CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CHI BHXH
1.3.2. Các hoạt động cơ bản của chi BHXH và rủi ro liên quan đến chi
a. Các hoạt động cơ bản
Quỹ BHXH ở các nước được sử dụng để chi tiêu vào các nội dung quan trọng nhƣ chi trợ cấp BHXH theo chế độ, chi quản lý hành chính, chi cho đầu tư tăng trưởng quỹ. Trong đó chi trả các chế độ trợ cấp BHXH là lớn nhất và cũng là quan trọng nhất. Chi trả cho các chế độ BHXH là chi trả theo luật định ở mỗi nước, phụ thuộc vào phạm vi trợ cấp của từng hệ thống BHXH, bao gồm các khoản sau:
- Phương thức chi trợ cấp hưu trí xác định mức đồng nhất, coi là mức tối thiểu thích hợp với mặt bằng chung của mỗi nước. Có nước thì định mức trợ cấp theo thu nhập đã từng có của NLĐ trước khi nghỉ hưu. Hay cũng kết hợp với cả hai cách là trong phần trợ cấp có phần cơ bản là một mức đồng nhất cộng thêm phần tỷ lệ theo mức thu nhập. Nhìn chung đa số theo trợ cấp theo mức thu nhập đã từng có của NLĐ trước khi nghỉ hưu, phù hợp với đa số trường hợp là đóng BHXH theo thu nhập.
- Chi trợ cấp ốm đau của quỹ BHXH nhằm bù đắp các chi phí y tế và thu nhập cho NLĐ khi gặp rủi ro ốm đau phải nghỉ việc. Để nhận đƣợc trợ cấp này, NLĐ phải có thời gian đã tham gia đóng BHXH theo quy định.
- Chi trợ cấp thai sản của các nước được áp dụng theo những cơ chế khác nhau, tùy theo điều kiện kinh tế - xã hội.
- Chi trợ cấp tử tuất,…
b. Các trường hợp phát sinh rủi ro chi BHXH
- Rủi ro chi BHXH phát sinh khi chi không đúng đối tượng được hưởng trợ cấp BHXH.
- Rủi ro chi BHXH có thể xuất hiện trong trường hợp chi trợ cấp BHXH không hợp lý hoặc vượt quá mức trợ cấp quy định được hưởng, sai chính sách Nhà nước quy định.
- Rủi ro có thể xảy ra khi cán bộ xét duyệt chi BHXH tính toán không đúng số tiền trợ cấp cho NLĐ.
- Rủi ro chi trùng lặp cho một đối tƣợng về số tiền trợ cấp.
- Rủi ro giao số tiền trợ cấp đến tay người được hưởng có thể không đủ, mất mát.
- Một số chế độ BHXH có sự chi trả trực tiếp bằng tiền thông qua cán bộ chi trả có thể bị cán bộ biển thủ vì lợi ích cá nhân.
c. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro
Nguyên nhân khách quan: Các đối tượng được hưởng chế độ BHXH vì quyền lợi của mình có thể khai man thông tin, cung cấp thông tin không chính xác để đƣợc xét duyệt chi trợ cấp BHXH.
Nguyên nhân chủ quan:
- Cán bộ xét duyệt, thẩm định chi có chuyên môn, nghiệp vụ yếu kém, không đủ năng lực kiểm tra dẫn đến việc bỏ qua thông tin bị giả mạo, hậu quả là các khoản chi trợ cấp BHXH không đúng đắn.
- Cán bộ xét duyệt, thẩm định chi vì lợi ích riêng, hoặc vì các mối quan hệ cá nhân, dẫn đến có sự thông đồng mà xét duyệt không công bằng, khách quan, xác định số chi vượt quá quy định. Thông thường số lượng đối tượng tham gia BHXH rất đông, các cơ quan BHXH phải phân chia thành nhiều nhóm để quản lý từng đối tƣợng và phân giao các cán bộ phụ trách từng nhóm đối tƣợng. Điều này dễ dẫn đến sự thông đồng trong mối liên hệ lâu dài, mà không có sự kiểm soát lẫn nhau gây ra các sai phạm trong vấn đề chi trả BHXH.
