặp rủi ro. Nếu đào tạo không đáp ứng đƣợc nhu cầu của nhân viên sẽ dẫn đến thái độ tiêu cực đối với chương trình đào tạo và làm giảm mong muốn tham gia đào tạo trong tương lai của họ.
Để xác định nhu cầu đào tạo, cần trả lời các câu hỏi về thời gian đào tạo, ai cần đào tạo, loại kiến thức, kỹ năng cần đào tạo và số lượng người cần đào tạo.
Vì vậy, cần đánh giá nhu cầu loại bỏ các chương trình đào tạo không phù hợp, xác định các chương trình đào tạo cần thiết chưa đạt được và đặt ra mục tiêu đào tạo cho các chương trình hiện có. giải thích. Cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo là việc thu thập và phân tích nhu cầu của nhân viên trong tổ chức, kiến thức và trình độ cần thiết để thực hiện các hoạt động cũng nhƣ phân tích trình độ, kiến thức của nhân viên và các kỹ năng hiện có. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp thu thập thông tin và nhiều nguồn để đánh giá nhu cầu đào tạo và phát triển của mình, bao gồm:
Bảng 1.1. Phương pháp thu thập và nguồn thông tin để xác định nhu cầu đào tạo Phương pháp thu thập dữ liệu Nguồn thông tin
Thu thập dữ liệu sẵn có Phỏng vấn cá nhân Phỏng vấn nhóm Bảng câu hỏi
Trắc nghiệm thành tích Trắc nghiệm viết Trung tâm đánh giá Quan sát
Thu thập các sự kiện điển hình
Dữ liệu hiện tại (báo cáo, phỏng vấn hiện tại, đánh giá thành tích, quy trình, bản mô tả công việc, hồ sơ nhân viên) Người thực hiện công việc
Giám sát viên Nhân viên Các chuyên gia Khách hàng
Phân tích công việc Phân tích nhiệm vụ
Nguồn: Phan Thuỳ Chi, 2008 Để đánh giá chính xác nhu cầu đào tạo của mình, bạn cần xem xét ba yếu tố chính:
Phân tích tổ chức: Đƣợc sử dụng để đánh giá tính phù hợp của các hoạt động đào tạo với chiến lƣợc phát triển của tổ chức Cụ thể:
Đánh giá sứ mệnh và chiến lƣợc của tổ chức: Để đƣa ra các ƣu tiên đào tạo, các công ty cần xây dựng sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lƣợc phát triển riêng.
Đánh giá nguồn lực và phân bổ chúng: Bao gồm nguồn nhân lực và kinh phí dành cho hoạt động đào tạo và phát triển.
Phân tích các yếu tố môi trường bên trong như cơ cấu quản lý tổ chức, hệ thống quản lý, nguồn nhân lực và xem xét yếu tố nào cần có hoạt động đào tạo.
Phân tích công việc là phân tích các yêu cầu thực hiện công việc trong một doanh nghiệp. Phân tích công việc cần tập trung vào các chức năng công việc. Hoạt động phân tích bộc lộ những kỹ năng, kiến thức mà nhân viên chƣa nắm vững hoặc chƣa có, từ đó xác định mục tiêu đào tạo.
Phân tích công việc là quá trình đánh giá các tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể một cách hiệu quả. Người lãnh đạo cần xác định rõ nhiệm vụ cần thực hiện, phạm vi công việc, và các kiến thức, kỹ năng cũng nhƣ thái độ cần thiết để thực hiện công việc đó. Phân tích công việc cũng nên dự đoán những khó khăn mà nhân viên sẽ gặp phải trong quá trình làm việc. Sau khi phân tích tầm quan trọng của chuyên môn đối với hiệu quả công việc, tầm quan trọng của kỹ năng và thái độ đối với hiệu suất công việc phải đƣợc đánh giá trong quá trình tuyển dụng.
Phân tích cá nhân (còn gọi là phân tích con người): Đây là yếu tố liên quan đến phân tích công việc. Sau khi phân tích công việc, bạn cần phân tích những nhân viên sẽ hoặc sẽ thực hiện công việc. Nó sẽ ở mức độ nào trong tương lai?
Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định những gì cần đào tạo cũng nhƣ những kiến thức và kỹ năng nào mà nhân viên của doanh nghiệp cần có để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp. Phân tích hiệu suất của từng nhân viên để xác định: Kết quả công việc không trọn vẹn do thiếu hiệu quả công việc, thiếu kiến thức, kỹ năng, năng lực, thiếu động lực làm việc hoặc thiết kế công việc không phù hợp. Xác định tiềm năng phát triển. Xác định ai cần đào tạo và xác định xem nhân viên của bạn đã sẵn sàng đào tạo chƣa.
Tóm lại, việc thu thập thông tin và đánh giá nhu cầu đào tạo thuộc ba loại thông tin chính: tổ chức, nghề nghiệp và cá nhân. Tuy nhiên, sẽ có nhiều loại thông tin có liên quan chặt chẽ với nhau và có thể đƣợc thu thập cùng một lúc. Ví dụ, các đối tƣợng phỏng vấn để phân tích công việc có thể thu thập thông tin về các rào cản đối với hiệu suất công việc (phân tích tổ chức) hoặc phân tích cá nhân, xem xét thông tin về hiệu suất công việc và so sánh những điểm tương đồng và khác biệt về mức độ thực hiện công việc, xác định nguyên nhân tổ chức và nguyên nhân về kiến thức và kỹ năng của nhân viên ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và thái độ. Để đánh giá hiệu quả nhu cầu đào tạo, điều quan trọng là sự quan tâm đến việc phát triển nhân viên từ cả cá nhân lẫn tổ chức. Điều này bao gồm việc các tổ chức thiết lập và thực hiện các quy trình đánh giá phát triển thường xuyên, cho phép các cá nhân đóng góp vào quá trình tự đánh giá của họ. Đồng thời, các tổ chức cũng ghi nhận những người dưới sự phát triển của họ và đảm bảo rằng nhu cầu phát triển của nhân viên được đáp ứng, thường thông qua cung cấp các cơ hội đào tạo hoặc tư vấn.
Cấp dưới cũng cần nhìn nhận quá trình đánh giá một cách tích cực và để sự tin tưởng cũng như sự phát triển của họ có ích cho sự phát triển của chính họ.
Mục đích của đào tạo là nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng và thái độ của nhân viên. Cụ thể, mục tiêu của đào tạo nguồn nhân lực là giúp nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của mình, thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao một cách hiệu quả hơn, và phát triển khả năng làm việc tự chủ. Thái độ làm việc của người lao động sẽ đƣợc cải thiện, và họ sẽ dễ dàng hòa nhập và thích nghi hơn với công việc trong tương lai. Vì vậy, mục tiêu của các chương trình đào tạo là đạt được những kết quả
mà người lao động cần phải đạt được. Các mục tiêu đào tạo chính cần được xác định bao gồm:
Các kỹ năng cụ thể cần đào tạo và trình độ cần đạt đƣợc sau đào tạo.
Số lượng và thành phần người tham gia đào tạo.
Thời gian đào tạo.
Việc thiết lập mục tiêu đào tạo đóng góp vào việc cải thiện hiệu quả của quá trình đào tạo nhân sự và là nền tảng để đánh giá năng lực chuyên môn của nhân viên sau khi hoàn thành đào tạo. Mục tiêu đào tạo cần đƣợc xác định rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường. Để xây dựng một chương trình đào tạo nhân sự phù hợp, mang lại hiệu quả cao, doanh nghiệp phải xác định rõ mục tiêu cụ thể mà nhân viên cần đạt được sau chương trình đào tạo, như: Năng lực, trình độ kỹ năng, hành vi… Từ đó, công ty xác định chủ đề đào tạo, cách đào tạo nhân viên và xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả. Quá trình đào tạo có thể đƣợc đánh giá ở bốn cấp độ: phản ứng, kiến thức sau đào tạo, hành vi và kết quả tại nơi làm việc. Tổ chức cũng có thể diễn giải và thể hiện mục tiêu của mình ở từng cấp độ này. Tìm hiểu xem nhân viên cảm thấy thế nào về quá trình đào tạo của họ và liệu họ có hài lòng với các chương trình đào tạo mà họ đã tham gia hay không. Các phản hồi mục tiêu có thể đƣợc đánh giá bằng cách sử dụng ba mức độ hài lòng của người học: rất hài lòng, trung lập và không hài lòng. Kết quả cuối cùng của đào tạo là kết quả có thể đo lường được ở cấp độ nhóm hoặc tổ chức.
1.3.2. Lựa chọn đối tượng đào tạo
Đối tượng đào tạo là danh sách nhân viên, vị trí cần đào tạo trong chương trình đào tạo này. Khi lựa chọn chủ đề đào tạo, nhu cầu và kỹ năng chuyên môn của mỗi người được xác định và những người cụ thể được lựa chọn để đào tạo dựa trên kết quả tìm được. Để xác định các bộ phận và chủ đề cần đào tạo, người phát triển chương trình đào tạo nên thảo luận về hiện trạng hiệu quả công việc và triển vọng nghề nghiệp với các trưởng bộ phận và trưởng bộ phận. Xem xét ngành, nhu cầu đào tạo nhân viên và dựa trên các tiêu chí nhƣ kết quả đánh giá hiệu suất công việc, phân tích công việc, kết quả kiểm tra hàng quý và hàng năm cũng nhƣ kết quả giám
sát việc thực hiện đào tạo, tổ chức sẽ cần phải quyết định loại hình đào tạo nào bạn sẽ cung cấp.
Việc xác định các nội dung đào tạo phù hợp có tác động đáng kể đến kết quả của quá trình đào tạo và ảnh hưởng đến các mục tiêu. Những người được lựa chọn đào tạo đều có những tố chất cần thiết phù hợp với công việc hiện tại và tương lai, đảm bảo cho chiến lƣợc đào tạo của bạn mang lại hiệu quả cao. Bằng cách xác định các chủ đề đào tạo phù hợp, bạn có thể đảm bảo rằng mình đang đào tạo đúng người, kỹ năng và động lực, đồng thời tránh nhầm lẫn dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc. Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cần liên kết chặt chẽ với các biện pháp nhằm tăng cường sự hài lòng trong công việc. Động lực giúp nhân viên hứng thú với quá trình đào tạo, biến kết quả đào tạo thành giá trị mới và giúp duy trì mối quan hệ lâu dài giữa nhân viên và công ty. Nếu không có các biện pháp tăng cường động lực, phát triển nguồn nhân lực sẽ chỉ là bề ngoài, không mang lại kết quả nhƣ mong đợi hoặc chỉ phục vụ lợi ích cá nhân chứ không phục vụ lợi ích của tổ chức.
1.3.3. Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Theo Trần Kim Dung (2006), chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học, bài học nêu rõ những kiến thức, kỹ năng cần đƣợc đào tạo và thời gian đào tạo sẽ kéo dài bao lâu. Dựa trên các yếu tố đó, cần lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Các học viên tham gia khóa đào tạo thường có các kinh nghiệm chuyên môn và trình độ kiến thức đa dạng. Do đó, nội dung của chương trình đào tạo cụ thể cần phải liên kết chặt chẽ với mục tiêu và chủ đề đào tạo. Trước khi bắt đầu một khóa đào tạo, hãy nghiên cứu và tìm hiểu nhu cầu của nhân viên để đảm bảo rằng chương trình đào tạo là phù hợp, vì một chương trình đào tạo quá khó hoặc quá dễ có thể không mang lại hiệu quả cho công ty bạn nên được thực hiện thường xuyên.
Chương trình đào tạo cần được thiết kế cụ thể với các yếu tố như số lượng môn học, tổng số giờ học, số giờ dạy cho từng môn học, kinh phí cho từng môn học, thời lượng của từng buổi học, và cơ sở vật chất cần thiết cho chương trình như sách giáo khoa, tài liệu, thiết bị... Chương trình đào tạo được xây dựng dựa trên nhu cầu và mục tiêu đào tạo đã được xác định trước đó. Từ đó, các công ty lựa chọn phương
pháp đào tạo phù hợp dựa trên hoàn cảnh cụ thể của mình, chẳng hạn nhƣ hiệu quả tài chính và trang thiết bị. Phương pháp đào tạo cụ thể bao gồm:
Đào tạo trong công việc là phương pháp tiếp thu kiến thức và kỹ năng trực tiếp tại nơi làm việc, qua việc thực hành công việc thực tế và được hướng dẫn bởi những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó (Phan Thùy Chi, 2008). Đào tạo tại chỗ được coi là phương pháp cơ bản và hiệu quả nhất, đồng thời hỗ trợ các hình thức đào tạo bên ngoài công việc. Đây là một cách rất hiệu quả để tiếp nhận kiến thức và kỹ năng liên quan trực tiếp đến công việc của bạn trực tiếp từ giáo viên nơi bạn làm việc. Các phương pháp bao gồm:
Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc là phương pháp phổ biến được áp dụng để giảng dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho đa số nhân viên sản xuất và thậm chí một số nhà quản lý. Quá trình đào tạo bắt đầu bằng việc người hướng dẫn giới thiệu và giải thích mục đích của công việc, sau đó cụ thể hóa từng bước để quan sát, thảo luận, học hỏi và thực hành cho đến khi thành thạo, dưới sự hướng dẫn chặt chẽ của người hướng dẫn.
Đào tạo theo kiểu học nghề bắt đầu với học lý thuyết, sau đó nhân viên áp dụng lý thuyết trong thực tế dưới sự hướng dẫn của những người có kinh nghiệm.
Họ thực hiện các nhiệm vụ của công việc mà nhân viên cần học, cho đến khi thành thạo tất cả các kỹ năng cần thiết cho công việc. Phương pháp này được sử dụng để giảng dạy cho nhân viên một công việc hoàn chỉnh.Cốt lõi của phương pháp này là hướng dẫn nhân viên mới và là phương pháp phổ biến ở Việt Nam.
Đào tạo theo kiểu kèm cặp và chỉ bảo: Dựa trên sự lãnh đạo từng người một. Phương pháp này thường được sử dụng để giúp các nhà quản lý và giám sát viên học hỏi những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại và tương lai của họ bằng cách huấn luyện họ. Có ba cách để đào tạo đối với phương pháp này:
Kèm cặp bởi lãnh đạo trực tiếp
Kèm cặp bởi cố vấn
Kèm cặp bởi quản lý có kinh nghiệm hơn
Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phương pháp được áp dụng trong các chương trình đào tạo nhà quản lý, bằng cách di chuyển người học qua các vị trí khác nhau. Điều này giúp họ phát triển kỹ năng làm việc và kỹ năng quản lý tình huống trong mọi lĩnh vực công việc. Họ có thể sẽ đảm nhận những nhiệm vụ nâng cao hơn trong các lĩnh vực khác nhau trong tương lai. Việc luân chuyển và luân chuyển công việc có thể đƣợc thực hiện theo:
Chuyển mục tiêu đào tạo cho người quản lý ở bộ phận khác của tổ chức nhƣng có cùng chức năng và quyền hạn.
Các nhà quản lý đảm nhận các vị trí mới trong lĩnh vực chuyên môn của họ.
Người quản lý được phân công chuyển đổi công việc trong phạm vi chuyên môn.
Đào tạo ngoài công việc: Đào tạo ngoài công việc là phương pháp giáo dục mà người học được giải phóng khỏi các công việc thực tế (Phan Thuỳ Chi, 2008).
Đào tạo này thường được thực hiện ở ngoài địa điểm làm việc, trong môi trường lớp học với sự hướng dẫn cụ thể. Phương pháp đào tạo ngoài công việc mang lại hiệu quả cao trong việc truyền đạt kiến thức và kỹ năng cơ bản cho một nhóm lớn nhân viên. Nhóm phương pháp này bao gồm:
Tổ chức các lớp ngoài doanh nghiệp: chương trình đào tạo gồm 2 phần: lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết sẽ đƣợc giảng dạy chủ yếu bởi các kỹ sƣ và nhân viên kỹ thuật. Phần thực hành sẽ đƣợc thực hiện tại các workshop thực tế và được giảng dạy bởi các chuyên gia. Phương pháp này được áp dụng cho các nghề tương đối phức tạp và các hoạt động cụ thể đòi hỏi phải đào tạo với hướng dẫn cụ thể.
Đƣa nhân viên đi học chính quy: Các công ty đƣa nhân viên đi học các trường dạy nghề hoặc trường quản lý do các bộ, ngành, trung ương tổ chức để nâng cao trình độ cả về lý thuyết và đào tạo.
Thuyết trình, hội nghị, hội thảo là phương pháp có thể tổ chức độc lập hoặc kết hợp với các phương pháp khác, bên trong hoặc bên ngoài tổ chức. Đây là