CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HUYỆN TU MƠ RÔNG
2.4. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
2.4.2. Thủ tục kiểm soát
a. Kiểm soát hồ sơ há lý ban đầu
Hồ sơ pháp lý ban đầu là hồ sơ làm căn cứ để KBNN huyện Tu Mơ Rông làm căn cứ kiểm soát, thanh toán. Giai đoạn này chính là kiểm soát
trước, sau khi được phân bổ kế hoạch chi thường xuyên NSNN trong năm, cán bộ quản lý, thủ trưởng các đơn vị phải đến mở tài khoản giao dịch và gửi hồ sơ tài liệu 1 lần về thông tin của khoản chi cho cán bộ kiểm soát thanh toán chi thường xuyên NSNN của KBNN huyện Tu Mơ Rông.
ĐVSDNS lần đầu gửi đến KBNN Tu Mơ Rông (Bộ phận KSC) ngay từ đầu năm những hồ sơ, chứng từ để cán bộ kiểm soát chi sử dụng kiểm soát cho cả năm bao gồm:
- Dự toán chi NSNN năm: sau khi dự toán ĐVSDNS được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hoặc phân bổ từ đơn vị dự toán cấp trên, ĐVSDNS gửi KBNN Tu Mơ Rông để công chức KSC nhập vào chương trình kiểm tra kho bạc làm căn cứ kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên của đơn vị;
- Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, Quy chế quản lý sử dụng tài sản công (nếu là đơn vị tự chủ theo Nghị định 130 của Chính phủ).
Tùy theo nhu cầu tạm ứng hay thanh toán mà ĐVSDNS gửi đến KBNN Tu Mơ Rông các hồ sơ, tài liệu, chứng từ liên quan. Sau khi nhận được hồ sơ, tài liệu cán bộ KSC kiểm soát sơ bộ các loại hồ sơ, thực hiện kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp cùa hồ sơ, sự logic về thời gian giữa các hồ sơ, tài liệu như sau: Kiểm tra, kiểm soát các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định (đối với rút tiền mặt 2 liên, chuyển khoản 4 liên); kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của Chủ tài khoản, KTT của ĐVSDNS ký trực tiếp trên tất cả các liên chứng từ; kiểm tra các tài liệu như dự toán, hợp đồng, hoá đơn thanh toán phải là bản chính, các tài liệu, chứng từ khác là bản chính hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định; hồ sơ chi không được vượt dự toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; hồ sơ phải đúng mẫu theo quy định (chẳng hạn như giải ngân bằng nguồn vốn ngân sách huyện nhưng lại dùng mẫu theo thông tư 28/2012/TT- BTC của ngân sách xã); hạch toán mã nội dung kinh tế phải phù hợp; chứng
từ, hồ sơ phải đầy đủ thành phần ký duyệt theo quy định; phải đầy đủ dấu và ngày tháng chứng từ; thời gian lập chứng từ, hồ sơ phải trước hoặc bằng thời gian giao nhận hồ sơ.
Đối với các ĐVSDNS chi thường xuyên, cho mục đích thực hiện các dự án mang tính dài hạn. Việc phân bổ, sử dụng chi phí cho từng giai đoạn vẫn còn nhiều bất cập. Với dự án cần nhiều nguồn vốn, hồ sơ thanh toán được các đơn vị quan tâm nên khi làm thủ tục thanh toán gửi đến kho bạc đã cơ bản đầy đủ theo quy trình yêu cầu, tuy nhiên vẫn còn một số đơn vị chưa nắm rõ được quy định nên khi gừi hồ sơ thanh toán vẫn còn thiếu, đặc biệt là khi có quyết định điều chỉnh dự án thì đơn vị thường chỉ mang theo quyết định được phê duyệt.
Ngoài ra, hàng năm các ĐVSDNS phải gửi cho KBNN kế hoạch sử dụng ngân sách được UBND huyện gửi đến các đơn vị. Nhưng thực tế trong quá trình kiểm soát, hồ sơ bổ sung hàng năm này thường được UBND huyện gửi trực tiếp đến KBNN Tu Mơ Rông, nên các đơn vị thường không cần bổ sung khi làm thủ tục thanh toán, tuy nhiên các thông báo điều chình kế hoạch vốn so với thông báo kế hoạch vốn lần đầu vần còn chậm có khi gần hết năm mới có thông báo làm ảnh hưởng tới tiến độ giải ngân của kho bạc.
Khi tiến hành kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu, cán bộ KSC tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự logic về thời gian các hồ sơ, tài liệu, sổ lượng và loại hồ sơ, lập phiếu giao nhận hồ sơ với ĐVSDNS, trình tự thực hiện như sơ đồ 2.3.
