CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI
3.2. Thực trạng kế toán quản trị chi phí tại Công ty xăng dầu Bắc Thái
3.2.4. Phân tích kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái
a. Kiểm soát giá vốn hàng bán
Kiểm tra, xác định chất lượng, số lượng, tình trạng hàng hóa nhập kho cũng như xuất kho. Tổ chức quản lý, điều hành và theo dõi quá trình xuất nội bộ, xuất cho các đơn vị trực thuộc và xuất bán buôn và xuất bán lẻ. Mục đích là để công ty phân tích tình trạng hao hụt trong định mức hay lãng phí mất cắp từ đó kịp thời đưa ra biện pháp quản lý điều chỉnh trong công tác điều hành. Kiểm soát giá vốn hàng bán bao gồm hai chu trình: Kiểm soát chu trình mua hàng-nhập kho và kiểm soát chu trình xuất bán
*Kiểm soát chu trình mua và nhập kho hàng hóa:
Sau khi kiểm tra thông tin trên HĐGTGT đúng sẽ in ra bảng kê phiếu nhập, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết hàng hóa, tiến hành đối chiếu kiểm tra với thủ kho và phòng nghiệp vụ. Ngoài ra, cuối ngày kế toán phải thường xuyên đối chiếu kiểm tra sổ chi tiết vật tư với tổng kho.
*Kiểm soát chu trình xuất kho hàng hóa:
Khi đơn vị vận tải đến kho nhận hàng, nhân viên thống kê của Tổng kho sẽ điền thông tin số lượng giống như ở phòng kinh doanh. Sau đó tiến hành bơm hàng vào xe bồn chứa xăng thì số lượng sẽ hiện lên để người chở hàng xác minh. Khi đủ số lượng theo HĐ thì thủ kho sẽ niêm phong chì sau đó thống kê kho sẽ giao cho người vận tải ký và ngời vận tải sẽ vận chuyển hàng sẽ cầm hóa đơn và đi giao hàng cho khách hàng sau đó chuyển liên hóa đơn có xác nhận của khách hàng giao lại cho công ty. Cuối ngày, tổng kho sẽ gửi toàn bộ hóa đơn xuất chuyển lên phòng kế toán.
Ngoài ra, công ty cũng đã có sự quan tâm đến kiểm soát giá cả, nhà cung ứng, kho bãi nhưng hiện nay sự quan tâm này chưa đạt hiệu quả cao vì chủ yếu nhà cung cung, giá cả là sự lựa chọn của tập đoàn.
b. Kiểm soát chi phí bán hàng và QLDN
* Kiểm soát chi phí tiền lương
Cách tính tiền lương mỗi năm là khác nhau, tùy theo kế hoach của Tập đoàn giao xuống. Cụ thể như sau:
- Văn phòng công ty: Quỹ tiền lương thực hiện = Quỹ tiền lương kế hoạch - Khối cửa hàng xăng dầu, trong đó:
+ Kinh doanh xăng dầu chính:
Nếu sản lượng thực hiện đạt 100% kế hoạch công ty giao, QTL quyết toán bằng 100% kế hoạch
Nếu tổng sản lượng thực hiện tăng so với mức kế hoạch công ty giao thì cứ tăng 1% sản lượng kế hoạch thì QTL được tăng lên thêm 0.5%.
Sản lượng thực hiện không đạt 100% kế hoạch công ty giao, QTL giảm trừ tương ứng.
+ Loại hình SXKD và dịch vụ khác:
Quỹ tiền lương thực hiện = Lãi gộp thực hiện * đơn giá kế hoạch
* Kiểm soát chi phí vận chuyển
Thủ tục kiểm soát chi phí vận chuyển của công ty đặc biệt chú ý đến việc ràng buộc trách nhiệm đối với đơn vị vận tải, trong quá trình vận chuyển cho đến khi giao hàng cho khách nếu có sự thay đổi về số lượng và chất lượng mẫu không giống như khi nhận hàng tại kho như niêm chì bị mất dấu, hoặc hao hụt vượt định mức hay bị mất cắp thì đơn vị vận tải phải bồi thường mọi chi phí liên quan.
Trong trường hợp cước vận chuyển do công ty chịu thì chi phí vận chuyển sẽ đượctính bằng ( = ) đơn giá cước vận chuyển nhân (*) số Km vận chuyển. Với giá cước phải dựa vào phụ biểu đơn giá kèm theo QĐ 452 của HĐQT
* Kiểm soát chi phí hao hụt
Được thực hiện theo quyết định số 184/PLX-QĐ-HĐQT của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam ban hành ngày 14 tháng 04 năm 2021 “Về việc hướng dẫn thực hiện và quy định quản lý hao hụt”
Hao hụt vận chuyển tại các cửa hàng được xác định như sau:
+ Hao hụt lượng thực tế - Lượng tại kho xuất - Lượng tại kho Nhập
+ Hao hụt nhiệt độ = 5 độc * 0,0013 Lít * Lượng tại kho xuất (Tăng 1 độ thì 1 lít xăng tăng 0,0013 lít)
+ Hao hụt vận chuyển =Hao hụt thực tế + Hao hụt nhiệt độ
* Quy định đối với quyết toán hao hụt xăng dầu:
Trường hợp hao hụt thực tế thấp hơn hoặc bằng định mức: Được quyết toán toàn bộ vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Trường hợp vượt định mức do các nguyên nhân chủ quan (cá nhân hay tập thể) thì phải quy trách nhiệm để xử lý theo quy định.
* Quy trình xử lý hàng thừa, thiếu kiểm kê:
- Định kỳ: Kết thúc quý hoặc trước thời điểm kiểm kê, lập thủ tục xuất hao hụt theo định mức từng công đoạn, từng mặt hàng để rút tồn kho sổ sách, đồng thời kiểm kê thực tế, xác định lượng hàng chênh lệch giữa tồn sổ sách và tồn thực tế.
- Căn cứ kết quả kiểm kê, lập thủ tục nhập thừa, xuất thiếu, đảm bảo tồn kho cuối kỳ trên sổ sách và thực tế bằng nhau.
- Chế độ trách nhiệm đối với hàng thừa, thiếu:
Xác định rõ nguyên nhân chủ quan, khách quan làm tăng giảm chi phí hao hụt, phát sinh hàng thừa thiếu và kiến nghị xử lý theo nguyên tắc:
+ Nếu thiếu do nguyên nhân chủ quan và thuộc trách nhiệm của cá nhân hay tập thể thì phải bồi thường 100% số lượng hàng thiếu tại thời điểm kiểm kê với mức giá do Giám đốc công ty quyết định, nhưng không được thấp hơn giá bán buôn tại thời điểm kiểm kê.
+ Nếu thiếu do nguyên nhân khách quan: Được hạch toán tăng chi phí hao hụt giá trị hàng thiếu theo giá mua nội bộ tại thời điểm kiểm kê.
+ Nếu thừa thì được hạch toán giảm chi phí hao hụt giá trị hàng thừa theo giá mua nội bộ tại thời điểm kiểm kê.
- Xử lý hàng thừa thiếu trong khâu vận tải:
Công ty vận tải chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn, đủ số lượng và chất lượng hàng hóa trong khâu vận tải (từ điểm nhận hàng đến điểm giao hàng) được quy định cụ thể trong họp đồng vận tải và nguyên tắc giao nhận.
Nếu thiếu hàng phải bồi thường 100% giá trị hàng thiếu theo giá bán buôn của công ty thuê vận tải tại thời điểm phát sinh thiếu hàng. Qui định này phải thể hiện trong hợp đồng vận tải.
Nếu thừa hàng (kể cả phần chênh lệch so với vận đơn): Chủ hàng không được thanh toán cho chủ phương tiện vận tải giá trị hàng thừa, nhưng được xét khen thưởng cho cá nhân hoặc tập thể theo quy định hiện hành. Mức thưởng do Giám đốc công ty thuê vận tải quy định
* Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ:
Trong quá trình hạch toán chi phí khấu hao TSCĐ cần phải quản lý việc quản lý và sử dụng TSCĐ, đối chiếu thực tế giữa tài sản trên sổ sách và thực tế. Kiểm tra việc luân chuyển của chứng từ hạch toán nghiệp vụ hao mòn TSCĐ, việc tính toán giá trị hao mòn,...Theo dõi thường xuyên việc sữa chữa lớn TSCĐ theo quy tắc của tập đoàn, theo dõi các đối tượng tài sản thuộc loại TSCĐ đã thanh lý, chờ thanh lý và việc tổ chức thanh lý, chi phí từ việc thanh lý...
Mốt số chi phí phí khác có giá trị nhỏ và thủ tục kiểm soát đơn giản nên tác giả không trình bày ở luận văn.