CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CHI BHXH TẠI BHXH HUYỆN NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG NAM
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2.2. Hoàn thiện thủ tục và quy trình kiểm soát
- Về tồn tại trong quy trình thủ tục kiểm soát rủi ro trong quá trình chi trả chƣa thực sự đầy đủ và chuẩn xác, tác giả xin đƣa ra một vài biện pháp cụ thể sau:
a. Kiểm soát nội bộ trong hoạt động chi trả trợ cấp BHXH hàng tháng Hiện nay, việc chi trả trợ cấp BHXH hàng tháng đƣợc thực hiện gián tiếp thông qua hệ thống đại lý Bưu điện và chi trả trực tiếp cho đối tượng thụ hưởng nhưng thực tế thì vẫn còn tồn tại nhiều trường hợp nhận thay không cầm giấy tờ theo hoặc quen biết nên bỏ qua thủ tục, điều này dễ dẫn đến tình trạng gian lận. Để tránh tình trạng đó thì nên đẩy mạnh triển khai hình thức chuyển tiền chi trả qua hệ thống tài khoản ngân hàng là khả thi và an toàn hơn.
Tiến hành thực hiện kiểm tra, rà soát lại toàn bộ những đối tƣợng đang hưởng lương hưu và trợ cấp hàng tháng.
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Nhân viên đại lý bưu điện sẽ tiến hành kiểm tra, rà soát lại toàn bộ danh sách (mẫu C72) nhận chế độ do bộ phận Chế độ BHXH chuyển qua có trùng khớp tên với danh sách ký nhận tiền hoặc số tài khoản của đối tượng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng trên ủy nhiệm chi hay không. Trình tự này hiện nay chỉ đƣợc thực hiện khi có sự nhắc nhở của cơ quan BHXH, gần như không có sự chủ động từ phía nhân viên đại lý bưu điện.
Kiểm tra hợp đồng, mẫu đăng ký quản lý đối tượng hưởng các chế độ hàng tháng chuyển qua tài khoản thẻ ATM với đại lý chi trả Bưu điện.
Kiểm tra danh sách chi trả xem xác nhận chữ ký của đối tượng hưởng hàng tháng trên danh sách trợ cấp (mẫu C72) đối với trường hợp nhận trợ cấp bằng tiền mặt. Qua các đợt kiểm tra cho thấy, hầu nhƣ khi chi trả BHXH,
nhân viên đại lý bưu điện không thực hiện việc đối chiếu chữ ký của đối tƣợng nhận tiền để xác thực.
Tiến hành lấy phiếu điều tra tổ chức đại lý chi trả từ đối tượng hưởng trợ cấp nhƣ thái độ phục vụ, chi đúng số tiền, tƣ vấn giải thích các chế độ có rõ ràng, thời gian chi tiền… để nắm bắt tình hình chi trả của đại lý nhƣ thế nào và tìm hướng giải quyết vấn đề. Đây là một biện pháp mới, trên địa bàn huyện Núi Thành nói riêng và trên địa bàn tỉnh Quảng Nam nói chung chƣa có đề xuất nào đề cập đến vấn đề này.
Đại lý chi trả Bưu điện nên ký kết hợp đồng với các UBND xã, thị trấn trên địa bàn để kịp thời cập nhật những trường hợp người hưởng trợ cấp đã chết mà người nhận thay vẫn đến nhận hàng tháng và báo giảm để cắt giảm chế độ. Tới thời điểm hiện tại, việc chi trả của đại lý Bưu điện vẫn hết sức thụ động, chỉ chờ đợi khi nào thân nhân người thụ hưởng lên báo thì mới tiến hành xác nhận, lập danh sách giảm, nên việc ký kết với UBND các xã, thị trấn là cần thiết.
b. Kiểm soát nội bộ trong hoạt động chi trả các chế độ BHXH một lần Thời gian trước đây, có xuất hiện những trường hợp mua bán sổ BHXH; sau đó người mua sổ trực tiếp đi làm thủ tục và nhận tiền bằng giấy ủy quyền giả mạo. Việc chi trả chế độ BHXH một lần nên chuyển qua tài khoản cá nhân của đối tượng được hưởng trợ cấp để tránh tình trạng trường hợp làm giả chữ ký trong giấy ủy quyền, và tránh tình trạng người khác có được sổ của NLĐ rồi làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần thay cho người lao động. Khi đến cơ quan BHXH làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần NLĐ làm đơn theo Mẫu 14-HSB và đề nghị hình thức thanh toán là chuyển khoản (ghi rõ số tài khoản ngân hàng, họ tên chủ tài khoản).
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Kiểm tra đơn đề nghị của NLĐ xem thử đã điền đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan đến việc thanh toán và có đề nghị đƣợc nhận tiền trợ cấp thông qua tài khoản ngân hàng. Trước đây, khi NLĐ lên nộp hồ sơ cán bộ TN&TKQTTHC lập giấy hẹn rồi chuyển thẳng hồ sơ qua bộ phận thu, điều này nảy sinh vấn đề khi bộ phận thu kiểm tra thấy hồ sơ sai sót, kê khai thông tin không đầy đủ trả lại bộ phận TN&TKQTTHC thì khiến cho thời gian giải quyết kéo dài.
