CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.1. Cơ sở lý luận về Kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp thương mại
1.1.4. Nội dung của Kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp thương mại
Dự toán chi phí là phương tiện cung cấp thông tin cho các nhà quản lý, thông qua đó có kế hoạch về nguồn lực để đảm bảo các hoạt động, đồng thời lường trước các khó khăn có thể xảy ra và có biện pháp phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
1.1.4.1. Nhận diện và phân loại chi phí
Đối với nhà quản trị thì việc quản lý các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp sao cho có hiệu quả luôn là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều
hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, vấn đề được đặt ra là làm sao để có thể hoạch định và kiểm soát được tốt các khoản chi phí? Nhận diện, phân tích các hoạt động làm phát sinh ra chi phí là điểm mấu chốt để nhà quản trị có thể quản lý tốt chi phí, từ đó có những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại.
Trên góc độ của kế toán quản trị: Mục đích của kế toán quản trị chi phí là cung cấp thông tin thích hợp về chi phí, kịp thời cho việc ra quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, đối với kế toán quản trị chi phí không đơn thuần nhận thức chi phí như kế toán tài chính, mà chi phí còn được nhận thức theo cả khía cạnh nhận diện thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Vì vậy, chi phí có thể là phí tổn thực tế đã chi ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày khi tổ chức thực hiện, kiểm tra, ra quyết định; cũng có thể là chi phí ước tính khi thực hiện dự án hay giá trị lợi ích mất đi khi lựa chọn phương án, hoạt động này mà bỏ qua cơ hội kinh doanh khác. Khi đó, trong kế toán quản trị chi phí lại cần chú ý đến việc nhận diện chi phí phục vụ cho việc so sánh, lựa chọn phương án tối ưu trong từng tình huống ra quyết định kinh doanh cụ thể, mà ít chú ý hơn vào chứng minh chi phí phát sinh bằng các chứng từ kế toán.
Chi phí sản xuất là hết sức quan trọng trong doanh nghiệp xây lắp vì nó trực tiếp ảnh hưởng tới lợi nhuận. Để thuận tiện cho công tác quản lý, hạch toán, kiểm tra chi phí cũng như phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh, chi phí cần phải được phân loại theo những tiêu thức phù hợp.
a. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo mối quan hệ của chi phí với các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
b. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo khả năng quy nạp chi phí vào các đối tượng kế toán chi phí
Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành 2 loại:
Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
c. Phân loại chi phí sản xuất, kinh doanh theo mối quan hệ của chi phí với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm và quá trình kinh doanh
Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành 2 loại:
Chi phí cơ bản và chi phí chung.
d. Các cách phân loại chi phí khác sử dụng trong việc lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định
Theo mối quan hệ giữa chi phí với mức độ hoạt động, chi phí được chia thành:
Chi phí khả biến, Chi phí bất biến, Chi phí hỗn hợp.
e. Các nhận diện khác về chi phí
* Phân loại chi phí theo thẩm quyền ra quyết định
Theo cách phân loại này, nếu gắn quyền kiểm soát chi phí với một cấp quản lý nào đó thì phân biệt chi phí thành hai loại, đó là Chi phí kiểm soát được và Chi phí không kiểm soát được
* Các loại chi phí được sử dụng trong lựa chọn các phương án - Chi phí chênh lệch
- Chi phí cơ hội:
- Chi phí chìm:
1.1.4.2. Lập dự toán chi phí kinh doanh
Dự toán chi phí kinh doanh bao gồm dự toán về giá vốn hàng bán, dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí QLDN. Các dự toán được lập trên cơ sở tổng hợp các định mức chi phí của toàn bộ sản phẩm dịch vụ hàng hóa cung cấp. Định mức là thước đo trong hệ thống dự toán của doanh nghiệp. Nó là cơ sở cho việc quản lý và kiểm soát chi phí của doanh nghiệp, là cơ sở để đối chiếu giữa chi phí thực tế phát sinh với chi phí theo định mức, dự toán để từ đó phát hiện ra chi phí vượt định mức hoặc chi phí tiết kiệm được. Hệ thống định mức của doanh nghiệp phải thường xuyên được kiểm tra, tính toán, xây dựng lại cho phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp, của thị trường vì định mức là cơ sở cho việc kiểm soát chi phí.
