CHƯƠNG 4 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI
4.2. Giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái
4.2.6. Phân tích và kiểm soát chi phí
- Kiểm soát hao hụt chặt chẽ hơn, quy định gắn trách nhiệm mức độ hao hụt cho từng cá nhân cụ thể khi phát hiện ra sai sót. Không đánh đồng lẫn nhau dẫn đến khó quy trách nhiệm cho đối tượng. Bởi vì hao hụt nhiều dẫn đến giá vốn sẽ tăng lên, chi phí của doanh nghiệp khó bù đắp.
- Sử dụng hệ thống cân đo điện tử tại các cửa hàng và kho cảng xăng dầu. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống này là rất lớn, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ GVHB.
- Kiểm kê các khoản hao hụt thừa thiếu xăng dầu: Mọi khoản chênh lệch phải được lập biên bản rõ ràng nếu hàng hóa thiếu do nguyên nhân chủ quan thì phải quy trách nhiệm cho đối tượng nào cá nhân hay tập thể
- Quy định về xử lý kiểm thừa, thiếu kiểm kê: Tối thiểu 3 tháng/lần/năm đơn vị phải tổ chức hội đồng để xử lý.
- Khi xử lý kiểm kê: Tiến hành bù trừ lượng xăng dầu thừa, thiếu lũy kế từ các đợt kiểm kê trước chưa xử lý từ các đợt kiểm kê trước chưa xử lý đến thời điểm kiểm kê để xác định lượng hàng thừa thiếu theo từng mặt hàng.
Xác định nguyên nhân thừa, thiếu và biện pháp xử lý hàng thừa, thiếu theo nguyên tắc:
Đối với hàng thiếu: Do nguyên nhân chủ quan thì xử lý cá nhân, tập thể theo quy định hiện hành, nếu là khách quan thì được hạch toán vào giá vốn hàng bán trong kỳ
Đối với hàng thừa: Trường hợp thừa do người bán, nhà cung cấp nhầm lẫn thì phải xuất trả lại hàng.
Số hàng thừa thì được xử lý:
+ Giảm hao hụt đã xuất trong kỳ, đơn vị tiến hành nhập điều chỉnh lượng hao hụt tối đa bằng lượng hao hụt đã xuất trong kỳ.
+ Lượng hàng thừa còn lại (sau khi đã xử lý hao hụt trong kỳ và bù trừ hàng thiếu, thừa với mặt hàng cùng loại) đơn vị hạch toán vào thu nhập khác của đơn vị.
* Trong quá trình mua hàng hóa nhập kho:
Gian lận có thể xảy ra khi có sự thông đồng giữa nhân viên nhập kho và bên bán tráo đổi xăng, dầu có giá trị cáo bằng các sản phẩm kém phẩm chất hơn để hưởng lợi hoặc rút bớt xăng dầu để bán ra bên ngoài. Để tránh tình trạng này chúng ta phải có các biện pháp xử lý nếu các hàng hóa chưa được kiểm định chất lượng thì có thể cử người đi lấy mẫu xăng dầu và niêm phong toàn bộ xăng dầu đó trước sự có mặt của tất cả các bên để kiểm tra. Nếu chất lượng đảm bảo thì thủ kho nhận hàng nếu ngược lại thì không nhận hàng.
Nếu kiểm tra như vậy sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chất lượng và số lượng tránh tình trạng trả lại hàng và pha trộn hàng làm kém phẩm chất gây mất uy tín cho Công ty.
* Trong quá trình xuất hàng hóa
Công ty cũng nên kiểm soát chặt chẽ, khi các cửa hàng, đại lý tự vận chuyển thì mọi hao tổn do cửa hàng và đại lý chịu nhưng nếu công ty vận chuyển thì có thể xảy ra mất mát do thông đồng bán ra bên ngoài trước khi đưa tới kho hàng. Để ngăn ngừa tình trạng này công ty nên có một số biện pháp kỷ luật nặng để răn đe cán bộ, công nhân viên. Nếu cần thiết công ty có thể lập hội động kỷ luật. Bên cạnh đó công ty nên xây dựng chứng từ độc lập cho Kho cảng Xăng dầu và các cán bộ chuyên chở để có thể kiểm tra chéo lẫn nhau.
4.2.6.2. Đối với chi phí bán hàng và QLDN (CP kinh doanh)
Đối với công ty thì chi phí bán hàng và QPLDN được quy định dựa vào định mức sản lượng nên công ty sẽ phải tiết kiệm chi phí để hoàn thành mục tiên đặt ra ban đầu.
* Đối với chi phí tiền lương: Chi phí tiền lương của công ty được xây dựng tương đối hợp lý, chi phí tiền lương chia ra thành hai khoản, một khoản cố định cho ban lãnh đạo và một phần theo sản lượng tính cho nhân viên công ty. Phần tính lương theo sản phẩm thì công ty nên chi trả thay đổi theo sản lượng thực hiện được của từng tháng như vậy có tháng sẽ cao và có tháng sẽ giảm. Để giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận kế toán thì nên có một quỹ lương được thiết lập dưới dạng tài khoản tại ngân hàng để tiện cho việc chi lương của công ty.
* Chi phí vận chuyển
- Cần chú trọng xử lý hao hụt khi vận chuyển, phải điều tra kỳ các đơn vị vạn chuyển để giảm thiểu rủi ro, mất mát trong quá trình vận chuyển.
- Nên chọn những công ty có chi phí vận chuyển thấp nhưng vẫn phải đảm bảo an toàn cháy nổ.
* Chi phí bảo quản và hao hụt
- Nên hình thành hệ thống đo đạc ở các bể chứa bằng cân điện tử để đảm tính chính xác khi đo đạc tránh tình trạng hao hụt.
- Giao nhiệm vụ cho thủ kho khi phát hiện ra hao hụt ngoài định mức thì phải báo ngay cho ban lãnh đạo công ty, nếu không sẽ có biện pháp xử lý.
* Đối với dịch vụ chi phí mua ngoài:
- Đổi việc mua sắm thiết bị nên có sự phê duyệt của cấp lãnh đạo, cần phải thường xuyên kiểm tra các chủng loại vật tư, thiết bị mua sắm có đúng như mẫu mã đã đặt hay không.
- Quy định định mức sử dụng điện, điện thoại, internet cho từng phòng ban.
- Sử dụng hiệu quả chi phí phục vụ cho bán hàng:
+ Tiết kiệm chi phí hợp lý, nhất là các chi phí mang tính định mức bao gồm chi phí cố định, chi phí biến đổi. Từ đó có nguồn lực để phát triển cơ sở vật chất, đầu tư công nghệ hiện đại hơn. Huy động, sử dụng nguồn vốn phục vụ cho đầu tư mở rộng mạng lưới KD.
- Tính linh hoạt trong việc luân chuyển dòng tiền: Thu hồi tiền bán hàng nhanh, kịp thời, an toàn; Điều hành giảm tỷ trọng công nợ bán hàng. Tăng tỷ trọng bán hàng thanh toán ngay, các hợp đồng bán hàng phải có bảo đảm: Đặt cọc, bảo lãnh, thế chấp...đảm bảo an toàn. Kiểm tra, giám sát đảm bảo tính tuân thủ quy định trong quản lý tài chính.
Trên đây là một số giải pháp trọng tâm nhằm nâng cao hiệu quả kinh. Tuy nhiên bên cạnh những giải pháp mà tôi đã nêu trên thì tinh thần đoàn kết, trách nhiệm, xây dựng, đóng góp của tất cả người lao động ở mỗi vị trí khác nhau cho sự phát triển chung của Công ty là quan trọng nhất. Mỗi người lao động cần nhận thức rằng làm việc tốt, giúp ích cho Công ty là làm cho chính mình, Công ty tồn tại, phát triển bền vững chính là mang lại tiền lương, chế độ, môi trường làm việc của người lao động ngày càng tốt hơn.