CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC HUYỆN TU MƠ RÔNG
3.1. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC NHẬN DIỆN, PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
3.1.2. Giải pháp hoàn thiện về phân tích và đánh giá rủi ro
Để hoàn thiện công tác phân tích và đánh giá rủi ro, KBNN Tu Mơ Rông cần thực hiện đồng bộ các nhóm giải pháp sau:
- Trong điều kiện các giao dịch liên quan đến chi thường xuyên NSNN qua KBNN Tu Mơ Rông phát sinh ngày càng nhiều, rủi ro ngày càng gia tăng.
Để phân tích và đánh giá rủi ro cũng như thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan đến chi thường xuyên NSNN KBNN Tu Mơ Rông nên tổ chức riêng một bộ phận (hoặc phân công một số cán bộ làm kiêm nhiệm ở bộ phận thanh tra, kế toán, KSC) thực hiện chức năng phân tích, đánh giá rủi ro đối với hoạt động KSC thường xuyên NSNN. Thực tế hiện nay việc nhận thức về nhận diện, đánh giá và quản lý rủi ro của các nhà quản lý và nhân viên KBNN Tu Mơ Rông chưa thật sự đầy đủ, việc áp dụng các quy định đã ban hành chưa thực sự phù hợp với các quy chế quản lý rủi ro. Mặt khác tính hữu hiệu trong thực hiện đánh giá rủi ro đối với hoạt động KSC thường xuyên NSNN chưa cao. Vì vậy lãnh đạo KBNN Tu Mơ Rông cần quan tâm giám sát và triển khai việc thực hiện có hiệu quả hơn nữa các quy chế về quản lý rủi ro đối với chi thường xuyên NSNN, từ đó có những phân tích, định lượng và đánh giá rủi ro trong kiểm soát hoạt động chi thường xuyên NSNN qua KBNN.
- KBNN Tu Mơ Rông cần rà soát, điều chỉnh và bổ sung quy chế KSC cho phù hợp với điều kiện thực tế dựa trên cơ sở quy chế của KBNN Trung ương. Việc áp dụng các quy chế, quy định do KBNN Trung ương ban hành tại KBNN Tu Mơ Rông phải đáp ứng được 3 nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc đầy đủ, nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc hiệu quả. Theo đó các quy trình nghiệp vụ phải thống nhất, loại bỏ những nội dung công việc trùng lắp, không cần thiết. Trong nội dung công việc cần có những ví dụ tình huống cụ thể để tạo thuận lợi cho cán bộ KSC, dễ hiểu, dễ thực hiện. Nhận biết rõ những mục chi thường xuyên nào KBNN phải chịu trách nhiệm kiểm soát, những mục chi nào KBNN không thực hiện kiểm soát mà chỉ thanh toán theo đề nghị của ĐVSDNS, đảm bảo phù hợp với định hướng đơn giản hóa cải cách thủ tục
hành chính.
- Nghiên cứu, xây dựng bảng trọng số rủi ro để đánh giá mức độ rủi ro trong từng hoạt động cụ thể của từng loại hoạt động nghiệp vụ, trong đó có kiểm soát hoạt động chi thường xuyên NSNN qua KBNN. Xác định điểm số cụ thể cho từng nhân tố ảnh hưởng bị ảnh hưởng, từ đó xác định cụ thể số điểm tổng cộng để đánh giá mức độ rủi ro đối với từng loại hoạt động cụ thể của KBNN. KBNN thực hiện chấm điểm cho từng nhân tố (bước) dựa trên các thông tin đã thu được về nguy cơ rủi ro đối với từng bước để cho điểm từ 0 đến 3 (Ví dụ: 0: không có rủi ro; từ 0 đến 1: Rủi ro thấp; từ 1 đến 2: Rủi ro trung bình; từ 2 đến 3: Rủi ro cao). Việc chấm điểm định kỳ hàng tháng, hàng quý do KTT KBNN trực tiếp phụ trách căn cứ trên mức điểm số theo từng tiêu chí. Sau khi định lượng rủi ro cho từng nhân tố sẽ nhân với trọng số tương ứng của từng nhân tố để có kết quả điểm số của từng nhân tố và tổng mức rủi ro đối với hoạt động (ví dụ chi tiền mặt) của đơn vị và bộ phận đó trong KBNN để đánh giá tổng quát về rủi ro. Tổng điểm xác định được sẽ được so sánh với bảng điểm từ 0 đến 3 như trên để đánh giá mức độ rủi ro đối với từng quy trình, hoạt động của KBNN.
Ví dụ sau đây về xây dựng bảng trọng số để đánh giá rủi ro trong thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt qua KBNN Tu Mơ Rông.
