CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CHI BHXH TẠI BHXH HUYỆN NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CHI
2.3.2. Các thủ tục kiểm soát đối phó với rủi ro trong hoạt động chi
a. Các biện pháp đối phó Rủi ro 1 - Chi sai đối tượng thụ hưởng BHXH huyện Núi Thành xác định đây là một rủi ro rất nghiêm trọng.
Chính vì vậy, các biện pháp đối phó với rủi ro này rất đƣợc chú trọng.
Đối với rủi ro từ việc người thụ hưởng không còn ở địa phương hoặc đã mất: Trách nhiệm của BHXH huyện Núi Thành là phải phối hợp cơ quan bưu điện thường xuyên nắm thông tin người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng trên địa bàn. Hiện nay, BHXH huyện phải thông qua hệ thống bưu điện để quản lý chặt chẽ người hưởng chế độ BHXH hàng tháng trên địa bàn, bởi vì chỉ có cơ quan bưu điện mới có hệ thống đại lý bao phủ địa bàn. Theo thỏa thuận với cơ quan bưu điện, bưu điện huyện phải ký hợp đồng với Ủy ban nhân dân, công an xã, tòa án huyện, tổ trưởng tổ dân phố, trưởng thôn để cung cấp thông tin người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng chết, di chuyển hộ khẩu, xuất cảnh trái phép, mất tích. Cơ quan bưu điện thực hiện nắm bắt thông tin người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng tại nơi cư trú để thông báo kịp thời cho cơ quan BHXH 01 lần/năm, đặc biệt đối với những trường hợp không trực tiếp nhận chế độ BHXH như: người hưởng chế độ BHXH hàng tháng nhận qua tài khoản cá nhân, người hưởng ủy quyền cho người khác lĩnh thay, người hưởng chế độ tuất hàng tháng. Trường hợp người hưởng chế độ BHXH không có mặt ở nơi cƣ trú, đến cƣ trú tại địa bàn khác trên lãnh thổ Việt Nam, bưu điện huyện phải có văn bản phối hợp với cơ quan bưu điện tại nơi người hưởng đến cư trú xác minh hộ. Như vậy, việc trực tiếp kiểm soát rủi ro này là do bưu điện huyện thực hiện. Tuy nhiên, trách nhiệm cuối cùng đối phó với rủi ro này là BHXH huyện Núi Thành. Do vậy, BHXH huyện Núi Thành đã thường xuyên phối hợp với bưu điện huyện để thực hiện công tác kiểm tra, rà soát các đối tƣợng trên địa bàn.
Đối với rủi ro từ việc ký nhận thay: Yếu tố then chốt đƣợc xác định là tính xác thực của chữ ký của người nhận tiền chi trả BHXH. BHXH huyện Núi Thành giao nhiệm vụ cho tổ kiểm tra BHXH (gồm cán bộ chế độ, cán bộ kế toán) thường xuyên kiểm tra công tác chi trả lương hưu, trợ cấp hàng tháng của đại lý Bưu điện; đối chiếu chữ ký của người thụ hưởng với giấy ủy quyền.
Trong trường hợp không xác thực được chữ ký người thụ hưởng, tổ kiểm tra đi đến gặp trực tiếp gia đình có trường hợp ủy quyền hoặc nhận tiền qua ATM để kiểm tra tính xác thực của người thụ hưởng. Những biện pháp trên chỉ có thể hạn chế được sai phạm xảy ra, do nhiều khi số trường hợp cần phải kiểm tra quá lớn và địa bàn hành chính rộng lớn gây ra không ít khó khăn khi đi xác minh tại gia đình.
Đối với rủi ro từ việc làm giả hồ sơ ốm đau, thai sản, NDS-PHSK:
Trong trường hợp này thông tin về người hưởng chế độ sẽ nằm trên hồ sơ của đơn vị sử dụng lao động nộp cho cơ quan BHXH và các giấy tờ xác nhận của cơ sở yếu tố có liên quan. Tại BHXH huyện Núi Thành, bộ phận chế độ đối chiếu hồ sơ của đơn vị sử dụng lao động với giấy xác nhận khám chữa bệnh, thai sản của cơ sở y tế cấp về thời gian điều trị và các thông tin khác liên quan. Trường hợp phát hiện không trùng khớp thì bộ phận chế độ phối hợp với bộ phận giám định liên hệ kiểm tra trên cổng giám định, phối hợp bộ phận thu kiểm tra lại hồ sơ báo hưởng chế độ để điều chỉnh kịp thời. Biện pháp này nhìn chung đã giúp đối phó hiệu quả với rủi ro này, tuy nhiên, trong trường hợp có sự tiếp tay của cán bộ y tế thì rất khó kiểm tra. Bên cạnh biện pháp trên, hàng tháng tổ kiểm tra BHXH (1 cán bộ thu, cán bộ chế độ và 1 lãnh đạo) thường xuyên đi đôn đốc , giám sát việc tham gia BHXH kết hợp kiểm tra các trường hợp nghỉ ốm đau, thai sản có đúng theo quy định hay không, qua đó phần nào đã cải thiện đáng kể việc chi sai đối tƣợng.
