CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC THÁI
3.2. Thực trạng kế toán quản trị chi phí tại Công ty xăng dầu Bắc Thái
3.2.5. Phân tích thông tin chi phí phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản trị 74 3.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế toán quản trị chi phí tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái
Thông qua các số liệu thu thập được từ việc hạch toán các khoản về sản lượng tiêu thụ, giá vốn hàng bán, chi phí kinh doanh (bảng 3.9). Ta có các bảng số liệu so sánh giữa thực tế doanh nghiệp đã tiến hành so với dự toán, từ đó rút ra một số nhận xét như sau:
+ Giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán thực tế trong năm 2022 tăng hơn so với cùng kỳ năm trước vì tăng cả số lượng hàng hóa tiêu thụ được và tăng cả về đơn giá vốn bán ra trong kỳ chủ yếu ở mặt hàng xăng dầu chính. Cụ thể số liệu đã được phân tích và so sánh giữa bản kế hoạch và thực tế thực hiện. Tuy nhiên, để so sánh chỉ tiêu giá vốn hàng bán phát sinh tại các thời điểm khác nhau (sau mỗi lần thay đổi giá) thì khó có thể phân biệt khoản giá vốn nào cao hơn, khoản giá vốn nào thấp hơn. Tương tự tại mỗi đơn vị, cửa hàng kinh doanh khác nhau việc theo dõi sự biến động về chi phí giá vốn chưa thật sự rõ ràng.
+ Chi phí kinh doanh: Những khoản chi phí này cũng có xu hướng tăng ở một số khoản mục chi phí nhưng cũng có những khoản chi phí không có xu hướng tăng lên mà vẫn ổn định như chi phí tiền lương cho cán bộ quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài khác, chi phí đào tạo, tuyển dụng do ban quản lý của Công ty đã phần nào kiểm soát được các khoản chi phí này.
Khi tiến hành khảo sát thực tế tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái, tác giả nhận thấy: Mặc dù công ty đã tiến hành phân loại chi phí ra thành định phí và biến phí được thể hiện trên 1 số báo cáo ở trên. Việc phân loại các CP với mục tiêu ra quyết định chưa được thực hiện tại công ty mà chỉ chủ yếu phục vụ cho mục tiêu thông tin kế toán tài chính. Thông tin CP mới chỉ được sử dụng trong việc đánh giá chênh lệch giữa thực tế so với dự toán, các CP mới phát sinh, đánh giá sơ bộ nguyên nhân mà chưa hình thành các báo cáo phân tích và khắc phục để kiểm soát CP và sử dụng CP ra quyết định.
3.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế toán quản trị chi phí tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái
3.3.1. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp (1) Nhu cầu thông tin của nhà quản trị
Công ty Xăng dầu Bắc Thái luôn hướng tới thực hiện kinh doanh có hiệu quả, gia tăng lợi ích cho các cổ đông, đồng thời thực hiện nhiệm vụ chính trị được Đảng và Nhà nước và tập đoàn giao phó, góp phần bảo đảm an ninh năng lượng và là công cụ ổn định kinh tế vĩ mô của Nhà nước. Do đó, các nhà quản trị trong công ty có nhu cầu về thông tin rất lớn.
(2) Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp - Về ngành nghề kinh doanh
Công ty Xăng dầu Bắc Thái hoạt động kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu, trong đó xăng dầu là chủ đạo. Với vai trò chủ yếu là kinh doanh xăng dầu, mà nguồn hàng chủ yếu là của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam nên còn bị phụ thuộc giá. Các chi phí vận chuyển do đặc thù chủ yếu là Công ty trong ngành Tập đoàn nên đôi khi khó khăn trong việc điều chỉnh luồng vận chuyển hàng hóa. Xăng dầu được cung cấp cho người tiêu dùng qua các kênh phân phối gồm: Bán qua các tổng đại lý, bán buôn trực tiếp và bán lẻ nên việc kiểm soát chi phí tại các bộ phận còn gặp nhiều khó khăn.
