CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VỐN LƯU ĐỘNG VÀ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
1.2. HOẠT ĐỘNG SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP15 1. Ước tính nhu cầu vốn lưu động của doanh nghiệp
1.2.3. Quản lý và sử dụng từng thành phần của vốn lưu động
Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng sao cho tại một số thời điểm nhất định cần trong thanh toán, cũng như đảm bảo được lượng tiền mặt tối ưu, mọi công tác quản lý đều hướng đến mục tiêu giảm thiểu tiền mặt trên cơ sở vẫn đảm bảo tính hữu dụng của nó ở cực đại.
- Hoạch định mức dự trữ tiền mặt:
Tiền mặt liên quan đến các hoạt động SXKD cũng như công tác tài chính của doanh nghiệp, cần tập trung vào lập kế hoạch tồn quỹ tiền mặt để kiếm soát lượng tiền cung ứng vừa phải trong quá trình SXKD, tránh thiếu hụt hay ứ đọng vốn, giảm thiểu rủi ro trong thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền. Để nắm được tình hình sử dụng cũng như quản lý tiền mặt, cần xác định tồn quỹ, có thể sử dụng hai mô hình sau
+ Mô hình Baumol (phương pháp tổng chi phí tối thiểu):
Một mô hình chuẩn cho việc quản trị tiền mặt kết hợp giữa chi phí cơ hội và chi phí giao dịch. Mô hình này được ứng dụng nhằm tồn quỹ mục tiêu.(15)
Ví dụ mô tả mô hình:
Một doanh nghiệp bắt đầu tuần lễ đầu tiên (tuần lễ 0) với tồn quỹ là C = 2.000.000đ, số chi vượt quá thu là 1.000.000đ, như vậy, sau hai tuần lễ, tồn quỹ của doanh nghiệp bằng 0, tồn quỹ trung bình trong hai tuần là 2.000.000/2 = 1.000.000đ. Cuối tuần lễ thứ hai, doanh nghiệp phải bù đắp số tiền mặt đã chi bằng cách vay ngân hàng
Bắt đầu dự Trữ tiền
C = 2.000.000
C/2 = 1tr Dự trữ trung bình
Kết thúc Tuần
dự trữ tiền
0 1 2 3 4
Hình 1.1. Tình hình tiền mặt của doanh nghiệp trên. [15]
Nếu doanh nghiệp thiết lập một tồn quỹ cao hơn, thì tiền mặt này sẽ đủ cho 4 tuần, doanh nghiệp không phải đi vay, nhưng tồn quỹ bình quân sẽ cao hơn mức 1 triệu đồng như bên trên ví dụ, và chính là tăng từ 1 triệu đồng lên 2 triệu đồng. Ngược lại nếu doanh nghiệp thiết lập một tồn quỹ thấp hơn, thì tiền mặt sẽ hết sau một tuần, lúc này doanh nghiệp phải tiến hành đi vay gấp để bù đắp tiền mặt hoặc phải bán chứng khoán ngắn hạn, nhưng tồn quỹ bình quân giảm, chẳng hạn thiếp lập tồn quỹ 1 triệu đồng thì tồn quỹ bình quân còn 500 ngàn đồng.
Do có chi phí giao dịch phát sinh mỗi lần khi đi vay hoặc bán chứng khoán ngắn hạn, nên việc thiết lập tồn quỹ ban đầu lớn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí trên, tuy nhiên khi ấy chi phí cơ hội sẽ gia tăng do mất
đi phần lợi tức. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để thiết lập một tồn quỹ tối ưu.
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần phải lưu ý ba yếu tố sau:
F = Chi phí cố định phát sinh khi bán chứng khoán ngắn hạn (chi phí môi giới hoặc khi đi vay là các khoản phí phát sinh hợp đồng vay)
T = Tổng số tiền mặt mới cần cho mục đích giao dịch, ví dụ là 1 năm K = Chi phí cơ hội do giữ tiền mặt (là lãi suất trên các chứng khoán ngắn hạn)
Với những thông tin này, doanh nghiệp có thể ấn định được tổng chi phí của bất kỳ một mức tồn quỹ nào và tìm ra được mức tồn quỹ tối ưu, ấn định trên cơ sở đã giải quyết ba yếu tố nói trên (15).
