CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN CÁC VẤN ĐỀ ĐÃ NGHIÊN CỨU
2.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án
2.5.6. Yếu tố Ban quản lý dự án
Quản lý xây dựng có liên quan đến một nhóm chủ yếu ba bên: chủ công trình, thiết kế, đơn vị tư vấn giám sát và ban quản lý dự án. Thành công của nó tuỳ thuộc vào sự loại trừ các mối quan hệ đối nghịch giữa các thành viên trong nhóm. Chỉ cần không thống nhất quan điểm thì sẽ dẫn đến hậu quả tiêu cực cho cả dự án đó.
Ban quản lý dự án giữ vai trò chủ đạo trong việc điều hoà các mối quan hệ giữa các bên tham gia sao cho dự án được thực hiện một cách tốt nhất. Sự thành công của dự án phụ thuộc vào trình tự thực hiện công việc hợp lý và khả năng tận dụng nguồn lực hiện có. Ban quản lý dự án phải thực hiện được năm chức năng cơ bản của công tác quản lý: hoạch định, tổ chức, phân công, hướng dẫn, kiểm soát.
Công tác quản lý và dự báo các thay đổi cũng là thành tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án. Theo N.D.Long và L.T.Văn (2003) thành tố này có quá nhiều thầu chính, thầu phụ, dự báo thời gian kém chính xác, dự toán chi phí kém chính xác và quá nhiều thay đổi khi thực hiện.
Hầu hết các bên tham gia đều chịu trách nhiệm các vướng mắc này. Một khi có quá nhiều đơn vị tham gia các mối liên hệ và luồng thông tin càng trở nên phức tạp. Các mối quan hệ đó có thể gây ra những tranh chấp cũng như trở ngại trong công tác thực hiện (Chan và Yeong, 1995). Để công tác dự báo, dự toán chính xác đòi hỏi có và cung cấp đầy đủ và chất lượng của công tác tư vấn (Akintyoe, 2000). Hoạch định thời gian và chi phí liên quan thường được tiến hành bởi nhiều bên và quan trọng là Ban quản lý phải là đơn vị điều hành. Quá nhiều thay đổi có thể gây ra những gián đoạn khi thực hiện, kết quả là gây ra những thay đổi trong tiến độ, chi phí phát sinh do nhiều công
việc phải làm lại cũng như giảm hiệu suất lao động (Thomas và Napolitan, 1995).
Theo Donald và Boyd (1996) để quản lý dự án được hiệu quả thì người quản lý dự án phải hội tụ những yếu tố:
- Hiểu biết được những công việc thiết kế, các nguyên tắc cơ bản về xây dựng và đánh giá được vai trò của người thiết kế.
- Sự thành thạo về nghề nghiệp của người xây dựng bao gồm khả năng ước tính được giá cả công việc và điều khiển được việc chuẩn bị cho định giá dự án, định trước phẩm chất của nhà thầu, ước lượng được việc đặt giá, phán quyết hợp đồng, điều hành và quản lý toàn bộ dự án xây dựng.
- Thông thạo và đánh giá được khả năng các hạng mục thuộc công việc như điện, cơ và các ngành chuyên môn mà không cần phải ký thêm bất cứ một hợp đồng phụ nào.
- Quan trọng hơn hết là khả năng hình dung được toàn bộ các mục tiêu của dự án và nắm vai trò lãnh đạo nhóm bao gồm các bên liên quan đến công trình, để đạt được các mục tiêu đề ra.
- Người quản lý còn phải chịu trách nhiệm với các tổ chức khác.
Nhấn mạnh vào kinh nghiệm và Ban quản lý dự án đủ năng lực là các yếu tố thành công trong nhiều tài liệu và công trình nghiên cứu (Sanvido, 1992; Loo, 2002). Ban quản lý dự án chứ không phải giám đốc thực hiện dự án. Hoạch định và kiểm soát dự án hiệu quả đòi hỏi ban quản lý dự án ứng dựng các công cụ quản lý dự án một cách thích hợp.
Trong các dự án lớn ở Việt Nam, một vấn đề cực kỳ khó khăn là tập hợp đội ngũ đủ năng lực để thực hiện thực dự án thành công. Do đó không có
gì ngạc nhiên khi những yếu này được nhìn nhận là có sự ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của dự án (N.D.Long và Đ.T.X.Lan, 2003).
Theo Loh (1999) năm yếu tố quan trọng nhất đối với các nhà quản lý chuyên nghiệp được xếp thứ tự quan trọng giảm dần từ 1 đến 5:
Nhà quản lý dự chuyên nghiệp Yếu tố Ảnh hưởng
đến chi phí
Ảnh hưởng đến tiến độ
Ảnh hưởng Chất lượng Sự đầy đủ kế hoạch và các điều kiện kỹ thuật. 3 4 Sự kết hợp các yếu tố kinh nghiệm và kiến
thức lý thuyết trong xây dựng. 5
Mục tiêu dự án rõ ràng, những hợp đồng thoả
đáng cho các bên tham gia. 5 3 2
Những rủi ro về kinh tế. 2
Uy quyền của giám đốc dự án 1 1 1
Năng lực của giám đốc dự án 4 2 3
Đủ tài chính thực hiện dự án 5
Những động cơ thúc đẩy, khích lệ được thực
hiện trên hợp đồng. 4
Như vậy ban quản lý dự án mà quan trọng nhất là Giám đốc dự án có tác động rất lớn đến cách thức quản lý để hoàn thành dự án. Tác giả Đ.T.X.Lan (2002) cũng đưa ra những lời khuyên để thực hiện dự án như: cách thức phân công, cách thức khích lệ tinh thần làm việc, cách thức ra quyết định, cách thức quản lý thời gian, khả năng giao tiếp, khả năng trình bày, cách thức tổ chức các cuộc họp, cách thức viết thư giao dịch và làm báo cáo.
Tổng hợp các nguyên nhân yếu kém của Ban quản lý dự án có thể do những yếu tố sau:
1. Không được đào tạo một cách chuyên nghiệp, có những nhà quản lý dự án xây dựng chỉ giỏi về chuyên môn, nhưng lại thiếu chuyên môn về kinh tế, quản lý hoăc một số kiến thức hỗ trợ khác.
2. Nước ta bước ra từ nền kinh tế kế hoạch chuyển sang hội nhập nền kinh tế thị trường nên cũng còn nhiều sức ỳ, chưa phát huy hết khả năng và năng lực của mình.
3. Còn sự can thiệp sâu của các tổ chức chính quyền, nên cũng có phần nào làm tâm lý của người quản lý không ổn định.
4. Thiếu khả năng tư duy sáng tạo, không đủ năng lực trong vai trò của họ.
Hiện nay, có rất nhiều nghiên cứu cũng như các công cụ kiểm soát để giúp ban quản lý dự án có thể quản lý dự một cách thành công và hiệu quả.
Đó có thể là: (1) các biện pháp kiểm soát tiến độ thi công, (2) kiểm soát chi phí bằng đường cong chữ S… nhưng ở đây chúng ta bàn đến việc áp dụng ISO trong quản lý xây dựng, đây là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý trong điều kiện hội nhập như hiện nay.
Kinh tế ngày càng phát triển thì các yêu cầu về chất lượng sản phẩm các công trình xây dựng càng được nâng cao. Việc quản lý chất lượng các công trình xây dựng cũng phát triển từ thấp đến cao, phù hợp với các qui luật vận động của xã hội. Thuật ngữ chất lượng và quản lý chất lượng có vẻ đơn giản, dễ hiểu, nhưng thực tế có rất nhiều định nghĩa khác nhau.
ISO 9000 định nghĩa về chất lượng như sau: “chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể tạo cho thực thể đó khả năng thỏa mãn những nhu cầu đã được công bố hoặc còn tiềm ẩn”. Các nhu cầu này được thể hiện thành yêu cầu về chất lượng, là tập hợp các chuẩn mực xác định đối với các đặc tính của thực thể.
Tại Việt Nam, Trong quyết định số 17/2000/QĐ-BXD ghi rõ: “Chất lượng công trình xây dựng là những yêu cầu tổng hợp đối với đặc tính về an toàn, bền vững, kỹ thuật và mỹ thuật của công trìnhphù hợp với quy chuẩn
xây dựng, tiêu chủan kỹ thuật, phù hợp với hợp ồng kinh tế và pháp luệt hiện hành của Nhà nước”.
Cũng theo quyết định này, quản lý chất lượng được định nghĩa như sau:
“Quản lý chất lượng công trình xây dựng là tập hợp những hoạt động của cơ quan có chức năng quản lý thông qua các biện pháp như: lập kế hoạch chất lượng, kiểm tra chất lượng và cải tiến chất lượng công trình”. Như vậy, chất lượng và quản lý chất lượng có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Vì vậy việc nghiên cứu, đề xuất những đổi mới về cơ chế, nội dung, về mục tiêu của quản lý là hết sức cần thiết.
2.5.7 . Sự phối hợp giữa các bên liên quan
Sự tham gia của nhiều bên là một đặc điểm nổi bật của các dự án xây dựng. Sự quyết tâm đã được nhìn nhận là một yếu tố không thể thiếu cho sự thành công của dự án. Điều này phản ảnh rằng tất cả các bên liên quan và cộng đồng quan tâm mạnh mẽ đến dự án. Nhân viên làm việc cho dự án thường không sẵn sàng theo các chuẩn mực đặt ra (Clarke, 1999). Quyết tâm đối với dự án và sự hỗ trợ cấp lãnh đạo các bên là những yếu tố thành công trong nhiều nghiên cứu (White và Fortune, 2002; Sanchez và Perez, 2002). Sự hỗ trợ của các cấp lãnh đạo phải rõ ràng.
Theo Đ.T.X.Lan (2003) có hai tổ chức quản lý dự án cần lưu ý đó là tổ chức ngoại biên và tổ chức nội bộ (hình 2.5).
Để có thể quản lý dự án được thành công thì các tổ chức này phải phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng, đồng bộ, có hiệu quả điều này được Likert toồng keỏt (N.H.Lam, 1996) nhử sau:
1. Các thành viên có kỹ năng trong thực hiện vai trò và chức năng (là người lãnh đạo hoặc là thành viên) của mình những yếu tố cần thiết cho sự tương tác giữa người lãnh đạo và người dưới quyền và sự tương tác giữa các thành viên.
2. Nhóm được hình thành tốt và có một quan hệ làm việc thoải mái giữa các thành viên trong nhóm.
3. Các thành viên bị thu hút, hấp dẫn bởi nhóm và các thành viên khác cũng như trung thành với người lãnh đạo.
4. Các giá trị và mục tiêu của nhóm là hoà hợp với những giá trị và nhu cầu của các thành viên.
5. Các thành viên trong nhóm được động viên cao độ để nhóm đạt được các mục tiêu đó.
6. Tất cả các hoạt động của nhóm như sự tương tác, giải quyết vấn đề, ra quyết định … là trong điều kiên của không khí là việc thân thiện và hỗ trợ. Khi các thành viên của nhóm chấp nhận sự khác biệt về quan điểm,
Ban quản lý dự án
Các bên liên quan Các bên liên quan Các bên liên quan
Giám đốc dự án
Bộ phận 2 Bộ phận
1 Bộ phận
3
Tổ chức ngoạibiên
Tổ chức nội bộ
Hình 2.5 _ Hai cơ cấu tổ chức dự án
họ tập trung vào việc đạt đến giải pháp chấp nhận được, hợp lý và không làm trầm trọng thêm những xung đột hoặc mâu thuẫn đó.
7. Nhóm tích cực giúp đỡ các thành viên để khai thác hết tiềm năng.
8. Các thành viên sẵn sàng chấp nhận những mục tiêu và những đòi gỏi mà nhóm đặt ra.
9. Các thành viên giúp đỡ lẫn nhau lúc cần thiết để mỗi người có thể đạt đến những mục tiêu của họ.
10. Bầu không khí làm việc thân thiện khuyến khích sự sáng tạo.
11. Nhóm hiểu biết về sự tuân thủ và hiểu khi nào thì sử dụng nó và sử dụng nó để làm gì,
12. Có một sự động viên cao cho thông tin một cách cởi mở.
13. Các thành viên linh hoạt và phải thích ứng với những mục tiêu và thái độ của họ.
14. Cá nhân cảm thấy an toàn trong việc ra quyết định vì những mục tiêu và triết lý hoạt động được hiểu biết một cách rõ ràng giữa các thành vieân.
Sự phối hợp thực hiện giữa các bên tham gia dự án còn thể hiện ở việc chia xẻ thông tin lẫn nhau. Thành tố này ngày càng trở nên quan trọng trong thời đại thông tin ngày nay. Thông tin trao đổi hữu hiệu là một yếu tố trọng tâm để lèo lái và gắn kết các cá nhân và ra những quyết định kịp thời để đưa dự án đến thành công (Laufer và các tác giả khác, 1996). Do đó, việc thiết lập một hệ thống thông tin hiệu quả là hết sức cần thiết để mọi cá nhân liên quan tiếp nhận và chia xẻ thông tin. Nói một cách khác đó là “chia xẻ tiền đồ của dự án” là không thể thực hiện được khi thông tin nghèo nàn. Một khi con người được thông tin tốt hơn và nhận biết được những gì xảy ra trong dự án , họ sẽ trở nên quyết tâm nhiều hơn đối với việc thực hiện dự án và kết quả là hăng hái và hứng thú với công việc nhiều hơn (Clarke,1999).
Cùng một mục đích như nhau nhưng các tác giả Yeo (1995), Awakul và Ogulana (2002) đều nhận định rằng: sự tham gia của cộng đồng cũng rất quan trọng vì sự cảm thông, hiểu biết về dự án của cộng đồng xung quanh cũng sẽ đảm bảo cho dự án thực hiện thuận lợi hơn. Theo Yeo (1995) nhấn mạnh rằng quản lý các phản ứng, ý kiến và hiểu biết thái độ của cộng đồng là một phần trách nhiệm của Ban quản lý dự án. Như vậy, các bên tham gia cần phải chia xẻ chính xác, thông tin về dự án và thu thập các quan điểm khác nhau về dự án nhằm đảm bảo dự án thực hiện đạt kết quả như mong muốn.
Qua nhiều nghiên cứu khác nhau người ta cho rằng: sự phối hợp không đồng bộ giữa các thành viên có thể ảnh hưởng đến (1) tiến độ do không tìm được cách giải quyết những mâu thuẫn,(2) chất lượng công trình vì không tìm ra giải pháp tốt nhất, bên nào cũng muốn giữ vững quan điểm của mình,(3) kinh phí tốn kém do việc chậm trễ tiến độ hoặc phải trả giá cho việc không tìm ra giải pháp tốt nhất.