- Về trình độ và năng lực của nhà quản lý, của đội ngũ cán bộ kế toán
Trình độ nhận thức của các nhà quản trị cũng như đội ngũ nhân sự làm công tác kế toán tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái còn có những hạn chế nhất định, đặc biệt là những kiến thức về KTQT cũng như tình hình kinh doanh, xu hướng biến động, phát triển của nền kinh tế.
(3) Tổ chức bộ máy KTQT chi phí: Là một nội dung cơ bản của tổ chức kế toán quản trị chi phí. Công ty Xăng dầu Bắc Thái sử dụng mô hình kết hợp giữa KTTC và KTQT. Trong đó, công việc của kế toán được hỗ trợ bởi hệ thống máy tính có ứng dụng CNTT bằng việc cài đặt phần mềm kế toán SAP-EP, máy tính có kết nối mạng nội bộ và mạng internet. Mô hình này có hạn chế đó là: Công việc của KTQT được giao cho các nhân viên kế toán thực hiện chung, không được phân định rõ ràng.
3.3.2. Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
- Hệ thống văn bản về chính sách, pháp luật của Nhà nước, ngành:
Hệ thống văn bản của Nhà nước, ngành là một trong những nhân tố ảnh hưởng gián tiếp đến kế toán QTCP trong doanh nghiệp. Trong đó, Luật Kế toán là kim chỉ nam trong quá trình xây dựng và tổ chức hệ thống kế toán, sau đó là chế độ, thông tư hướng dẫn về kế toán trong doanh nghiệp, nếu quy định hướng dẫn cụ thể sẽ thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc tổ chức và xây dựng hệ thống kế toán, ngược lại là gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai.
Với kế toán tài chính thì các quy định cần chi tiết và cụ thể, còn đối với kế toán QTCP thì chỉ cần tạo ra hành lang pháp lý, hướng dẫn tổng quan là đủ, bởi vì thông tin kế toán QTCP nhằm phục vụ lợi ích cho nhà quản trị doanh nghiệp, nên nó phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp và trình độ quản lý của nhà quản trị.
Xăng dầu là mặt hàng chiến lược quốc gia ảnh hưởng trực tiếp đến an ninh, năng lượng của đất nước nên chịu sự điều tiết mạnh mẽ của chính sách nhà nước. Do vậy, cần phải thiết lập một hành lang pháp lý phù hợp để công ty có định hướng rõ ràng trong việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý của mình.
- Quá trình hội nhập kinh tế quốc tế và môi trường cạnh tranh
Cạnh tranh bùng nổ khi các doanh nghiệp hội nhập với nền kinh tế quốc tế về nhiều mặt như: Mẫu mã, chất lượng, giá cả….Để không bị tụt hậu và phát triển đi lên, bắt buộc các doanh nghiệp nội địa phải nhạy bén và kịp thời trước sự thay đổi
cua thị trường. Với vai trò cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định, nên trong quá trình hội nhập kinh tế, thúc đẩy cạnh tranh chính là thách thức, nhưng cũng là cơ hội để kế toán QTCP trong các doanh nghiệp trưởng thành hơn nữa, xứng đáng là công cụ then chốt giúp doanh nghiệp thắng lợi và đi đầu trong mọi chiến lược kinh doanh của mình.
3.4. Đánh giá về công tác kế toán quản trị chi phí tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái Trên cơ sở khái quát về hệ thống kế toán quản trị chi phí kinh doanh tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái, tác giả có những đánh giá về thực trạng tập trung vào nội dung của hệ thống kế toán quản trị sau:
3.4.1. Ưu điểm
Công ty xăng dầu Bắc Thái là một đơn vị kinh doanh có nhiều Cửa hàng, bán buôn, bán lẻ, được phân bổ trên toàn bộ huyện, thị của 2 tỉnh Thái nguyên và Bắc Kạn. Do đặc điểm đó, Công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán.
Ngày nay, với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, công nghệ 4.0 bộ phận kế toán hạch toán trên phần mềm của toàn bộ hệ thống Tập đoàn *SAP- EPR*. Đây là điều kiện thuận lợi cho kế toán thực hiện các phần hành của mình một cách chính xác và kịp thời giúp kế toán giảm nhẹ được việc ghi chép sổ sách, tính toán và xử lý số liệu, lưu giữ số liệu, thiết lập và in ấn các báo cáo kế toán một cách nhanh chóng và khoa học.
