CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH BÊ TÔNG XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH BÊ TÔNG XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG
2.1.6. Khái quát chung về công tác kế toán của Công ty
Bộ phận Kế toán của Công ty có chức năng giúp Ban giám đốc trong quản lý bảo toàn vốn, quản lý TSCĐ hạch toán chi tiêu tài chính trong quá trình hoạt động, hạch toán giá thành đảm bảo chế độ quy định của Nhà nước, tính toán ghi chép phản ánh sự biến động về tài chính giúp Ban Giám đốc nắm bắt một cách kịp thời tránh sai sót. Bộ máy kế toán của Công ty chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc Công ty. Hiện nay, Công ty TNHH Bê tông xây dựng Việt Cường tổ chức mô hình kế toán tập trung với 2 kế toán viên, 1 kế toán trưởng và 1 thủ quỹ. Tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, đối chiếu số liệu trên sổ và thực tế, định khoản kế toán, lập báo cáo, … đều được thực hiện tập trung tại Văn phòng Công ty.
Sơ đồ 03: Tổ chức bộ máy Kế toán của Công ty
(Nguồn: Bộ phận Văn phòng Công ty TNHH Bê tông xây dựng Việt Cường)
* Chức năng, nhiệm vụ của Kế toán viên:
Kế toán trưởng
Kế toán Tổng hợp kiêm Kế toán tiền
lương, TSCĐ
Thủ
Quỹ Kế toán vật tư – giá thành – tiêu thụ -
thuế
Kế toán trưởng:
Là viên chức quản lý điều hành thuộc hệ thống quản lý viên chức của Công ty TNHH Bê tông xây dựng Việt Cường giúp Giám đốc tổ chức thực hiện toàn bộ công việc kế toán Tài chính thống kê của Công ty bao gồm:
- Tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện công tác kế toán, công tác tài vụ, tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý của Giám đốc Công ty.
- Lập và nộp đầy đủ các báo cáo kế toán Định kỳ và báo cáo kế toán nội bộ; tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán, trang bị các phương tiện kỹ thuật trong phòng kế toán.
- Kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính của Công ty , kiểm tra việc bảo quản, quản lý tài sản, thực hiện và kiểm kê đánh giá tài sản; xử lý kịp thời theo đúng chế độ, quy định về quản lý tài chính; kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán chi phí.
- Tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh để đánh giá kiểm tra các biện pháp quản lý, các quyết định kinh tế đang thực hiện và tham gia ý kiến đề xuất các biện pháp, các quyết định kinh tế hữu hiệu hơn.
Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán tiền lương, TSCĐ:
Thực hiện được nhiều phần hành kế toán và tổ chức được công tác kế toán do mình phụ trách, chủ động soạn thảo hướng dẫn nghiệp vụ giúp cho kế toán trưởng tổ chức công tác kế toán của Công ty. Thống kê toàn bộ khối lượng sản phẩm và các công việc đã hoàn thành; giúp cho công tác kế toán đảm bảo thuận lợi, chính xác, tổng hợp, phân tích, đánh giá việc thực hiện các định mức chỉ tiêu kinh tế. Theo dõi tiền lương và BHXH. Thực hiện phân phối tiền lương, duyệt và thanh toán tiền, BHXH cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán thuộc bộ phận hay các phần hành kế toán mà mình phụ trách, bao gồm:
- Kế toán tổng hợp.
- Tổng hợp công nợ trong và ngoài công ty.
- Theo dõi TK 242.
Kế toán vật tư – giá thành, tiêu thụ, thuế:
Theo dõi, quản lý xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất; thường xuyên đối chiếu với thống kê cấp phát vật tư và thủ kho để khắc phục những sai sót, nhầm lẫn, đảm bảo chính xác về số liệu. Thực hiện công tác hạch toán giá thành, tiêu thụ sản phẩm và nộp thuế.
Theo dõi quản lý xuất nhập kho thành phẩm, tập hợp số liệu hạch toán quá trình tiêu thụ, xác Định kết quả lỗ, lãi, thực hiện công tác hạch toán giá thành, phân tích, đánh giá nguyên nhân tăng giảm giá thành hàng tháng, quý, năm đối với tất cả các sản phẩm sản xuất tại xưởng.
Theo dõi chi tiết cho từng đối tượng công nợ, phải thu, phải trả và các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, TGNH hạch toán đúng nguyên tắc.
Thủ quỹ:
Có nhiệm vụ kiểm tra thủ tục chứng từ, chữ ký, con dấu hợp lý, hợp pháp.
Làm thủ tục thu, chi cho người nộp tiền, người lĩnh tại Công ty hoặc nơi người trả hoặc người nhận.
2.1.6.2. Chính sách kế toán áp dụng
Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện.
Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc ngày 31/12/N năm dương lịch.
Kỳ hạch toán: Tháng
Đơn vị tiền tệ sử dụng : Việt Nam Đồng
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước.
Phương pháp khấu hao TSCĐ : Khấu hao theo phương pháp đường thẳng
Phương pháp tính thuế GTGT : Theo phương pháp khấu trừ - Đặc điểm :
Phương pháp khấu trừ thuế áp dụng đối với cơ sở kinh doanh thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ và đăng kí nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế, trừ các đối tượng áp dụng tính thuế theo phương pháp tính trực tiếp trên GTGT hướng dẫn tại Điều 13 thông tư 06/2012/TT-BTC
- Cách tính thuế :
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Trong đó :
Số thuế GTGT đầu ra bằng tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên hóa đơn GTGT
Số thuế GTGT đầu vào = Tổng số thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả tài sản cố định) dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa chịu thuế GTGT ; số thuế GTGT ghi trên chứng từ nộp thuế của hàng hóa nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
2.1.6.3. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán Công ty thường xuyên sử dụng:
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Phiếu xác nhận công việc hoàn thành - Biên bản điều tra tai nạn lao động - Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa - Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
- Phiếu thu - Phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Biên bản kiểm kê quỹ
- Biên bản giao nhận TSCĐ - Thẻ TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ
- Biên bản kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ - Hợp đồng kinh tế…
2.1.6.4. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế.
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành.
Các tài khoản sử dụng từ loại 1 đến loại 9, bao gồm các tài khoản cấp 1 và các tài khoản cấp 2. Công ty thường xuyên sử dụng các loại tài khoản sau:
Tài khoản loại 1: TK111, 112, 131, 133,138, 141,152,153, 154, 156.
Tài khoản loại 2: TK211, 214, 241, 242, 244.
Tài khoản loại 3: TK311, 315, 331, 333, 334, 335, 338, 341, 342.
Tài khoản loại 4: TK411, 413, 414, 421, 431.
Tài khoản loại 5: TK511, 515.
Tài khoản loại 6: TK641, 642 Tài khoản loại 7: TK711.
Tài khoản loại 8: TK811, 821 Tài khoản loại 9: TK911.
2.1.6.5. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Với hình thức “Nhật ký chung” công tác hạch toán kế toán được thực hiện đơn giản, nhanh chóng, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị, thu thập được thông tin chính xác, kịp thời đảm bảo độ tin cậy cho các báo cáo tài chính. Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính về việc đăng ký và sử dụng hóa đơn, chứng từ trong doanh nghiệp. Ngoài ra Công ty còn thiết kế một số chứng từ sử dụng nội bộ.
* Hình thức kế toán nhật ký chung.
Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc
hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
* Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Hình thức nhật ký chung có ưu điểm: Rõ ràng, dễ hiểu, mẫu đơn giản, thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán. Tuy nhiên việc ghi sổ theo hình thức này vẫn có nhược điểm là ghi trùng lặp.
Hiện nay, công ty TNHH Bê tông xây dựng Việt Cường đang áp dụng phần mềm kế toán FAST.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
MÁY VI TÍNH
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính
* Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối kỳ.
Đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn: Bộ phận Văn phòng Công ty TNHH Bê tông xây dựng Việt Cường ) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kì vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực hiện tự động và luôn bảo đảm chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập vào trong kỳ. Kế toán viên có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.1.6.6. Tổ chức báo cáo kế toán của công ty
Theo quy định hiện hành Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính, doanh nghiệp luôn luôn hoàn hiện đầy đủ hệ thống các báo cáo kế toán, bao gồm:
1. Bảng cân đối kế toán.
2. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính công ty còn sử dụng thêm báo cáo thuế, báo cáo quản trị khác như: Kế hoạch sản xuất, Kế hoạch lợi nhuận, tình hình công nợ phải thu, phải trả.
Các báo cáo tài chính được lập và gửi vào cuối mỗi quý để phản ánh tình hình tài chính quý đó và niên độ kế toán đó. Ngoài ra Công ty còn lập báo cáo tài chính hàng tháng để phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các báo cáo tài chính được gửi đến các cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê.
2.1.6.7. Các phần hành kế toán chính áp dụng tại công ty
Kế toán TSCĐ
Kế toán Tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán HH, CCDC
Kế toán Chi phí
Kế toán Xác Định kết quả kinh doanh
Kế toán các phần hành khác