CHƯƠNG 3. KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC GIA LAI
3.1. CƠ SỞ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ
3.2.1. Khuyến nghị đối với Công ty Điện lực Gia Lai
Việc lập ngân quỹ, trước tiên Công ty dự tính nguồn thu và các khoản chi, tuy là thực hiện theo kế hoạch EVNCPC giao, tuy nhiên việc lập kế hoạch cũng như dự toán cho nguồn thu chi Công ty phải chủ động và kiểm soát được công việc đó.
+ Định kỳ tuần, tháng, năm, các phòng ban phụ trách xây dựng kế hoạch thu và thanh toán sao cho đảm bảo cụ thể và đúng khoản mục chi phí, thời gian thanh toán… phòng tài chính kế toán sẽ tổng hợp các kế hoạch trên.
+ Khi nhận và tổng hợp các kế hoạch trên, phòng tài chính kế toán lập báo cáo lưu chuyển dòng tiền với mục đích cân đối nhu cầu thanh toán, phù hợp thu chi.
Nếu mất cân đối dòng tiền, các khoản chi lớn hơn khoản thu, phòng tài chính kế toán yêu cầu các phòng ban đã lập kế hoạch điều chỉnh nhu cầu thanh toán dựa trên quy định để phù hợp khoản thanh toán.
Trên thực tế, chẳng hạn khi đảm bảo một mức tồn quỹ tiền mặt để thủ quỹ chi cho các khoản chi tạm ứng nội bộ, chi thưởng, chi hỗ trợ theo quy chế sử dụng các Quỹ của EVNCPC,… cũng có sự ràng buộc trong quy định, trong tháng Công ty không được để tồn quá năm tỷ kể cả các khoản thanh toán chi phí nằm ngoài quỹ tiền mặt. Từ đó, việc thực hiện chính sách nội bộ và việc thực hiện tốt các công tác chính của Công ty, sẽ bị chi phối lẫn nhau, vì vậy
Công ty cần chủ động hoạch định ngay từ đầu các khoản chi tiền mặt, việc sử dụng số liệu chi tiền mặt từ những năm trước, gắn với nội dung chi là những khoản nào, sẽ giúp Công ty lập được kế hoạch tương đối chính xác cho năm hiện tại.
- Quản lý thu nợ chặt chẽ, đảm bảo các nguyên tắc trong công tác công nợ:
+ Nhân viên công nợ khi thu phải kết chuyển số tiền đã thu vào tài khoản chuyên thu tại ngân hàng của công ty, hoặc quỹ của đơn vị Điện lực đúng thời gian quy định là cuối ngày. Nếu cuối ngày mà nhân viên thu chưa kết chuyển vào tài khoản của đơn vị, cần lập tờ trình xác nhận số tiền thực thu và nội dung thu, trưởng đơn vị ký tên và báo kế hoạch kết chuyển tiền vào ngay hôm sau. Trường hợp thu tiền ngoài giờ làm việc của Ngân hàng thì đơn vị lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối ngày và phải bố trí lực lượng bảo vệ, ngày hôm sau phải nộp hết số tiền này vào tài khoản Ngân hàng. Khi mang tiền từ đơn vị đi nộp vào Ngân hàng phải đảm bảo tuyệt đối an toàn.
+ Đối với các khoản nợ bằng hiện vật phải theo dõi chi tiết cả số lượng hiện vật và số tiền Việt Nam đồng. Đối với các khoản nợ phát sinh bằng ngoại tệ phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên tệ quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường liên Ngân hàng, có thể thuê một ngân hàng thương mại nào đó trên khu vực thực hiện theo dõi tài khoản này, các ngân hàng cũng có thể tư vấn cho Công ty đầu tư thêm nếu như tài khoản này ở mức cao, Công ty nên xem xét để tăng cơ hội nâng cao lợi nhuận cho mình.
+ Hàng ngày phải kiểm tra, đối chiếu số đã thu, chưa thu, số tiền đã nộp vào tài khoản của từng nhân viên. Nếu tổng thu chênh lệch với tổng số hóa đơn, CBCNV phụ trách phải kiểm tra ngay, xử lý khoản chưa nộp vào và báo cáo ngay với lãnh đạo. Đặc biệt không sắp xếp nhân viên quản lý hợp đồng và
hóa đơn kiêm nhiệm vụ kiểm kê số tiền đã thu trong ngày để tránh tạo cơ hội rút quỹ bất hợp pháp.
- Kiểm soát chi trong các hoạt động SXKD của Công ty:
+ Các khoản chi phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
+ Các khoản chi mua sắm hàng hóa, vật tư thiết bị, công cụ dụng cụ thực hiện nghiêm quy định phân cấp mua sắm hàng hóa, vật tư thiết bị trong Công ty, cần thực hiện nghiêm thời hạn thanh toán, sau khi nhà cung cấp hoàn thành nghĩa vụ nêu trong hợp đồng, các đơn vị có liên quan phải chuyển đầy đủ hồ sơ đề nghị thanh toán cho phòng tài chính kế toán trước khi hết hạn thanh toán nêu trong hợp đồng. Trường hợp quá hạn và phòng tài chính kế toán chưa thanh toán được, phải báo cáo Giám đốc và thông báo lại đơn vị lập đề nghị thanh toán để thông tin lại cho nhà cung cấp
+ Về chi đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ.
Chấp hành và thực hiện sát với quy định về đầu tư cơ bản, sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên của EVNCPC và của Công ty, trên thực tế, việc kiểm tra các đường dây là công tác thường xuyên của đơn vị, tuy nhiên khi phát hiện chi tiết cần sửa chữa trên cơ sở dự đoán đã kém chất lượng, chuyên viên kỹ thuật cần lập tờ trình, kèm theo kế hoạch sửa chữa, trưởng đơn vị phê duyệt và chuyển lên phòng kỹ thuật Công ty xem xét, cần quy định rõ tránh nhiệm, nhiệm vụ của chuyên viên kỹ thuật dưới đơn vị, kiểm tra giám sát thường xuyên, ngoài thực hiện sửa chữa thường xuyên theo quy định, phải phát hiện mối nguy đối với phạm vi lưới mà đơn vị quản lý, lập kế hoạch sửa chữa hoặc thay mới, kèm theo nhu cầu vật tư thiết bị. Khi trên Công ty phê duyệt, chuyển qua phòng tài chính kế toán xem xét, nếu phê duyệt, đối với việc phê duyệt này, phòng tài chính kế toán phải dựa trên quy định tài chính hiện hành của toàn EVNCPC mà phê duyệt, trong đó có việc xem xét tồn quỹ, khả năng cung ứng vốn, hiện nguồn trích đã phân bổ đúng hay chưa thì việc
duyệt trích nguồn ra thực hiện là khâu khá quan trọng. Vì vậy cần quản lý chặt hơn.
+ Về chi tạm ứng cho các công trình xây dựng cơ bản thuê ngoài. Cũng như các công trình chính Công ty thực hiện trên, ngoài các khâu công tác phải giám sát chặt, cần đầy đủ hồ sơ pháp lý như hợp đồng, bảo lãnh hợp đồng, giấy đề nghị tạm ứng, về thanh toán mua sắm VTTB cho công trình xây dựng cơ bản quy định thời hạn cụ thể và áp dụng nghiêm chỉnh quy định, Ban quản lý dự án và phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm gửi hồ sơ thanh toán cho phòng tài chính kế toán chậm nhất bảy ngày trước khi kết thúc quý. Việc chi tạm ứng này, sau đó cần có sự kiểm soát chi, không được chi tạm ứng nhiều lần trong tuần.