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày đều làm và lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Công ty kết nối về hệ thồng máy chủ của Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam.
Nhờ vận dụng thành tựu to lớn của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 , Công ty đã có những bước chuyển mình to lớn từ một đơn vị với công nghệ, kỹ thuật sản xuất thủ công lạc hậu, hệ thống quản trị cồng kềnh trở thành một đơn vị với dây chuyền công nghệ tự động hóa 100%, hệ thống bán hàng đa dạng, hệ thống quản trị hiện đại điều đó giúp cho doanh thu của doanh nghiệp trong những năm gần đây có bước tăng trưởng vượt bậc, nâng cao lợi nhuận, nâng cao thu nhập người lao động.
- Ban lãnh đạo của công ty quan tâm đến tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí quản lý và tiết kiệm chi phí thông qua việc đôn đốc giao trách nhiệm cho các phòng ban chức năng.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo đều tuân thủ theo những yêu cầu của chế
độ quy định. Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lâu năm nên rất thạo việc, có đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, có kinh nghiệm - Xây dựng các khoản mục chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tương thích với đặc điểm của doanh nghiệp, bên cạnh đó có sự chỉ đạo trực tiếp từ Tập đoàn về các khoản mục chi phí nên tính hợp lý khá cao
- KTQT chi phí kinh doanh tại công ty thông qua công tác lập dự toán chi phí đã giúp công ty có kế hoạch hơn về nguồn lực, nhờ đó đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. Ngoài ra KTQT tại công thông qua các báo cáo chi phí được lập ở các bộ phận được thiết kế đơn giản, dễ hiểu và phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị, đã đáp ứng nhu cầu phần nào về về đánh giá được việc phát sinh chi phí tại các bộ phận cũng như kiểm tra, kiểm soát chi phí phát sinh liên quan tại công ty.
3.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân 3.4.2.1. Những tồn tại
* Phân loại chi phí
- Chưa phân loại cụ thể trong từng khoản mục yếu tố chi phí nào là biến phí, định phí hay hỗn hợp gây khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát chi phí gây lãng phí nguồn lực chi phí.
* Công tác dự toán chi phí
- Việc lập dự toán đang còn phụ thuộc quá nhiều vào tập đoàn quy định về định mức thực hiện của các khoản mục chi phí, không áp dụng thực tế mức chi phí kinh doanh cho công ty mình là bao nhiêu.
- Việc lập dự toán chủ yếu dựa vào phương pháp thống kê kinh nghiệm nên phần nào đó chưa chính xác. Tính hệ thông, kỹ thuật và cơ sở khoa học cho việc lập dự toán chưa cao hay có thể nói chưa áp dụng nhiều.
- Dự toán chi phí của công ty chưa thể hiện rõ mức chi phí tiết kiệm là bao nhiêu, mà chỉ chú trọng đảm bảo duy trì các khoản chi cho hoạt động SXKD. Bên cạnh đó công tác lập kế hoạch đang còn bị động, chưa nắm bắt kịp thời sự thay đổi của giá cả, cũng như có thay đổi trong lập dự toán.
- Kế hoạch lập dự toán không nêu rõ cách thức để đạt được mục tiêu đề ra nên khó khăn trong việc hoàn thành mục tiêu và gặp khó khăn trong những trường hợp
có biến động xảy ra, công tác phân tích thông tin thu thập được cũng chưa có tính xây dựng cao
* Kế toán chi phí kinh doanh tại công ty
Bên cạnh những khó khăn trên thì còn tồn tại một số điểm lưu ý liên quan đến các khoản chi phí:
- Giá vốn hàng bán: Nguồn hàng của công ty được cung cấp duy nhất từ Tập đoàn xăng dầu Việt Nam nên có những hạn chế như về mặt phụ thuộc giá cả, chất lượng của các nhà cung cấp do tập đoàn chỉ định. Công tác kiểm soát hao hụt xăng dầu tại các kho bãi, tại các cửa hàng chưa thật sự tốt
- Chi phí bán hàng và QLDN:
+ Chi phí nhân viên :
Tại văn phòng công ty: Cần quản lý thời gian làm việc tránh tình trạng cuối tháng phát sinh thêm các khoản làm việc ngoài giờ dẫn đến tăng chi phí tiền lương.
Tại các cửa hàng: Các nhân viên phải được giám sát chặt chẽ về tính trung thực khi bán hàng cho khách hàng.
+ Chi phí vận chuyển:
Hợp đồng chi phí vận chuyển do đặc thù chủ yếu là các công ty nội bộ Tập đoàn nên chưa ràng buộc các thiệt hại, sai phạm của bên vận chuyển vào bên trong hợp đồng.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ:
Chi phí này thường bị tính toán sai về giá trị hao mòn, từ đó làm tăng chi phí SXKD của công ty.
Từ những hạn chế đó, Công ty Xăng dầu Bắc Thái cần xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả để đảm bảo chi phí phát sinh tương ứng với hiệu quả đạt được, giúp người điều hành nắm sát được tình hình hoạt động kinh doanh
3.4.2.2. Nguyên nhân của những tồn tại ảnh hưởng đến công tác kế toán quản trị chi phí tại Công ty Xăng dầu Bắc Thái
Xăng dầu là một hàng hóa đặc biệt quan trọng, là “máu huyết” của nền kinh tế quốc dân và quốc phòng an ninh. Công ty xăng dầu Bắc Thái là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc tập đoàn xăng dầu Việt Nam. Lĩnh vực kinh doanh của Công ty bao gồm:
- Xăng dầu chính : Xăng ô tô, Diezel, Dầu hoả, Mazut.
- Dầu mỡ nhờn, Nhựa đường và các sản phẩm hoá dầu.
- Gas dân dụng, gas công nghiệp, bếp gas, phụ kiện gas.
- Tổng đại lý bảo hiểm PJICO.
- Nước giặt, bột giặt cao cấp Petrolimex nhãn hiệu jana
- Dịch vụ thay dầu nhờn miễn phí tiền công tại các cửa hàng bán lẻ.
Với hoạt động kinh doanh đa dạng như vậy thì vấn đề kiểm soát chặt chẽ chi phí kinh doanh, đảm bảo chi phí không thất thoát, lãng phí là rất quan trọng.
Thứ nhất: Hiện nay, luật kế toán và chuẩn mực kế toán đã được xây dựng và cải cách căn bản theo quan điểm hội nhập với khu vực và quốc tế, nhưng không tránh khỏi những điểm không phù hợp, chưa đồng bộ với cơ chế quản lý kinh tế đặc thù của Việt Nam, vì vậy cần phải tiếp tục nghiên cứu sửa đổi.
Thứ hai: Công tác kế toán quản trị còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Các nhà làm chế độ kế toán khi xây dựng các quy định về kế toán chỉ chú ý đến nhiều khía cạnh KTTC mà ít chú ý đến công tác KTQT.
Thứ ba: Mô hình tổ chức bộ máy KTQT áp dụng tại Việt Nam là mô hình kế hợp tuân theo chế độ hướng dẫn của Nhà nước, của Bộ Tài chính cũng chỉ mới chú trọng đến hệ thống KTTC, còn vấn đề hướng dẫn về nội dung kế toán quản trị, tổ chức công tác quản lý thì chưa có những hướng dẫn cụ thể. Do đó, phần hành KTTC vẫn đảm nhận chức năng cung cấp thông tin sát thực tế kinh doanh của DN để ra quyết định quản trị.
Thứ tư: Do sự thay đổi về chế độ kế toán doanh nghiệp nên kế toán tại công ty còn lúng túng và có nhiều hạn chế trong việc vận dụng, cập nhật chế độ kế toán tại đơn vị.
Thứ năm: Trình độ, nhận thức của các nhà quản trị cũng như đội ngũ nhân sự làm cho công tác kế toán còn có những hạn chế nhất định, đặc biệt là những kiến thức về KTQT cũng như về tình hình kinh doanh, xu hướng biến động, phát triển của nền kinh tế.
CHƯƠNG 4