Đối với rủi ro từ các đối tượng thụ hưởng từ nơi khác chuyển đến:
Trong trường hợp này, vai trò của cán bộ chế độ là hết sức quan trọng. Trách nhiệm KSNB của cán bộ chế độ là sau khi tiếp nhận hồ sơ người thụ hưởng từ nơi khác chuyển đến sẽ phải rà soát, kiểm tra thật kỹ thông tin của các đối tƣợng từ nơi khác chuyển tới (thông tin nhân thân so với hồ sơ trên phần mềm
TCS). Việc kiểm tra đối chiếu này vẫn đang còn thủ công nên điều này phụ thuộc rất lớn vào tinh thần trách nhiệm của cán bộ chế độ.
b. Các biện pháp đối phó với Rủi ro 2- Chi sai mức chi
Để đối phó với rủi ro thông tin đối tượng thụ hưởng sai (do cố tình khai sai hoặc do tính phức tạp của chế độ BHXH), BHXH huyện Núi Thành yêu cầu cán bộ làm công tác chế độ BHXH thường xuyên cập nhật văn bản của nhà nước, của ngành để kiểm tra kỹ từ hồ sơ BHXH. Trước khi xử lý hồ sơ, cán bộ chế độ kiểm tra dữ liệu trên bộ công cụ phần mềm giải quyết chế độ BHXH TCS để xác nhận quá trình tham gia BHXH của đối tượng thụ hưởng.
Biện pháp này dễ thực hiện đối với số lƣợng hồ sơ ít, tuy nhiên nếu số lƣợng hồ sơ nhiều mà thời hạn xử lý chỉ tối đa không quá 03 ngày sẽ gây khó khăn cho cán bộ xử lý.
c. Các biện pháp đối phó với Rủi ro 3 - Chiếm dụng quỹ BHXH
Xác định việc bảo đảm tiền chi trả BHXH đến tay người thụ hưởng kịp thời để tránh các vấn đề tiêu cực nảy sinh là một ƣu tiên hàng đầu, BHXH huyện Núi Thành tiến hành thủ tục kiểm soát sau: cán bộ TN&TKQTTHC chọn ngẫu nhiên một vài đối tượng thụ hưởng thuộc trách nhiệm chi trả của mỗi đại lý bưu điện, liên hệ trực tiếp người thụ hưởng hỏi xem đã nhận được tiền chƣa ngay sau kỳ chi trả BHXH. Biện pháp này giúp giám sát chặt chẽ việc chi trả tiền nhưng mất khá nhiều thời gian, đồng thời đôi khi người thụ hưởng không có hoặc thay đổi số điện thoại liên lạc làm cho việc liên lạc trở nên khó khăn. Mặc dù trong hợp đồng ký kết giữa BHXH và đại lý chi trả Bưu điện có các điều khoản để kiểm soát chặt chẽ khoản tiền chi, thời hạn chi, quy định rõ ràng phạm vi, thời gian của các quy trình chi tiền nhƣng BHXH huyện cũng khó có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng hay có biện pháp rõ ràng với đại lý Bưu điện khi có sự việc xảy ra.
d. Các biện pháp đối phó với Rủi ro 4 - Có sự thông đồng giữa cán bộ làm công tác chi BHXH với các đối tượng thụ hưởng
Đây là rủi ro rất khó đối phó vì nằm trong các mối quan hệ mang tính cá nhân. Xác định chỉ có thể phát hiện sự thông đồng thông qua phát hiện các trường hợp sai phạm, BHXH huyện Núi Thành tập trung việc các biện pháp đối phó với rủi ro sau khi nghiệp vụ chi trả BHXH hoàn tất. Để ngăn ngừa rủi ro này xảy ra thì phòng chế độ BHXH tỉnh định kỳ 3 tháng cử đoàn quyết toán thanh tra, kiểm tra lại toàn bộ công tác chi trả BHXH cho các đối tƣợng thụ hưởng trên địa bàn. Ngoài ra, BHXH huyện Núi Thành đề xuất lên UBND huyện thành lập đoàn kiểm tra (gồm Liên đoàn lao động, Phòng Lao động – thương binh và xã hội, BHXH) để kiểm tra các đơn vị nghi vấn trục lợi quỹ BHXH. Các biện pháp trên đã ngăn chặn đƣợc đáng kể rủi ro xảy ra.
e. Các biện pháp đối phó Rủi ro 5 - Rủi ro từ sai sót do nhập liệu Trong trường hợp chi trả BHXH cho các đối tượng thụ hưởng thông qua tài khoản ATM, để tránh nhập sai mã đối tượng thụ hưởng bộ phận kế toán của BHXH huyện Núi Thành phối hợp với nhân viên bưu điện ngay khi lập UNC kèm danh sách chi trả qua thẻ ATM sẽ kiểm tra xác thực số tài khoản có chính xác với tên người đăng ký, CMND hay không, trường hợp sai sót sẽ tiến hành liên hệ ngay người thụ hưởng để kịp thời điều chỉnh, việc phối hợp trên mang lại hiệu quả cao. Ngoài ra, việc đối chiếu hàng ngày, đối chiếu lẫn nhau giữa các bộ phận (bộ phận TN&TKQTTHC – bộ phận Chế độ - bộ phận Kế toán) với cán bộ Bưu điện giúp cho khả năng xảy ra rủi ro thấp.