(1)
(2)
(4) (3)
Sơ đồ 2.3. Trình t kiểm soát hồ sơ há lý ban đầu
Bước 1: Thủ trưởng ĐVSDNS hoặc Kế toán trưởng (gọi chung là ĐVSDNS) hoàn thiện các hồ sơ liên quan đến dự án đã được phê duyệt.
ĐVSDNS đến KBNN huyện Tu Mơ Rông, nơi thuận tiện cho việc giao dịch, kiểm soát thanh toán, thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính về chế độ mở và sử dụng tài khoản. KBNN huyện Tu Mơ Rông cỏ trách nhiệm hướng dẫn ĐVSDNS mở tài khoản để được thanh toán vốn cho từng dự án.
Bước 2: Sau khi KBNN huyện Tu Mơ Rông mở tài khoản giao dịch cho ĐVSDNS, căn cứ kế hoạch ngân sách đã được cấp có thẩm quyền giao đã được cơ quan tài chính nhập trên chương trình TABMIS, chủ đầu tư nộp hồ sơ pháp lý cho cán bộ KSC thường xuyên.
Bước 3: Cán bộ KSC thường xuyên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ pháp lý, kiểm tra các chi phí trong dự toán chi phi với các hạng mục sử dụng ngân sách trong dự án được duyệt.
Bước 4: Sau khi hồ sơ pháp lý được kiểm tra, đầy đủ đúng theo quy
Hồ sơ mở tài khoản chi
Hồ sơ pháp lý Kiểm soát chi
ĐVSDNS
Hướng dẫn đơn vị lập hồ sơ giải ngân
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp
trình
KSC thường xuyên quy định, cán bộ KSC thường xuyên hướng dẫn đơn vị nộp hồ sơ giải ngân vốn từ NSNN.
Sau khi kiểm soát sơ bộ, công chức KSC tiến hành phân loại hồ sơ và thực hiện theo quy trình KSC một cửa như đã nêu trên, cụ thể:
- Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm: đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt; thanh toán tiền lương, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính. Công chức KSC tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay.
- Nếu hồ sơ thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: công chức KSC lập 2 liên Phiếu giao nhận hồ sơ với ĐVSDNS, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu l liên làm căn cứ theo dõi, xử lý hồ sơ.
- Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày bao gồm: các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ; thanh toán khoản chi chuyên môn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp; thanh toán tạm ứng. Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, công chức KSC tiếp nhận và lập 2 liên Phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ ngày hẹn trả kết quả; Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: công chức KSC lập 2 liên Phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên Phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
- Xử lý giao nhận đối với các trường hợp bổ sung hồ sơ, chứng từ: Khi ĐVSDNS đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu tại Phiếu giao nhận hồ sơ, công chức KSC phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay đối với những công việc phải giải quyết ngay; đối với những công việc có
thời gian giải quyết trên 1 ngày thì ghi rõ ngày hẹn trả kết quả, tính từ ngày Kho bạc nhận đủ hồ sơ trên Phiếu giao nhận hồ sơ, phô tô một bản trả khách hàng. Việc lập phiếu giao nhận hồ sơ có ý nghĩa quan trọng trong việc cấp trên quản lý công chức KSC trong việc chấp hành thời gian giải quyết công việc và làm cơ sở khi có khiếu nại của ĐVSDNS. Tuy nhiên, qua khảo sát tại phòng KTNN, phòng Giao dịch, KBNN huyện, còn một số công chức KSC thực hiện không đầy đủ quy định này, ảnh hưởng đến công tác theo dõi thời gian chấp hành kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN của các ĐVSDNS.
Như vậy, trong bước này công chức KSC chỉ kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ, tiến hành phân loại hồ sơ chứng từ, nếu có sai sót công chức KSC hướng dẫn ĐVSDNS lập lại, bổ sung hồ sơ thiếu, lập phiếu giao nhận hồ sơ, thực hiện cam kết thời gian xử lý công việc.
b. Kiểm soát các khoản chi được tạm ứng
Hiện nay, KBNN Tu Mơ Rông áp dụng hai hình thức tạm ứng, gồm:
- Tạm ứng bằng tiền mặt, áp dụng cho các đối tượng chi như: chi hành chính; chi mua hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ thuộc trường hợp được thanh toán bằng tiền mặt;....
- Tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Tạm trích chi bổ sung thu nhập tăng thêm cho CBCC từ nguồn kinh phí tiết kiệm.
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên): ĐVSDNS gửi KBNN Tu Mơ Rông một trong các chứng từ sau: thông báo thu tiền của đơn vị cung cấp dịch vụ; hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ: Tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có
thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng. Tùy thuộc vào tính chất của từng khoản chi, đơn vị cân đối đề nghị mức tạm ứng phù hợp với tiến độ thực hiện. Mức tạm ứng tối đa không vượt quá 30% dự toán NSNN bố trí cho khoản chi, mua sắm đó, trừ trường hợp có quy định riêng.
Ngoài tài liệu gửi lần đầu như trên, khi tạm ứng các khoản chi, cán bộ quản lý, thủ trưởng, KTT đơn vị còn phải gửi hồ sơ tạm ứng bao gồm những tài liệu sau:
+ Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán. Các khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng theo quy định tại Điều 5 và Khoản 2 Điều 10 Thông tư số 164/2011/TT-BTC và các khoản chi có cơ chế hướng dẫn riêng được phép chi bằng tiền mặt;
+ Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm soát.
Với những khoản chi không có hợp đồng và đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng, trường hợp giấy rút dự toán (tạm ứng) không thể hiện được hết nội dung tạm ứng, đơn vị phải kê khai rõ nội dung tạm ứng.
Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Thanh toán tạm ứng các khoản chi tiền mặt, đơn vị lập bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng do Thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
+ Thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi gồm giấy rút dự toán (tạm ứng) và bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng và đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng).
Cán bộ KSC căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của thủ trưởng đơn vị thực
hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ, đối chiếu khoản chi đề nghị tạm ứng phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng để làm thủ tục tạm ứng. Thủ trưởng đơn vị, KTT đơn vị chịu trách nhiệm xác định mức tạm ứng cho từng khoản chi, đảm bảo mức tạm ứng theo quy định.
* Sơ đồ minh họa trình tự kiểm soát hồ sơ tạm ứng:
(2) (1) (4)
(3) (2)
Sơ đồ 2.4. Trình t kiểm soát hồ sơ tạm ứng
Trình tự kiểm soát hồ sơ thanh toán tạm ứng được minh họa ở sơ đồ 2.4, các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Cán bộ KSC căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của ĐVSDNS thực hiện kiểm tra, đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng sử dụng nguồn vốn ngân sách.
Căn cử vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, hợp đồng cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn chấp nhận tạm ửng, tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào giấy đề nghị thanh toán chi thường xuyên, đồng thời lập tờ trình trình lãnh đạo đơn vị xem xét, ký chứng từ giấy.
Bước 2: Căn cứ vào hồ sơ tạm ứng, tờ trình đã được lãnh dạo đơn vị phê
Lãnh đạo KBNN Tu Mơ Rông
CV Kiểm soát chi Kế toán trưởng
ĐVSDNS Kế toán viên
(2) (1) (3) (4)
duyệt. Cán bộ KSC nhập yêu cầu thanh toán trên hệ thống TABMIS và chuyển chứng từ giấy sang KTV. Trường hợp số vốn chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của ĐVSDNS, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bàn (theo mẫu số 02/KSC và báo cáo trình lãnh đạo phụ trách kiểm soát chi ký gửi ĐVSDNS thông báo về kết quả chấp nhận tạm ứng.
Bước 3: KTV thực hiện kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán, nhập các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình KTT. KTT kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy và chuyển trà lại chứng từ giấy cho KTV. Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, bộ phận kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ cho cán bộ KSC để xử lý.
Bước 4: KTV áp thanh toán và thực hiện chạy giao diện sang chương trình thanh toán, hoàn thiện các thông tin, trình chứng từ lên KTT để KTT kiểm tra, nếu các thông tin thanh toán khớp đúng với chứng từ, đệ trình Giám đốc để truyền đi, thanh toán cho đơn vị thụ hưởng, nếu sai trả lại KTV để hoàn thiện, đồng thời hủy áp trên TABMIS.
c. Kiểm soát hồ sơ thanh toán tr c ti
Thanh toán trực tiếp là phương thức chi trả ngân sách khi các khoản chi ngân sách đáp ứng đầy đủ các điều kiện chi ngân sách theo quy định (gồm:
các khoản chi thanh toán cá nhân; các khoản chi đủ điều kiện thanh toán trực tiếp).
Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
- Giấy rút dự toán (thanh toán);
- Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng hoặc những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng);
- Ngoài ra, tùy theo từng nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
+ Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
Đối với các khoản chi tiền lương: Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi phát sinh, thay đổi).
Đối với các khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức; Danh sách những người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp; Danh sách học bổng (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
Chi trả thu nhập tăng thêm cho CBCC, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP và Nghị định số 117/2013/NĐ-CP: Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho CBCC, viên chức (gửi từng lần); Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
Chi trả thu nhập tăng thêm cho CBCC, viên chức của đơn vị sự nghiệp thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP; Nghị định số 16/2015/NĐ-CP và các Nghị định trong từng lĩnh vực; Nghị quyết số 77/NQ-CP: Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho CBCC, viên chức (gửi từng lần); Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm.
Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: Danh sách theo từng lần thanh toán. Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: Thanh toán từng lần và thanh toán lần cuối đơn vị gửi Biên bản nghiệm thu (đối với trường hợp gửi Hợp đồng).
Trường hợp ĐVSDNS thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, khoán chi xây dựng văn bản quy