* Chi phí cơ hội:
Tổng chi phí cơ hội = tồn quỹ trung bình (C/2) nhân với lãi suất ngắn hạn (K) (15)
* Chi phí giao dịch:
Tổng chi phí giao dịch được xác định bằng tổng số lần doanh nghiệp phải bán chứng khoán.
Công thức tổng quát:
Chi phí giao dịch = số lần bán chứng khoán (T/C) nhân với phí giao dịch cố định -> (T/C) x F (15)
* Tổng chi phí:
Tổng chi phí của việc thiết lập tồn quỹ bao gồm chi phí cơ hội và chi phí giao dịch. (15)
Tổng chi phí = [ (C/2) x K ] + [ (T/2) x F ]
Doanh nghiệp phải lập phương trình cân bằng giữa sự giảm trong chi phí giao dịch biên và sự tăng lên trong chi phí cơ hội biên khi tồn quỹ cao hơn. Tồn quỹ tối ưu là điểm mà tại đó sự tăng giảm giữa hai chi phí này bù đắp được cho nhau. (15)
* Nhược điểm của mô hình Baumol:
- Mô hình giả định doanh nghiệp áp dụng tỷ lệ bù đắp tiền mặt không đổi. Nhưng trong thực tế, sự bù đắp chỉ được quản lý một phần bởi vì ngày đến hạn thanh toán của các khoản tiền là khác nhau và tổng chi phí không thể được dự đoán chính xác.
- Mô hình giả định không có thu tiền mặt trong kỳ kế hoạch. Nhưng thực tế thì có dòng tiền ra vào liên tục trong kỳ SXKD của doanh nghiệp.
- Không có dự trữ tiền mặt cho mục đích an toàn, hầu hết các doanh nghiệp đều muốn giữ một lượng tiền mặt để tránh nguy cơ thiếu hụt hoặc khi cần chi tiền
- Mô hình giải định dòng tiền rời rạc và không đổi.
+ Mô hình quản lý tiền mặt Miller Orr:
Để khắc phục những nhược điểm nêu trên của Baumol, hai nhà khoa học Merton Miller và Daniel Orr đã phát triển mô hình tồn quỹ với giả định lưu chuyển tiền thuần biến động ngẫu nhiên hàng ngày, phân phối dòng tiền ròng là phân phối chuẩn.
Hình 1.2. Mô hình Miller – Orr [15]
Mmax chính là giới hạn trên, Mmin là giới hạn dưới, M* là mục tiêu.
Doanh nghiệp cho phép tồn quỹ biến động ngẫu nhiên trong phạm vi giới hạn trên và giới hạn dưới. Nếu như tồn quỹ vẫn nằm trong mức giới hạn này thì doanh nghiệp không cần thiết phải thực hiện đi vay hay bán chứng khoán để
bù đắp. Khi tồn quỹ tiến đến giới hạn trên thì doanh nghiệp sẽ mua chứng khoán ngắn hạn để giảm tồn quỹ, ngược lại thì doanh nghiệp sẽ bán để tăng tồn quỹ. Cả hai tình huống này, tồn quỹ đề có xu hướng về M*. Các nhà quản trị sẽ thiết lập mức giới hạn dưới, phụ thuộc vào mức độ rủi ro của sự thiếu hụt tiền mặt mà doanh nghiệp sẵn sàng đánh đổi. (15)
Mô hình Miller – Orr có nhiều ứng dụng và khắc phục được hạn chế của mô hình Baumol, thiết lập giới hạn kiểm soát dưới cho tồn quỹ. Giới hạn này liên quan đến mức độ an toàn tối thiểu do ban quản lý quyết định; ước lượng độ lệch chuẩn của dòng tiền mặt thu chi hàng ngày; ước lượng chi phí giao dịch liên quan đến việc mua bán chứng khoán ngắn hạn; quyết định mức lãi suất.