+ Về chi tạm ứng cho nội bộ, cần quy định rõ hồ sơ thủ tục, các giấy tờ như quyết định đi công tác, giấy đề nghị phương tiện cho CBCNV, giấy đi đường, hóa đơn chi phí ăn ở, nơi nghỉ, giấy đề nghị thanh toán, các giấy tờ cần trình là bản gốc, có chữ ký phê duyệt của lãnh đạo đơn vị, các khoản chi đi công tác trong tỉnh, nên quy định mức chi phí khoán tương ứng cho một ngày, tránh trường hợp cơ hội tự tăng thêm chi phí và ghi hóa đơn, việc đi ngoại tỉnh sẽ khó kiểm soát hơn, tuy nhiên cán bộ công tác chi tạm ứng nên chủ động tìm hiểu để biết thêm các thông tin giá cả của các tỉnh khác, tìm hiểu quyết định đi công tác là nơi nào, từ đó sẽ kiểm tra và phát hiện được những hồ sơ đôn chi phí, và nên có động tác kiểm tra các hồ sơ này, đề xuất lãnh đạo xử lý một cách khôn khéo.
b. Khuyến nghị nâng cao hiệu quả sử dụng vốn khoản phải thu - Hoàn thiện chính sách quản lý công nợ và thu hồi nợ
+ Mọi khoản công nợ của Công ty, cần theo dõi chặt chẽ, chi tiết theo từng nội dung, từng đối tượng, từng lần phát sinh
+ Các khoản nợ cần phân loại rõ ràng để kiểm soát và lập kế hoạch thu hồi đúng đắn.
+ Thực hiện đôn đốc thu hồi theo các cam kết thanh toán nợ, những chủ nợ khách nợ mà đơn vị có giao dịch mua bán thường xuyên phải tiến hành kiểm tra đối chiếu tình hình công nợ đã phát sinh và cuối năm tài chính phải có biên bản đối chiếu xác nhận nợ.
+ Các khoản công nợ cùng đối tượng, cùng nội dung thời gian thanh toán có thể cù trừ giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả trên cơ sở hồ sơ, chứng từ đầy đủ.
+ Xử lý dứt điểm các khoản công nợ, không để các khoản công nợ tồn động dây dưa. Lập kế hoạch thu hồi công nợ, quy định thời gian cụ thể cho đối tượng không thu hồi được phải báo cáo ngay với Công ty.
+ Các bộ kế toán theo dõi công nợ không được kiêm nhiệm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu
+ Đơn vị cần phản ánh kịp thời công nợ phải thu phải trả và tình hình biến động công nợ của Công ty theo chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ.
+ Chấp hành các quy trình về thanh toán, thu nợ thường xuyên thực hiện đôn đốc thu hồi.
+ Thực hiện phân loại công nợ và hạch toán đúng đối tượng, phân tích tình hình công nợ bằng việc lập bảng theo dõi, phân tích tuổi nợ qua đó đề xuất các biện pháp tích cực để giải quyết các khoản nợ và sử dụng vốn hiệu quả.
+ Định kỳ sáu tháng hoặc thời gian ngắn hơn, các đơn vị phải báo cáo về tình hình quản lý và thu hồi nợ, khả năng và tình hình thanh toán nợ. Bên cạnh đó, đơn vị cần chủ động lập kế hoạch, xử lý dựa trên báo cáo và thống
kê mà đơn vị tự thấy có vấn đề cần xử lý để Công ty xem xét và triển khai hết 15 đơn vị cùng thực hiện.
+ Thành lập các tổ chuyên môn, quy định nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng các nhiệm vụ quản lý thu tiền điện, bộ phận thu, và theo dõi nợ, phân bổ nhân sự hợp lý, yêu cầu chuyên môn, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và thu nợ tiền điện, cải thiện tỷ lệ thu.
- Hoàn thiện công tác theo dõi nợ và xử lý nợ khó đòi
Để hoàn thiện công tác theo dõi và xử lý nợ khó đòi, cần đưa quy trình chặt chẽ và khép kín.
+ Khi phát sinh các khoản nợ khó đòi, đơn vị cần lập báo cáo chuyển đến phòng ban chức năng xử lý, xem xét cụ thể đối với từng khoản nợ, đề xuất phương án xử lý, tiếp tục thu nợ, hay không đề xuất, từ đó Công ty quyết định dựa trên quy định của toàn Tổng công ty, khoản nào được xóa nợ (theo quy định), tuy nhiên Công ty vẫn phải chịu trách nhiệm trước các khoản nợ khó đòi này.
+ Tuy nhiên, Công ty nên quy định mức trừ thưởng đối với các đơn vị có nhiều khoản nợ khó đòi vượt mức, việc quy định mức trừ thưởng sẽ tác động tích cực đến công tác kiểm soát và chủ động xử lý các khoản nợ có dấu hiệu khó đòi, tránh để đến mức không thể đòi và không có khả năng thanh toán.
+ Ngoài ra sẽ có các khoản nợ không có khả năng thu hồi, để xử lý, Công ty cần xác định rõ nguyên nhân, từ đó tổ chức họp lãnh đạo để xử lý dựa trên các quy định trong Tổng công ty ban hành. Có thể dùng nguồn dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi để bù đắp, hạch toán vào chi phí hoặc thu nhập doanh nghiệp, tùy theo trường hợp cụ thể. Đối với các khoản nợ này, Công ty phải lập biên bản của Hội đồng xử lý nợ của Công ty, trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại
thực tế, kèm theo bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc bản thanh lý hợp đồng kinh tế. Ngoài ra, Công ty có thể thực hiện bán nợ theo quy định của pháp luật, sau khi xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân và yêu cầu đương sự bồi thường theo quy định của pháp luật, chênh lệch giảm giữa giá trị khoản nợ với giá bán được bù đắp bằng nguồn dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, nếu thiếu hạch toán vào chi phí kinh doanh của đơn vị.
Luôn luôn phải chú trọng đến từng công tác nhỏ để tránh các trường hợp phải xử lý phức tạp khi khoản nợ đã được xếp vào loại không thể thu, đơn vị cần chủ động quy định công việc cụ thể cho cán bộ chuyên trách như:
+ Công tác theo dõi chấm xóa nợ: Khi khách hàng thanh toán, cần kiểm tra chính xác, thu và thực hiện chấm xóa nợ ngay trên chương trình CMIS, các công việc này cần thực hiện hàng ngày, mở chương trình thường xuyên, soát hóa đơn, chấm xóa trên chương trình, trích xuất dữ liệu kiểm tra lại sai sót, lãnh đạo nên có khả năng quan sát và nắm được chuyên viên nào làm tốt việc này, vì các công tác liên quan đến kiểm kê, thu và chấm xóa nợ, liên quan đến tiền tệ, không những cần một chuyên viên giỏi, nhanh nhẹn, còn cần tỉ mỉ.
+ Thống kê dư nợ của khách hàng, công việc này đối với cán bộ công nợ là hoàn toàn quan trọng, cần theo dõi số dư nợ hàng ngày, báo cáo hàng tuần, tháng và quý. Bên cạnh đó, cần chủ động, tư duy thống kê số dư nợ biến động qua từng tháng của các hợp đồng, từ đó phát hiện dấu hiệu tăng giảm, hay thời gian thanh toán quá lâu, các thông tin này, luôn bổ ích trong việc hoạch định chính sách tín dụng của Công ty.
+ Từ các công tác theo dõi trên, nhận diện số lượng khách hàng chậm thanh toán, số dư nợ chưa thu, từ đó hoạch định để xử lý, từ xác định nguyên
nhân và đề xuất cách xử lý kịp thời đối với từng đối tượng khách hàng, có chế tài cho từng đối tượng, có cách xử lý cũng như giao tiếp với các khách hàng này.
+ Cuối cùng là cần xử lý nợ khó đòi triệt để bằng các phương pháp khả thi và nhanh nhất. Các công việc nêu trên, cần làm chặt chẽ, từ đó nhà lãnh đạo mới nắm bắt được các khoản nợ, các đối tượng, có thể là mở cuộc họp, có thể là chủ động liên hệ làm việc với cơ quan chính quyền khi phát hiện khách hàng có dấu hiệu vắng nhà nhiều tháng liên tiếp. Đó là các cách mà đơn vị có thể làm, kiểm soát và xử lý, tuy nhiên, ở cấp Công ty, cần ban hành quy định, quy trình, và cập nhật thay đổi định kỳ sao cho phù hợp với điều kiện kinh tế hiện tại, để công tác theo dõi và thu được sát sao hơn, không để đến thời điểm mất khả năng thanh toán.
- Có chính sách chặt chẽ, rõ ràng đối với các đối tác là đơn vị thu nợ trung gian
+ Tổ chức trung gian hợp tác thu tiền điện hàng đầu là các ngân hàng thương mại tại khu vực, đối với các ngân hàng nhận dịch vụ thu, bên cạnh các hợp đồng chặt chẽ trong việc thuê thu hộ, cần có các chiến lược mới mẻ, đề xuất và hợp tác với ngân hàng cùng triển khai, mục tiêu là tạo lợi ích cho khách hàng, tạo nhiều hình thức thanh toán tiện lợi, bảo mật thông tin cho khách hàng và cho dữ liệu của Công ty, triển khai nhiều điểm thanh toán hơn, rút ngắn thời gian, khoảng cách, giúp việc thu nợ nhanh chóng hơn, cần chú ý các điều khoản phải sát với quy trình như là cuối ngày kết chuyển số dư cho Công ty, gửi sổ phụ hoặc truy xuất dữ liệu thu để Công ty kiểm soát hàng ngày.
+ Đối với việc đi thuê dịch vụ bán lẻ điện năng, tức đơn vị Điện lực cấp dưới, chủ động hoạch định kế hoạch đi thuê dịch vụ bán lẻ điện năng, hay còn gọi là dịch vụ điện nông thôn, bên nhận thuê là cá nhân hoặc một tổ chức
nhận làm các dịch vụ về điện như là thu tiền điện, ghi chỉ số, nhận các dịch vụ thuộc về quản lý hợp đồng như thay đổi chủ thể, thay đổi địa chỉ, di dời công tơ điện,… đối với các chủ thể kinh tế nhận làm dịch vụ này, cần lập quy trình kỹ về hợp đồng thuê dịch vụ, quy định rõ quyền hạn chức năng và phân định rõ công việc, quan trọng là phải có bảo lãnh bằng tiền mặt hoặc thư bảo lãnh ngân hàng, với giá trị bảo lãnh phù hợp tránh bên nhận thuê dịch vụ lạm dụng quyền hạn.
+ Đối với các tổ chức trung gian là các tổ chức bên ngoài hoạt động chủ yếu là thương mại điện tử, nhận thu tiền điện qua các ví điện tử, thẻ thanh toán điện tử,… Công ty cần đề ra các biện pháp chế tài phù hợp, tổ chức truyền thông và hướng dẫn để tránh nhân viên ngoài Công ty làm việc và tư vấn thiếu trách nhiệm, gây mất hình ảnh của Công ty.
b) Khuyến nghị nâng cao hiệu quả sử dụng hàng tồn kho - Xây dựng quy trình lập kế hoạch vật tư thiết bị
Công tác quản lý vật tư được thực hiện đúng quy định của pháp luật, quy chế hoặc quy định của EVNCPC, bên cạnh đó, Công ty không những bám sát vào quy định này, còn nên chia nhỏ các khâu, để việc kiểm sát chính xác hơn.
Tuần tự các công việc thực hiện:
+ Xác định cơ sở cần lập kế hoạch VTTB
+ Xác định nhu cầu VTTB ( cụ thể là danh mục và số lượng VTTB cần được xác định một cách chính xác nhất)
+ Kiểm tra cân đối lại kế hoạch (phòng tài chính kế toán phối hợp với các phòng ban)
+ Tổng hợp kế hoạch
+ Trình kế hoạch và chờ duyệt
- Nâng cao hiệu quả quản lý công tác mua sắm VTTB