Kiểm tra quyết định của bộ phận chế độ BHXH đã duyệt có đúng so với thời gian đóng BHXH thể hiện qua sổ BHXH và số tiền được hưởng.
Hiện tại, khi mọi quyết định hưởng của bộ phận chế độ chuyển qua bộ phận kế toán căn cứ số tiền tiến hành lập danh sách chi chứ chƣa có sự đối chiếu lại quá trình tính, số tháng tham gia có khớp đúng không.
Kiểm tra những thông tin trên đơn đề nghị thanh toán chế độ BHXH một lần (số chứng minh nhân dân, số sổ BHXH, số tài khoản ngân hàng …) và đối chiếu thực tế trên ủy nhiệm chi có đúng với những thông tin đƣợc ghi ở đơn đề nghị thanh toán của người hưởng trợ cấp. Trước giờ mọi hồ sơ thanh toán qua ngân hàng thường được kiểm tra bước đầu từ tên, số tài khoản chỉ kiểm tra ủy nhiệm chi khi phát sinh trường hợp phản ánh từ phía người thụ hưởng (không nhận được tiền).
c. Kiểm soát nội bộ trong hoạt động chi chế độ ốm đau, thai sản, NDS-PHSK Từ những vấn đề rút ra đƣợc ở bảng 2.6 nhƣ độ chính xác của thông tin do NLĐ, ĐVSDLĐ, người thụ hưởng chưa thật sự chính xác và nguồn thông tin từ bên ngoài cung cấp không kịp thời thì cần có sự phối hợp và giám sát chặt chẽ của bộ phận giám định BHYT với cơ sở khám chữa bệnh, bộ phận thu, chế độ BHXH với NLĐ, ĐVSDLĐ, bộ phận kế toán với ngân hàng.
Bộ phận giám định BHYT sẽ kiểm tra tính xác thực của các giấy chứng nhận từ các cơ sở khám chữa bệnh.
Bộ phận thu, chế độ BHXH sẽ kiểm tra số tiền nợ, thông tin, hồ sơ đề nghị chi trả.
Bộ phận kế toán sẽ đối chiếu thông tin số tài khoản của NLĐ.
So với việc tiếp nhận hồ sơ rồi tiến hành chi trả thông qua kế toán đơn vị ở thời điểm hiện tại thì những biện pháp trên phần nào khắc phục, mang lại sự hiệu quả thật sự khi tiến hành chi trả chế độ ốm đau, thai sản, NDS-PHSK.
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Kiểm tra danh sách do ĐVSDLĐ lập cho NLĐ theo biểu mẫu quy định của Ngành và điền đầy đủ thông tin cá nhân, tiêu chí theo quy định.
Trong quá trình xét duyệt và thẩm định bộ phận chế độ kiểm tra quá trình tham gia BHXH và mức lương có đủ điều kiện hưởng trợ cấp không.
Kiểm tra danh sách xét duyệt của bộ phận chế độ và dữ liệu do bộ phận chế độ xét duyệt chuyển qua phần mềm kế toán về số tài khoản ngân hàng, số tiền đƣợc duyệt xem có khớp nhau không. Sau đó viết ủy nhiệm chi chuyển tiền cho người hưởng trợ cấp.
Tuy nhiên có vấn đề mà cơ quan BHXH khó kiểm soát đƣợc đó là việc những chứng từ thanh toán chế độ có đúng thực tế không nhƣ xin giấy nghỉ ốm hưởng BHXH mà trong thời gian đó NLĐ vẫn đi làm bình thường.
Khi giải quyết hưởng các chế độ BHXH, với chế độ ốm đau, thai sản, phải thực hiện kiểm tra, rà soát kỹ các giấy tờ làm căn cứ giải quyết hưởng như: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, Giấy ra viện, Giấy chứng sinh, Giấy khai sinh...; thời gian đóng BHXH, dữ liệu giải quyết hưởng các chế độ BHXH; thực hiện đối soát dữ liệu khám bệnh, chữa bệnh (KCB) trên cổng tiếp nhận dữ liệu Hệ thống thông tin giám định BHYT (Cổng thông tin
GĐ BHYT). Trong đó gồm cả đối soát giám định BHYT và đối soát chứng từ, bảo đảm giải quyết đầy đủ, chính xác, kịp thời chế độ đối với người lao động.
Đối với giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH do các cơ sở KCB là pháp nhân mà không đăng ký mẫu dấu sử dụng trên giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH; các cơ sở KCB không phải là pháp nhân mà không đăng ký con dấu/ mẫu chữ ký của người hành nghề được phép ký giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH trên Cổng thông tin GĐ BHYT, không được dùng làm căn cứ để cơ quan BHXH giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản.
Với các trường hợp đề nghị thanh toán hưởng chế độ ốm đau, thai sản mà không có dữ liệu về KCB trên cổng thông tin GĐ BHYT, kịp thời phối hợp cơ sở KCB để xác minh thông tin KCB làm căn cứ giải quyết hưởng chế độ BHXH nhưng không được quá thời hạn giải quyết theo quy định. Trường hợp không bảo đảm được thời hạn, tạm thời giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản đối với người lao động, đồng thời tập hợp danh sách để tiến hành kiểm tra theo quy định.