- Lập dự toán vốn bằng tiền:
Doanh nghiệp luôn cần lưu trữ một lượng tiền mặt nhất định để đảm bảo việc chi tiêu. Nếu quá ít lượng tiền này sẽ gây ra tình trạng không kịp thời trong một số việc cấp bách cũng như có sự cố xảy ra. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp để quá nhiều lượng tiền mặt thì gây tình trạng lãng phí, do vậy doanh nghiệp sẽ phải lập dự toán vốn bằng tiền mặt để có được con số phù hợp.
Tổ chức quản lý và sử dụng các khoản dùng cho đầu tư, thanh toán bằng tiền mặt trong hoạt động của doanh nghiệp tuy nhiên tùy vào từng doanh nghiệp, tùy vào từng tình hình cũng như từng nhà lãnh đạo, nhưng cũng cần lưu ý một số điểm cần đảm bảo khi thực hiện để công tác dự toán đạt hiệu quả
+ Các khoản thu chi bằng tiền mặt đều phải thông qua quỹ
+ Phân chia, phân cấp, quy định trách nhiệm rõ đối với các chủ thể + Doanh nghiệp phải ban hành các quy chế thu chi bằng tiền mặt, áp dụng cho toàn đơn vị, cho từng nghiệp vụ thu chi phát sinh hàng ngày
+ Thực hiện công tác quản lý chặt các khoản tạm ứng, kiểm soát, báo cáo các số liệu về đối tượng tạm ứng, mức tạm ứng, thời hạn thanh toán để thu hồi kịp thời.
b. Vốn các khoản phải thu
Các khoản phải thu thực chất là đồng vốn mà khách hàng hoặc nhà cung cấp chiếm dụng, vì thế về nguyên tắc thì các khoản phải thu này quy mô càng nhỏ càng tốt, nên việc quản lý và sử dụng các khoản này vô cùng quan trọng, đạt được hiệu quả sử dụng vốn cao nhất đồng thời đảm bảo khoản phải thu không quá cao dựa trên sự phù hợp với các chính sách của doanh nghiệp.
- Chính sách bán tín dụng
Chính sách bán tín dụng của doanh nghiệp ảnh hưởng đến kỳ thu tiền bình quân hay nói cách khác, nó ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có kỳ thu tiền bình quân dài, nghĩa là doanh nghiệp đó đang thực hiện chính sách nới lỏng, việc nới lỏng như vậy sẽ thu hút được nhiều khách hàng tuy nhiên nếu việc kéo dài thời gian trả nợ sẽ dẫn đến các khoản phải thu tăng lên, thời gian bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp tăng lên, gây ảnh hưởng không tốt đến dòng tiền của doanh nghiệp. Vì vậy cần phải xác định rõ chính sách bán tín dụng của doanh nghiệp sao cho phù hợp mà vẫn đảm bảo tăng doanh thu.
Để lập chính sách bán tín dụng hiệu quả, các nhà quản trị phải thực hiện xác định các tiêu chí sau:
+ Định chuẩn tín dụng:
Đây là bước xác định đối tượng khách hàng được hưởng chính sách, để thực hiện tốt thì doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống tiêu chuẩn tối thiểu dùng làm thang đo để đánh giá khách hàng. Sau khi xây dựng trong thang đo, doanh nghiệp tiến hành phân tích vị thế tín dụng của từng đối tượng khách hàng.
+ Chính sách chiết khấu:
Tại đây, doanh nghiệp xác định chi phí tín dụng thương mại trong hàng trả chậm, phân tích chính sách này nhằm đưa ra các quyết định tài trợ tín dụng
+ Thời hạn tín dụng:
Doanh nghiệp cần phân tích và xác định rõ chính sách thời hạn nào là hợp lý, tuy nhiên cũng ở mức tương đối vì chưa kể đến biến cố trong tương lai. Doanh nghiệp cần theo dõi, so sánh kỳ thu tiền bình quân với thời hạn tín dụng, từ đó phát hiện sai lệch và điều chỉnh ngay.
+ Chính sách thu hồi nợ:
Doanh nghiệp quyết định những hình thức xử lý khi khách hàng nợ quá hạn thanh toán. Để thực hiện công tác thu hồi, đòi hỏi doanh nghiệp có chính sách phù hợp và thông minh, vừa giải quyết tốt mối quan hệ kinh tế tài chính, vừa phải đảm bảo thu hồi nợ, doanh nghiệp phải giám sát khoản phải thu hồi để phát hiện cũng như nhận diện được một số vấn đề ảnh hưởng đến khả năng thanh toán cũng như thu hồi, để đảm bảo thanh toán khi đến hạn.
- Công tác trong quản lý khoản phải thu khách hàng:
+ Có công cụ theo dõi chi tiết các khoản nợ + Đôn đốc thu hồi nợ
+ Có kế hoạch phòng rủi ro khi khách hàng không thanh toán được + Có chính sách bán trước, thu tiền sau phù hợp về đối tượng, thời gian, tiêu chí.
+ Nâng cao tính pháp lý trong hợp đồng mua bán, nội dung rõ ràng quy định trách nhiệm và nghĩa vụ khi nợ.
c. Vốn hàng tồn kho
- Hoạch định vốn hàng tồn kho:
Giá trị hàng tồn kho đang chiếm tỷ trọng rất lớn trong vốn hoạt động của doanh nghiệp và đang là chi phí trong sản xuất. Như đã nói ở trên, làm thế
nào để vốn không phải ứ đọng trong SXKD, không bị lãng phí, và nâng cao hiệu quả sử dụng, thì quản trị hàng tồn kho là một trong số những yếu tố rất quan trọng, nhà quản trị phải trả lời được câu hỏi: tồn kho bao nhiêu là đủ?;
lúc nào thì nên đặt hàng?, với mục đích làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có và giảm thiểu chi phí đầu tư cho hàng tồn kho.
Công tác lập kế hoạch vốn hàng tồn kho thường được sử dụng các phương pháp sau:
+ Phương pháp quản lý dự trữ theo mô hình số lượng đặt hàng hiệu quả EOQ: (15)
Mô hình số lượng đặt hàng hiệu quả EOQ là phương pháp thiết lập mức hàng tồn kho tối ưu.
Chi phí nắm giữ HTK tăng và chi phí dự trữ giảm khi mức HTK tăng.
TC giữ HTK TC giữ HTK CP giữ HTK
CP bổ sung dự trữ
Kích cỡ của đơn đặt HTK Q*: quy mô tối ưu
Hình 1.3. Chi phí nắm giữ HTK [15]
Chi phí thực tế của bản thân HTK không được tính vào, vì tổng số tiền HTK mà doanh nghiệp cần trong một năm thu hồi lại từ bán hàng, mục tiêu
cần phân tích là doanh nghiệp nên giữ bao nhiêu HTK tại một thời điểm cụ thể, kích cỡ đơn hàng nào doanh nghiệp nên sử dụng khi bổ sung HTK.
Như vậy, mô hình EOQ là mô hình mang tính định lượng, mục tiêu tìm mức sản lượng tồn kho tối ưu với mức chi phí tồn kho tối thiểu. Chi phí đặt hành và chi phí tồn trữ có mối quan hệ nghịch. Khi số lần đặt hàng tăng, thì số lượng HTK bình quân và chi phí tồn trữ thấp
Ta có:
TC nắm giữ HTK là tổng chi phí nắm giữ HTK được tính bằng HTK bình quân nhân với chi phí nắm giữ HTK được tính trên 1 đơn vị
Tổng chi phí bổ sung bằng cho phí cố định trên một đơn hàng nhân với số đơn hàng
Tổng chi phí bằng chi phí nắm giữ HTK cộng với chi phí bổ sung dự trữ
Q* = √(2 (𝐶ℎ𝑖 𝑝ℎí 𝑐ℎ𝑜 𝑚ỗ𝑖 𝑙ầ𝑛 đặ𝑡 ℎà𝑛𝑔 𝑥 𝑡ổ𝑛𝑔 𝑘ℎố𝑖 𝑙ượ𝑛𝑔 ℎà𝑛𝑔 𝑠ử 𝑑ụ𝑛𝑔 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑛ă𝑚) 𝐶ℎ𝑖 𝑝ℎí 𝑡ồ𝑛 𝑡𝑟ữ 𝑡𝑟ê𝑛 𝑚ỗ𝑖 đơ𝑛 𝑣ị 𝑠ả𝑛 𝑝ℎẩ𝑚 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜
* Điểm đặt hàng lại: Với mô hình EOQ giả định, khi nào nguyên liệu kỳ trước hết mới nhập kho lại hàng mới. Thực tế thì các doanh nghiệp thường quản lý, kiểm kê và nhập hàng liên tục tại những thời điểm gần hết hoặc trong tình hình đang bán chạy để đáp ứng đủ hàng không để hoạt động SXKD bị tạm ngưng vì hết hàng hay nguyên vật liệu. Nhưng nếu đặt hàng sớm sẽ tăng lượng tồn kho.
Thời điểm đặt hàng lại = số nguyên liệu sử dụng mỗi ngày x độ dài thời gian giao hàng.
* Lượng dự trữ an toàn:
Để đảm bảo ổn định trong SXKD, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồn trong kho. Nhưng phải đảm bảo mức tồn kho phù hợp để không bị ứ đọng
vốn, mức phù hợp được gọi là tối ưu, là mức tồn kho có tổng chi phí tài chính và chi phí hoạt động tối thiểu
Tồn kho bình quân: Q + mức tồn kho an toàn Điểm đặt hàng lại: R’ = R + mức tồn kho an toàn - Tổ chức quản lý hàng tồn kho:
+ Đặt hàng: Thường bao gồm các chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng. Được tính bằng số tiền cho mỗi lần đặt hàng.
Doanh nghiệp tổ chức theo dõi, tính toán các khoản chi phí trên, lựa chọn mức phí trong tầm khả năng và phù hợp thời điểm hiện tại, xác định mức chi phí tối ưu. Trong chi phí này cũng thường bao gồm các định phí và biến phí.
Cộng với việc quản lý chính xác lượng hàng tồn kho hiện tại, doanh nghiệp có thể quyết định đặt hàng nhanh chóng và chính xác. Sử dụng các phần mềm với chức năng và phương pháp quản lý hàng tồn kho để nâng cao hiệu quả thực hiện công tác này và quản lý số liệu được chính xác.
+ Dự trữ hàng: Bao gồm tất cả các chi phí lưu giữ hàng trong kho. Như vậy gồm chi phí lưu giữ, chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng, chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho,… và nhiều chi phí khác liên quan, ngoài ra nó còn bao gồm chi phí tiền lương trả cho nhân viên coi kho và nhân viên điều hành. Như vậy, công tác tổ chức theo dõi, giám sát, thực hiện chi trả các khoản chi phí trên cần rõ ràng, đảm bảo tính chính xác cao, đặc biệt là chi phí trực tiếp cho hàng hóa đều liên quan đến giá thành sản phẩm của doanh nghiệp.
+ Kiểm tra hàng: Tổ chức kiểm tra từ khâu nhập hàng đến thực hiện kiểm tra thường xuyên hay còn gọi là kiểm kê hàng. Rà soát lại tất cả các mặt hàng, tiến hành thanh lý hoặc tiêu hủy; phân định khu vực kiểm kê; kiểm tra số lượng hàng hóa; khi kiểm kê phải dựa trên biên bản kiểm kê; thu thập số liệu kiểm tra chính xác và đối chiếu sau khi thực hiện kiểm kê. Do vậy, công
tác kiểm tra là một công việc vô cùng quan trọng và hết sức cần thiết. giúp doanh nghiệp phát hiện nhiều vấn đề khi hàng đang lưu kho, phát hư hỏng, thiếu hay đủ đề có biện pháp khắc phục kịp thời.
+ Ghi sổ sách hàng hóa và sắp xếp hàng hóa: Hàng hóa được sắp xếp khoa học, đúng quy trình quy định trong doanh nghiệp, là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, xuất nhập kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Cộng với ghi sổ sách, tổ chức công tác theo dõi, ghi sổ sách, quản lý, kiểm tra, đồng thời tổ chức có khoa học sẽ nâng cao được nâng suất lao động. Sẽ phải cẩn thận trong việc số liệu sổ sách và thực tế không khớp nhau, vì vậy doanh nghiệp cũng cần phải có phương pháp phù hợp và sự hỗ trợ rất lớn từ công nghệ thông tin.