CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG CHI BHXH TẠI BHXH HUYỆN NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG
2.2. NỘI DUNG VÀ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN CHI BHXH CỦA BHXH HUYỆN NÚI THÀNH
2.2.1. Chi trả trợ cấp BHXH hàng tháng
Chi trả lương hưu hàng tháng, trợ cấp tuất hàng tháng…được áp dụng cho các đối tượng hưởng chế độ hàng tháng:
+ Đối tượng hưởng lương hưu hàng tháng, bao gồm hai loại: Những người về hưu trước 1/1/1995 do NSNN đảm bảo và đối tượng hưởng lương hưu từ ngày 1/1/1995 trở đi do quỹ BHXH đảm bảo.
+ Đối tượng hưởng trợ cấp hàng tháng.
Sơ đồ sau thể hiện quy trình chi trợ cấp BHXH hàng tháng tại BHXH huyện Núi Thành:
Sơ đồ 2.2 Chi trợ cấp BHXH hàng tháng tại BHXH huyện Núi Thành (Nguồn: BHXH huyện Núi Thành)
Quy trình đƣợc thực hiện nhƣ sau:
(1) Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (TN&TKQTTHC) nhận hồ sơ từ NLĐ, đơn vị sử dụng lao động (ĐVSDLĐ) hoặc hồ sơ chuyển từ BHXH huyện, tỉnh khác. Bộ phận TN&TKQTTHC kiểm tra các chứng từ ban đầu do NLĐ và ĐVSDLĐ nộp chuyển đến bộ phận Thu.
(2) Bộ phận TN&TKQTTHC chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu đối chiếu kiểm tra thông tin trên sổ BHXH, hồ sơ hưởng BHXH so với thông tin trên phần mềm hệ thống. Căn cứ vào sổ BHXH, đơn đề nghị, giấy giới thiệu, bộ phận Thu đối chiếu với phần mềm TST sau đó chuyển bộ phận Cấp sổ, thẻ chốt dữ liệu chuyển hồ sơ cho bộ phận Chế độ.
(3) Bộ phận cấp sổ, thẻ nhận hồ sơ từ Bộ phận thu sau đó đối chiếu kiểm tra lại 1 lần nữa rồi chốt quá trình, in tờ rời chốt sổ chuyển bộ phận Chế độ.
(4) Bộ phận chế độ nhận hồ sơ từ bộ phận cấp sổ, thẻ rà soát lại thông tin, kiểm tra trên phần mềm liên thông sau đó lập danh sách đối tƣợng chi trả chuyển cho bộ phận kế toán; cùng với đó tiến hành ra quyết định hưởng chế độ cho đối tƣợng có chữ ký của Phó giám đốc phê duyệt chuyển cho bộ phận TN&TKQTTHC. Cán bộ chế độ kiểm tra, thẩm định, duyệt hồ sơ và biểu mẫu, danh sách giải quyết hưởng chế độ (Mẫu 21-HSB) do cơ quan BHXH lập và trình Lãnh đạo ký phê duyệt.
(5) Bộ phận kế toán nhận danh sách các đối tƣợng chi trả từ bộ phận chế độ.
(6) Bộ phận kế toán căn cứ vào các biểu mẫu từ bộ phận Chế độ chuyển qua, kiểm tra và lập bảng tổng hợp cấp kinh phí để thực hiện chi trả qua tổ chức đại lý. Bộ phận kế toán kiểm tra việc lập chứng từ hồ sơ (đối chiếu với chế độ), kiểm tra lại các thông tin, chữ ký đối tƣợng nhận chế độ.
(7b) Sau khi nhận danh sách từ bộ phận kế toán BHXH huyện, đại lý bưu điện nhận tiền từ Bưu điện tỉnh và thực hiện chi trả trực tiếp hoặc chuyển khoản (nếu đối tƣợng có đề nghị).
(7a) Bộ phận chế độ chuyển quyết định hưởng chế độ cho bộ phận TN&TKQTTHC.
(7c) Bộ phận TN&TKQTTHC trả quyết định hưởng chế độ cho đối tượng hưởng trực tiếp để lưu trữ, kiểm tra, giải đáp thắc mắc (nếu đối tượng yêu cầu).
Với phương thức chi trả hiện nay, BHXH huyện Núi Thành theo dõi và trình BHXH tỉnh kịp thời để cấp phát kinh phí chi trả ngay từ đầu tháng phát sinh. BHXH huyện Núi Thành ấn định thời gian chi trả chế độ trợ cấp BHXH cố định từ ngày 01 đến ngày 06 hàng tháng. Số tiền chi trả lương hưu và trợ cấp cho những đối tượng này có 02 phương thức chi trả: một là qua tài khoản cá nhân đối tượng hưởng tại ngân hàng, hai là qua đại lý chi trả (Bưu điện). Nhưng hiện nay chi trả chủ yếu là tiền mặt. Hiện nay số điểm ATM chƣa nhiều nên mới chỉ có khoản 35% số đối tƣợng nhận chi trả qua ATM.
Thủ tục chuyển tiền qua Bưu điện: giấy đề nghị tạm ứng (theo mẫu C73- HD), biên bản giao nhận danh sách giữa BHXH và đại lý bưu điện, kèm theo thông báo chuyển tiền của BHXH.
BHXH huyện sẽ kiểm tra giấy đề nghị tạm ứng của bưu điện có đúng số người, số tiền so với ủy nhiệm chi và biên bản bàn giao của BHXH.
Căn cứ vào danh sách chi trả do phòng Chế độ BHXH tỉnh lập, bộ phận kế toán của BHXH huyện sẽ tiến hành rà soát chữ ký của người nhận tiền, những trường hợp đi nhận thay thì phải có giấy ủy quyền có xác nhận của cơ quan chính quyền địa phương, thường thì hướng dẫn người nhận thay làm giấy ủy quyền có thời hạn tối đa 12 tháng.
Đối chiếu danh sách tăng giảm đối tƣợng để kiểm tra việc điều chỉnh đối tƣợng cho đúng với thực tế, nếu đối tƣợng giảm do chết thì phải kiểm tra đối chiếu giấy báo tử do bên đại lý chi trả báo qua xem có đúng hay không?
Còn nếu đối tƣợng tăng từ nơi khác chuyển đến thì phải kiểm tra giấy giới thiệu chi trả lương hưu hay chế độ trợ cấp hàng tháng của cơ quan BHXH chi trả trước đây.