CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC CÔNG TY
1.1.3. Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
Chỉ tiêu số lượng lao động của Công ty được phản ảnh trên “Sổ sách lao động”
của Công ty do bộ phận lao động – tiền lương lập dựa trên số lao động hiện có của Công ty, bao gồm cả số lao động dài hạn, lao động tạm thời, lao động trực tiếp, gián tiếp và các lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. “Sổ danh sách lao động”
không chỉ lập trung cho toàn Công ty mà còn được lập riêng cho từng bộ phận trong
Công ty nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện có của từng bộ phận và toàn Công ty.
Cơ sở để ghi “Sổ danh sách lao động” là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc… Các chứng từ trên chủ yếu do phòng quản lý nghiệp vụ lao động, tiền lương lập mỗi khi tuyển dụng, nâng bậc, cho thôi việc…
Mọi sự biến động về số lượng lao động đều phải được ghi chép kịp thời vào
“Sổ danh sách lao động” để trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời.
1.1.3.2. Kế toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng người lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong Công ty.
Hạch toán thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lương, tính thưởng chính xác cho người lao động.
Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng (hoặc trưởng các phòng ban) trực tiếp ghi và để nơi công khai để cán bộ, công nhân viên giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng, Bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính tiền lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất.
Đối với các trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì đều phải lập Biên bản ngừng việc. Trong đó ghi thời gian ngừng việc thực tế của mỗi người có mặt, nguyên nhân xảy ra ngừng việc và người chịu trách nhiệm. Biên bản ngừng việc là cơ sở để tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra.
Đối với trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động, thai sản…đều phải có chứng từ nghỉ do cơ quan có thẩm quyền cấp và được ghi vào Bảng chấm công theo những ký hiệu quy định.
1.1.3.3. Kế toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động là viêc ghi chép kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành của từng công nhân hoặc tổ đội.
Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm của sản xuất ở từng Công ty. Tuy các chứng từ này có mẫu khác nhau nhưng đều bao gồm các nội dung cần thiết như: tên công nhân, tên công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành… Đó chính là báo cáo về kết quả như: Hợp đồng giao khoán, Phiếu báo làm thêm giờ, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành…
Chứng từ hạch toán lao động phải do người lập (tổ trưởng) ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận, được lãnh đạo duyệt. Sau đó, chứng từ được chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị rồi chuyển về bộ phận kế toán của Công ty để làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả lao động, tại mỗi phân xưởng, mỗi bộ phận sản xuất nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động. Phòng kế toán Công ty cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp chung cho toàn Công ty.
Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho từng người lao động, hàng tháng kế toán phải lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ, đội sản xuất và các phòng ban căn cứ và kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (Lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về bảo hiểm xã hội cũng được lập tương tự. Sau khi Kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, Giám đốc duyệt “Bảng thanh toán tiền lương” sẽ được làm căn cứ để thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động. Các khoản thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ.
1.1.3.4. Tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương
Theo chính sách về chế độ lao động tiền lương và BHXH mà nhà nước đã ban hành, hàng tháng Công ty tiến hành tính tiền lương, các khoản khác và trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên trong Công ty.
* Thủ tục tính lương và các khoản trích theo lương
Hàng tháng, trên cơ sở chứng từ hạch toán về thời gian lao động và các chính sách chế độ về lao động, tiền lương và BHXH do nhà nước ban hành và các chế độ khác thuộc quy định của Công ty trong khuôn khổ pháp luật chô phép, kế toán tiến hành tính lương và trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên trong Công ty.
Khi tính tiền thưởng thường xuyên cho người lao động, kế toán lập “Bảng thanh toán tiền thưởng” dựa trên các chứng từ ban đầu như “Bảng chấm công”, “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”…và phương án tính thưởng đã được người có thẩm quyền phê duyệt.
Tiền lương của người lao động thường được trả làm 2 lần. Lần 1 tạm ứng lương: Lần 2 thanh toán phần còn lại. Nếu Công ty thanh toán lương bằng tiền mặt cho người lao động, khi nhận lương người lao động phải ký nhận vào bảng lương. Trường hợp Công ty trả lương vào tài khoản thì bản sao kê của ngân hàng là căn cứ để xác định lương đã chi trả cho người lao động
1.1.3.5. Tính lương và trợ cấp BHXH
Tính lương và trợ cấp BHXH trong Công ty được tiến hành hàng tháng trên cơ sở các chứng từ hạch toán lao động và các chính sách về chế độ lao động, tiền lương, BHXH mà nhà nước đã ban hành và các chế độ khác thuộc quy định của Công ty trong khuôn khổ pháp luật cho phép. Công việc tính lương và trợ cấp BHXH có thể được giao cho nhân viên hạch toán ở các phân xưởng tiến hành, phòng kế toán phải kiểm tra lại trước khi thanh toán. Hoặc cũng có thể tập trung thực hiện tại phòng kế toán toàn bộ công việc tính lương và trợ cấp BHXH cho toàn Công ty.
Để phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH phải trả cho từng CNV, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- Bảng thanh toán tiền lương.
Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị SXKD đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.
Trong bảng thanh toán lương còn phản ánh các khoản nghỉ việc được hưởng lương, số thuế thu nhập phải nộp và các khoản phải khấu trừ vào lương.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ có liên quan để lập bảng thanh toán lương, sau khi được kế toán trưởng ký duyệt sẽ làm căn cứ để lập phiếu chi và phát lương. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột ký nhận hoặc người nhận hộ phải ký thay.
Sau khi thanh toán lương, bảng thanh toán lương phải lưu lại tại phòng kế toán.