- Hệ thống xử lý thông tin theo dõi các đối tƣợng tham gia BHXH yếu kém, không cập nhật, cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đến việc xét duyệt khi có sự thay đổi về công tác, các chế độ đã được hưởng của đối tƣợng, nghiệp vụ chi trả sẽ dễ bị chi trùng lặp một nội dung. Việc xác định mức trợ cấp được hưởng phải dựa trên quá trình xét duyệt quá trình công tác và những giấy tờ chứng minh. Nếu thông tin không đƣợc xác định chính xác, kịp thời sẽ xét duyệt không đúng mức chi và đối tƣợng đƣợc trợ cấp.
Ngoài ra, số lƣợng đối tƣợng tham gia lao động ngày càng tăng, nếu không có hệ thống thông tin và quy trình quản lý chặt chẽ về thông tin cá nhân của các đối tượng và không cập nhật kịp thời khi có sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến việc xác định số tiền chi hợp lý theo nội dung trợ cấp quy định.
- Các quy định chế độ chính sách làm căn cứ xét duyệt chƣa đầy đủ là lổ hổng để các đối tượng cung cấp thông tin sai lệch, không có thực để hưởng trợ cấp.
Những vấn đề trên đặt ra nhu cầu bức thiết trong việc hoàn thiện hệ thống KSNB trong hoạt động chi BHXH cho các đối tượng hưởng chế độ.
Thuận lợi cho việc hoàn thiện KSNB trong hoạt động chi BHXH là hầu hết các cơ quan BHXH đều có các cán bộ phụ trách các công tác chi trả có đủ năng lực và phẩm chất, các nhân viên chi trả có trình độ nghiệp vụ tốt và sự ổn định trong hoạt động. Tuy nhiên, việc hoàn thiện KSNB trong hoạt động chi BHXH cần tính đến các khó khăn phải đối mặt nhƣ nguồn quỹ, sự nhận thức về KSNB của các thành viên trong tổ chức và các ràng buộc trong quy định của Nhà nước và chế độ của ngành nghề.
1.3.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm soát chi BHXH
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là nền tảng của KSNB trong hoạt động BHXH, nhất là trong hoạt động chi BHXH. Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng sâu sắc đến tính hữu hiệu của các hoạt động kiểm soát trong hoạt động chi BHXH. Các vấn đề về môi trường kiểm soát trong kiểm soát chi BHXH thể hiện nhƣ sau:
Đặc điểm nhà quản lý: Với ảnh hưởng mang tính bao trùm mọi mặt hoạt động của cơ quan BHXH, vị trí và vai trò của người lãnh đạo có ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc vận hành các thủ tục kiểm soát đối với chi BHXH.
Trước hết, người lãnh đạo có thể đưa ra những định hướng cho bộ phận phụ trách chi BHXH, làm rõ mục tiêu kiểm soát chi BHXH, vai trò và trách nhiệm của bộ phận phụ trách chi BHXH. Năng lực của người lãnh đạo sẽ giúp thiết lập đầy đủ các quy trình kiểm soát, đưa ra các hướng dẫn cần thiết để vận hành các hoạt động kiểm soát chi BHXH một cách hiệu quả. Phẩm chất nêu gương của người lãnh đạo sẽ giúp cán bộ và nhân viên làm công tác chi BHXH nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công việc nói chung và trong việc thực hiện các thủ tục kiểm soát chi BHXH nói riêng.
Cơ cấu tổ chức: Phần lớn các cơ quan BHXH cơ cấu tổ chức đƣợc thiết lập theo hướng dẫn chung và tương đối hoàn thiện, trong đó, có sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo giữa các bộ phận và các cấp cũng nhƣ thiết lập các tuyến báo cáo phù hợp. Các chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến công tác chi BHXH đƣợc thiết lập phù hợp, quyền hạn và trách nhiệm của các vị trí đƣợc thiết lập hợp lý là điều kiện quan trọng để thực hiện chức năng giám sát chặt chẽ hoạt động chi BHXH.
