CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.1. Cơ sở lý luận về Kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp thương mại
1.1.3. Khái niệm chi phí và phân loại chi phí trong doanh nghiệp thương mại
Kế toán định nghĩa chi phí là các hy sinh về lợi ích kinh tế, hay nói một cách cụ thể hơn, chi phí phản ánh các nguồn lực mà tổ chức sử dụng để cung cấp các sản phẩm, hoặc dịch vụ. Đứng trên góc độ bên ngoài doanh nghiệp (đối tượng sử dụng thông tin kế toán tài chính), chi phí là lợi ích kinh tế bị giảm sút trong kỳ kế toán dưới dạng các luồng ra hoặc tổn thất các tài sản hoặc gánh chịu các khoản nợ và làm giảm vốn chủ sở hữu mà không liên quan đến việc phân phối cho các chủ sở hữu.
1.1.3.2. Phân loại chi phí
Chi phí là mối quan tâm hàng đầu đối với nhà quản lý vì chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Do đó, vấn đề đặt ra là làm sao kiểm soát được chi phí
a. Phân loại chi phí kinh doanh theo nội dung kinh tế
Chi phí vật tư mua ngoài là toàn bộ giá trị vật tư mua ngoài phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương là toàn bộ các khoản tiền lương, tiền công doanh nghiệp phải trả cho những người tham gia vào hoạt động kinh doanh; các khoản chi phí trích nộp theo tiền lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn mà doanh nghiệp phải nộp trong kỳ.
Chi phí khấu hao TSCĐ là toàn bộ số tiền trích khấu hao các loại TSCĐ trích trong kỳ.
Chi phí dịch vụ mua ngoài là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải trả các dịch
vụ đã sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ do đơn vị khác bên ngoài cung cấp.
Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi phí bằng tiền ngoài các khoản đã nêu trên.
Cách phân loại này cho thấy mức hao phí về lao động sống và lao động vật hóa trong toàn bộ chi phí kinh doanh trong kỳ; giúp cho doanh nghiệp lập được dự toán chi phí theo các yếu tố; kiểm tra sự cân đối giữa kế hoạch cung cấp vật tư, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch nhu cầu vốn lưu động.
b. Phân loại chí phí kinh doanh theo công cụ kinh tế
Giá vốn hàng bán bao gồm giá mua hàng hóa và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng.
Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa như: Chi phí tiền lương, phụ cấp, khoản trích theo lương cho nhân viên bán hàng, tiếp thị, vận chuyển bảo quản, các chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí vật liệu, bao bì, các chi phí dịch vụ mua ngoài, các chi phí khác bằng tiền như quảng cáo….
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí chi cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, các chi phí có liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp như:
Khấu hao TSCĐ phục vụ cho bộ máy quản lý, chi phí công cụ, dụng cụ, các chi phí khác phát sinh ở phạm vi toàn doanh nghiệp, như tiền lương và phụ cấp lương trả cho Kiểm soát viên, ban giám đốc, nhân viên các phòng ban quản lý, chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng, các khoản thuế, lệ phí, bảo hiểm, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
Chi phí tài chính bao gồm: Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tài chính như lãi tiền vay, chi phí phát sinh trong hoạt động đầu tư cổ phiếu, góp vốn liên doanh.
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý chi phí theo từng hoạt động chức năng để khai thác khả năng tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp.
c. Phân loại theo ứng xử của chi phí
Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại có thể được chia thành các loại:
Chi phí cố định là các chi phí không thay đổi (hoặc thay đổi không đáng kể)
theo sự thay đổi của quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Thuộc loại chi phí này bao gồm: Chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí tiền lương phải trả cho cán bộ, nhân viên quản lý, lãi tiền vay phải trả,...
Chi phí biến đổi là các chi phí thay đổi theo sự thay đổi của quy mô kinh doanh. Thuộc loại chi này bao gồm: Chi phí bao bì đóng gói, chi phí hoa hồng bán hàng, giá vốn của hàng hóa mua vào để bán...
Chi phí hỗn hợp là loại chi phí mà bản thân nó gồm các yếu tố biến phí lẫn định phí. Ở mức hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của định phí, quá mức thì nó lại thể hiện đặc điểm của biến phí như chi phí tiền lương nhân viên bán hàng...
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp thấy được xu hướng biến đổi từng loại chi phí theo quy mô kinh doanh, từ đó doanh nghiệp có thể xác định quy mô kinh doanh hợp lý để đạt được hiệu quả cao nhất.
d. Phân loại chi phí phục vụ cho việc kiểm tra và ra quyết định - Chi phí trực tiếp - chi phí gián tiếp
Chi phí trực tiếp là các khoản chi phí phát sinh có liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện các đơn đặt hàng và do vậy có thể tính trực tiếp cho từng loại sản phẩm hay từng đơn đặt hàng.
Ngược lại, chi phí gián tiếp là những khoản chi phí phát sinh cho mục đích phục vụ và quản lý chung, liên quan đến việc sản xuất và tiêu thụ nhiều loại sản phẩm, nhiều đơn đặt hàng cần được tiến hành phân bổ cho các đối tượng sử dụng chi phí theo các tiêu thức phân bổ phù hợp.
Thông thường, khoản mục chi phí NVL TT và chi phí NCTT là các khoản mục chi phí trực tiếp, còn các khoản mục chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp.
- Chi phí kiểm soát được - chi phí không kiểm soát được
Một khoản chi phí được xem là chi phí có thể kiểm soát được hoặc không kiểm soát được ở một cấp bậc quản lý nào đó là tùy vào khả năng của cấp quản lý này có thể ra các quyết định để chi phối, tác động đến khoản chi phí đó hay là không. Như vậy, nói đến khía cạnh quản lý chi phí bao giờ cũng gắn liền với một cấp bậc quản lý nhất định có quyền ra quyết định để chi phối nó thì được gọi chi phí kiểm soát được, nếu ngược lại thì gọi là chi phí không kiểm soát được.
Xem xét chi phí ở khía cạnh kiểm soát có ý nghĩa lớn trong phân tích chi phí và ra các quyết định xử lý, góp phần thực hiện tốt kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp.
- Chi phí lặn:
Khoản chi phí này nảy sinh khi ta xem xét các chi phí gắn liền với phương án hành động liên quan đến tình huống cần ra quyết định lựa chọn. Chi phí lặn được hiểu là khoản chi phí đã bỏ qua trong quá khứ và sẽ biểu hiện ở tất cả mọi phương án với giá trị như nhau. Hiểu một cách khác, chi phí lặn được xem như là khoản chi phí không thể tránh được cho dù người quản lý quyết định lựa chọn thực hiện theo phương án nào.
- Chi phí chênh lệch
Tương tự như chi phí lặn, chi phí chênh lệch (cũng còn được gọi là chi phí khác biệt) cũng chỉ xuất hiện khi so sánh chi phí gắn liền với các phương án trong quyết định lựa chọn phương án tối ưu. Chi phí chênh lệch được hiểu là phần giá trị khác nhau của các loại chi phí của một phương án này so với một phương án khác.
Chi phí chênh lệch có thể định phí hoặc biến phí.
- Chi phí cơ hội là những thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi lựa chọn phương án này thay cho phương án khác. Chi phí cơ hội là một yếu tố đòi hỏi luôn phải được tính đến trong mọi quyết định của cấp quản lý.