Bảng 3.1. Bảng trọng số đánh giá rủi ro không tuân thủ quy trình chi tiền mặt trong thanh toán tr c ti p bằng tiền mặt qua KBNN
TT Nhân tố ảnh hưởng (nguy cơ) Trọng số (%)
1 Không thực hiện đúng quy trình luân chuyển chứng từ chi 10
2 Không lập bảng kê chi tiền 5
3 Bảng kê chi tiền không ghi đầy đủ các yếu tố 5 4 Không kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trước
khi chi tiền
15
TT Nhân tố ảnh hưởng (nguy cơ) Trọng số (%) 5 Không kiểm soát sự khớp đúng giữa chứng từ chi và bảng
kê chi về các yếu tố theo quy định
15
6 Sửa chữa bảng kê không đúng quy định 5
7 Không ghi chi tiết vào mặt sau bảng kê trường hợp đơn vị có nhiều chứng từ
5
8 Ghi vào sổ quỹ không đúng quy trình 5
9 Chi tiền cho khách hàng theo nguyên bó niêm phong của KBNN hoặc tiền của ngân hàng nhận về
5
10 Chi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông cho khách hàng 10 11 Không ký tên hoặc đóng dấu “Đã chi tiền” trên bảng kê chi 15
12 Lưu trữ bảng kê không đúng quy định 5
Tổng cộng 100
(Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu xây dựng) Ví dụ: Kết quả chấm điểm đánh giá nguy cơ rủi ro cho từng nhân tố (bước) dựa trên các thông tin đã thu được về nguy cơ rủi ro đối với từng bước ở KBNN Tu Mơ Rông để xác định mức độ rủi ro đối với quy trình chi tiền mặt trong thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt qua KBNN ở theo phương án A như bảng 3.2 sau đây:
Bảng 3.2. Bảng đánh giá mức độ rủi ro không tuân thủ quy trình chi tiền trong thanh toán tr c ti p bằng tiền mặt qua KBNN Tu Mơ Rông theo
hương án A
TT Nhân tố ảnh hưởng (nguy cơ) Trọng
số (%) Điểm số Tổng điểm 1 Không thực hiện đúng quy trình luân
chuyển chứng từ chi
10 1 0,1
2 Không lập bảng kê chi tiền 5 0,3 0,015
TT Nhân tố ảnh hưởng (nguy cơ) Trọng
số (%) Điểm số Tổng điểm 3 Bảng kê chi tiền không ghi đầy đủ các
yếu tố
5 0,4 0,02
4 Không kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trước khi chi tiền
15 0,2 0,03
5 Không kiểm soát sự khớp đúng giữa chứng từ chi và bảng kê chi về các yếu tố theo quy định
15 1 0,15
6 Sửa chữa bảng kê không đúng quy định 5 0,5 0,025 7 Không ghi chi tiết vào mặt sau bảng kê
trường hợp đơn vị có nhiều chứng từ
5 0,3 0,015
8 Ghi vào sổ quỹ không đúng quy trình 5 0,2 0,01 9 Chi tiền cho khách hàng theo nguyên bó
niêm phong của KBNN hoặc tiền của ngân hàng nhận về
5 0,5 0,025
10 Chi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông cho khách hàng
10 1 0,1
11 Không ký tên hoặc đóng dấu “Đã chi tiền” trên bảng kê chi
15 1 0,15
12 Lưu trữ bảng kê không đúng quy định 5 1 0,05
Tổng cộng 100 0,69
(Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu xây dựng) Tương tự có thể xác định mức độ rủi ro đối với quy trình chi tiền mặt trong thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt qua KBNN Tu Mơ Rông theo phương án B như bảng 3.3 sau đây:
Bảng 3.3. Bảng đánh giá mức độ rủi ro không tuân thủ quy trình chi tiền trong thanh toán tr c ti p bằng tiền mặt qua KBNN Tu Mơ Rông theo
hương án B
TT Nhân tố ảnh hưởng (nguy cơ) Trọng
số (%) Điểm số Tổng điểm 1 Không thực hiện đúng quy trình luân
chuyển chứng từ chi
5 2 0,1
2 Không lập bảng kê chi tiền 10 1 0,1
3 Bảng kê chi tiền không ghi đầy đủ các yếu tố
10 2 0,2
4 Không kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trước khi chi tiền
10 0,5 0,05
5 Không kiểm soát sự khớp đúng giữa chứng từ chi và bảng kê chi về các yếu tố theo quy định
10 2 0,2
6 Sửa chữa bảng kê không đúng quy định 10 0,5 0,05 7 Không ghi chi tiết vào mặt sau bảng kê
trường hợp đơn vị có nhiều chứng từ
5 0,5 0,025
8 Ghi vào sổ quỹ không đúng quy trình 5 0,5 0,025 9 Chi tiền cho khách hàng theo nguyên bó
niêm phong của KBNN hoặc tiền của ngân hàng nhận về
10 0,5 0,05
10 Chi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông cho khách hàng
10 3 0,3
11 Không ký tên hoặc đóng dấu “Đã chi tiền”
trên bảng kê chi
10 3 0,3
12 Lưu trữ bảng kê không đúng quy định 5 3 0,15
Tổng cộng 100 1,55
Qua 2 bảng trên có thể đánh giá được mức độ rủi ro không tuân thủ quy trình chi tiền trong thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt tại KBNN Tu Mơ Rông:
+ Theo phương án A : 0,69 - Rủi ro ở mức độ thấp hơn trung bình + Theo phương án B : 1,55 - Rủi ro ở mức độ cao hơn trung bình
(Việc xác định rủi ro cho từng loại nghiệp vụ áp dụng cách tính tương tự)
- Nghiên cứu và xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng KSC thường xuyên NSNN liên quan đến quy trình nghiệp vụ như: các thông tin về số lượng các sai sót của hoạt động kiểm soát được phát hiện sau khi rà soát lại các quy trình nghiệp vụ. Khả năng xảy ra các loại sai sót tiềm ẩn và mức độ tác động khi xảy ra sai sót. Những sai sót mà khả năng xuất hiện thấp và tác động ít đến đơn vị thì không cần phải tiếp tục xem xét. Ngược lại, các sai sót với khả năng xuất hiện cao và tác động lớn thì cần phải xem xét kỹ càng. Để đo lường khả năng xảy ra của một sai sót, có thể dùng các chỉ tiêu định tính như: cao, trung bình, thấp hoặc các cấp độ chi tiết khác. Ngoài ra, cũng có thể dùng chỉ tiêu định lượng như: tỷ lệ xuất hiện, tần suất xuất hiện, số lượng và bản chất của các sai sót được phát hiện trong quá trình rà soát đánh giá quy trình nghiệp vụ.
