CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2. TỔNG QUAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG LĨNH VỰC CÔNG
1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là nền tảng cho toàn bộ hệ thống KSNB, cung cấp trật tự, cấu trúc cũng như điều kiện môi trường có hiệu quả của KSNB, ảnh hưởng đến tổng thể chiến lược và mục tiêu được thiết lập và hoạt động kiểm soát được cấu trúc trên nền tảng đó. Bao gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài.
- Môi trường bên trong
Môi trường bên trong gồm các nhân tố trong nội bộ của tổ chức, có tác động đến việc thiết kế, hoạt động, sự hữu hiệu của các chính sách và thủ tục kiểm soát của tổ chức đó.
Đặc điểm nhà quản lý: bộ phận quản lý là người điều hành toàn bộ hoạt động trong tổ chức. Đặc điểm nhà quản lý đƣợc thể hiện qua triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý là một tập hợp các niềm tin và thái độ chi phối cách thức nhà quản lý
thực hiện các trách nhiệm của mình, từ phát triển và tiến hành các chiến lƣợc đến quản lý và điều hành hoạt động thường ngày của tổ chức. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý đƣợc thể hiện trong các công bố chính sách, thông qua các trao đổi bằng lời hay bằng văn bản, và thông qua các tiến trình ra quyết định. Có thể nói rằng nhân tố nhà quản lý là nhân tố có ảnh hưởng bao trùm đến mọi khía cạnh hoạt động của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức tạo ra một khuôn mẫu cho việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát hoạt động. Cơ cấu tổ chức tốt thể hiện cụ thể, rõ ràng và đầy đủ chức năng, quyền hạn, nghĩa vụ của từng bộ phận trong tổ chức và đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát có hiệu quả cao.
Gắn liền với việc thiết lập cơ cấu tổ chức là việc thiết lập các vị trí nhân sự và phân giao quyền hạn và trách nhiệm. Phân định quyền hạn và trách nhiệm xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý, thiết lập các chính sách thích hợp để tạo ra cơ sở và mối quan hệ cho các báo cáo và công tác kiểm soát là việc làm cần thiết. Đây là sự cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức. Do vậy, việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần phải đƣợc thực hiện bằng văn bản và triển khai trong toàn bộ tổ chức về nhiệm vụ, quyền hạn và chức năng cụ thể của từng thành viên cũng nhƣ mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức với nhau.
Cam kết đối với năng lực: Sự bảo đảm về năng lực của đội ngũ nhân sự là yếu tố then chốt để thực hiện các hoạt động kiểm soát một cách hiệu quả.
Đội ngũ nhân sự là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát và là chủ thể thực hiện trực tiếp các thủ tục kiểm soát trong hoạt động của tổ chức. Để bảo đảm vấn đề năng lực, cần phải thực hiện một chính sách nhân sự phù hợp.
Chính sách nhân sự đúng đắn phải đi từ khâu tuyển dụng, tổ chức huấn luyện đào tạo, và sử dụng cán bộ nhân viên có năng lực, trình độ, có tinh thần trách
nhiệm tốt. Chính sách nhân sự gồm các chính sách về tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, khen thưởng, kỷ luật.
Cam kết đối với tính chính trực và các giá trị đạo đức: Để hình thành một môi trường kiểm soát vững mạnh, tổ chức cần thể hiện cam kết đối với tính chính trực và các giá trị đạo đức. Sự ảnh hưởng của tính chính trực và các giá trị đạo đức đến kiểm soát nội bộ thể hiện ở hai vấn đề chủ yếu: làm giảm rủi ro mà kiểm soát nội bộ phải đối phó và thúc đẩy sự chịu trách nhiệm của các cá nhân nắm giữ các trách nhiệm kiểm soát nội bộ. Tính chính trực và các giá trị đạo đức khi được thấm nhuần sẽ có tác dụng định hướng hành vi của các thành viên tổ chức theo hướng đúng đắn. Từ đó, làm giảm các rủi ro như gian lận, tham ô, tham nhũng và các hành vi trái đạo đức khác. Mặt khác, trên cơ sở tính chính trực và các giá trị đạo đức, sự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các trách nhiệm kiểm soát nội bộ đƣợc thúc đẩy. Sự chịu trách nhiệm chính là nhân tố then chốt bảo đảm cho các trách nhiệm kiểm soát nội bộ đƣợc thực hiện một cách triệt để và hữu hiệu.
- Môi trường bên ngoài
Các nhân tố của môi trường bên ngoài là các nhân tố không nằm trong tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng lại ảnh hưởng và tác động đến thái độ, sự thiết lập và thực hiện các thủ tục trong hoạt động kiểm soát của tổ chức.
Các nhân tố của môi trường bên ngoài gồm:
- Hệ thống luật pháp gồm các văn bản, quy định của Nhà nước và của Ngành đối với hoạt động của tổ chức nhƣ luật BHXH, luật BHYT, các thay đổi của chế độ kế toán…
- Sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng nhƣ Chi cục thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra…