DỰ ÁN XÂY DỰNG TẠI VIỆT NAM
3.2. Nội dung nghiên cứu
Để một dự án có thể thành công theo đúng mục tiêu đã định về thời gian, chi phí và chất lượng đòi hỏi rất nhiều sự nỗ lực của các bên tham gia dự án, trong đó Ban quản lý dự án là một trong những nhân tố chính tạo nên sự thành công; bởi chính họ là đầu mối kết hợp các bên liên quan để tạo ra hiệu quả của dự án, và là nơi có mối tương quan chặt chẽ với các bên liên quan khác, do đó để nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án chúng ta tập trung vào ban quản lý dự án với phương pháp nghiên cứu định tính bởi vì phương pháp định tính mang tính chất khám phá, rất hữu hiệu đối với những nghiên cứu chẩn đoán và đánh giá.
Nghiên cứu định tính bao gồm những đề tài thảo luận chi tiết, khi chúng ta chưa biết nhiều về tình huống, với một vài người (là những đại diện tiêu biểu cho đám đông mục tiêu) chúng ta triển khai những đề tài này thành những câu hỏi ở một vài bước tiếp theo sau. Một nghiên cứu như thế bao gồm việc xác định những gì chúng ta đã biết rõ và bước sang những gì chúng ta cần nhưng chưa biết. Sau đó chúng ta cần tổ chức những thông tin có và thông tin
chưa có này thành những chi tiết cụ thể hơn của đề tài (Đoàn Thanh Tuấn, 1999).
Trong Ban quản lý dự án thì Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý và là người nắm rõ thông tin nhất về dự án cũng như các mối quan hệ phức tạp khác do đó trong đối tượng phỏng vấn trong đề tài nghiên cứu này là giám đốc Ban quản lý dự án đại lộ Đông – Tây. Trong quá trình phỏng vấn từng cá nhân trong Ban quản lý dự án đại lộ Đông - Tây không có những câu trả lời được soạn sẵn, tất cả các cuộc phỏng vấn luôn có cấu trúc ngầm với đề tài liên quan cần nghiên cứu, bao gồm các danh mục cần thảo luận và tất cả các thông tin được thâu tóm qua cuộc phỏng vấn. Những đề tài được đề cập dưới dạng hình thức cởi mở, người phỏng vấn không gợi ý hoặc gán ghép ý nghĩ chủ quan của họ cho người trả lời, cá nhân từng người được phỏng vấn tự trả lời về các lãnh vực, yếu tố được hỏi với những ngôn từ riêng của họ. Tuy nhiên để đi sâu vào nội dung nghiên cứu của đề tài ở đây tác giả ấn định những điểm quan trọng để mạn đàm cũng như đặt câu hỏi.
Nội dung cuộc phỏng vấn Câu hỏi 1:
Để đánh giá mức độ khó khăn đối với một dự án xây dựng cần thiết phải khảo sát các yếu tố và mức độ khó khăn của nó. Từ đó chúng ta có thể phân tích phạm vi ảnh hưởng của từng yếu tố đó đến dự án, những yếu tố mà có thể làm giảm mức độ thành công hay nói cách khác là làm giảm hiệu quả dự án.
Theo ông khi thực hiện thì khó khăn lớn nhất đối với dự án này là gì?
“Trước hết đây là một dự án có vốn đầu tư rất lớn bao gồm nhiều dự án thành phần đi qua nhiều Quận, Huyện trong thành phố theo đó cũng như nhiều
dự án khác, việc di dời giải toả các hộ dân để thu hồi mặt bằng là việc khó khăn lớn nhất, nó làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công của dự án từ đó là giảm hiệu quả của dự án. Tiếp theo do dự án sử dụng công nghệ hiện đại, trong đó có những công nghệ mới lần đầu tiên áp dụng tại Việt Nam như gói thầu hầm dìm vượt qua sông Sài Gòn, do đó việc giám sát chủ đầu tư đối với các gói thầu này rất khó khăn mà chủ yếu phải phụ thuộc vào đơn vị tư vấn giám sát nước ngoài”
“Những khó khăn kế tiếp là do dự án quá lớn cũng như bao gồm nhiều dự án thành phần nên mặc dù được các đoàn chuyên gia nước ngoài cũng như trong nước khảo sát kỹ nhưng vẫn không tránh khỏi những sai sót và thiếu các hạng mục cần thiết do đó phải bổ sung và điều chỉnh dự án rất khó khăn và mất thời gian, tiếp theo nữa là do đây là dự án có vốn đầu tư nước ngoài nên vấn đề giải ngân phải theo trình tự, thủ tục của nước cho vay vốn mất nhiều thời gian hơn nữa vốn đối ứng trong nước đôi khi cũng không đáp ứng kịp thời làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện dự án …”
Câu hỏi 2:
Đối với Ban quản lý dự án, khi đối đầu với những khó khăn của dự án mà mình quản lý thì họ có những biện pháp để hạn chế phần nào những khó khăn đó, hoặc ở một khía cạnh nào đó có thể khắc phục được những khó khăn làm cho dự án được thành công như mong đợi. Đối với dự án Đông - Tây thì đây là một dự án lớn bị tác động bởi nhiều yếu tố khác nhau do đó việc khắc phục các yếu tố đó rất khó khăn, đòi hỏi Ban quản lý dự án nhất là Giám đốc phải có bản lĩnh và trình độ năng lực để đáp ứng được yêu cầu đề ra và phải có biện pháp thích hợp xử lý linh hoạt từng tình huống cụ thể.
Ban quản lý dự án đã có những biện pháp nào để tháo gỡ những khó khăn đó ?
“Nhận thức được trách nhiệm năng nề được giao phó, do đó ban quản lý dự án đã có nhiều biện pháp cũng như đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh để tháo gỡ những khó khăn như: đối với vấn đề đền bù giải tỏa Ban đã chỉ đạo giải quyết đền bù một cách nhanh chóng hợp tình hợp lý, mặt khác đề nghị và được thành phố chấp nhận cho các hộ bị giải tỏa vào ở tạm một số căn hộ chung cư khác trong khi chờ đợi các khu tái định cư xây dựng, đối với các khó khăn về công nghệ, tài chính, ban cũng có những chỉ đạo kịp thời để giải quyết một cách nhanh chóng … cụ thể Ban đã cho tu nghiệp và đào tạo về công nghệ cho một số cán bộ có trình độ và phẩm chất đạo đức tốt để khi dự án bắt đầu thực hiện thì ngoài nhiệm vụ là những người phối hợp cùng với cán bộ của các bên liên quan để giám sát chất lượng công trình mà còn là những người được giao nhiệm vụ về lãnh vực chuyển giao công nghệ thi công hầm, một lãnh vực rất mới mẻ đối với Việt Nam. Đối với việc vận hành và bảo dưỡng hầm Ban cũng đã có kế hoạch đưa đào tạo tại Nhật Bản. Về lãnh vực tài chánh ngoài việc cử cán bộ đi học những lớp chuyên đề về việc nâng cao năng lực quản lý dự án vốn vay ODA do bộ Kế Hoạch Đầu Tư phối hợp với các đơn vị tài trợ tổ chức Ban còn tiếp nhận những cán bộ có năng lực từ các cơ quan khác chuyển đến. Đối với các vấn đề phát sinh thực tế Ban quản lý dự án luôn tổ chức các bên liên quan để bàn các biện pháp giải quyết và xin chủ trương một cách nhanh nhất. Do đó hiện nay tuy dự án chậm tiến độ khoảng 14 tháng so với dự kiến nhưng chủ yếu do các vướng mắc khó khăn khách quan là chính”
Câu hỏi 3:
Bên cạnh những khó khăn thì thuận lợi đối với một dự án là động lực thúc đẩy sự thành công của dự án nếu biết khai thác và phát huy hết những thuận lợi. Như chương 3 chúng ta đã biết những thuận lợi như sự ủng hộ của
lãnh đạo, mục tiêu dự án đúng đắn luôn là những động lực hàng đầu tạo nên sự thành công của dự án. Câu hỏi này mục đích để phân tích những thuận lợi có tác động đến dự án như thế nào.
Những thuận lợi trong quá trình thực hiện dự án này là gì? Ông đánh giá gì về những thuận lợi đó?
“Thuận lợi lớn nhất của dự án là được sự quan tâm hỗ trợ của lãnh đạo Thành phố và các Sở, Ban ngành, và cả cộng đồng dân cư của thành phố.
Lãnh đạo luôn có những chỉ đạo kịp thời sát sao và tạo mọi điều kiện để Ban quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ của mình. Đây là chủ trương chính sách đúng đắn của thành phố với những mục tiêu rõ ràng, thực tế dự án sẽ đem lại nhiều thuận lợi về đầu tư, phát triển giao thông cũng như môi trường … đánh giá hiệu quả kinh tế đã được thực hiện với kết quả tỷ lệ nội hoàn kinh tế (EIRR) là 20% cho toàn bộ công trình bằng sự kết hợp hai dự án đường ven bờ kênh và đường hầm vượt sông Sài Gòn kể cả đường Thủ Thiêm, có thể nói đây là dự án hiệu quả kinh tế cao và mang một ý nghĩa xã hội sâu sắc.”