Ví dụ đánh giá rủi ro theo ma trận hoạt động quản lý rủi ro. Dựa trên ma trận này, KBNN Tu Mơ Rông có thể thiết kế và thực hiện các hoạt động quản lý rủi ro đối với chi NSNN cho phù hợp để đảm bảo thực hiện được mục tiêu ở mức độ rủi ro chấp nhận được với chi phí hợp lý.
Bảng 3.4. Ma tr n hoạt động quản lý rủi ro Quy mô, tần
suất của hoạt động được
quản lý Mức độ
rủi ro
Cao Trung bình Thấp
Cao
Cần thiết có sự quản lý trên phạm vi rộng
Phải quản lý và giám sát các rủi ro
Yêu cầu mức độ quản lý cao
Trung bình
Phải có quản lý Cần có quản lý Các rủi ro có thể được chấp nhận với sự giám sát
Thấp
Quản lý và giám sát các rủi ro
Chấp nhận, nhưng có biện pháp giám sát các rủi ro
Chấp nhận các rủi ro
(Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu xây dựng) - Định kỳ KBNN Tu Mơ Rông cần tổ chức đánh giá một cách toàn diện các mặt hoạt động của KBNN trong đó tập trung vào việc tìm ra các rủi ro tiềm ẩn. Tổng hợp các sai sót đồng thời thiết kế xây dựng chương trình cảnh báo để hỗ trợ cho CBCC kiểm soát chi thường xuyên NSNN nhận biết dấu hiệu cảnh báo đối với các hoạt động có thể dẫn đến rủi ro. KBNN Tu Mơ Rông cần phải sinh hoạt chuyên đề thường xuyên để CBCC nắm vững các nguy cơ rủi ro và cách phân tích đánh giá rủi ro để có biện pháp phòng ngừa, xử lý trong KSC thường xuyên NSNN.
Việc thực hiện các giải pháp đánh giá rủi ro trong hoạt động của KBNN nói chung, trong KSC thường xuyên NSNN qua KBNN nói riêng có tác dụng rất lớn đối với hoạt động kiểm soát của KBN Tu Mơ Rông, cụ thể trên các mặt sau:
- KBNN Tu Mơ Rông sẽ lập kế hoạch và đưa ra các quyết định hoạt động, quản lý và chịu trách nhiệm đảm bảo hiệu quả hoạt động KSC thường xuyên NSNN một cách phù hợp.
- KBNN Tu Mơ Rông sẽ phân định rõ trách nhiệm chính trong việc giảm thiểu và quản lý các khu vực chứa nguy cơ rủi ro cao, bao gồm cả các hoạt động giám sát, báo cáo và sửa chữa sai sót cho CBCC tại KBNN.
- Mỗi cán bộ quản lý hay nhân viên của KBNN Tu Mơ Rông sẽ làm tất cả mọi việc trong phạm vi quyền hạn của mình để hỗ trợ và tăng cường hiệu quả của quản lý rủi ro để thực hiện nhiệm vụ KSC thường xuyên NSNN một cách hiệu quả.
Bên cạnh đó, trong thời gian tới, KBNN Tu Mơ Rông cần có các văn bản hướng dẫn cụ thể giúp CBCC làm công tác KSC có tài liệu tham khảo để nhận biết và phòng tránh các rủi ro về KSC thường xuyên trong xử lý công việc hằng ngày cụ thể về các vần đề: mở tài khoản, công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN của đơn vị thuộc ngân sách huyện, đơn vị mở tài khoản tại KBNN, chế độ báo cáo hàng tháng, quý năm, báo cáo quyết toán, công tác chi thường xuyên NSNN. Bên cạnh đó, KBNN huyện Tu Mơ Rông cần tăng cường công tác bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức KSC để nâng cao khả năng nhận biết và phòng tránh các rủi ro nhằm hạn chế tới mức thấp nhất các rủi ro gặp phải trong thực hiện nhiệm vụ KSC thường xuyên.