CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI
3.2. Thực trạng kế toán quản trị chi phí tại Công ty xăng dầu Bắc Thái
3.2.3. Tổ chức kế toán tập hợp giá vốn hàng bán, chi phí kinh doanh và lập báo cáo
a. Kế toán tập hợp giá vốn hàng bán
Nguồn hàng là do tập đoàn cung cấp nên giá cả là sự thỏa thuận giữa công ty và tập đoàn.
Trong tháng, khi nào công ty có nhu cầu mua xăng, dầu thì sẽ yêu cầu phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng (ĐĐH) xong thì gửi đến Tập đoàn xem xét, duyệt và ký vào ĐĐH đó, xong lập phiếu nhập kho chuyển sang phòng kế toán để phản ánh vào phần mềm phân hệ Phiếu nhập mua hàng hạch toán vào TK 1561 theo giá hạch toán. (Giá mua hàng là giá giao tại kho công ty nên giá mua hàng chính là giá trị hàng hóa ngoài ra không có chi phí thu mua). Và ghi tăng khoản phải trả nội bộ TK 336. Sau khi kiểm tra tất cả các thông tin trên HĐ GTGT đúng sẽ in ra bảng kê phiếu nhập, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết hàng hóa, tiến hành kiểm tra đối chiếu số lượng với thủ kho và với phòng nghiệp vụ. Ngoài ra, cuối ngày kế toán còn phải kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết vật tư với tổng kho.
Trên cơ sở hàng hóa xăng dầu mua vào, khi doanh nghiệp xuất bán xăng dầu ra bên ngoài thì phòng kinh doanh tiếp thị, thỏa thuận điều kiện với khách hàng thì lập họp đồng mua bán, chuyển giám đốc ký duyệt.
Căn cứ vào hợp đồng mua bán nhân viên kinh doanh vào phần mềm điền thông tin vào HĐ GTGT và truyền thông tin đó qua phòng kế toán và kho Xăng dầu.
Khi đơn vị vận tải đến kho nhận hàng, nhân viên thống kê của kho xăng dầu sẽ điền tiếp thông tin về số lượng ở phân hệ mà phòng kinh doanh đã điền và bỏ HĐ GTGT in sẵn vào máy và in ra. Sau đó, bơm chuyển hàng vào xe khi bơm thì số lượng hàng là bao nhiêu sẽ được hiện lên để người vận chuyển xác minh, khi đủ số lượng theo HĐ GTGT thì thủ kho sẽ niêm chì sau đó thống kê kho sẽ giao HĐ GTGT ký xác nhận hàng và người vận tải có nhiệm vụ chuyển HĐ GTGT về cho công ty cũng như khách hàng.
Cuối ngày, thủ kho sẽ gửi toàn bộ hóa đơn xuất chuyển lên phòng kế toán và phòng kế toán sau khi đối chiếu với kho sẽ nhập vào phân hệ phần mềm nghiệp vụ bán hàng, ghi giảm hàng và ghi tăng giá vốn TK 632.
Sau đó in bảng kê HĐ GTGT ký xác nhận người lập chuyển đến kế toán tổng hợp ký duyệt và lưu trữ.
Trường hợp công ty bán hàng cho các cửa hàng nội bộ, qui trình xuất kho giống như xuất bán nhưng chưng từ sử dụng là “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”.
Cụ thể theo quy trình trên giá vốn được tập hợp như sau (số liệu được trích từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2022)
Bảng 3.7: Báo cáo chi tiết kết quả hoạt động kinh doanh Từ ngày 01/01/2022 đến ngày 31/12/2022
(Nguồn: Phòng KTTC- Công ty Xăng dầu Bắc Thái)
Qua bảng thống kê về số liệu trên, chúng ta khó có thể so sánh giữa chi phí giá vốn thực tế và chi phí giá vốn kế hoạch vì không đồng nhất về đơn vị đo lường, ở báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (trích nguồn) thì số liệu về chi phí giá vốn hàng bán đã được quy đổi về đơn vị tiền dựa trên lượng tiêu thụ thực tế và các đơn giá tiêu thụ ở từng thời kỳ khác nhau, còn số liệu ở bảng kế hoạch về giá vốn này thì vẫn theo dõi dưới dạng tạm tính theo đơn vị đo lường là m3, tấn (bảng 3.3, 3.5). Nhưng khi tác giả thống kê về chi phí giá vốn tại thực tế công ty thì sản lượng tiêu thụ của công ty ở năm 2022 (bảng 3.3) vượt chỉ tiêu ban đầu đặt ra ở lĩnh vực kinh doanh xăng dầu. Cụ thể sản lượng kế hoạch xăng dầu đặt ra tiêu thụ ban đầu là 200.050 (m3, tấn) thì trong thực tế khi thống kê thì sản lượng đạt mức 224.500 (m3, tấn), làm cho doanh thu của Công ty tăng một lượng khá lớn. Mặt hàng Dầu mỡ nhờn theo sản lượng kế hoạch 730 tấn nhưng thực tế trong năm 2022 đã bán được 606 tấn và mặt hàng Gas với kế hoạch là 1.520 tấn thì tiêu thụ được 1.466 tấn. Ở trong nội dung luận văn này, tác giả không đề cập đến các hoạt động kinh doanh mặt hàng và lĩnh vực khác mà trọng tâm chủ yếu đến mặt hàng xăng, hóa dầu và gas. Nhưng điều quan trọng ở đây là công ty đã xây dựng được quy trình hạch toán giá vốn hàng bán khá chặt chẽ bao gồm quy trình từ đầu vào, nhập kho và đến quy trình xuất ra. Nhưng tính hợp lý về việc xây dựng hệ thống báo cáo chưa cao. Các giá trị xuất hiện trong báo cáo chỉ dừng lại ở những con số chứ chưa có tính chất so sánh được, chưa có giá trị và ý nghĩa thật sự sâu sắc. Theo thống kê ở trên thì mức sản lượng tiêu thụ về mặt hàng xăng, hóa dầu, gas của năm 2022 vượt kế hoạch 12,2% (xăng dầu), đối với mặt hàng dầu mỡ nhờn và Gas chưa đạt kế hoạch. Với giá bán trung bình của năm 2022 thì chi phí giá vốn hàng bán của năm 2022 đạt 4.634.435.000.000 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng khoảng 78% so với cùng kỳ năm trước. Những con số này không được trình bày trên báo cáo của công ty gây khó khăn cho việc so sánh chi phí tại công ty và việc đánh giá khả năng, hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Theo kiến nghị của tác giả cần xây dựng báo cáo chi tiết hơn, đầy đủ hơn về việc cung cấp thông tin.
Bảng 3.8: Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch SXKD
CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI Mẫu B-01/PL04
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SXKD Kỳ báo cáo: 12 tháng năm 2022
TT Chỉ tiêu Đơn vị
tính
Năm 2022
Thực hiện năm
trước cùng kỳ
Tỷ lệ % so với
Kế hoạch
điều chỉnh
Thực hiện 12th
năm 2022
Kế hoạch
CK năm trước
A B C 1 2 3 4=2/1 5=2/3
1 Chỉ tiêu sản lượng xuất bán
1 Kinh doanh xăng dầu M3, tấn
200.050 224.500
205.606
112 109
- Bán buôn M3, tấn
17.400
17.620
17.388
101 101
- Bán tổng đại lý M3, tấn
11.500
9.395
15.757
82 60
- Bán đại lý M3, tấn
47.650
52.074
48.446
109 107
- Bán lẻ M3, tấn
123.500 145.411
124.015
118 117
- Bán tái xuất
2 Hàng hóa, dịch vụ khác
- Dầu mỡ nhờn Tấn
730
606
698
83 87
- Gas Tấn
1.520
1.466
1.469
96 100
- Doanh thu thu hộ bảo hiểm Triệu
đồng
6.600
6.422
6.524
97 98
Doanh thu bán sơn Triệu
đồng
II Chỉ tiêu tài chính Triệu đồng
1 Doanh thu thuần về bán hàng "" 111 174
và dịch vụ 4.353.300 4.836.112 2.783.531
2 Giá vốn hàng bán ""
4.634.435
2.599.367
178
3 Lợi nhuận gộp về bán hàng và
cung cấp dịch vụ (3=1-2)
""
201.677 184.164
110
4 Doanh thu hoạt động tài chính ""
401
113
355
5 Chi phí tài chính ""
-
201
-
Trong đó: Chi phí lãi vay ""
6 Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
""
194.289 168.719
115
Trong đó:
Chi phí KDXD (*)
""
150.870 174.543
145.857
116 120
Chi phí KDXD đ/l (*) ""
754
777
709
103 110
7 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (7=3+4-5-6)
""
600
7.789
15.357
1.298 51
Trong đó: ""
Lợi nhuận kinh doanh xăng dầu (*)
""
-
6.736
14.877
45
Lợi nhuận HĐKD hàng hóa,
DV khác, trong đó:
""
600
651
565
109 115
- Lợi nhuận hoạt động KD Gas và hoá dầu (*)
""
648
560
116
- Lợi nhuận giữ hộ hàng Tập đoàn (*)
""
- Lợi nhuận giữ hộ hàng Khách hàng (*)
""
- Lợi nhuận vận tải ống (*)
""
- Lợi nhuận giữ hộ hàng P10 (*)
""
- Lợi nhuận hàng hóa, dịch vụ khác. (*)
""
2
8 Thu nhập khác ""
620
849
73
9 Chi phí khác ""
603
201
300
10 Lợi nhuận khác (10=8-9) ""
17
648
3
11 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (11=7+10)
""
7.806
16.005
49
12 Thuế thu nhập doanh nghiệp ""
2.213
1.851
120
13 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (13= 11-12)
""
5.593
14.154
40
(Nguồn: Phòng KTTC- Công ty Xăng dầu Bắc Thái) b. Kế toán tập hợp chi phí bán hàng và QLDN
b1. Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái bao gồm:
- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên - Chi phí vận chuyển
- Chi phí hao hụt
- Chi phí thiết bị, CCDC, bao bì dùng cho vận chuyển - Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí bảo hiểm
- Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ bán hàng và chi phí bằng tiền khác
* Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên
Tiền lương là giá cả sức lao động, được hình thành theo quy luật thị trường, dựa trên cung-cầu về sức lao động, chất lượng, cường độ lao động và mức độ cạnh tranh việc làm. Tiền lương được trả trực tiếp, đồng thời có các hình thức thưởng họp lý từ các quỹ tiền lương để khuyến khích người lao động. Tiền lương được trả cho CBCNV theo chức danh công việc và công việc của mỗi người đảm nhận trên cơ sở đánh giá kết quả, hiệu quả của mỗi người.
Hằng ngày các trưởng bộ phận theo dõi chấm công cuối tháng gửi bảng chấm công về phòng TCHC, phòng TCHC căn cứ vào bảng chấm công, kế hoạch tổng quỹ lương tập đoàn giao, sản lượng thực hiện của phòng kế toán cung cấp và phương pháp tính lương từng nhân viên theo bậc để tính lương cho toàn công ty, sau đó chuyển cho trưởng phòng ký duyệt, chuyển Giám đốc duyệt và chuyển phòng TCKT thực hiện chi trả.
Phòng kế toán sau khi nhận được bảng chấm công và bảng tính tiền lương thì tính tổng tiền lương và chuyển tới ngân hàng kèm theo ủy nhiệm chi. Sau khi ngân hàng chuyển GBN kế toán kẹp GBN, bảng chấm công, bảng tính lưong thành một bộ chứng từ thanh toán lương và nhập liệu vào phần mềm kế toán trên TK 334, kết chuyển TK 641. Cuối tháng in sổ sách tiền lương lưu trữ.
Cách tính tiền lương mỗi năm là khác nhau, tùy theo kế hoạch của Tập đoàn giao xuống. Cụ thể như sau:
* Văn phòng công ty:
Quỹ tiền lương thực hiện = Quỹ tiền lương kế hoạch
* Khối cửa hàng xăng dầu, trong đó:
+ Kinh doanh xăng dầu chính:
- Nếu sản lương thực hiện đạt 100% kế hoạch công ty giao, QTL quyết toán bằng 100% kế hoạch
- Nếu tổng sản lượng thực hiện tăng so với mức kế hoạch công ty giao thì cứ tăng 1% sản lượng kế hoạch thì QTL được tăng lên thêm 0.5%.
- Sản lượng thực hiện không đạt 100% kế hoạch công ty giao, QTL giảm trừ tương ứng.
+ Loai hình SXKD và dịch vụ khác:
Quỹ tiền lương thực hiện = Lãi gộp thực hiện * đơn giá kế hoạch Cụ thể tiền lương của công ty được thể hiện qua (Bảng 3.8)
(Nguồn: Công ty Xăng dầu Bắc Thái)
+ Chi phí thiết bị, CCDC, bao bì dùng cho vận chuyển:
Chi phí thiết bị bao gồm: Chi phí mua sắm thiết bị công nghệ cho việc vận hành các dây chuyền kinh doanh xăng dầu và phương tiện vận tải trong công ty.
Chi phí CCDC gồm: Các chi phí về văn phòng cũng như dụng cụ sử dụng trong quá trình kinh doanh như bàn ghế, xô chậu, trang phục bảo hộ, máy tính, máy in,...
Xuất phát từ kế hoạch kinh doanh lập bảng kế hoạch dự toán mua vật tư. Sau khi lập xong chuyển lên phòng kế hoạch để phòng kế hoạch kiểm tra và đối chiếu với thủ kho xem thiếu nhiều hay ít. Căn cứ vào đó để lập các đơn đặt hàng rồi chuyển lên cho giám đốc xét duyệt. ĐĐH sau khi đã được duyệt chuyển tới cho phòng KTTC sẽ lập phiếu chi và chi tiền cho phòng kế hoạch đi mua. Phòng kế hoạch sẽ nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và căn cứ để ghi vào sổ.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ:
Thủ tục kiểm soát chi phí này dựa vào kế hoạch mua sắm TSCĐ sau đó tính trích khấu hao hợp lý bằng cách lập bảng tính trích khấu hao cho từng tài sản. Hàng tháng, kế toán phần hành này sẽ lập bảng trích khấu hao TSCĐ từng phòng ban, từng cửa hàng, chi tiết từng tài sản in ra chuyển kế toán trưởng duyệt và hạch toán ghi tăng khấu hao và ghi tăng chi phí TK 641 ở phần mềm.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ bộ phận bán hàng và chi phí bằng tiền khác Khi phát sinh chi phí, bộ phận bán hàng lập giấy đề nghị thanh toán có ký duyệt của trưởng bộ phận kèm theo các hóa đơn dịch vụ chuyển đến kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ, xem xét sự phù hợp của chi phí phát sinh với định mức đã quy định, lập phiếu chi trình cho kế toán trưởng ký duyệt, giám đốc đồng ý chi tiền, chuyển thủ quỹ để chi tiền thanh toán. Thủ quỹ cùng người nhận tiền ký xác nhận vào phiếu chi, sau đó làm căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt, chuyển phiếu chi lại cho kế toán ghi sổ vào phân hệ TK 641
b2. Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Chi phí vận chuyển: Chủ yếu là chi phí vận chuyển nội địa. Sau khi ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa, tùy theo địa điểm giao hàng và hình thức bán, phòng kinh doanh lựa chọn công ty vận chuyển. Phòng kinh doanh lập hợp đồng trình Giám đốc ký duyệt.
Hợp đồng cùng các chứng từ kế toán liên quan được chuyển qua phòng KTTC theo dõi, kế toán căn cứ vào đó nhập vào phần mềm phân hệ TGNH hay phân hệ phiếu kế toán để theo dõi công nợ đồng thời ghi nhận chi phí vận chuyển đó vào TK 642, trình cho kế toán trưởng duyệt. Cuối tháng in ra và lưu theo dõi chi phí vận chuyển.
+ Chi phí bảo quản và chi phí hao hụt:
Do đặc thù xăng dầu nên tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái, chi phí hao hụt chiếm tỷ trọng rất lớn. Để nắm rõ tình hình hao hụt và kiểm soát được chi phí hao hụt, tại công ty có những quy định nhằm giúp giảm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Khi hàng nhập vào kho, xuất bán hay quá trình vận chuyển đều có hao hụt xảy ra để kiểm soát hao hụt tại công ty có hệ thống sổ sách theo dõi hao hụt,...
Ngoài những chứng từ, sổ sách trên để kiểm soát hao hụt thực tế thì tại công ty việc kiểm soát chi phí hao hụt về mặt kế toán thông qua những quy định đó để tiến hành hạch toán cho hợp lý.
+ Chi phí bảo hiểm:
Chi phí bảo hiểm hiện nay đơn vị có tham gia bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm hỏa hoạn, bảo hiểm lũ lụt.
Chi phí bảo hiểm được các bộ phận có trách nhiệm tiến hành lập danh mục chi tiết cho từng tài sản tham gia bảo hiểm để xác định tổng giá trị tham gia bảo hiểm trong các hạng mục trên và tính bảo hiểm theo tỷ lệ quy định...Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào hóa đơn để lập chứng từ thanh toán và kẹp lại thành một bộ chứng từ để ghi sổ vào TK 642
Trên đây là trình tự hạch toán một số khoản chi phí phát sinh trong Công ty Xăng dầu Bắc Thái, một số khoản chi phí khác có trình tự hạch toán tương tự. Sau khi đưa các khoản chi phí này vào các sổ kế toán TK 641, 642. Kế toán tập hợp vào các sổ sách, báo cáo chi phí phát sinh trong kỳ.
+ Các khoản chi phí khác: Cũng tương tự cách tập hợp các khoản mục chi phí trên nhưng mức độ xuất hiện và tỷ lệ đều chiếm không cao nên sẽ được trình bày trong báo cáo chi phí kinh doanh xăng dầu. Cụ thể thể hiện ở (Bảng 3.9)
Bảng 3.9: Báo cáo chi phí kinh doanh xăng dầu của Công ty Xăng dầu Bắc Thái
CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI Mẫu B-01b/PL04
BÁO CÁO CHI PHÍ KINH DOANH XĂNG DẦU Kỳ báo cáo: 12 tháng năm 2022
ĐVT: Triệu đồng
STT Chỉ tiêu
Thực hiện cùng kỳ
năm trước Kế hoạch năm 2022 Thực hiện kỳ báo cáo So sánh TH/Tiến độ KH năm
Giá trị Đ/Lít Giá trị Đ/Lít Giá trị Đ/Lít Giá trị Đ/Lít
I SẢN LƯỢNG XUẤT BÁN 205 606 200.050 224.500
II TỔNG CHI PHÍ 145 856 709 150 870 754 174 543 777 23 672 23
1 Chi phí tiền lương 39 394 192 41.771 209 53 102 237 11 331 28
2 Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ 5 595 27 5.907 30 6 513 29 607 - 1
3 Chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì 3 134 15 3.282 16 3 665 16 383
4 Chi phí KHTSCĐ 16 126 78 17.000 85 16 823 75 - 177 - 10
5 Chi phí sửa chữa TSCĐ 5 704 28 4.800 24 5 229 23 429 - 1
6 Chi phí nguyên vật liệu 594 3 650 3 689 3 39
7 Chi phí bảo quản 2 932 14 2.500 12 1 874 8 - 626 - 4
8 Chi phí vận chuyển 32 396 158 34.230 171 47 660 212 13 430 41
9 Chi phí bảo hiểm 284 1 300 1 289 1 - 11
10 Chi phí hoa hồng, môi giới, hỗ trợ 11 0 0 0 0
11 Chi phí Đào tạo, tuyển dụng 567 3 600 3 423 2 - 177 - 1
12 Chi phí dịch vụ mua ngoài 9 536 46 9.065 45 8 888 40 - 177 - 6
Trong đó chi phi biến đổi 191 1 400 2 434 2 34
13 Chi phí vphòng và chi phí công tác 6 440 31 5.040 25 4 150 18 - 890 - 7
14 Chi phí dự phòng - 13 0 0 0 - 28 0 - 28
15 Chi phí theo CĐộ cho người LĐ 14 129 69 15.000 75 14 674 65 - 326 - 10 16 Chi phí Q.cáo, T.thị, G.dịch, # 7 325 36 8.325 42 8 028 36 - 298 - 6
Trong đó chi phi biến đổi 2 767 13 3.167 16 2 132 9 - 1 035 - 6
17 Chi phí Thuế, phí, lệ phí 1 702 8 2.400 12 2 563 11 163 - 1
III PHÂN LOẠI CHI PHI 145.856 709 150.870 754 174.543 777 23 672 23
1 Chi phí cố định 65.218 317 65.095 325 64.412 287 - 683 - 38
2 Chi phí biến đổi 35.649 173 38.097 190 50.515 225 12 418 35
3 Chi phí QTTTT phát sinh 44.989 219 47.678 238 59.615 266 11 938 27
Thái Nguyên, ngày 13 tháng 02 năm 2023
Kiểm soát viên công ty xăng dầu Bắc Thái