Cam kết đối với năng lực: Có thể nói các cơ quan BHXH rất chú trọng về năng lực của đội ngũ nhân sự. Các cơ quan BHXH thường tổ chức thiếu tuyển khách quan để tuyển dụng nhân sự. Nhân sự ở các bộ phận đặc biệt là các bộ phận quan trọng nhƣ các bộ phận thực hiện công tác thu và chi BHXH đều là các nhân sự có kinh nghiệm và được đào tạo, hướng dẫn đầy đủ. Các cơ quan BHXH đồng thời cũng thực hiện chính sách nhân sự phù hợp, trong đó, chế độ đãi ngộ phù hợp thực sự là động lực thúc đẩy tinh thần làm việc chịu trách nhiệm đối với đội ngũ nhân sự. Chính sách nhân sự phù hợp về tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, khen thưởng, kỷ luật chính là nhân tố quan trọng để bảo đảm việc thực hiện các hoạt động kiểm soát một cách đầy đủ, triệt để, từ đó có thể đối phó với rủi ro một cách hữu hiệu.
Cam kết đối với tính chính trực và các giá trị đạo đức: Đối với hoạt động của ngành BHXH, sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cƣ xử chuẩn mực trong công việc của họ. Tinh thần tôn trọng đạo đức thể hiện qua việc tất cả các cá nhân, mọi cá nhân phải tuân thủ các quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước, đồng thời phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mệnh và trong tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức. Trong hoạt động về BHXH thì mục tiêu phục vụ chính là đem lại lợi ích cho NLĐ khi tham gia BHXH. Người làm công tác BHXH phải xác định đƣợc mục tiêu phục vụ của mình, đối tƣợng phục vụ chủ yếu của mình làm nền tảng cho chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong giải quyết công việc. Các cơ quan BHXH cần nhận thức đúng đắn về những khó khăn và rủi ro trong việc quản lý các đối tƣợng tham gia BHXH để đƣa ra các tiêu chuẩn về năng lực và đạo đức của người làm công tác chi BHXH. Đồng thời, cơ quan BHXH cũng cần có những cam kết về đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên khi tuyển dụng để có thể thực hiện đƣợc tốt công việc
đƣợc giao. Sự thúc đẩy đạo đức đối với các cán bộ thực hiện công tác chi BHXH một mặt giúp hạn chế các rủi ro sai phạm của các cán bộ, viên chức;
một mặt, thúc đẩy sự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các thủ tục kiểm soát chi BHXH.
b. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận diện và phân tích các rủi ro một cách thích hợp để xác định các biện pháp đối phó với rủi ro phù hợp. Phân tích đánh giá rủi ro cuối cùng cần tập trung vào những rủi ro chủ yếu trong hoạt động chi BHXH. Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, không chỉ vì mức độ ảnh hưởng nghiêm trọng của rủi ro mà còn vì với nguồn lực có hạn, cần phải có sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi rõ một cách phù hợp.
- Nhận dạng rủi ro: Nhận dạng rủi ro bao gồm rủi ro từ bên ngoài và bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và từng hoạt động, rủi ro đƣợc xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị; phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm cả các chỉ tiêu đƣợc giao trong kế hoạch của đơn vị. Trong hoạt động chi BHXH thì các rủi ro xuất hiện khá nhiều. Ngoài các rủi ro xuất phát từ năng lực và đạo đức nhân viên BHXH, rủi ro chi BHXH không đúng đối tƣợng do NLĐ khai man thông tin,… nhƣ đã nêu trong mục 1.3.2.b. Các trường hợp phát sinh rủi ro chi BHXH ở trên.
- Đánh giá rủi ro: để kiểm soát đƣợc rủi ro, vấn đề quan trọng không chỉ là nhận ra các rủi ro tồn tại, mà còn là đánh giá tầm quan trọng, mức độ thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro. Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên, đánh giá mức độ nghiêm trọng của rủi ro cần gắn liền với tầm quan trọng của mục tiêu. Trên cơ sở đó, đơn vị cần sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro một cách phù hợp.
- Phát triển các biện pháp đối phó: Có bốn cách tiếp cận đối phó với rủi ro: chấp nhận rủi ro, tránh rủi ro, làm giảm rủi ro và chia sẻ rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp các rủi ro phải được đối phó làm giảm rủi ro và đơn vị duy trì KSNB nhƣ là một cơ chế đối phó thích hợp. Các biện pháp xử lý đối phó rủi rõ cần ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhƣng nếu nhận diện đƣợc và đánh giá đƣợc rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn. Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chính sách chế độ của Nhà nước, công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ.
c. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát trong các cơ quan BHXH bao gồm những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro nhằm bảo đảm thực hiện đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Liên quan đến hoạt động chi BHXH, các hoạt động kiểm soát cần hướng tới đạt được các mục tiêu như đã đề ra ở mục 1.3.1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong hoạt động chi BHXH. Để đạt đƣợc hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Về cơ bản, hoạt động kiểm soát bao gồm các loại hoạt động kiểm soát phòng ngừa, phát hiện và khắc phục, trong đó, các đơn vị tập trung nhiều nhất vào kiểm soát phòng ngừa và phát hiện, nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm xảy ra (rủi ro phát sinh). Ở các cấp khác nhau, có rất nhiều các loại hoạt động kiểm soát khác nhau đƣợc thiết lập và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong tổ chức.
Đối với cơ quan BHXH là cơ quan Nhà nước, các hoạt động kiểm soát được quy định chặt chẽ trong hệ thống thông qua các văn bản hướng dẫn, quyết định, quy định,… Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là các hoạt động kiểm soát được quy định có được áp dụng theo đúng nguyên tắc hướng dẫn trong thực tế hoạt động của BHXH hay không. Nếu trong thực tế, các cán bộ thực hiện
công tác chi BHXH không thực hiện đầy đủ các hoạt động kiểm soát thì chắc chắn rằng các rủi ro sẽ xảy ra. Chẳng hạn, khi việc chi BHXH và giải quyết chính sách BHXH không thể để một người đảm nhiệm từ khâu đầu đến cuối và nhất là việc chi BHXH không thể để một người thực hiện. Hiện tại, theo quy định của Nhà nước, các chức năng được phân định rõ ràng nhưng việc các cán bộ thực hiện công tác chi BHXH có tuân thủ đúng với trách nhiệm và quyền hạn đƣợc giao hay không là vấn đề cần quan tâm.
- Thủ tục phân quyền và xét duyệt:
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền thể hiện sự phân quyền của cấp trên cho cấp dưới để thực hiện nhiệm vụ cụ thể. Các thủ tục ủy quyền phải đƣợc thể hiện bằng văn bản và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể. Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền nói trên, nhân viên hành động đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật. Trên cơ sở được phân quyền, các nghiệp vụ chi BHXH cần đƣợc xét duyệt và phê chuẩn một cách đúng đắn. Khi phê duyệt một nghiệp vụ chi BHXH, người phê duyệt sẽ thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của đối tượng hưởng chế độ BHXH, nội dung chi BHXH – từ đó, giúp đối phó với rủi ro sai phạm trong chi BHXH. Trong kiểm soát chi BHXH, việc phân quyền và phê duyệt khi đƣợc thực hiện một cách chặt chẽ sẽ là chốt chặn quan trọng trong đối phó với rủi ro sai phạm liên quan đến chi BHXH.
- Bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm:
Bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm là việc chia tách các chức năng, các giai đoạn thực hiện nghiệp vụ và giao cho các cá nhân, bộ phận khác nhau đảm trách các chức năng, các giai đoạn thực hiện nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và kịp thời phù hợp các sai sót và sai phạm trong hoạt động chi BHXH. Bốn trách nhiệm chủ yếu bao gồm phê chuẩn, thực hiện chi, ghi nhận