Định mức chi phí được xây dựng từ hai yếu tố lượng và giá. Đối với các doanh nghiệp khác nhau, mỗi doanh nghiệp có năng lực kinh doanh khác nhau, việc ứng dụng khoa học công nghệ kỹ thuật là khác nhau sẽ xây dựng về mức lượng chi phí là khác nhau. Còn định mức về giá cũng không có doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào do đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp. Định mức có thể được xây dựng bằng các phương pháp.
- Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Đây là phương pháp được khi doanh nghiệp đã có nhiều kinh nghiệm trong quá trình hoạt động kinh doanh, số liệu về chi phí trong quá khứ có thể cung cấp được cho việc lập dự toán trong tương lai.
- Phương pháp kỹ thuật: Quá trình kinh doanh được phân tích để xác định thời gian, thao tác công việc, hoạt động thiết bị nhằm xác định lượng nhiên liệu, vật liệu, và lao động hao phí cần thiết để thực hiện hoạt động kinh doanh trong điều kiện thực tế tại doanh nghiệp.
- Phương pháp kết hợp: Khi xây dựng định mức thường kết hợp cả hai phương pháp trên. Trước tiên, phải tiến hành phân tích những kết quả đạt được, sau đó xem xét những thay đổi về điều kiện kinh tế kỹ thuật, để điều chỉnh bổ sung định mức cho phù hợp. Sơ đồ xây dựng định mức, dự toán chi phí kinh doanh ở (sơ đồ 1.2)
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ dự toán chi phí trong doanh nghiệp thương mại
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
1.1.4.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí Tổ chức kế toán và lập báo cáo chi phí kinh doanh
Thông tin kế toán phục vụ cho quản trị chi phi phí kinh doanh bắt nguồn từ quá trình luân chuyển chứng từ kế toán đến tập hợp chi phí trên sổ kế toán và lập các báo cáo chi phí liên quan
- Luân chuyển chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ về chi phí phát sinh trong kỳ như: Hợp đồng, hóa đơn mua hàng, bảng chấm công, bảng trích khấu hao TSCĐ...
được các bộ phận có liên quan trình ban lãnh đạo doanh nghiệp duyệt trước khi chuyển sang bộ phận kế toán để thanh toán tiền và sau đó hạch toán ghi vào các sổ sách có liên quan.
- Tập hợp chi phí
Kế toán doanh nghiệp tập hợp chi phí phát sinh theo từng địa điểm phát sinh là chi phí được theo dõi theo từng bộ phận qua việc mở sổ chi tiết cũng như sổ cái tài khoản 632-GVHB, tài khoản 641- CPBH, tài khoản 642- CPQLDN, tài khoản 635- CPTC.
- Lập báo báo chi phí kinh doanh
Đây là báo cáo dự toán chi phí lập cho kỳ kế hoạch và được hình thành khi lập dự toán chi phí kinh doanh: Được lập nhằm tổng hợp chi phí đã phát sinh trong kỳ ở các bộ phận, là căn cứ để so sánh với chi phí theo dự toán và phân tích các nguyên nhân làm cho chi phí biến động. Trong doanh nghiệp thương mại, báo cáo chi phí kinh doanh bao gồm báo cáo GVHB, báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí QLDN và báo cáo chi phí tài chính.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí là việc thiết lập các báo cáo kế toán quản trị chi phí cần thiết cho doanh nghiệp căn cứ vào nhu cầu thông tin của nhà quản trị, lĩnh vực kinh doanh..., đồng thời xác định cá nhân, bộ phận để xây dựng những loại báo cáo kế toán quản trị chi phí đó nhằm sử dụng cho các đối tượng sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất.
Trong Kế toán quản trị, lập báo cáo là nội dung quan trọng, giúp nhà quản trị có cơ sở hoạch định, kiểm soát, tổ chức thực hiện để đạt mục tiêu. Đối với các doanh
nghiệp tại Việt Nam hiện nay, công tác lập báo cáo Kế toán quản trị chưa được quan tâm đúng mức nên chưa cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị.
Nội dung của báo cáo kế toán quản trị
KTQT nhằm cung cấp thông tin nội bộ giúp nhà quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Trong đó, báo cáo Kế toán quản trị là một nội dung cơ bản và quan trọng giúp nhà quản trị có thông tin ra quyết định. Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12/6/2006 của Bộ Tài chính cũng đã đề cập đến báo cáo Kế toán quản trị. Nhìn chung, hệ thống báo cáo Kế toán quản trị chủ yếu của một DN thường gồm:
Thứ nhất, báo cáo dự toán.
Dự toán là một kế hoạch hành động được tính toán một cách chi tiết, định lượng các mục tiêu hoạt động của đơn vị. Đó là tính toán dự kiến, phối hợp một cách chi tiết và toàn diện nguồn lực, cách huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc nhất định bằng hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị.
Các báo cáo dự toán bao gồm: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí vật tư và cung ứng vật tư cho sản xuất, dự toán lao động trực tiếp...
Thứ hai, báo cáo tình hình thực hiện.
Thông tin về quá trình thực hiện là một khâu không thể thiếu để nhà quản lý hiểu được kết quả thực tế của DN. Các báo cáo thực hiện sẽ cung cấp thông tin này qua các giai đoạn như cung ứng, sản xuất, tiêu thụ... thể hiện ở một số báo cáo sau:
Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ;
Báo cáo chấp hành định mức hàng tồn kho; Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động...
Thứ ba, báo cáo kiểm soát và đánh giá.
Trong quá trình kiểm soát, nhà quản lý sẽ so sánh thực tiễn với kế hoạch đã thiết lập. Mục đích của báo cáo này nhằm giúp chỉ ra ở khâu nào công việc thực hiện chưa đạt yêu cầu, cũng như phát hiện những chỗ bất hợp lý trong khâu lập kế hoạch, từ đó đưa ra điều chỉnh kịp thời. Báo cáo kiểm soát bao gồm: Báo cáo kiểm soát doanh thu, báo cáo kiểm soát chi phí, báo cáo kiểm soát lợi nhuận.
Thứ tư, báo cáo phân tích.
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận; Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và tài chính. Ngoài ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể, DN có thể lập các báo cáo Kế toán quản trị khác.
1.1.4.4. Phân tích và kiểm soát chi phí kinh doanh + Phân tích chi phí kinh doanh
Thông qua phân tích tình hình biến động của chi phí có thể xác định được khả năng, các nguyên nhân tác động đến sự tăng, giảm chi phí thực tế so với chi phí dự toán đặt ra trước đó. Từ đó đề ra các biện pháp khắc phục, các phương án kinh doanh mới, khai thác các khả năng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong doanh nghiệp thương mại, biến động chi phí kinh doanh chính là biến động GVHB, chi phí bán hàng, chi phí QLDN. Có nhiều nhân tố tác động đến tình hình biến động nhưng trong kiểm soát chi phí thường xem xét hai nhân tố:
Nhân tố lượng và nhân tố giá.
Nhân tố lượng: Là chênh lệch giữa lượng hao phí thực tế với lượng hao phí theo dự toán nhân (x) đơn giá dự toán
Nhân tố giá: Là chênh lệch giữa đơn giá thực tế với đơn giá dự toán nhân (x) với lượng hao phí thực tế.
*Biến động về lượng
Chênh lệch biến động về lượng = (Chi phí phát sinh thực tế - Chi phí phát sinh theo dự toán ) * Đơn giá xuất kho theo dự toán
*Biến động về giá
Chênh lệch biến động về giá = (Đơn giá xuất kho thực tế - Đơn giá xuất kho theo dự toán) * Lượng hàng hóa tiêu thụ thực tế
Có thể thấy rằng nếu kết quả âm, chi phí thực tế thấp hơn chi phí dự toán.
Ngược lại, nếu kết quả dương, điều này có nghĩa chi phí thực tế cao hơn chi phí dự toán, tình hình không tốt.
+ Kiểm soát giá vốn hàng bán:
Giá vốn hàng bán bao gồm giá mua hàng hóa và các chi phí liên quan đến hàng hóa mua vào. Biến động về giá gắn liền với yếu tố giá và yếu tố hàng hóa tiêu thụ.
*Biến động về lượng
Chênh lệch biến động về lượng = (Lượng hàng tiêu thụ thực tế - Lượng hàng tiêu thụ theo dự toán) * Đơn giá xuất kho theo dự toán
*Biến động về giá
Chênh lệch biến động về giá = (Đơn giá xuất kho thực tế - Đơn giá xuất kho theo dự toán) * Lượng hàng hóa tiêu thụ thực tế
Nguyên nhân biến động về lượng
- Do xây dựng định mức, dự toán chưa sát:
+ Xây dựng định mức, dự toán lớn hơn (>) thực tế: Gây khó khăn trong quá trình kinh doanh, tạo tâm lý buông xuôi.
+ Xây dựng định mức, dự toán nhỏ hơn (<) thực tế: Không khai thác hết năng lực kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng hóa mua vào không đảm bảo chất lượng do kiểm tra chưa kỹ.
Nguyên nhân biến động về giá
Do không nắm bắt được giá cả của thị trường nên giá mua hàng hóa, chi phí vận chuyển, bốc xếp theo dự toán không sát với thị trường.
- Do phương pháp đánh giá hàng hóa + Kiểm soát chi phí bán hàng:
Đối với doanh nghiệp thương mại xây dựng dự toán chi phí bán hàng tách ra làm hai phần. Phần liên quan trực tiếp tới đơn vị hàng hóa tiêu thụ và phần liên quan đến toàn bộ hàng hóa tiêu thụ, công tác kiểm soát được tiến hành cho cả hai loại.
* Kiểm soát sự hiến động của chi phí bán hàng liên quan đến từng đơn vị hàng hóa tiêu thụ (biến phí).
Giống như giá vốn hàng bán, thông qua hai nhân tố: Nhân tố giá và nhân tố lượng
*Kiểm soát sự hiến động của chi phí bán hàng liên quan đến toán hộ hàng hóa tiêu thụ (định phí).
Việc kiểm soát dựa trên định mức ban hành của từng doanh nghiệp và chế độ quy định của Nhà nước.
Chi phí bán hàng biến động là do biến động chi phí bán hàng khả biến và bất biến. Kiểm soát sự thay đổi biến phí bán hàng: Do phương pháp lập dự toán biến phí
bán hàng của các đơn vị không hoàn toàn giống nhau nên kỹ thuật phân tích biến động cũng không giống nhau.
Nguyên nhân biến động về lượng:
+ Xây dựng định mức, dự toán lớn hơn (>) thực tế: Gây khó khăn trong quá trình kinh doanh, tạo tâm lý buông xuôi.
+ Xây dựng định mức, dự toán nhỏ hơn (<) thực tế: Không khai thác hết năng lực kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng hóa mua vào không đảm bảo chất lượng do kiểm tra chưa kỹ.
Nguyên nhân biến động về giá:
- Do không nắm bắt được giá cả của thị trường nên giá mua hàng hóa, chi phí vận chuyển, bốc xếp theo dự toán không sát với thị trường.
- Có sự thay đổi chế độ, chính sách của Nhà nước như tiền lương.
+ Kiểm soát chi phí Quản lý doanh nghiệp
Việc phân tích biến động về chi phí QLDN tương tự như phân tích biến động chi phí bán hàng. Tóm lại, bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động cũng đều phát sinh chi phí, đối với các nhà quản lý thì vấn đề kiểm soát được các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng từ những chi phí đưa ra.
1.1.4.5. Phân tích thông tin chi phí phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản trị a. Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận
Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận là kỹ thuật đánh giá ảnh hưởng của những thay đổi về chi phí và khối lượng đối với lợi nhuận của doanh nghiệp. Mục tiêu của những ứng dụng phân tích này là nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị đưa ra các quyết định kịp thời khi có những tình huống kinh doanh thay đổi. Việc vận dụng mối quan hệ chi phí -khối lượng - lợi nhuận để ra quyết định chủ yếu dựa trên cơ sở phân loại chi phí thành biến phí và định phí sử dụng các công cụ phân tích như: Số dư đảm phí, tỷ suất lợi nhuận trên biến phí, đòn bẩy kinh doanh, điểm hòa vốn,...
Nội dung phân tích CVP bao gồm:
- Phân tích điểm hòa vốn: Điểm hòa vốn là cơ sở giúp nhà quản trị xây dựng kế hoạch và xác định phương án kinh doanh một cách chủ động để đạt được kết quả