CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.3. Thực trạng tình hình hoạt động của mô hình “Một cửa” thành phố Quảng Ngãi
3.3.1. Tổ chức bộ máy của mô hình “Một cửa” thành phố Quảng Ngãi
Thực hiện Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm 2001 của Chính phủ về phê duyệt chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2001- 2010; Quyết định 181/2003/QĐ-TTg ngày 40 tháng 9 năm 2003 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “Một cửa” tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương; Quyết định 93/2007/QĐ-TTg ngày 22-6-2007 về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “Một cửa” liên thông tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương. UBND tỉnh Quảng Ngãi và UBND thành phố Quảng Ngãi ban hành một số quyết định để quy định về cơ chế; trình tự, thủ tục và tổ chức hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và giao trả kết quả của UBND thành phố Quảng Ngãi, đó là:
- Quyết định số 49/QĐ-UBND ngày 29 tháng 8 năm 2007 về việc ban hành quy định áp dụng cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết các công việc liên quan trực tiếp tới tổ chức, hộ gia đình, cá nhân của các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Quảng Ngãi.
- Quyết định số 01/2010/QĐ-UBND ngày 08/3/2010 của UBND thành phố Quảng Ngãi về việc ban hành quy trình trình tự, thủ tục tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ của tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa hiện đại tại ủy ban nhân dân thành phố Quảng Ngãi;
- Quy định trình tự, thủ tục tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa hiện đại tại Ủy ban nhân dân thành phố Quảng Ngãi (Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2010/QĐ-UBND ngày 08 tháng 03 năm 2010 của UBND thành phố Quảng Ngãi).
- Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả hồ sơ của UBND thành phố Quảng Ngãi (Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2010/QĐ-UBND ngày 08 tháng 03 năm 2010 của UBND thành phố Quảng Ngãi).
Qua những căn cứ pháp lý nêu trên, cho thấy UBND thành phố Quảng Ngãi đã triển khai xây dựng và thực hiện Đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” gắn liền với công tác cải cách hành chính của địa phương. Đồng thời, xây dựng quy chế; trình tự, thủ tục; cơ cấu, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và chế độ khen thưởng, kỹ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và hợp đồng lao động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ “Một cửa” cũng như mối quan hệ phối hợp với các cơ quan chuyên môn trong việc giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, đảm bảo đúng, đủ, kịp thời và công khai, minh bạch, bước đầu đã mang lại những thay đổi tích cực trong việc giải quyết thủ tục hành chính nói chung và thủ tục hành chính về đất đai nói riêng.
Hình 3.5. Trụ sở của Bộ phận Một cửa UBND thành phố Quảng Ngãi.
Hình 3.6. Người dân đến giao dịch tại Bộ phận Một cửa hiện đại.
Hình 3.7. Người dân thực hiện thủ tục tại Bộ phận “Một cửa hiện đại”
3.3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ:
Trên cơ sở ban hành Quyết định số 01/2010/QĐ-UBND ngày 08/3/2010, UBND thành phố Quảng Ngãi quy định chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận “Một cửa hiện đại” như sau:
- Tiếp tổ chức và công dân tại Bộ phận “một cửa” để giải quyết công việc trong phạm vi thẩm quyền của UBND thành phố được quy định theo cơ chế “một cửa hiện đại”.
- Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc thẩm quyền giải quyết thì cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ phận “một cửa” có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Hướng dẫn và nhận hồ sơ của tổ chức, công dân được quy định giải quyết theo cơ chế “một cửa”của UBND thành phố và vào sổ tiếp nhận.
Trường hợp hồ sơ chưa đủ và chưa đúng theo trình tự thủ tục quy định thì hướng dẫn để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh. Xem xét nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định thì tiếp nhận, in phiếu nhận và hẹn trả hồ sơ, đồng thời vào sổ theo dõi.
- Xử lý hồ sơ của tổ chức, công dân theo phạm vi trách nhiệm quyền hạn của mình. Chuyển hồ sơ của tổ chức, công dân đến các phòng ban chuyên môn, cơ quan liên quan giải quyết theo quy trình tiếp nhận và trả kết quả.
- Sau khi có kết quả từ các phòng, ban chuyên môn, cơ quan liên quan; Cán bộ, công chức, viên chức nhận và trả kết quả hồ sơ giải quyết cho tổ chức, công dân, đồng thời thu phí, lệ phí theo đúng quy định hiện hành [35].
3.3.1.3. Tổ chức và hoạt động của Bộ phận “Một cửa hiện đại”
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ do Chủ tịch UBND thành phố ra quyết định thành lập. 01 đồng chí lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND thành phố kiêm nhiệm tổ chức 1 cửa và có trách nhiệm theo dõi, quản lý toàn diện về hoạt động của Bộ phận này. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ do Chủ tịch UBND thành phố trưng dụng và điều động từ các cơ quan, phòng ban chuyên môn của thành phố, chịu sự quản lý trực tiếp của đồng chí lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND thành phố trong thời gian thực hiện nhiệm vụ tại Bộ phận “Một cửa hiện đại”.
Bảng 3.4. Số lượng nhân sự tại Bộ phận “Một cửa hiện đại”
STT TÊN PHÒNG, BAN SỐ LƯỢNG CB, CC
1 UBND thành phố 1 (Phó chủ tịch)
2 Văn phòng UBND thành phố 02
3 Phòng Tư pháp thành phố 01
4 Công an thành phố 01
5 Chi cục thuế thành phố 01
6 Phòng Quản lý Đô thị thành phố 01
7 Phòng Tài chính-Kế hoạch thành phố 01
8 Văn phòng đăng ký QSD đất thành phố 04
Tổng 12
(Nguồn: UBND thành phố Quảng Ngãi)
Qua Bảng 3.4, cho thấy UBND thành phố Quảng Ngãi đã chỉ đạo tập trung cho công tác nhân sự, lựa chọn cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, am hiểu về các thủ tục hành chính liên quan đến các lĩnh vực của các cơ quan chuyên môn, những cán bộ có ý thức tổ chức kỷ luật tốt, có khả năng tiếp dân, để thành lập bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ hành chính, gồm 11 đồng chí CB,CC, được trưng dụng và luân chuyển từ các cơ quan như Văn phòng HĐND và UBND thành phố, Công an thành phố, Tài chính – Kế hoạch, Quản lý đô thị, Chi cục thuế, Văn phòng ĐKĐ, đặc biệt có 01 đồng chí là Phó Chủ tịch UBND thành phố chịu trách nhiệm theo dõi và chỉ đạo chung, đều đó chứng tỏ việc giải quyết các thủ tục hành chính tại “Một cửa” được sự
quan tâm rất lớn của chính quyền địa phương, đáp ứng nhu cầu của công dân khi thực hiện các thủ tục hành chính.
3.3.1.4. Vị trí, pháp lý của Bộ phận “một cửa hiện đại”
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố, do Chánh văn phòng làm trưởng Bộ phận (có con dấu riêng), các CB, CC do UBND Thành phố điều động từ Văn phòng ĐKĐ và các phòng ban chuyên môn có liên quan tới lĩnh vực “một cửa” và chịu sự quản lý trực tiếp của Văn phòng HĐND và UBND thành phố [35. Tr 2].
* Mối quan hệ phối hợp giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với các phòng ban chuyên môn
- Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ nếu thủ tục còn vướng mắc chưa rõ ràng thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với phòng ban chuyên môn, cơ quan liên quan để thống nhất trước khi nhận hồ sơ.
- Nếu hồ sơ do cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận chuyển đến phòng ban chuyên môn, cơ quan liên quan kiểm tra không đúng theo quy định, thì phòng ban chuyên môn, cơ quan liên quan có quyền trả lại cho công dân hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ (nên quy định thời gian: Không quá 2 ngày khi tiếp nhận hồ sơ).
- Nếu việc giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân chậm hơn thời gian quy định gây tác hại đối với tổ chức và công dân mà không có lý do chính đáng thì lãnh đạo phòng ban chuyên môn, cơ quan liên quan cùng với cán bộ, công chức, viên chức xử lý hồ sơ phải có văn bản trả lời cho tổ chức, công dân.
- Đối với hồ sơ mà cán bộ, công chức, viên chức trình Trưởng phòng ban chuyên môn, cơ quan liên quan ký đúng thời gian quy định nhưng do Trưởng phòng ban chuyên môn, cơ quan liên quan ký chậm thì Trưởng phòng ban chuyên môn, cơ quan liên quan phải chịu trách nhiệm và có văn bản trả lời đến tổ chức, công dân.
* Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND thành phố phụ trách Bộ phận có nhiệm vụ:
- Phân công, sắp xếp bố trí nơi làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức phù hợp, thuận tiện trong việc giải quyết công việc của tổ chức, công dân.
- Theo dõi, tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
- Là đầu mối phối hợp với lãnh đạo các phòng ban chuyên môn, cơ quan liên quan, kịp thời giải quyết những vấn đề khó khăn, vướng mắc xảy ra trong quá trình thụ lý và giải quyết hồ sơ.
- Theo dõi, quản lý thời gian làm việc hàng ngày của cán bộ công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận “một cửa”.
- Kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc chấp hành quy chế, nội quy của cán bộ công chức, viên chức Bộ phận “một cửa”. Chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức và những sai sót trong quá trình giao dịch, giải quyết công việc đối với tổ chức, công dân;
* Các phòng, ban chuyên môn có liên quan có nhiệm vụ phối hợp với Bộ phận
“một cửa” như sau:
- Vào sổ theo dõi, cập nhật các hồ sơ đã được ký và đóng dấu xác nhận, do Bộ phận tiếp nhận và trả kết của UBND thành phố chuyển đến.
- Trưởng các phòng, ban chuyên môn liên quan có trách nhiệm phân công CB, CC xem xét, giải quyết hồ sơ theo quy định.
- Nếu hồ sơ không giải quyết được, hoặc cần phải xem xét lại thì phòng chuyên môn phải có văn bản gửi về Bộ phận “một cửa” để trả lời công dân.
- Hồ sơ liên quan đến nhiều phòng, ban chuyên môn thì Trưởng phòng, ban chuyên môn chịu trách nhiệm chính phải phối hợp với các phòng chuyên môn khác để cùng giải quyết.
- Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các CB, CC được phân công làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của UBND thành phố Quảng Ngãi.
* Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính
- Quản lý thời gian làm việc của CB, CC thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo lịch phân công.
- Theo dõi, nắm tình hình và trực tiếp kiểm tra, kiểm soát toàn bộ việc tiếp nhận và trả kết quả theo lịch phân công.
- Trực tiếp cùng với công chức tiếp nhận hồ sơ giải thích, hướng dẫn quy trình thủ tục, điều kiện giải quyết đối với những hồ sơ phức tạp.
- Kiểm tra đôn đốc, chấn chỉnh kịp thời những sai sót trong quá trình làm việc của CB,CC trong việc tiếp nhận, xử lý và trả kết quả cũng như việc giao tiếp với tổ chức, công dân.
- Ký các văn bản đề nghị các phòng ban chuyên môn, UBND các xã, phường thực hiện các nội dung, thủ tục xác minh, cho ý kiến để bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định và ký các văn bản khác được UBND, chủ tịch UBND ủy quyền.
- Trực tiếp xin ý kiến Chủ tịch UBND thành phố giải quyết đối với những hồ sơ công việc phức tạp, hoặc có những ý kiến chưa thống nhất trong giải quyết một công việc cụ thể giữa các phòng ban chuyên môn có liên quan.
- Báo cáo Chủ tịch UBND thành phố về tình hình thực hiện công tác của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bằng văn bản theo định kỳ hàng tháng, quý, năm, đột xuất.
- Đề nghị các Thủ trưởng phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố, Chủ tịch UBND các xã, phường thực hiện các nghiệp vụ, xác minh, kiểm tra, kết luận, cho ý kiến trong việc giải quyết các hồ sơ hành chính tại địa phương.
- Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND các xã, phường thực hiện các công việc mà tổ chức, công dân yêu cầu trong thời gian qui định định.
- Đề nghị UBND thành phố khen thưởng hoặc có kỷ luật CB, CC trong Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo quy định của pháp luật.
* CB, CC tiếp nhận và trả kết quả
- Trực tiếp kiểm tra, xem xét các yêu cầu của tổ chức và công dân để bổ sung hoàn chỉnh.
+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ các thủ tục theo quy định thì tiếp nhận.
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh.
+ Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc không thuộc các lĩnh vực thực hiện cơ chế “một cửa” thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân hiểu và không nhận hồ sơ.
- Lập phiếu tiếp nhận và hẹn ngày hoàn trả hồ sơ.
- Chuyển hồ sơ của tổ chức, công dân đến phòng chuyên môn để xử lý.
- Sau khi có kết quả từ phòng ban chuyên môn, trả kết quả giải quyết cho tổ chức, công dân theo đúng thời gian quy định.
- Đối với những hồ sơ phức tạp, khó xử lý hoặc chưa có sự thống nhất giữa các phòng ban chuyên môn liên quan, CB, CC phải chủ động báo cho Trưởng Bộ phận để xin ý kiến giải quyết.
- Thu phí và lệ phí theo quy định.
- Hàng ngày phải vào sổ theo dõi việc tiếp nhận và trả kết quả.
* Hệ thống thủ tục hành chính theo cơ chế “Một cửa hiện đại”
UBND thành phố Quảng Ngãi ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa”
tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương và thực tiễn tình hình tại địa phương để thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”. Bao gồm 7 lĩnh vực sau:
- Lĩnh vực Đất đai, sở hữu nhà.
- Xây dựng, quản lý đô thị.
- Đăng ký kinh doanh.
- Hộ tịch.
- Cấp, đổi giấy CMND.
- Tính thuế.
- Thu tiền thuế.
Như vậy, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và các cán bộ có thẩm quyền cũng như các phòng ban chuyên môn, có mối liên hệ mật thiết, chặt chẽ với nhau. Bộ phận
“một cửa” là một bộ phận không thể tách rời của UBND thành phố, đảm bảo cho việc giải quyết các thủ tục hành chính của công dân được nhanh, gọn, tiết kiệm được thời gian và tiền bạc. Đồng thời, hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính đạt được nhiều hiệu quả thì góp phần nâng cao lòng tin của nhân dân vào bộ máy chính quyền ở địa phương. Ngược lại, quản lý lỏng lẻo, giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức trì trệ tại Bộ phận này có thể gây ra nhiều hệ quả không đáng có như:
Khiếu nại, khiếu kiện, tố cáo…Có thể nói, cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế
“một cửa” còn góp phần tăng cường mối quan hệ giữa các phòng ban chuyên môn, tạo ra một hệ thống phối hợp hoạt động nhịp nhàng của bộ máy hành chính Nhà nước tại địa phương.
(1) Nộp HS (2) Chuyển
(3) Trả KQ
(4) Trả KQ
Sơ đồ 3.1. Mô hình tổ chức và quy trình giải quyết theo cơ chế “một cửa”