CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CHI BHXH TẠI BHXH HUYỆN NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG NAM
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Vấn đề cần nêu bật trong môi trường kiểm soát của BHXH huyện Núi Thành là cán bộ, nhân viên làm công tác chi BHXH mặc dù tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ đã ban hành, nhƣng chƣa thực sự nêu cao ý thức kiểm soát, chú trọng đến các biện pháp đối phó với rủi ro trong thực hiện công việc. Do vậy, ban lãnh đạo không những cần nắm rõ quy trình mà còn nắm rõ các rủi ro để có thể ban hành các biện pháp cụ thể, càng chi tiết càng tốt để đối phó
với tất cả các rủi ro có thể xảy ra. Cần phải xây dựng hệ thống bản mô tả công việc đối với từng vị trí công việc, triển khai đánh giá hiệu quả công việc và trả lương theo hiệu quả công việc, công tác đánh giá và quy hoạch cán bộ kế nhiệm các cấp, rà soát, bổ sung danh sách cán bộ quy hoạch, tạo nguồn cán bộ lâu dài, ổn định và chủ động bổ sung, tăng cường đội ngũ cán bộ lãnh đạo các cấp khi cần thiết. Thực hiện qui chế thưởng, phạt cho công bằng làm thúc đẩy kết quả công việc, nâng cao nhận thức trách nhiệm của mỗi cán bộ. Khi lãnh đạo đã hiểu rõ về quy trình chi BHXH tại các bộ phận thì việc phát hiện và ngăn ngừa rủi ro sẽ đƣợc kịp thời và nhanh chóng hơn.
- Định kỳ hàng tháng tổ chức các cuộc họp đánh giá rủi ro trong quá trình chi có sự tham sự của các bộ phận liên quan nhƣ: kế toán, chế độ BHXH, thu, giám định, sổ thẻ để kịp thời phổ biến, ngăn chặn các hành vi hoặc những sai phạm có thể xảy ra. Tổ chức thường xuyên, định kỳ sinh hoạt chuyên môn để cán bộ viên chức trao đổi học tập, tự phát hiện những yếu kém, hạn chế về trình độ nghiệp vụ… từ đó nâng cao đƣợc nhận thức của cá nhân về vai trò, trách nhiệm của mỗi cá nhân trong nắm vững và đối phó với các rủi ro.
- Cần rà soát lại viên chức ở các bộ phận để xác định những viên chức nào còn thiếu kiến thức, kỹ năng nào cần đƣợc bổ sung, hoặc cần đƣợc đào tạo để đáp ứng đƣợc yêu cầu mới trong công việc. Đối tƣợng là cán bộ quản lý, đơn vị cần xem xét lại năng lực, tuổi tác và các yếu tố khác để tiến hành quy hoạch và xác định đối tƣợng cần thiết để gửi đi đào tạo theo các nội dung chuyên môn khác nhau và kiến thức về KSNB để phục vụ cho công tác quản lý.
- Để nâng cao hơn nữa ý thức kiểm soát và có sự tập trung vào nhiệm vụ đối phó với rủi ro, tác giả đề xuất cần phải thiết lập một bộ phận - Tổ Giám sát - Kiểm soát các nghiệp vụ bảo hiểm xã hội tại BHXH huyện Núi Thành,
đặc biệt là các nghiệp vụ chi trả BHXH nhằm phát hiện kịp thời sai sót trong quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ về chi trả BHXH.
- Khác với phòng kiểm tra của BHXH tỉnh, tổ Giám sát - Kiểm soát này đƣợc tổ chức tại BHXH huyện, phối hợp cùng phòng kiểm tra để giám sát, tham mưu, đề xuất lãnh đạo ra các biện pháp ngăn chặn, đối phó rủi ro trong toàn bộ quy trình chi BHXH. Tổ Giám sát - Kiểm soát chỉ có chức năng kiểm tra, giám sát các quy trình diễn ra tại cơ quan BHXH huyện và đại lý chi trả Bưu điện liên quan đến hoạt động chi trả BHXH, không có chức năng thanh tra, kiểm tra việc đóng, nộp BHXH, BHYT, BHTN của NLĐ và ĐVSDLĐ nhƣ của phòng kiểm tra. Vậy nên việc thành lập tổ này là cần thiết. Tổ này giám sát, kiểm soát các nghiệp vụ BHXH, BHYT có nhiệm vụ phân tích, cảnh báo, phát hiện kịp thời sai sót trong quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ về BHXH, phát hiện chi phí bất thường, thanh toán sai quy định.
- Về tổ chức tổ Giám sát - Kiểm soát: do Trưởng phòng Tổ chức cán bộ làm tổ trưởng; lãnh đạo phòng giám định BHYT và phòng công nghệ thông tin làm tổ phó; lãnh đạo, chuyên viên các phòng nghiệp vụ có liên quan là thành viên.
- Về hoạt động của Tổ KSNB:
+ Về lập kế hoạch kiểm tra: Hằng năm, Tổ KSNB phải xây dựng kế hoạch kiểm tra nghiệp vụ chi trả BHXH ngay từ đầu năm.
+ Về nội dung và phương pháp kiểm tra:
Tổ KSNB cần chủ động rà soát để sửa đổi hoặc ban hành mới các quy chế liên quan đến việc kiểm tra, kiểm soát quy trình chi BHXH từ hồ sơ ban đầu, chương trình quản lý chi trả, chương trình kế toán và thanh quyết toán sao cho phù hợp yêu cầu quản lý và thủ tục kiểm soát.