Câu hỏi 4:
Một ban quản lý dự án không thể hoạt động có hiện quả nếu không có sự đồng tâm hiệp lực của các thành viên, các kỹ năng, năng lực cũng như động cơ làm việc. Đối với một ban quản lý giỏi là phải tập hợp được những thành viên thích hợp cùng chung làm việc với mình. Muốn vậy Giám đốc dự án phải có những biện pháp để đẩy tính sáng tạo để họ có thể phát huy hết năng lực cũng như đoàn kết với mục tiêu duy nhất là sự thành công của dự án.
Ông cảm nhận như thế nào về đội ngũ nhân viên cộng tác của mình ? Với chức danh là giám đốc ông có những khó khăn và thuận lợi gì khi điều hành dự án này ?
“Ban đầu Ban quản lý dự án cũng có những khó khăn nhất định, nhất là vấn đề tổ chức nhân sự để làm sao lựa chọn những thành viên của ban có đủ năng lực để đảm bảo hoạt động có hiệu quả, thuận lợi hầu hết nhân viên đều ham học hỏi và có trình độ cao đảm bảo có thể nắm bắt công việc, tất cả cán bộ nhân viên đều làm việc hết mình vì mục tiêu chung đảm bảo quản lý dự án có hiệu quả, bên cạnh đó khó khăn lớn nhất là do các công việc giao tiếp với các đối tác nước ngoài còn kém do trình độ ngoại ngữ có hạn, lề thói làm việc cũng chưa được chuyên nghiệp lắm. Tuy nhiên tôi rất ngạc nhiên khi thấy các kỹ sư và công nhân Việt Nam tiếp thu nhanh công nghệ mới và làm việc rất trôi chảy. Nhìn chung, tất cả cán bộ và công nhân Việt Nam đều được chuyển giao công nghệ mới và họ đã học được rất nhiều. Họ có trình độ ngang hàng với kỹ sư của các nước khác trên thế giới về kỹ thuật. Họ đã thể hiện khả năng làm việc tích cực và rất tốt. Đó là chưa kể có một số người có 30-40 năm kinh nghiệm xây dựng nên họ tiếp thu rất nhanh”.
“Với cương vị là Phó giám Sở giao thông công chánh kiêm giám đốc ban quản lý dự án thì sự thuận lợi là đảm bảo giải quyết công việc một cách nhanh chóng nhất là đối với các sở ban ngành và thành phố, tuy nhiên việc giao tiếp với các đối tác nước ngoài và chuyên gia là những khó khăn nhất định vì phụ thuộc nhiều vào trợ lý phiên dịch, một khó khăn nữa vì đây là lần đầu tiên quản lý một dự án có qui mô lớn, tính chất phức tạp nên cũng có phaàn chửa quen.”
Câu hỏi 5
Một Ban quản lý dự án có thể quản lý dự án một cách tốt nhất phải biết phát huy tối đa sức mạnh các lợi thế hiện có, giúp nhân viên phát huy hết khả năng của mình, biến sức mạnh cá nhân thành sức mạnh tập thể. Muốn được như vậy Ban quản lý dự án và hơn ai hết Giám đốc dự án phải có những lựa
chọn đúng đắn về cơ cấu quản lý, phân chia công việc một cách hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế của mình.
Theo ông cơ cấu tổ chức bộ máy Ban quản lý dự án như hiện nay đã hợp lý chửa?
“Ban quản lý dự án đại lộ Đông – Tây hiện nay hoạt động theo cơ cấu tổ chức quản lý theo bộ phận. Cơ cấu này đòi hỏi có sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận một cách nhịp nhàng và thống nhất. Hiện nay mới chỉ có năm gói thầu đang bắt đầu triển khai thực hiện trong đó có hai gói thầu chính do đó khối lượng thông tin về dự án cũng như sự phối hợp giữa các phòng ban cũng có phần chưa được thống nhất. Sau này chúng tôi sẽ nghiên cứu và có biện pháp đảm bảo thông tin được chính xác và kịp thời hơn như áp dụng các qui định về báo cáo, qui định trách nhiệm của từng phòng ban, trong đó từng thành viên có nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm về những thông tin và công việc mà mình đảm nhận”
Câu hỏi 6:
Một Ban giám đốc đủ năng lực và một giám đốc giỏi phải biết sử dụng đúng người, bố trí đúng công việc chuyên môn của họ để nhân viên phát huy hết khả năng của mình. Câu hỏi này nhằm để đánh giá năng lực điều hành của ban giám đốc ban quản lý dự án cũng như giám đốc.
Trong thời gian qua ông và Ban giám đốc ban quản lý dự án đã có những biện pháp gì để có thể quản lý và điều hành một cách hiệu quả ?
“Để có thể quản lý và điều hành một cách hiệu quả hơn Ban giám đốc Ban quản lý dự án đã xác định được những ưu khuyết điểm của từng nhân viên và bố trí công việc phù hợp với chuyên môn và năng lực của họ, cụ thể như sau: (1) Xác định các công việc được giao và giao phó quyền hạn đủ lớn để có thể hoàn thành các công việc được giao, (2) Lựa chọn con người theo
công việc cần làm, (3) duy trì các đường dây thông tin mở. Cần có sự thông suốt về thông tin giữa ban giám đốc và nhân viên cấp dưới, nhằm đảm bảo cho cấp dưới những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định và thực thi đúng quyền hạn được giao, (4) thiết lập được sự kiểm tra đúng đắn, (5) Khen thưởng cho những nhân viên làm việc có hiệu quả và tận tuy với công việc.”
Câu hỏi 7:
Từng dự án thì ngoài yếu tố chung còn có các yếu tố khác nhau tác động đến dự án nhất là đối với các dự án xây dựng hạ tầng giao thông. Câu hỏi này nhằm đánh giá các yếu tố chính tạo nên sự thành công của dự án là gì, ngoài ra còn có tác dụng thăm dò khả năng phân tích và quan điểm của ban quản lý dự án về sự thành công của dự án.
Đối với dự án này theo ông các yếu tố nào quyết định sự thành công của việc quản lý dự án? Với cương vị là Giám đốc Ban quản lý dự án ông có biện pháp nào để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên?
“Trong thời gian vừa qua người ta đánh giá sự thành công của dự án dựa vào chất lượng và kinh phí thực hiện dự án mà hầu như không quan tâm đến tiến độ thực hiện, đây là một quan điểm sai lầm bởi vì tiến độ ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của dự án. Theo tôi yếu tố năng lực của Ban quản lý dự án mà đặc biệt là Giám đốc là những yếu tố quyết định đến sự thành công của việc quản lý dự án. Đối với dự án đại lộ Đông - Tây cho đến thời điểm này việc chậm trễ tiến độ đã phần nào làm giảm hiệu quả về mặt kinh tế và xã hội của dự án.
Ban Quản lý dự án đại lộ Đông - Tây là một đơn vị hành chánh sự nghiệp trực thuộc Sở Giao thông Công chánh nên hoạt động của nó cũng phụ thuộc và không khác so với các đơn vị hành chánh sự nghiệp khác, để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, Ban quản lý dự án thường quan tâm đến
môi trường làm việc và năng lực của từng thành viên làm cho họ cảm thấy hài lòng với công việc hiện tại và luôn cố gắng phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Câu hỏi 8:
Đơn vị thiết kế, thi công có một ảnh hưởng to lớn đến sự thành công của dự án, một dự án thành công dựa trên một thiết kế hoàn hảo và một đơn vị thi công có năng lực. Hiện nay, một trong những nguyên nhân chính làm dự án chậm trễ, thậm chí thất bại là do các đơn vị tư vấn thiết kế, thi công không đủ năng lực để thực hiện dự án. Câu hỏi này nhằm đánh giá năng lực của đơn vị thiết kế, thi công của dự án đại lộ Đông - Tây để phân tích sự ảnh hưởng của nó đến sự thành công của dự án.
Ông có nhận xét gì về các đơn vị tư vấn thiết kế, thi công và tư vấn giám sát đã cùng thực hiện dự án này.
“Đây là dự án vay vốn ODA nên hầu hết các đơn vị thiết kế, thi công đều là các nhà thầu Nhật Bản. Họ là những chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong việc thiết kế, thi công, tác phong làm việc chuyên nghiệp và rất có trách nhiệm đối với công việc mà mình thực hiện. Cho đến nay công tác thiết kế chưa có sai sót nào đáng kể được phát hiện. Hiện nay chỉ có đơn vị thi công gói thầu “Xây dựng hầm vượt sông Sài gòn và đường mới Thủ Thiêm” và gói thầu “Xây dựng đường phía Tây và mở rộng đường ven kênh” chính thức đi vào thi công tuy nhiên theo đánh giá của Đơn vị chủ đầu tư thì việc quản lý và thi công rất chặt chẽ, tiến độ công việc được cập nhật và đánh giá từng tuaàn”
Câu hỏi 9: