CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NHÂN LỰC TẠI CÔNG
3.2. Phân tích thực trạng đào tạo nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Cơ khí
3.2.1. Xác định nhu cầu và mục tiêu đào tạo
Tại Công ty Cổ phần Cơ khí Gang Thép, việc xác định nhu cầu đào tạo liên quan chặt chẽ đến hoạt động quản trị nhân lực. Các phòng ban căn cứ vào tình hình thực tế để xác định nhu cầu cụ thể theo từng chức danh quản lý và chuyên ngành chuyên môn, để quyết định liệu nhu cầu đó có thể giải quyết đƣợc thông qua đào tạo, hay cần tuyển dụng mới hoặc luân chuyển lao động. Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo tại công ty hiện nay chủ yếu dựa trên thông tin phản hồi từ các phòng ban và phân xưởng gửi đến Phòng Tổ chức Hành chính.
0 20 40 60 80 100 120
2019 2020 2021 2022 2023
Đại học Cao đẳng Trung cấp CN kỹ thuật Sơ cấp LĐPT
Các tiêu chuẩn thực hiện công việc đƣợc coi là căn cứ quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo tại Công ty. Mỗi chức danh công việc đều có các yêu cầu về trình độ, kỹ năng và năng lực khác nhau. Phòng Tổ chức Hành chính sẽ đánh giá xem nhân viên có đáp ứng đƣợc các yêu cầu này hay không, từ đó lên kế hoạch đào tạo và bồi dƣỡng để họ có thể hoàn thành tốt công việc.
Ngoài ra, nhu cầu đào tạo còn dựa trên chiến lƣợc sản xuất kinh doanh và tình hình sản xuất kinh doanh cụ thể của công ty. Thông qua chiến lƣợc này, công ty xác định số lƣợng lao động mới cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm, đồng thời lên kế hoạch đào tạo để nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu sản xuất.
Đánh giá của người quản lý cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu đào tạo. Từ đánh giá này, người quản lý đưa ra các đề xuất về những kỹ năng cần thiết để đào tạo đối với nhân viên, nhằm tăng hiệu quả trong thực hiện công việc.
Cuối cùng, công ty còn dựa vào nhu cầu đƣợc đào tạo của từng nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo tổng thể. Bằng cách tập hợp các đơn xin đƣợc đào tạo từ người lao động, các bộ phận quản lý đề xuất những nhu cầu đào tạo cụ thể cho bộ phận mình, sau đó Phòng Tổ chức Hành chính nhân sự sẽ lập kế hoạch thực hiện các hoạt động đào tạo này.
Tại Công ty Cổ phần Cơ khí Gang Thép, việc xác định nhu cầu đào tạo của các bộ phận đƣợc thực hiện một cách chi tiết và có căn cứ rõ ràng. Quy trình này bao gồm các bước sau:
Bước 1: Phòng Tổ chức Hành chính nhân sự dựa trên tiêu chuẩn chức danh công việc và thống kê tình hình lao động hàng năm để đối chiếu và xác định nhu cầu đào tạo. Sau đó, họ thông báo về hướng đi và lập kế hoạch cho công tác đào tạo.
Bước 2: Dựa vào chiến lược kinh doanh và tiêu chuẩn chức danh hiện có, phòng này đưa ra hướng đi cụ thể về đào tạo bồi dưỡng trong năm. Sau khi được phê duyệt bởi Giám đốc, kế hoạch này đƣợc thông báo đến tất cả nhân viên để họ đăng ký nhu cầu đào tạo.
Bước 3: Toàn bộ nhân viên dựa trên yêu cầu công việc và khả năng cá nhân đăng ký nhu cầu đào tạo bằng cách lập phiếu và gửi đến Phòng Tổ chức Hành chính nhân sự.
Bước 4: Trưởng các phòng ban dựa vào yêu cầu công việc và thực tế đơn vị, lập danh sách đăng ký đào tạo cho phòng của mình. Họ cân nhắc và ƣu tiên các nhu cầu đào tạo, sau đó gửi danh sách đến Phòng Tổ chức Hành chính nhân sự.
Bước 5: Phòng Tổ chức Hành chính nhân sự tổng hợp và kiểm tra lại tất cả các nhu cầu đào tạo từ các đơn vị. Sau khi hoàn tất, danh sách nhu cầu đào tạo này đƣợc gửi lên cấp lãnh đạo để phê duyệt và quyết định các hình thức và phương pháp đào tạo cụ thể.
Quá trình xác định nhu cầu đào tạo tại Công ty Cổ phần Cơ khí Gang Thép đƣợc thực hiện một cách chặt chẽ và có sự liên kết rõ ràng giữa các bộ phận, từ đó đảm bảo rằng việc đào tạo đƣợc thực hiện hiệu quả và phù hợp với mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty cũng nhƣ nhu cầu phát triển năng lực của nhân viên 3.2.1.2. Xác định mục tiêu đào tạo
Để thúc đẩy việc đào tạo và phát triển nhân lực phù hợp với chiến lƣợc sản xuất kinh doanh, Công ty Cổ phần Cơ khí Gang Thép đã xây dựng kế hoạch đào tạo giai đoạn 2019 - 2023 với các mục tiêu cụ thể sau đây:
Tăng cường đào tạo theo chức danh để phù hợp với chiến lược đào tạo chung của công ty. Đặc biệt, công ty tập trung vào đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ lao động nhằm đáp ứng yêu cầu công việc và đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Chú trọng đào tạo nhằm nâng cao năng lực điều hành cho các cán bộ quản lý.
Gắn kết công tác đào tạo với các chính sách công ty, nhằm tăng cường mối liên hệ giữa đào tạo và chính sách đánh giá và đãi ngộ nhân sự.
Nâng cao chất lƣợng đào tạo bằng cách phối hợp hỗ trợ đào tạo các công nghệ và kỹ năng chuyên môn.
Đảm bảo các điều kiện học tập tối ƣu, thúc đẩy nỗ lực học tập cá nhân thông qua việc cung cấp hệ thống tài liệu, câu hỏi và diễn đàn chuyên môn, cũng nhƣ lắng nghe và phản hồi.
Liên kết kết quả đào tạo với hiệu quả công việc, bao gồm việc tích hợp tiêu chí đào tạo và tự đào tạo vào hệ thống KPI.
Dựa trên kế hoạch đào tạo ban đầu, công ty đã đặt ra các nhiệm vụ cụ thể trong việc đào tạo nhân lực giai đoạn 2019 - 2023 nhƣ sau:
Thúc đẩy văn hóa học tập trong toàn bộ hệ thống, đặc biệt là vai trò của huấn luyện, hướng dẫn và hỗ trợ của cán bộ quản lý đối với nhân viên.
Thực hiện kiểm tra đánh giá định kỳ để đánh giá trình độ làm việc của nhân viên, là cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chương trình đào tạo, đồng thời khuyến khích nhân viên nỗ lực học tập để đạt yêu cầu công việc.
Đảm bảo tiến độ và chất lƣợng triển khai hệ thống khung năng lực cho toàn bộ nhân viên công ty, nhằm tạo nền tảng cho việc chuẩn hóa chức danh công việc.
Công ty xác định mục tiêu đào tạo dựa trên kế hoạch ban đầu và các yêu cầu chiến lƣợc của công ty để xác định kế hoạch đào tạo nhân lực cho từng khóa học cụ thể, bao gồm mục tiêu, nội dung, đối tƣợng, số lƣợng, thời gian, địa điểm, dự kiến chi phí, đánh giá kết quả và chất lƣợng đào tạo.
Việc lựa chọn đối tƣợng đào tạo phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty là rất quan trọng, bao gồm nâng cao trình độ chuyên môn và khả năng quản lý của nhân viên để đảm bảo hiệu quả công việc và đáp ứng kịp thời yêu cầu thị trường trong tương lai.
3.2.2. Lựa chọn đối tượng đào tạo
Dựa trên việc phân tích nhu cầu đào tạo và mục tiêu kinh doanh của công ty, phòng Tổ chức hành chính sẽ chuẩn bị báo cáo để giám đốc xem xét và đề xuất lựa chọn những đối tượng thích hợp cho đào tạo. Quá trình lựa chọn người được đào tạo tại Công ty Cổ phần Cơ khí Gang Thép không phụ thuộc vào một người duy nhất mà dựa trên ý kiến của các trưởng phòng, tổ trưởng và giám đốc công ty, căn cứ vào tình hình thực tế của từng phòng ban để chọn người phù hợp.
Hiện tại, phần lớn đội ngũ nhân viên của Công ty Cổ phần Cơ khí Gang Thép đều là những lao động trẻ. Giám đốc và các trưởng phòng đã nhận thấy vai trò quan trọng và sự năng động, khả năng tiếp thu nhanh chóng, cũng nhƣ nhu cầu phát triển bản thân trong công việc của các nhân viên. Vì vậy, đối tƣợng chính đƣợc xác định để đào tạo là nhân viên có độ tuổi từ 30 đến 45.
Tuy nhiên, trong thực tế, việc lựa chọn người đi đào tạo vẫn dựa nhiều vào ý kiến chủ quan của các trưởng phòng, dẫn đến tình trạng có những nhân viên không thực sự phù hợp để tham gia đào tạo hoặc những nhân viên thích hợp nhƣng do các yếu tố chủ quan nên không được tham gia vào chương trình đào tạo.
3.2.3. Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Chương trình đào tạo cần phải bao gồm các môn học và bài giảng giúp người lao động tiếp thu các kỹ năng và kiến thức cần thiết sau mỗi khoá học. Hiện tại, Công ty Cổ phần Cơ khí Gang Thép đã phát triển một chương trình đào tạo đầy đủ và hợp lý về đối tƣợng, kiến thức, kỹ năng và thời gian đào tạo.
Việc xây dựng chương trình đào tạo thường do cấp quản lý của công ty thực hiện. Sau khi xác định rõ nhu cầu, đối tượng và mục tiêu của chương trình, giảng viên hoặc người hướng dẫn sẽ lập ra một chương trình đào tạo chi tiết. Phòng Tổ chức hành chính sẽ hợp tác cùng giảng viên để thống nhất kế hoạch chi tiết cho chương trình, bao gồm cả lựa chọn địa điểm đào tạo, công cụ học tập, tài liệu đào tạo và các công tác hậu cần.
Mục tiêu của các chương trình đào tạo là cung cấp cho nhân viên các kỹ năng, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và hướng dẫn cách làm việc để họ có thể nhanh chóng đáp ứng đƣợc nhu cầu và mục tiêu của công ty. Do đó, nội dung đào tạo chủ yếu bao gồm: lịch sử hình thành, văn hóa tổ chức, nội quy công ty, chính sách đãi ngộ với nhân viên mới, các nghiệp vụ, kỹ năng tổ chức yêu cầu đối với nhân viên.
Thời lượng trung bình của đào tạo cho mỗi người lao động là 2 giờ/ngày.
Có thể thấy rõ ràng rằng, từng vị trí công việc khác nhau đặt ra những yêu cầu về kiến thức khác nhau. Ví dụ, trưởng phòng và phó phòng cần kỹ năng quản lý,
nhân viên kỹ thuật cần kiến thức chuyên môn, và nhân viên phòng ban cần tuân thủ kỷ luật và các kỹ năng cụ thể liên quan đến công việc.
Bảng 3.3: Chương trình đào tạo và hình thức đào tạo của Công ty Cổ phần Cơ khí Gang Thép năm 2023
TT NGÀNH NGHỀ ĐÀO TẠO SỐ
NGƯỜI
ĐƠN VỊ
HÌNH THỨC ĐÀO TẠO
1 CN vận hành máy CNC 4 PX 1 Đào tạo tại chỗ 2 CN sửa chữa - vận hành lò điện hồ
quang 2 PX1 Đào tạo tại chỗ
3 CN Luyện thép lò điện 4 PX2 Đào tạo tại chỗ 4 CN nấu rót kim loại 1 PX 3 Đào tạo tại chỗ 5 CN sửa chữa thiết bị luyện kim 8 PX3
6 CN vận hành, sửa chữa cầu trục LK 2 PX3
TỔNG 21
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Các yêu cầu về kiến thức kỹ thuật sẽ được công ty tổ chức các chương trình đào tạo ngay tại phân xưởng của công ty, thông qua hình thức những người có tay nghề cao, nhiều năm kinh nghiệm hướng dẫn, kèm cặp và chỉ bảo cho người lao động.
Về đối tƣợng đào tạo, công ty đã chia các nhân viên thành ba nhóm chính: cán bộ quản lý, kỹ thuật viên, và công nhân. Trong năm 2023, nhóm cán bộ quản lý đã tham gia 5 khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý dự án và lãnh đạo, với tỉ lệ hoàn thành đạt 100%. Sau khi tham gia, 85% cán bộ đã áp dụng các kỹ năng mới vào công việc hàng ngày, góp phần giảm 10% thời gian xử lý các sự cố quản lý dự án.
Đối với kỹ thuật viên, công ty tổ chức 8 khóa học nâng cao về sử dụng máy móc và công nghệ mới, với tỷ lệ hoàn thành là 92%. Theo báo cáo sau đào tạo, 70% kỹ thuật viên ghi nhận hiệu suất làm việc tăng lên ít nhất 15% sau khi ứng dụng các kiến thức vào thực tế. Đối với công nhân, 10 khóa đào tạo về an toàn lao động và
quy trình sản xuất đã đƣợc triển khai. Tuy nhiên, tỷ lệ hoàn thành khóa học chỉ đạt 80%, và chỉ 60% công nhân báo cáo về việc thực hiện hiệu quả các quy trình mới.
Bên cạnh đó, thông qua các chương trình đào tạo như hội nghị, hội thảo, lớp tập huấn hay bằng việc cử đi học bên ngoài cũng sẽ cung cấp thêm các kiến thức về kỹ thuật, công nghệ mới. Hệ thống các chương trình đào tạo phần nào thể hiện mục tiêu phát triển và tầm nhìn tổng thể của đội ngũ điều hành công ty. Mỗi chương trình đào tạo, từ khâu nghiên cứu khả thi, thiết kế đến tổ chức thực hiện đều có sự phân công cụ thể của đội ngũ chịu trách nhiệm. Đồng thời, chúng đƣợc thiết kế để phù hợp với chiến lƣợc tổng thể của công ty.
Để đảm bảo hiệu quả của chương trình đào tạo, công ty đã áp dụng và đang sử dụng đa dạng, linh hoạt các phương pháp đào tạo sau:
Kèm cặp, chỉ bảo: Phương pháp này thường được áp dụng với nhân viên mới hoặc những người trẻ tuổi thiếu kinh nghiệm. Nhân viên sẽ được phân công vào các vị trí trong phòng, ban, hoặc phân xưởng và được hướng dẫn bởi các trưởng nhóm, tổ trưởng, hay đồng nghiệp có kinh nghiệm để đảm bảo thực hiện công việc hiệu quả. Phương pháp này thường được thực hiện tại nơi làm việc của nhân viên, giúp họ hiểu rõ hơn về tổ chức và công việc đang làm.
Đào tạo qua hội thảo, lớp tập huấn: Các hội thảo, lớp tập huấn đƣợc tổ chức định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý tại công ty, tuỳ theo nhu cầu đào tạo. Nhân viên tham gia sẽ có cơ hội trau dồi kiến thức và giao lưu với các đồng nghiệp để chia sẻ kinh nghiệm. Tuy nhiên, hiệu quả của phương pháp này phụ thuộc nhiều vào sự chủ động của người học trong việc tiếp thu kiến thức.
Cử đi học ở các trường chính quy: Hàng năm, công ty lựa chọn cán bộ quản lý hoặc nhân viên có trình độ chuyên môn cao để đi học các chương trình đào tạo thạc sĩ hoặc quản lý tại các trường đại học lớn tại Hà Nội. Mặc dù đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí, nhưng chương trình này mang lại hiệu quả cao.
Đào tạo với sự hỗ trợ của công nghệ: Công ty thường sử dụng email và hệ thống thông tin để hỗ trợ đào tạo. Mọi nhân viên đều được yêu cầu cập nhật thường xuyên các thông tin mới trên hòm thƣ cá nhân nội bộ.
Đào tạo kỹ năng xử lý công văn giấy tờ: một số nhân viên có khả năng được đề bạt sẽ được cấp trên giao cho tài liệu, tường trình, báo cáo; yêu cầu giải quyết và xử lý chúng một cách nhanh chóng và đúng đắn, từ đó họ sẽ tự đúc rút ra những kinh nghiệm xử lý các loại giấy tờ, báo cáo một cách thành thạo và đạt hiệu quả.
Bảng 3.4: Số lượt người được đào tạo theo các phương pháp đào tạo tại Công ty
TT 2019 2020 2021 2022 2023 T3/2024
1 Đào tạo kiểu kèm cặp, chỉ bảo
52 43 67 76 88 25
2 Phương pháp hội nghị 7 11 9 11 15 4
3 Đào tạo chương trình với sự trợ giúp của công nghệ
5 8 6 8 12 4
4 Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ
1 2 1 2 2 1
Tổng số 65 64 83 97 117 34
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Tổng thể, trong giai đoạn từ 2019 đến 2023, các chương trình đào tạo của công ty đã được cải thiện về mặt chất lượng ở mọi phương diện. Nội dung đào tạo đã rất gần gũi với các mục tiêu đã đề ra, và các chương trình này đã liên kết chặt chẽ với việc nâng cao cả kỹ năng và kiến thức chuyên môn. Tuy nhiên, các nội dung đào tạo vẫn thiên về lý thuyết, chƣa đồng bộ với các phần thực hành hoặc bài tập thực tế để minh họa cho bài giảng.
Về nội dung đào tạo, các khóa học quản lý dự án và lãnh đạo cho cán bộ quản lý đã đƣợc thiết kế theo chuẩn quốc tế, tập trung vào các kỹ năng lãnh đạo và quản lý rủi ro. Nội dung này đã giúp giảm 5% lỗi trong quá trình điều phối dự án và nâng cao tinh thần làm việc của các đội nhóm. Đối với kỹ thuật viên, các khóa đào tạo sử dụng máy móc hiện đại giúp giảm thời gian sửa chữa thiết bị từ trung bình 12 giờ
xuống còn 8 giờ, mang lại hiệu quả cao về mặt thời gian và chi phí. Tuy nhiên, các khóa học an toàn lao động cho công nhân lại chƣa đạt hiệu quả mong đợi. Dù có sự cải thiện về số lƣợng tai nạn lao động (giảm 8%), nhƣng con số này vẫn chƣa đạt mục tiêu của công ty là giảm 15%.
Có thể thấy đào tạo có tác động tích cực đến nhóm cán bộ quản lý và kỹ thuật viên, nhƣng hiệu quả chƣa đƣợc tối ƣu đối với công nhân. Nguyên nhân có thể do sự chênh lệch về chất lƣợng nội dung đào tạo, hoặc sự khác biệt trong cách tiếp nhận và áp dụng kiến thức của từng nhóm. Do đó, công ty cần tập trung cải tiến các khóa đào tạo an toàn lao động và tăng cường hỗ trợ sau đào tạo cho nhóm công nhân nhằm đạt hiệu quả cao hơn trong thời gian tới.
Ngoài ra, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động giảng dạy của công ty vẫn chưa đầy đủ trang thiết bị. Giảng viên thường truyền đạt những nội dung đã chuẩn bị từ trước, không phản ứng nhanh chóng với các câu hỏi hay những vấn đề mà học viên cần đƣợc giải đáp, dẫn tới việc hiệu quả của công tác đào tạo tại công ty vẫn chƣa đạt đƣợc mức cao nhất.
3.2.4. Xây dựng kinh phí đào tạo
Quỹ đào tạo của Công ty Cổ phần Cơ khí Gang Thép đƣợc trích ra từ việc tính chi phí đào tạo và chi phí sản xuất kinh doanh thường là 2% của lợi nhuận sau thuế.
Bảng 3.5: Kế hoạch kinh phí cho đào tạo ngắn hạn năm 2023
TT NỘI DUNG
SỐ LƢỢNG
(Người)
HÌNH THỨC
KINH PHÍ (Đồng) 1 Bổ túc kỹ thuật, nâng bậc cho CNKT 75 Ngắn hạn 45.000.000 2 Đào tạo công nhân mới tuyển dụng 50 Ngắn hạn
50.000.000 3 Bổ túc chuyên môn nghiệp vụ cho
CBCNV 20 Ngắn hạn
theo đợt 20.000.000
Cộng 105 115.000.000
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính